新媒體時(shí)代高校檔案資源利用的現(xiàn)狀、問題與對策

文 / 陳亞利

互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，人們對信息給予了高度的關(guān)注，對檔案信息量以及信息傳播速度提出了更高的要求[1]。傳統(tǒng)的檔案資源利用方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展需求。近年來，隨著局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案館工作也逐漸數(shù)字化，并步入了新的發(fā)展階段[2]。高校檔案管理人員必須明確當(dāng)前檔案資源利用的現(xiàn)狀，并充分利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)高校檔案資源的利用與開發(fā)，提升高校檔案資源利用效率。

一、高校檔案資源利用現(xiàn)狀調(diào)查

本研究擬選取南京、蘇州、無錫、南通、徐州等五個(gè)地市的十個(gè)高校檔案館展開調(diào)查，通過實(shí)地記錄的方式列出十年內(nèi)高校檔案館館藏結(jié)構(gòu)比例一覽表。通過隨機(jī)訪談、調(diào)查問卷等方式對校內(nèi)外不同人群進(jìn)行調(diào)查[3]。校內(nèi)人群主要為在校學(xué)生、教學(xué)科研人員、學(xué)校機(jī)關(guān)教育管理人員。校外人群主要為學(xué)校畢業(yè)生、著名校友、地方企事業(yè)單位工作人員。相對來說，這些人群學(xué)歷層次較高、接受新生事物較快。每所高校對每類人員隨機(jī)抽取30名作為問卷調(diào)查的對象，從利用意識（即公眾對檔案的認(rèn)知程度）、利用內(nèi)容（根據(jù)高校檔案館藏選擇自己利用查詢過的類別）、利用途徑（列舉檔案館常見的利用方式及新媒體環(huán)境下可以使用的利用方式）幾個(gè)方面設(shè)置問卷，對取得的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、歸納，最終形成調(diào)查結(jié)論。通過以上調(diào)查，總結(jié)出高校檔案管理部門的工作策略與公眾檔案利用需求之間的差距，提出新媒體時(shí)代高校檔案利用服務(wù)改革的方向。

（一）檔案資源利用現(xiàn)狀

檔案資源利用與檔案資源的開發(fā)有著密不可分的聯(lián)系。開發(fā)的程度、廣度越深，用戶越滿意。這既能刺激用戶對檔案信息的需求，又能促進(jìn)檔案管理工作的深入改善[4]。

由表1可知，高校檔案利用主要以校內(nèi)利用為主，占77.3%。校內(nèi)利用主體中，以學(xué)生利用檔案最多，占33.1%；其次為本校管理人員，占28.3%；學(xué)校教師及科研人員占15.7%。這一數(shù)據(jù)說明，當(dāng)前高校檔案資源利用主要以校內(nèi)為主，這在很大程度上由高校檔案館體制決定。盡管當(dāng)前各大地市、高校等在保證做好校內(nèi)服務(wù)的同時(shí)將服務(wù)向外延伸，但校外服務(wù)占比仍較小，政府機(jī)關(guān)占1.2%，科研單位占0.9%。因此，高校檔案館還必須對校外服務(wù)給予高度重視，以便為科研單位、企事業(yè)單位等提供更加豐富的檔案服務(wù)。

表1 五個(gè)地市的十個(gè)高校2008—2018年檔案利用者情況

由表2可知，高校檔案資源中被利用最多的是教學(xué)檔案卷次，占36.5%，利用人次達(dá)到51.3%，主要是學(xué)生就業(yè)后單位需要的學(xué)生成績單以及高考錄取花名冊等，還包括國家認(rèn)證中心的學(xué)位證明等；其次為財(cái)會檔案、黨群檔案及行政檔案，占比為42.3%，有30.1%人次利用，利用主體主要為校內(nèi)機(jī)關(guān)管理人員；在科研檔案、外事檔案及設(shè)備檔案方面利用率普遍較低，平均利用卷次僅為2.0%，說明此類檔案資源利用開發(fā)深度不夠，尤其是在社會服務(wù)方面還存在較大的提升空間。

表2 五個(gè)地市的十個(gè)高校2008—2018年檔案信息資源利用情況

由表3數(shù)據(jù)可知，高校檔案資源利用方面主要集中在學(xué)籍證明、行政管理兩個(gè)方面，兩者占比為67.3%，人數(shù)達(dá)到78.4%；而在編史修志、學(xué)術(shù)研究以及宣傳教育等方面的利用率則較低，平均為6.31%，利用人次為4.2%。該研究結(jié)果表明，當(dāng)前高校檔案信息資源在學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面還存在較大的開發(fā)空間，需要進(jìn)一步拓展。

表3 五個(gè)地市的十個(gè)高校2008—2018年檔案資源利用目的

（二）檔案信息資源加工及信息設(shè)備現(xiàn)狀

為了解新媒體時(shí)代高校檔案資源利用現(xiàn)狀，除了要對其利用者、利用內(nèi)容等進(jìn)行分析外，還應(yīng)對資源的處理加工基礎(chǔ)及信息化設(shè)備現(xiàn)狀等進(jìn)行分析。由表4可知，5個(gè)地市的十個(gè)高校平均擁有電腦數(shù)量為2.2臺，對計(jì)算機(jī)的使用率高。各大高校都配有1臺掃描儀、移動硬盤及刻錄機(jī)，為高校檔案信息化的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了條件。高校檔案館擁有數(shù)碼相機(jī)、服務(wù)器以及投影儀等還不多，應(yīng)加強(qiáng)此類設(shè)備投入力度。

表4 五個(gè)地市的十個(gè)高校2008—2018年檔案信息化設(shè)備數(shù)量

二、新媒體時(shí)代高校檔案利用存在的問題

（一）檔案資源社會化服務(wù)意識薄弱

目前高校檔案管理人員存在編制不足、工作量大的情況，并未真正重視檔案管理，加上學(xué)校業(yè)務(wù)多樣化的發(fā)展，檔案管理包括多個(gè)部門協(xié)同管理，造成更加繁重的檔案資料收集任務(wù)，導(dǎo)致檔案資料無法完全收集、整理，缺乏條理的現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)[5]。盡管當(dāng)前大部分高校檔案服務(wù)已經(jīng)對外公開，但仍集中在學(xué)生利用教學(xué)檔案等自我服務(wù)方面，在社會化服務(wù)方面還存在一定的缺陷，存在明顯的“三多三少”問題。學(xué)校檔案資源為校內(nèi)的學(xué)生以及行政部門的利用提供了方便，校外的政府及科研單位應(yīng)用的服務(wù)較少。存在較多的關(guān)于編研方面的材料，但公開出版的編研材料并不多。大部分檔案資源利用集中在行政管理及學(xué)籍證明方面，而很少以學(xué)術(shù)研究、宣傳教育等為目的對檔案進(jìn)行利用。

（二）檔案信息資源利用手段有待改進(jìn)

當(dāng)前高校保存的大部分都是紙質(zhì)檔案，只關(guān)注數(shù)量并未關(guān)注質(zhì)量，工作量非常高。有的管理者并無法按照嚴(yán)格的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對憑證進(jìn)行認(rèn)真審核以及仔細(xì)歸檔，還有可能產(chǎn)生不及時(shí)歸檔的現(xiàn)象。因此，應(yīng)用最原始的方式歸檔并檢索大量的檔案，管理效率、使用效率變低。當(dāng)前大部分高校都擁有了計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，74%左右高校還配備了專門的檔案管理軟件，但仍無法滿足日益增加的校內(nèi)外檔案需求。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，僅有27%高校文件級目錄數(shù)據(jù)庫錄入條目超過30%，案件級目錄數(shù)據(jù)錄入條目占90%以上的僅有1所高校。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升

長期以來，高校檔案管理工作一直沿用傳統(tǒng)的方式，高校檔案的內(nèi)部管理制度不夠完善。檔案收集、整理以及裝訂大部分都是由檔案工作者兼職。近年來，各地市及高校檔案管理隊(duì)伍呈現(xiàn)出年輕化、高學(xué)歷等特點(diǎn)[6]，人才結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大的變化，但仍不能滿足校內(nèi)外檔案需求。新媒體時(shí)代，檔案信息資源利用不僅要求檔案管理人員能夠提供信息增值服務(wù)，而且要求他們能夠?yàn)檎块T提供咨詢服務(wù)，能夠?yàn)樯鐣蒲袉挝惶峁┭芯抠Y料，拓展在社會服務(wù)方面的能力。從這方面來看，高校檔案資源管理及利用還需要進(jìn)一步完善。

三、新媒體時(shí)代高校檔案利用的具體對策

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作服務(wù)觀念

新媒體時(shí)代的到來給高校檔案利用及服務(wù)工作帶來了新的變化。這既影響著高校檔案管理的服務(wù)理念，也為高校檔案資源利用提供了新的技術(shù)支持。為了滿足學(xué)校及社會的需求，高校檔案管理部門必須緊緊抓住新媒體時(shí)代特征，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，對檔案工作進(jìn)行一系列創(chuàng)新。首先，針對學(xué)校的重大事件，以及用戶的集中需求，進(jìn)行全面的分析，掌握各項(xiàng)工作的要點(diǎn)，對高校檔案信息管理工作的方向進(jìn)行預(yù)測，確保檔案服務(wù)工作的針對性與及時(shí)性[7]。其次，檔案管理人員要不斷提升自身的能力與綜合素質(zhì)，積極與外界溝通，掌握良好的溝通與表達(dá)技巧，站在用戶的角度分析問題，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)；要大力創(chuàng)新檔案工作服務(wù)模式，優(yōu)化查詢系統(tǒng)，引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用戶能夠快速搜到所需檔案信息；要重視檔案編研工作，結(jié)合不同用戶群體的需求，編制具有針對性的檔案編研資料，以便為用戶提供多樣化的服務(wù)。

（二）拓展檔案工作服務(wù)領(lǐng)域

新媒體時(shí)代，學(xué)校及社會更加注重檔案綜合信息的查詢。針對這一需求，傳統(tǒng)的單一檔案信息已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，因此檔案管理部門在檔案信息收集環(huán)節(jié)應(yīng)該具備超前意識，注重檔案信息多元化及社會化特征，吸取各方經(jīng)驗(yàn)，從而更好地為用戶服務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。其次，檔案管理部門除對檔案資料進(jìn)行保存外，還應(yīng)注重檔案資源的傳播及利用價(jià)值，使之能夠?qū)Ω黝悪n案資源信息進(jìn)行整理、加工，并將有價(jià)值的信息篩選出來。這不僅能夠幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策，而且能夠在社會服務(wù)中發(fā)揮作用，提升檔案資源的社會效益與經(jīng)濟(jì)價(jià)值。另外，高校也保留了社會大量人才檔案信息，檔案管理部門要積極與社會合作，拓展新領(lǐng)域，建立完善的檔案利用與開發(fā)體系，提升檔案工作的管理水平。

（三）優(yōu)化高校檔案信息資源

首先，要合理優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，針對相應(yīng)的目標(biāo)與計(jì)劃對檔案信息進(jìn)行征集、接收及保存，將有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行分散管理，建立智能檔案管理平臺，引入數(shù)字化技術(shù)，為檔案資源的利用奠定基礎(chǔ)。其次，要廣泛征集具有特殊價(jià)值的名人家譜等，豐富、優(yōu)化館藏內(nèi)容，擴(kuò)大檔案信息影響力，提升檔案資源的地位。再次，要加強(qiáng)對檔案信息資源的整合，挖掘檔案資源相關(guān)信息，各個(gè)部門要建立密切的聯(lián)系，充分發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，在學(xué)校與社會之間架起一座共享與溝通的橋梁，增強(qiáng)檔案價(jià)值。

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