高校二級(jí)學(xué)院檔案資料信息化管理對(duì)策分析*

翟云會(huì)

(西安文理學(xué)院化學(xué)工程學(xué)院，陜西 西安 710065)

當(dāng)前，多數(shù)高校辦學(xué)重心逐步向二級(jí)學(xué)院下移，這使得各二級(jí)學(xué)院在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中發(fā)生和需要存檔的資料逐漸增多。檔案資料記錄著師資、教學(xué)、科研、學(xué)生以及高校各項(xiàng)工作發(fā)展歷程等內(nèi)容，其管理質(zhì)量與學(xué)院發(fā)展有著直接的關(guān)聯(lián)。

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案資料信息化建設(shè)的必要性

專業(yè)建設(shè)是教學(xué)工作的核心，是提高人才培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵，對(duì)高等學(xué)校的改革與發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。專業(yè)建設(shè)既包含課程教學(xué)資料，也有各種檔案資料的存取和使用?，F(xiàn)階段，高校各類統(tǒng)計(jì)性資料和電子檔案多集中在職能部門，如教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等，其數(shù)據(jù)具有特定性。對(duì)二級(jí)學(xué)院來(lái)說(shuō)，因?qū)W校數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的共享性和開(kāi)放程度受限等原因，存在更多需要針對(duì)自身范圍的綜合數(shù)據(jù)和材料。目前，多數(shù)二級(jí)學(xué)院還未建立符合自身特點(diǎn)的信息系統(tǒng)，所謂資料的信息化管理，只是將過(guò)程中生成的資料和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和保存于各部門電腦。對(duì)于資料的使用，多數(shù)仍采用“索要—傳輸—查找(篩選)”模式。專業(yè)建設(shè)的各種資料不能真正共享，教師和管理者之間的信息不對(duì)等造成許多人為因素導(dǎo)致的管理效率和水平低下的問(wèn)題。在學(xué)校辦學(xué)重心向二級(jí)學(xué)院下移的背景下，信息管理的師生共建共享意識(shí)、多元化滿足師生快速增長(zhǎng)的信息化需求，使得建設(shè)和優(yōu)化綜合性的二級(jí)信息化資料管理系統(tǒng)尤為必要。

二、檔案資料信息化管理的不足之處

(一)建設(shè)進(jìn)度比較落后

目前，多種信息化技術(shù)及設(shè)備已經(jīng)在校園中得到了運(yùn)用，檔案資料信息化建設(shè)對(duì)數(shù)字化辦公模式和效率具有極大的促進(jìn)作用，但目前數(shù)字化辦公大多只停留在文件和資料的上傳下達(dá)方面，對(duì)于資料的保存、提取與綜合使用，各學(xué)院所做工作并不一致。學(xué)院內(nèi)部在檔案資料建設(shè)工作上不系統(tǒng)，導(dǎo)致手工管理和重復(fù)性建設(shè)工作大量存在。

(二)資金投入不足

檔案信息化建設(shè)與管理應(yīng)用，需要在硬件和軟件方面投入保障性資金。目前高校及其二級(jí)學(xué)院均投入大量資金用于學(xué)科和專業(yè)建設(shè)，但對(duì)于管理方面的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)資金投入數(shù)額有限。又因該項(xiàng)工作并非直接顯性考核性工作，從而在思想和資金上均對(duì)檔案資料的信息化建設(shè)造成影響。

(三)網(wǎng)絡(luò)安全狀況必須保障

高校的檔案資料信息按照保密程度分為高度保密和普通保密兩種，其中普通保密資料多以學(xué)生方面資料為主，是老師對(duì)學(xué)生進(jìn)行全面性了解的重要途徑。由于檔案信息會(huì)涉及到保密協(xié)議以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等相關(guān)問(wèn)題，所以也會(huì)增加網(wǎng)絡(luò)安全管理的難度系數(shù)。

(四)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)水平有待提高

目前高校檔案資料信息化管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)階段的建設(shè)工作缺乏科學(xué)性和實(shí)時(shí)性，信息不夠完善，不能及時(shí)更新和補(bǔ)充，軟件之間的不兼容等使得系統(tǒng)的整體功能不能發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)前二級(jí)學(xué)院檔案資料建設(shè)本身及其與學(xué)校職能部門數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接和查閱方式還有著諸多不足之處，老師無(wú)法及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行調(diào)閱與利用，致使資料價(jià)值沒(méi)有得到有效使用。

三、檔案資料信息化建設(shè)實(shí)踐

(一)重視檔案資料信息化建設(shè)工作

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案資料信息化建設(shè)工作，充分利用信息化辦公模式構(gòu)建學(xué)院級(jí)別的綜合性檔案資料系統(tǒng)，將檔案管理與辦公系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，構(gòu)建出一套完整、科學(xué)的資料管理體系。實(shí)施崗位責(zé)任制，明確每位人員的權(quán)責(zé)范圍，保證各項(xiàng)管理工作和資料建設(shè)能夠及時(shí)進(jìn)行，以此避免手工管理和重復(fù)性建設(shè)工作，確保檔案資源的使用效率。

(二)增加資料信息化管理投入資金

經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括信息化管理系統(tǒng)的日常建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用，同時(shí)設(shè)立一定數(shù)量的研究經(jīng)費(fèi)，增加管理人員對(duì)檔案資料建設(shè)工作的精力投入。另外，也需要不斷加強(qiáng)工作人員的在職培訓(xùn)，改變思想觀念和工作模式，從而保證資料管理的信息化基礎(chǔ)水平，以確保各項(xiàng)信息化管理手段的順利開(kāi)展，為檔案資源的合理運(yùn)用與管理做好鋪墊。

(三)增強(qiáng)數(shù)字資料安全研究力度

應(yīng)加大對(duì)數(shù)字存檔資料安全管理的研究力度，要對(duì)資源開(kāi)發(fā)與利用范圍進(jìn)行嚴(yán)格管控，從細(xì)節(jié)入手對(duì)所有環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量進(jìn)行完善。要對(duì)資料的歸檔時(shí)間、使用范圍以及使用權(quán)限等內(nèi)容作出詳細(xì)規(guī)定和仔細(xì)核查。此外，要做好信息備份以及文件地址保密工作，從源頭入手對(duì)電子檔案進(jìn)行保護(hù)。要按照檔案保密程度以及其他相關(guān)規(guī)定，合理對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行共享與保密分類，并設(shè)置不同權(quán)限的查詢功能，以供學(xué)校管理人員進(jìn)行調(diào)取與查閱。

(四)提高數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)水平

高校目前使用的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)模式大都是購(gòu)買專業(yè)公司產(chǎn)品或依據(jù)自身要求由專業(yè)公司進(jìn)行開(kāi)發(fā)，進(jìn)而對(duì)數(shù)據(jù)資料錄入以及存儲(chǔ)等處理，形成檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，庫(kù)中資源能夠靈活地被調(diào)取和使用。應(yīng)根據(jù)具體情況不斷提出問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，會(huì)同專業(yè)開(kāi)發(fā)人員針對(duì)問(wèn)題本質(zhì)制定出科學(xué)化的建設(shè)和優(yōu)化方案。同時(shí)要構(gòu)建資料管理網(wǎng)絡(luò)，保證用戶可以在網(wǎng)絡(luò)中靈活操作，比如在多任務(wù)環(huán)境中能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)資源進(jìn)行提取與閱讀，使網(wǎng)絡(luò)資源共享方案落到實(shí)處。