數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理策略研究

余琦

【摘 要】現(xiàn)階段，我國各大高校在進(jìn)行檔案館建設(shè)時(shí)通常從數(shù)字化角度出發(fā)，這不僅僅能夠減少高校師生在查詢相應(yīng)檔案時(shí)投入的時(shí)間，對于提升高校檔案綜合管理水平也起到不可忽視的作用。受多方面因素影響，我國各大高校數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中還存在一定風(fēng)險(xiǎn)，在這種條件下應(yīng)按照高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)制定合理的管理策略，在規(guī)避相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館；風(fēng)險(xiǎn)；管理策略

0 引言

在現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，人們對數(shù)字化檔案建設(shè)要求越來越高。從高校的角度出發(fā)，實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)需要對高校建設(shè)目標(biāo)和檔案館信息儲量等方面因素實(shí)施有效分析，制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)檔案。此外，在這個過程中還應(yīng)對數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)綜合分析，并按照分析結(jié)果制定合理的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理策略，借以保證數(shù)字檔案館在高校發(fā)展過程中發(fā)揮自身最大的作用。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目常見風(fēng)險(xiǎn)

就目前來看，我國高校建設(shè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，承擔(dān)著提升學(xué)生綜合素質(zhì)和知識層次的重要使命。由于高校內(nèi)部設(shè)立多個專業(yè)科目，使得高校檔案館中各專業(yè)檔案數(shù)量越來越多，在這種條件下就需要按照高校檔案館規(guī)模和高校發(fā)展趨勢等方面引入數(shù)字化技術(shù)，提升高校檔案館中檔案管理的便利性，為推進(jìn)我國教育行業(yè)發(fā)展提供有效有效參考依據(jù)。但是當(dāng)前我國各大高校內(nèi)部數(shù)字檔案館建設(shè)還存在一些風(fēng)險(xiǎn)，基于此，應(yīng)對高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目常見風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施有效分析，借以為后期制定有效的風(fēng)險(xiǎn)管理策略提供有效參考依據(jù)。就目前來看，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中常見風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

1.1 檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)

從字面上來說，檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要來自于數(shù)字化檔案館內(nèi)部，其具備易于識別和管理便利等優(yōu)勢。由于檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生原因相對復(fù)雜，直接影響高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的順利性。大多數(shù)高校在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)，相關(guān)人員對于數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理的重視程度不足，風(fēng)險(xiǎn)意識相對薄弱，無形中加大數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能。而且高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)規(guī)模大，整個建設(shè)項(xiàng)目投資較大，在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)需要從多方面角度分析，借以制定科學(xué)合理的數(shù)字檔案建設(shè)方案。但是當(dāng)前在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)，相關(guān)人員并沒有對檔案館建設(shè)因素實(shí)施有效分析，致使數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能性大大提升。由于高校數(shù)字檔案館內(nèi)部工作人員綜合素質(zhì)低下，對于數(shù)字檔案館相應(yīng)資料管理不夠重視，認(rèn)為數(shù)字檔案管理僅僅是將紙面檔案搬到計(jì)算機(jī)上，這一舉措勢必造成數(shù)字檔案館內(nèi)部檔案管理紊亂，數(shù)字檔案館整體建設(shè)速率緩慢。為滿足數(shù)字檔案館建設(shè)要求，通常會在其中引入一系列高科技設(shè)備，這就需要在數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)投入大量資金，但是高校財(cái)務(wù)部門資金儲量并不能滿足高校檔案館建設(shè)需求，導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 檔案機(jī)構(gòu)外部風(fēng)險(xiǎn)

與內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)相反，高校數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目外部風(fēng)險(xiǎn)主要是社會環(huán)境和自然環(huán)境導(dǎo)致的，也就是說在高校數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)，還需要對數(shù)字檔案館所處的社會環(huán)境和自然環(huán)境等方面實(shí)施有效分析，有效規(guī)避這兩方面所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。從社會環(huán)境的角度來說，我國各大高校數(shù)字檔案館相對獨(dú)立，與我國社會各個層面之間的溝通力度低下，導(dǎo)致高校數(shù)字檔案館建設(shè)缺乏相應(yīng)保障，不僅僅加大數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能，對于檔案館整體法律效應(yīng)落實(shí)等方面也有很大的影響。而且大多數(shù)高校在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)，缺乏相應(yīng)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或者所涉及的信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)過于老舊，館內(nèi)數(shù)據(jù)庫建設(shè)不合理，種種因素均會導(dǎo)致高校數(shù)字化檔案館出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。從自然環(huán)境角度出發(fā)，由于高校對于自然災(zāi)害和意外事故沒有合理的防范，導(dǎo)致相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)化為顯示，給高校數(shù)字檔案館帶來難以補(bǔ)救的損失。

2 數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理策略

為保證高校數(shù)字檔案建設(shè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理水平得以提升，必須按照上述常見風(fēng)險(xiǎn)制定合理的管理策略，嚴(yán)格控制外界因素對高校數(shù)字檔案館建設(shè)造成的影響，在提升高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)水平的過程中，有效落實(shí)我國教育行業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的目的。

2.1 樹立有效的風(fēng)險(xiǎn)意識

一般來說，高校數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)事故具有難以估算的特點(diǎn)，影響高校數(shù)字檔案館整體建設(shè)規(guī)模。因此，在這種條件下需要提升數(shù)字檔案館內(nèi)部工作人員風(fēng)險(xiǎn)管理意識，避免在實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)出現(xiàn)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，在數(shù)字檔案館建設(shè)之前，還需要相關(guān)人員按照檔案館建設(shè)要求制定總體規(guī)劃方案，并對高校數(shù)字檔案館實(shí)施科學(xué)有效的管理。

2.2 加強(qiáng)相關(guān)部門的合作

受多方面因素的干擾，當(dāng)前我國各大高校在實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)，會出現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)周期過長和與其他行業(yè)交流水平低下等問題，造成數(shù)字檔案館建設(shè)手段過于老舊，難以滿足高校師生對數(shù)字檔案館的全部要求，這不僅僅影響高校數(shù)字檔案館整體結(jié)構(gòu)的合理性，嚴(yán)重時(shí)還會導(dǎo)致數(shù)字檔案館出現(xiàn)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。針對于這一點(diǎn)，必須保證數(shù)字檔案館內(nèi)部相關(guān)部門處于相互合作的狀態(tài)，避免數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中出現(xiàn)問題。除此之外，在這個過程中還需要制定檔案館內(nèi)部管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理思想，進(jìn)一步提升高校數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

2.3 建設(shè)檔案人才隊(duì)伍

對于高校數(shù)字檔案館建設(shè)來說，應(yīng)保證檔案館內(nèi)部工作人員對數(shù)字檔案館在建設(shè)時(shí)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)有一個全面的了解，借以制定合理的規(guī)避方案。此外，應(yīng)組織相關(guān)人員積極參與數(shù)字檔案館建設(shè)培訓(xùn)，使得相關(guān)人員能夠靈活的應(yīng)用數(shù)字檔案館中的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，避免應(yīng)相關(guān)設(shè)備操作時(shí)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。在這個過程中還應(yīng)要求高校按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求制定工作人員激勵和懲罰制度，降低工作人員在處理相應(yīng)工作時(shí)出現(xiàn)的問題的可能，全面提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求。

2.4 加大技術(shù)研發(fā)力度

對于高校數(shù)字檔案館來說，在建設(shè)過程中應(yīng)對其中涉及的硬件設(shè)施進(jìn)行綜合分析，并按照分析結(jié)果進(jìn)行數(shù)字檔案館技術(shù)研發(fā)，盡可能保證相應(yīng)技術(shù)研發(fā)力度符合高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求，全面提升檔案館中相關(guān)信息資源的安全性和合理性。除此之外，還應(yīng)保證數(shù)字檔案館中儀器設(shè)備運(yùn)行模式與檔案館建設(shè)處于相互銜接的狀態(tài)，全面提升高校數(shù)字檔案館的兼容性，并在這個過程中引入國外的先進(jìn)技術(shù)手段，在提升數(shù)字檔案館整體研發(fā)力度的同時(shí)，推進(jìn)高校數(shù)字檔案館建設(shè)順利實(shí)施。

2.5 制定周詳?shù)臑?zāi)難應(yīng)急預(yù)案

受自然環(huán)境因素的影響，高校數(shù)字檔案館在建設(shè)過程中會出現(xiàn)問題，這里所說的問題包括館內(nèi)檔案丟失和損壞，不僅僅影響高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平，對于高校后期發(fā)展也有非常嚴(yán)重的影響?；诖?，在高校數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)應(yīng)按照自然環(huán)境因素制定合理的災(zāi)難應(yīng)急預(yù)案，避免自然環(huán)境因素對高校數(shù)字檔案館造成的影響，借以為提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平提供有效參考依據(jù)。

3 結(jié)語

綜上所述，了解到當(dāng)前我國各大高校在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)會受到多方面因素的干擾，導(dǎo)致數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。在這種條件下應(yīng)從風(fēng)險(xiǎn)意識、部門合作、人才隊(duì)伍建設(shè)、研發(fā)力度和災(zāi)難應(yīng)急預(yù)案這五個方面出發(fā)，全面提升高校數(shù)字檔案館建設(shè)水平，為推進(jìn)我國教育行業(yè)發(fā)展奠定建筑基礎(chǔ)。

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