再議事由原則在檔案整理中的作用

文 / 崔愛君

現(xiàn)代檔案學(xué)史上曾誕生過(guò)兩項(xiàng)重要的檔案整理原則——事由原則與來(lái)源原則。在19世紀(jì)中葉以前，由于對(duì)文件來(lái)源單一且依附于政府部門的檔案館頗具分類整理的效益，事由原則曾被歐洲各國(guó)廣泛采用。[1]而自19世紀(jì)中葉以后，來(lái)源原則逐漸取代了事由原則，成為現(xiàn)代檔案整理中“至善原則和一切原則中的最高原則”[2]。事由原則通常以文件內(nèi)容為中心，不考慮其他條件，并按照既定分類體系對(duì)檔案文件進(jìn)行整理，體現(xiàn)較濃的人為性；來(lái)源原則強(qiáng)調(diào)文件客觀真實(shí)性，以文件的實(shí)際存在狀態(tài)作為立足點(diǎn)，并將其視為具有獨(dú)立意義和性質(zhì)的單元。簡(jiǎn)言之，前者強(qiáng)調(diào)文件間的邏輯關(guān)系，而后者看重文件間的歷史聯(lián)系。因此，事由原則的衰落被視為“歷史主義與邏輯主義爭(zhēng)奪檔案實(shí)體管理領(lǐng)域的戰(zhàn)斗”的結(jié)果，同時(shí)，來(lái)源原則的勝出又證明了“歷史主義的分類思路更適用于檔案實(shí)體整理，更符合檔案本質(zhì)屬性的要求”[3]。

一、再議事由原則的必要性

事由原則是指不遵循文件的來(lái)源以及原有順序，而按照內(nèi)容進(jìn)行整理的原則，類似于圖書編目所用主題分類法。事由原則的發(fā)展可分早期和后期。早期，事由原則存在兩種類型。第一種是事由原則的實(shí)用歸納法，重在體現(xiàn)邏輯分類精神。1571年，亞克伯·馮·拉明根首度提出主題為中心的檔案分類原則，建議將文件分為“主權(quán)、內(nèi)政、外交”三類；[4]1684年，尼克勞斯·格魯西阿努斯提出，檔案整理可以分為“總集、門類、系列”三類。[5]第二種則是事由原則的合理演繹法，即根據(jù)既定的分類框架，運(yùn)用邏輯推理，導(dǎo)出文件的款目歸屬。1783年，卡爾·戈特羅·坤特就曾以各公國(guó)領(lǐng)土現(xiàn)況、國(guó)情、行政系統(tǒng)架構(gòu)為經(jīng)，文件種類的多樣性為緯，制出分類大綱，列表細(xì)分，以期使用者于檔案據(jù)以整理后能查到與特定主題相關(guān)的全部文件。[6]在后期發(fā)展中，事由原則先經(jīng)過(guò)卡繆（1790年以后）的事由分類法施行，得到歐陸檔案界的追捧。但隨著時(shí)間的推移，事由原則漸漸遭到學(xué)者們的質(zhì)疑。法國(guó)的迪·威利認(rèn)為，事由原則下的檔案整理會(huì)“使檔案館陷入難以補(bǔ)救的混亂”，由于缺乏來(lái)源基礎(chǔ)，所以存在“巨大危險(xiǎn)，將令人無(wú)從查找文件”[7]；麥克斯·雷曼也提出尊重文件原始次序的登記室原則，并認(rèn)為如果實(shí)施這一原則，那么將可以忽略任何“耗費(fèi)人力智能資源的主題事由分類或內(nèi)容整理”。[8]由于受到來(lái)源原則的沖擊，事由原則后期逐漸退出了歐陸的檔案界。

對(duì)于現(xiàn)代檔案整理工作而言，事由原則并非毫無(wú)用處。事由原則的確存在破壞檔案原有次序與內(nèi)在關(guān)聯(lián)的現(xiàn)象，但這僅僅表明，事由原則在維系檔案結(jié)構(gòu)完整性上不如強(qiáng)調(diào)文件次序性的來(lái)源原則，但無(wú)法證明事由原則在檔案整理中毫無(wú)用處，畢竟檔案整理并不只是強(qiáng)調(diào)維護(hù)文件的次序性，而主要還“是因?yàn)槠渲泻械男畔?nèi)容”，如“有關(guān)人物、地區(qū)、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、或科學(xué)等事務(wù)的資料”[9]。既然如此，信息內(nèi)容的檢索與調(diào)用自然也應(yīng)當(dāng)是檔案整理的目的。可是，來(lái)源原則極易造成同類文件的檢索困難，與檔案整理目的背道而馳。事由原則強(qiáng)調(diào)文件內(nèi)容之間的邏輯關(guān)聯(lián)，正好可以彌補(bǔ)這一缺陷，有利于提升檔案的使用效率。

二、事由原則運(yùn)用的實(shí)例分析

既然文件來(lái)源聯(lián)系與狹義的事由聯(lián)系均可照顧到檔案的歷史。祭鴻雁認(rèn)為，以“機(jī)關(guān)檔案”的方式進(jìn)行分散保管會(huì)分散同類文件，會(huì)損害檔案間的事由聯(lián)系；而以“專題檔案”的方式進(jìn)行集中保管則會(huì)損害機(jī)關(guān)檔案的來(lái)源聯(lián)系，不利于了解機(jī)關(guān)的歷史。[10]面臨此類情況，如今的檔案工作者絕大多數(shù)都會(huì)選擇來(lái)源原則來(lái)維護(hù)檔案實(shí)體的完整性。然而，這并不是唯一的選擇。事由原則以文件邏輯關(guān)系作為工作方向，雖然在檔案實(shí)體整理方面處于劣勢(shì)，但并不是不可以用于編制檔案目錄索引，使來(lái)源、主題各異的文件在參考文獻(xiàn)中聚集類列。這既可以滿足維護(hù)檔案完整性的整理需求，又可以為檔案利用提供有效的檢索。而這樣的操作其實(shí)已有先例。昔日整理清宮檔案時(shí)，方甦生曾在來(lái)源原則整理之外，倡導(dǎo)一種類似事由分類法來(lái)整理，以便提升檔案目錄的檢索性能。他認(rèn)為“若只編一種以行政系統(tǒng)為系統(tǒng)的目錄，則一般的閱讀者必感到不便，所以……兼作各種索引式的目錄與分類主題目錄，相輔相行”，“以便檢查”。[11]

在遵循事由原則邏輯主義思維下，設(shè)置主題分類目錄的關(guān)鍵在于精準(zhǔn)的文件事由主題分析。首先，主題分析是一種文獻(xiàn)主題的解讀工作，通過(guò)文獻(xiàn)內(nèi)容的解釋得出主題概念，并以簡(jiǎn)潔的文字予以標(biāo)目。這不僅可以標(biāo)示文獻(xiàn)的內(nèi)容，亦可作為檢索內(nèi)容的工具。在檔案整理中，事由原則強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的分類體系，以揭露文件主題的類目及其層級(jí)隸屬關(guān)系；主題分析則偏重類目概念的標(biāo)目指引，以便通過(guò)標(biāo)目詞匯來(lái)體現(xiàn)文件的內(nèi)容性質(zhì)。事由原則體現(xiàn)出檔案分類的系統(tǒng)性，而主題分析反映出文件內(nèi)容的指示性，兩者互為補(bǔ)充，成為檔案內(nèi)容分類整理與檢索利用的完整制度。事由原則以類目為次，不便于普通使用者的稽檢；而主題分析以內(nèi)容為次，以文件描述的人、事、物作為標(biāo)目，故使用者無(wú)須詳查檔案類列，而能準(zhǔn)確檢索。由是觀之，傳統(tǒng)事由原則雖然不擅于檔案實(shí)體整理，卻可以輔之于現(xiàn)代主題分析，使其邏輯主義精神彰顯于主題分類目錄中，并最終成為檔案館中的檢索利器。

其次，主題分析主要是在詮釋文件內(nèi)容的基礎(chǔ)上析出主題標(biāo)目。對(duì)于一般使用者而言，他們并不熟知檔案的來(lái)源，通常只知曉事由內(nèi)容，并且其所需翻閱的檔案亦非僅限于某一部門。在此情形下，主題標(biāo)目便能成為方便有效的檢索途徑。主題標(biāo)目主要由主題分析與詞匯表意結(jié)合而產(chǎn)生，包括理論性的詞匯組建與實(shí)務(wù)性的詞匯選擇。詞匯組建主要研究主題標(biāo)目的詞匯范圍、詞匯產(chǎn)生的要素與特性、詞匯之間語(yǔ)意關(guān)系，從而促成檔案內(nèi)容系統(tǒng)化。詞匯選擇則主要針對(duì)主題標(biāo)目的應(yīng)用，以文件事由的理解、主題標(biāo)目與文件內(nèi)容的聯(lián)結(jié)、正確主題標(biāo)目的選擇、主題標(biāo)目彼此關(guān)系性的厘定、主題目錄的編制作為工作重心，便于檔案內(nèi)容的科學(xué)化運(yùn)用。因此，主題標(biāo)目既是文件事由的文字表達(dá)，也是檢索檔案的輔助工具，其品質(zhì)與數(shù)量直接影響到檔案內(nèi)容的管理與運(yùn)用。

通常而言，主題標(biāo)目可分為結(jié)構(gòu)化標(biāo)目與非結(jié)構(gòu)化標(biāo)目。結(jié)構(gòu)化標(biāo)目是從預(yù)先編輯的規(guī)范化主題標(biāo)目詞匯庫(kù)中選擇出能恰當(dāng)代表文件內(nèi)容的主題詞匯。由于主題詞匯庫(kù)已預(yù)先組合，形成標(biāo)準(zhǔn)，所以能較易達(dá)成運(yùn)用上的一致性。非結(jié)構(gòu)化標(biāo)目是從檔案內(nèi)容中選擇出適當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞語(yǔ)作為其內(nèi)容的標(biāo)識(shí)，由于詞匯組合未能預(yù)先控制，選擇上雖較為靈活，但數(shù)量與品質(zhì)上不易控制。

主題標(biāo)目的品質(zhì)度量可從三個(gè)方面進(jìn)行考核：精準(zhǔn)度、完整度、一致性。精準(zhǔn)度是指主題標(biāo)目能夠在多大程度上反映了文件內(nèi)容，即主題標(biāo)目與文件主題的契合度；完整度是指所選用的主題標(biāo)目是否能夠完整地涵蓋文件的所有內(nèi)容，與主題標(biāo)目的數(shù)量有關(guān)。[12]由此看來(lái)，主題標(biāo)目的精準(zhǔn)度與完整度體現(xiàn)了檔案主題分析的深度與廣度。主題標(biāo)目的精準(zhǔn)度越高，檔案檢索的正確率（即檢索出來(lái)與主題相關(guān)的文件數(shù)量與檢索出來(lái)的文件總數(shù)之間的比值）越高，但是回現(xiàn)率（即檢索出來(lái)與主題相關(guān)的文件數(shù)量與檔案內(nèi)主題相關(guān)文件總數(shù)之間的比值）相對(duì)降低。反之，主題標(biāo)目的完整度越高，其檢索的回現(xiàn)率就越高，而其正確率相應(yīng)降低。是故，如何平衡完整度與精準(zhǔn)度之間的矛盾就成為現(xiàn)今檔案主題分析應(yīng)用層面的重要課題。[13]另外，還有一個(gè)問題就是主題分析與標(biāo)目選擇均會(huì)因人而異。不同的工作者會(huì)因認(rèn)知有別，從而在描述相同主題時(shí)選用不同的詞匯；即使是同一工作者也會(huì)因時(shí)間不同，而對(duì)相同文件的事由歸屬的判斷難于保持一致。因此，檔案整理的成效取決于標(biāo)目工作者在主題概念的掌握與標(biāo)目詞匯的選擇中的一致性。雖然標(biāo)目一致性無(wú)法直接影響到主題分析的品質(zhì)，但還是可以成為平衡標(biāo)目深度與廣度的有效途徑。而主題標(biāo)目一致性的實(shí)現(xiàn)卻有賴于檔案主題標(biāo)目詞匯庫(kù)的建立。所謂檔案主題標(biāo)目詞匯庫(kù)是在遵守“文獻(xiàn)保證”原則的基礎(chǔ)上歸納出描述文件事由內(nèi)容的主題用語(yǔ)，并規(guī)定語(yǔ)意與屬性關(guān)系，為文件整理與檢索提供標(biāo)準(zhǔn)化主題詞匯。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，主題標(biāo)目不僅是檔案館用以解析文件的事由主題、提升檔案內(nèi)容分類整理功能的利器，而且成為使用者快速查檢檔案、翻閱文件的工具。一套設(shè)計(jì)縝密周延的主題標(biāo)目系統(tǒng)不僅可準(zhǔn)確反映文件記錄的事由內(nèi)容，提供標(biāo)目工作者與檔案使用者可資遵循的標(biāo)準(zhǔn)化詞匯，更可以清楚地呈現(xiàn)各類標(biāo)目詞匯間的結(jié)構(gòu)框架與關(guān)聯(lián)性。主題標(biāo)目詞匯庫(kù)就是檔案管理與檔案使用的窗口。如果檔案工作者采擇主題標(biāo)目恰當(dāng)，將可充分掌握并反映檔案記錄的內(nèi)容，有利于檢索工具的合理化，令開發(fā)檔案信息的渠道得以暢通；反之，如果主題標(biāo)目應(yīng)用不當(dāng)，將會(huì)影響文件內(nèi)容的表露，也就等同于封閉了信息開發(fā)的通道，達(dá)不到方便利用的目的。

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