中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的問題及對策

張志偉 河南信息工程學(xué)校

引言：通過優(yōu)化中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作，能夠提高班級學(xué)生的管理水平，幫助學(xué)生實現(xiàn)更好的就業(yè)，滿足社會的需求。但是目前在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中，還存在一系列的問題，嚴重影響和制約了班級管理的質(zhì)量，有鑒于此，需要針對存在的問題，探索有效的解決辦法。

一、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，職業(yè)教育發(fā)展迅速，不僅為社會輸送了大量的技術(shù)人才，同時還促進了教育體制的改革，但是值得注意的是，職業(yè)中等?？茖W(xué)校在進行檔案管理工作時，還存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下三方面：

（一）收集不及時

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)校的教學(xué)檔案以及學(xué)生檔案收集工作都比較滯后，收集的內(nèi)容比較松散，比如教師的個人資料、職業(yè)履歷、教學(xué)方案以及論文著作等，都沒有分類去收集，至于學(xué)生的獲獎情況、學(xué)習(xí)成績、金工實習(xí)以及畢業(yè)設(shè)計等，也沒有做到及時歸檔。這些檔案過于分散，加上學(xué)校沒有建立科學(xué)的檔案管理制度，使得這些檔案流落到各個部門和科室，一旦需要查找，十分費力。比如畢業(yè)生畢業(yè)幾年后，想要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造，提出申請的時候需要提供在中職院校學(xué)習(xí)的檔案，而畢業(yè)生去學(xué)校查找檔案時，常常會遇到檔案不在學(xué)校的情況，或者查不到學(xué)生本人的信息，即使最后查到也是費勁周折，尤其是外地的畢業(yè)生，更是耗費巨大精力才能夠找到屬于自己的檔案。這說明中等職業(yè)學(xué)校院校在檔案管理方面存在很大的漏洞，不僅沒有管理好檔案，連最起碼的登記工作都沒有及時跟進，嚴重影響了學(xué)生的前途。

（二）人員素質(zhì)低

目前，很多中等職業(yè)學(xué)校院校的檔案管理人員不固定，經(jīng)常是一些代理人員進行管理，這些人員檔案管理的專業(yè)知識幾乎為零，對于檔案管理工作也不重視，常常擅離崗位，玩忽職守，一些學(xué)生去查詢檔案時，常常找不到接待的教師，閉門羹事件屢見不鮮。還有一些人員根本不知道檔案立卷的標準和方法，尤其是每卷的目錄，胡亂進行書寫，這使得檔案管理工作十分零散，無法進行系統(tǒng)工作，另外這些管理人員變動十分頻繁，交接工作形同虛設(shè)，給檔案管理工作造成了惡劣的影響?？傮w而言，大部分中等職業(yè)學(xué)校院校的檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，檔案管理人員也是不思進取，得過且過，制約了檔案管理工作的發(fā)展[1]。

（三）手段不科學(xué)

隨著科技的不斷進步，很多管理手段都開始更新和升級，但是中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理還是默守陳規(guī)，沿用傳統(tǒng)的落后方式，尤其是缺乏現(xiàn)代化的設(shè)備和計算機軟件。即使一些學(xué)校能夠進行檔案文件的掃描處理，形成電子文件，但是在這些電子文件的歸檔上更是一塌糊涂，丟失和殘缺的現(xiàn)象十分普遍，雖然也有一些中等職業(yè)學(xué)校院校配備了現(xiàn)代化的設(shè)備，但是在搜索功能上還不是很完善，查找比較吃力。

二、優(yōu)化中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的策略

（一）完善管理制度

想要從根本上規(guī)范中等職業(yè)學(xué)校院校的檔案管理工作，需要完善相應(yīng)的管理制度，明確管理人員的職責(zé)和工作內(nèi)容，并且制定科學(xué)的考核體系和獎懲制度，從而提高檔案管理工作的科學(xué)性。值得一提的是，檔案管理工作涉及很多個部門，需要這些部門加強溝通，緊密合作，并且理清檔案歸屬范圍，哪些檔案由教學(xué)部門整理，哪些檔案由學(xué)生部門整理，只有分工明確，才能協(xié)調(diào)一致，避免相互推諉的現(xiàn)象。教學(xué)檔案也就是與教學(xué)有關(guān)的檔案，包括教師的授課情況、教學(xué)的成果以及教學(xué)道具等，學(xué)生檔案指的是學(xué)校的招生、學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)以及畢業(yè)去向等，以上這些環(huán)節(jié)都需要認真對待，不能疏忽大意，并定期做好核對和清冊工作。

（二）提高人員素質(zhì)

當今社會需要的是復(fù)合型人才，尤其是檔案管理人員，必須既懂得檔案管理方面的知識，又能夠熟練運行計算機進行操作，只有這樣才能夠勝任中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作。要想建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍，首先，需要在人員篩選上做足功課，只有那些具有扎實的檔案管理知識基礎(chǔ)的人才，才能擔當檔案管理這一重任，做到從源頭上杜絕濫竽充數(shù)的情況。其次，需要定期對這些人員進行培訓(xùn)，并鼓勵他們進行自學(xué)，幫助他們掌握最新的檔案管理方法以及計算機技術(shù)，以便適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。最后，需要對他們進行思想道德教育和法律知識的普及，加強宣傳工作，幫助他們樹立起責(zé)任心和榮譽感，轉(zhuǎn)變他們的觀念，重新認識和重視檔案管理工作，讓他們在工作中牢記愛崗敬業(yè)，樂于奉獻的時代精神，并且遵紀守法，保護好檔案[2]。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代科技

中等職業(yè)學(xué)校院校的檔案管理工作需要與時俱進，緊跟時代發(fā)展步伐，應(yīng)用先進的現(xiàn)代化技術(shù)，是時代發(fā)展的必然，這不僅是由于傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)以及遠遠落后于時代，滿足不了社會的發(fā)展，更是因為應(yīng)用先進技術(shù)能夠使檔案管理工作更加科學(xué)和高效，顯著提升管理的水平。學(xué)校應(yīng)該建立電子信息儲備庫，比如近年來很火的學(xué)生管理系統(tǒng)這款軟件，就是專門輔助學(xué)校使用計算機進行檔案管理的先進工具，所以中等職業(yè)學(xué)校院校需要在做好紙質(zhì)檔案管理工作的前提下，大力開展電子檔案的管理工作，兩項工作齊頭并進，相輔相成，這樣才能夠有助于檔案管理邁向新的臺階。這不僅需要人員素質(zhì)的提升，更需要學(xué)校加大設(shè)備和設(shè)施的投入，也就是要采購計算機設(shè)備，并做好網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃工作，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理工作有機融合，為檔案管理人員提供有利便捷的工作環(huán)境。

結(jié)論：總而言之，加強中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作，能夠顯著提高學(xué)校的管理質(zhì)量，對于學(xué)生畢業(yè)找到理想的工作也有著積極的意義。為了提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率，需要教師提高檔案管理的意識，并積極探索高效的管理方式，從而為學(xué)校的發(fā)展提供穩(wěn)定的支撐。