高?？蒲薪涃M報銷存在的問題及解決途徑

許志強

(西北農林科技大學 計財處,陜西 咸陽 712100)

1 引 言

2016年7月31日,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》,提出了新形勢下科研項目資金管理的基本原則。相關政策的出臺對于解決高?？蒲许椖拷涃M報銷過程的存在和問題提出了原則性的解決方案,同時也對高校科研項目經費報銷工作提出了新的要求。如何將“放、管、服”的新規(guī)落實到日常報賬工作中,各基層單位會計如何在日常工作中執(zhí)行新的科研經費管理政策,這些都是擺在高校財務工作者面前的一道重要課題。下面筆者就從高校會計工作的實際出發(fā),就會計如何正確把握科研經費日常報銷的尺度進行闡述。

2 存在的問題

2.1 報賬會計懷疑一切會計業(yè)務真實性,對原始憑證要求過多,不符合法制精神

近幾年來,隨著各高校校外審計業(yè)務增多,各外部審計傳遞的報賬尺度信息,讓所有報賬會計對原始憑證的審核極近嚴苛,會計總會從最苛刻角度的要求報賬老師提供他想到的所有憑證,以降低工作風險。如在我們學校就曾經有過有一位老師要報1200多元的測試費用的發(fā)票(測試化驗費報銷一度出問題較多),報賬會計要求同時提供測試委托合同,經和測試業(yè)務提供商聯系,歷時一星期補簽了一個1200元的測試合同；第二次送到報賬點,報賬會計又說從該出具發(fā)票的公司名稱上看,該公司應當不能從事測試業(yè)務,讓老師再提供該公司的營業(yè)執(zhí)照復印件。報賬老師又用了一星期時間再次聯系商家,提供了營業(yè)執(zhí)照的復印件,并附上了測試報告；第三次送去報賬,會計又說是營業(yè)執(zhí)照年檢過期了,公司資格有問題,因此起了爭執(zhí),處領導出面此事才得以解決。

2.2 差旅費報銷要求過于煩瑣

差旅費的報銷由于涉及情況復雜,出差時取得的原始憑證不統(tǒng)一,報賬時,會計人員往往會有要求過多,讓報銷的老師覺得障礙重重。比如,在一次差旅費報銷時,本校一位全國著教授,在參加外單位組織的專業(yè)會議時做為特聘專家列席,主辦單位負擔了教授會議期間的食宿費?；匦箐N時,教授說明了他只有來回機票需要報銷,不要會議期差旅費補貼。由于往返機票之間有三天時間的間隔,而這三天又沒有住宿費發(fā)票說明行程,會計人員以此為由拒絕報銷此筆業(yè)務,要求出差的教授出具出差期間無住宿費的證明材料。教授找到所在學院領導及課題組人員寫了情況說明,相關領導簽字并加蓋學院公章,再去報銷時,報賬會計還是未審核過,說是本單位自己開具的證明證據性差,需要主辦單位給開具蓋紅章的證明,為此事課題組又聯系主辦單位,郵寄來證明材料才算了事。

2.3 報銷流程繁雜,簽字環(huán)節(jié)過多

高?，F執(zhí)行的報銷規(guī)定中,對原始憑證的審簽規(guī)定很多,流程未做優(yōu)化,報賬會計往往是怎么流程長,簽字多,就怎么要求。比如,筆者所在高校在報銷固定臨時工工資時,學校要求年初項目組按校后勤處計劃外用工辦公室提供的統(tǒng)一表格先進行用工登記,簽訂用工合同,明確用工崗位職責并報計劃外用工辦公室備案。計財處會計部門在報銷工資時,要求流程如下：先由項目組做工資表,項目負責人審批確認,所在院系的主管財務副院長簽字,并加蓋院系公章；再去后勤管理處計劃外用工辦公室由科長簽字確認,送后勤副書記審簽后加蓋后勤管理處計劃外用管理辦公室公章；隨后要去人事管理處,由主管用工副處長簽字；如金額大于限額,還須找計劃財務處副處長和主管財務的副校長簽字。如此算來,如果全部簽字,需簽名8人,蓋兩公章。要辦一個長期用工報銷手續(xù),如果簽字的人都在,特別順利的話,也需要一整天才可能跑完,如任何一個環(huán)節(jié)出問題,僅審簽耗時兩星期也是常有的事情,依財務及計劃外用工管理科的規(guī)定,長期臨時工工資必須當月下半月按月發(fā)放,如當月未發(fā)順延到下月發(fā)放時,系統(tǒng)會自動合并計稅處理,導致固定臨時工多繳個人所得稅,科研人員對此怨聲載道。

2.4 報銷流程未能和信息化技術配套使用,使信息化系統(tǒng)效能降低

近幾年來,高校財務管理信息化水平提升很快,銀校直聯,網絡預約報賬,科研管理網絡互聯等新功能投入使用,使會計業(yè)務處理效率有了大幅度的提升,但有的會計業(yè)務處理流程未能及時更新,使得信息化手段的使用效用大減。還是以上面勞務費報銷為例,學校開放了網絡預約系統(tǒng)中的“網上申報系統(tǒng)”,要求所有勞務費報銷必須通過“網上申報系統(tǒng)”的接口報入,這樣一來,長期臨時工登記管理,合同管理,月度工資發(fā)放等都必須通過網報來收集數據,網報填入各人的銀行信息,通過銀校直聯,發(fā)放速度也得到了提升。但報銷審批的流程,無論是計劃外用工管理辦公室,還是各報賬會計,還要求用原來的報銷表格和簽字流程,使得老師們報銷勞務費時,不但手續(xù)及所附原始憑證非但沒有減少,反而又加了一份“網絡預約工資表”。老師們對此也頗有怨言。

3 解決思路

3.1 加強制度建設和更新,推薦實行“報賬明白卡”制度

高?？蒲薪涃M支出會計業(yè)務量大,但細分一下,不外乎材料購入、差旅費、勞務支出、版面費、辦公用支出等固定的幾種。高校應組織力量,對現有會計業(yè)務財務制度進行詳細分類梳理,按業(yè)務種類不同編制“報賬明白卡”?！皥筚~明白卡”要簡潔,注明各類報賬業(yè)務所需的原始發(fā)票、簽字人、蓋章、詳細的會計報銷流程等,要讓報賬的人一看就能明白某種業(yè)務,我該向業(yè)務提供方索取什么票據,是否需要提供合同,發(fā)票回來找誰審簽,在哪里報銷,款什么時間能到賬等。一旦有新類型的會計業(yè)務或報銷制度發(fā)生變化,要隨時組織會計力量及時修訂或增補“報賬明白卡”。不僅為報銷人員提供報銷說明,同進也是對報賬會計業(yè)務執(zhí)行監(jiān)督的依據。

3.2 優(yōu)化報銷流程,順應信息化潮流

高校應以銀?；ヂ摓榛A,廣域網預約報賬為切入點,在人員身份驗證的基礎上,對現有報銷的流程及審簽環(huán)節(jié)進行優(yōu)化,對原有純手工賬務報銷流程進行改革,使會計業(yè)務適應信息化發(fā)展趨勢,讓信息流起來,讓報賬老師少跑路。計財處應對現有業(yè)務報銷流程各控制點進行細致分析,區(qū)分關鍵控制點和一般控制點。如果校園網已實現物理身份認證(如IC智能卡、USBKEY等)或生物特性識別認證(指紋識別、虹膜識別和人臉識別)等較為安全完備的身份認證手段,在日常科研勞務費報銷時就可以利用數字簽名系統(tǒng)進行無紙化審簽,報賬會計就可以依電子簽名作為報銷簽名,執(zhí)行全過程無實體簽名的全信息化業(yè)務處理。但就現階段而言,各高校網絡財務管理系統(tǒng)一般只用基于工號與口令認證的弱身份識別系統(tǒng),其安全性相對較低,存在被人冒用的風險。會計機構可區(qū)分審簽的重要程度,對一般事務性審簽,如科研勞務費報銷過程中需學院分管領導審簽(學院用工統(tǒng)計及模糊控制),計劃外用工管理辦公室審簽(主要是統(tǒng)計全校用工數據)等審簽環(huán)節(jié),可實行以簡單口令進行身份認證的預約單多級網絡審簽,來替代傳統(tǒng)的實體簽名制。而對于重要審簽環(huán)節(jié),如課題負責人,在網絡授權操作后,還須進行實體簽名。如此一來,非重要的簽名均在網上進行,并實施業(yè)務互聯網推送制,無論審簽人在不在辦公室,都可通過VPN網絡終端或移動終端進行業(yè)務審核,提高工作效率,也符合業(yè)務審核業(yè)務控制的需求。

3.3 加強會計人員職業(yè)道德建設和業(yè)務培訓

會計職業(yè)道德是會計從業(yè)之本,會計人員要樹立正確的價值觀、執(zhí)業(yè)觀,對經手的會計業(yè)務要從公平從容的第三者角度去處理。要恪守職業(yè)操守,潔身自好,甘于清貧。高校計財處要對會計從業(yè)人員職業(yè)道德勝任能力定期評價,對不符合會計職業(yè)要求的及時調離會計崗位。也要從家庭、生活、心理等多方面關心會計人員,積極爭取,改善會計人員待遇,穩(wěn)定會計隊伍。高校計財處要從業(yè)務技術技能入手,著力培養(yǎng)新型復合性技能的會計人才。隨著社會信息化程度的提高,現代會計工作已和傳統(tǒng)會計工作有了很大不同,不但需要會計人員有財務會計知識,還需要有計算機信息技能作為強力后盾,才能勝任會計工作要求。計財處要定期對會計人員進行信息化技術培訓,充分利用高校的教育資源,對會計人員進行信息化教育,作為會計人員繼續(xù)教育的重要組成部分。

3.4 加快會計核算和其他業(yè)務系統(tǒng)對接進程

高校管理是一個整合的多應用信息系統(tǒng),要提升高校財務管理水平,就需要高校財務管理系統(tǒng)和其他業(yè)務管理系統(tǒng)無縫對接。依科研經費管理為例,財務管理在賬務系統(tǒng)中進行,科研業(yè)務管理有獨立的科研業(yè)務管理系統(tǒng),兩系統(tǒng)相互獨立運行,兩個信息系統(tǒng)中項目編碼各不相同,就連項目名稱也很難完全一致,使在日?？蒲薪涃M管理中費時費力。2016年,我校依財務管理系統(tǒng)為基礎,對科研經費管理進行了部分整合,初步實現了科研經費立項、認領、預算編制的信息化。銀行來款信息通過銀校直聯直接寫入賬務系統(tǒng),并自動生成來款掛賬憑證,同時,來款信息同步到網絡科研經費申報系統(tǒng)中；項目負責人在登錄財務科研申報系統(tǒng)后對自己負責的項目經費查詢、認領,認領信息經科研院審核確認后寫入賬務系統(tǒng)生成科研項目入賬憑證,新項目財務立項工作也同步實施。經費認領入賬周期,由原來的1～2個月縮短到2～3個工作日。項目負責人一點錄入,科研院、計財處各司其職,不僅提高了科研經費上賬速度,科研院也從自己接口可以得到他們需要的財務信息,實現了科研業(yè)務管理和經費管理的雙贏,贏得老師們的一致好評。

4 結 論

科研經費管理做為高校財務管理的重要內容,高校財務部門要從管好用好國家的科研資金的角度,強化制度建設,充分利用內部控制,減少科研經費違紀行為的發(fā)生。同時,會計部門要優(yōu)化不必要的審批環(huán)節(jié),適時調整工作流程,適應信息化工作環(huán)境,為高?？蒲泄ぷ鳒p負松綁。要提升財務人員職業(yè)道德水平和業(yè)務技能,強化制度培訓和服務意識,使一線工作人員報賬尺度符合科研工作要求。

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