如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化中的前處理

王 勇

余姚市城市天然氣有限公司

最近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，尤其是智能手機(jī)、電腦大眾化后，高速發(fā)展的信息已經(jīng)涉及各行各業(yè)及千家萬(wàn)戶?，F(xiàn)代化的信息都是以數(shù)字化的形式顯示、傳遞、儲(chǔ)存和保管的。作為國(guó)家重要信息資源的紙質(zhì)檔案，其數(shù)字化進(jìn)程也變得更加重要。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化一般是采用掃描儀等專業(yè)設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工處理的過(guò)程。一般分為數(shù)字化加工前處理、掃描、圖像處理、圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等7個(gè)步驟。一個(gè)規(guī)范的數(shù)字檔案室建立猶如建造摩天高樓，優(yōu)秀的設(shè)計(jì)、堅(jiān)實(shí)的地基都是很重要的。

在檔案數(shù)字化過(guò)程中，檔案數(shù)字化加工前處理是開(kāi)展數(shù)字化工作最基本、最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是數(shù)字化的起步和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是后一步工作的基礎(chǔ)。具體涉及內(nèi)容包括管理制度、掃描設(shè)施、有檔案知識(shí)的專業(yè)掃描人員、紙質(zhì)檔案的前處理。

而紙質(zhì)檔案的前處理是重中之重，前處理應(yīng)保持原來(lái)的案卷基本不變，不然就會(huì)費(fèi)錢費(fèi)力。我公司成立于2001年底，對(duì)于形成的各種檔案，兼職檔案人員經(jīng)手的比較多，而且人員更換比較頻繁，立卷整理的形式也就各種各樣。下面結(jié)合本單位實(shí)際，敘述一些我們?cè)趯?shí)際工作中的觀點(diǎn)和做法，與大家共商。

1 創(chuàng)建納入年度計(jì)劃，制定數(shù)字檔案制度

1.1 全員參與

（1）公司例會(huì)上向各部門傳達(dá)創(chuàng)建省規(guī)范化數(shù)字檔案室文件及計(jì)劃，下發(fā)公司創(chuàng)建通知，使公司上下都能行動(dòng)起來(lái)，并成立檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體事項(xiàng)落實(shí)到各部門各責(zé)任人。

（2）組織部門兼職檔案人員學(xué)習(xí)新規(guī)定新目標(biāo)，當(dāng)年上年度要?dú)w檔的資料要按新規(guī)定的要求實(shí)行整理歸檔，盡量避免過(guò)錯(cuò)造成掃描時(shí)的大量返工，影響數(shù)字化工作進(jìn)度。

1.2 完善制度

（1）制定檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、電子文件歸檔制度、檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)發(fā)布審查制度、檔案數(shù)據(jù)移交管理制度、電子檔案鑒定銷毀制度、數(shù)字化檔案查詢利用制度、電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度等7項(xiàng)規(guī)范性文件。

（2）制定數(shù)字化管理過(guò)程中的檔案數(shù)字化實(shí)施方案、檔案數(shù)字化安全管理制度、檔案數(shù)字化加工操作流程及規(guī)范、涉密檔案數(shù)據(jù)管理制度、數(shù)字檔案安全保管制度等實(shí)施規(guī)范和制度。

1.3 減少借閱

從紙質(zhì)檔案數(shù)字化開(kāi)始，向各部門、各借閱者告知數(shù)字化前所有借出的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)都要?dú)w還，除了特殊情況下外借的。盡量減少借出檔案的數(shù)量，避免數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生重復(fù)或缺少現(xiàn)象，也便于準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。

2 按照公司標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，組織人員排查核對(duì)

2.1 確保唯一

（1）電子目錄上的檔號(hào)可以通過(guò)所用龍宇檔案室軟件里的查找重復(fù)記錄組合設(shè)置排查，確保具有唯一性，再通過(guò)底部的在線數(shù)和總數(shù)核對(duì)有無(wú)不符，逐條核查，或者采用抽查的辦法核對(duì)。

（2）組織人員分類、分批、通查、梳理原有庫(kù)存檔案，核對(duì)龍宇檔案室上的各類檔案電子目錄的檔號(hào)與紙質(zhì)檔案的檔號(hào)一一相符，按文書、科技、業(yè)務(wù)分類，再按年度或檔號(hào)分批核對(duì)，加快工作效率。

2.2 修改補(bǔ)救

如有不符，根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，充分利用原案卷，核查保持文件之間的歷史聯(lián)系，按照最小影響原則，然后采用合并、拆件等等辦法修改補(bǔ)救，直到修復(fù)符合要求。除去保密的檔案外，確定所要掃描的紙質(zhì)檔案數(shù)量，30年（長(zhǎng)期）以上的各類檔案都要記錄在冊(cè)。

3 目錄數(shù)據(jù)規(guī)范著錄，重新編制合規(guī)頁(yè)碼

3.1 逐頁(yè)核對(duì)

（1）針對(duì)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)的數(shù)據(jù)，對(duì)照紙質(zhì)檔案原件目錄，根據(jù)電子目錄，逐條檢查目錄著錄項(xiàng)與文件內(nèi)容是否一致，通過(guò)增補(bǔ)、刪減等修改文件目錄，補(bǔ)上空缺的欄目，修正明顯的打字、日期錯(cuò)誤等等，完善和規(guī)范檔案的文件級(jí)目錄。

（2）按照檔案內(nèi)容逐頁(yè)檢查原案卷質(zhì)量，有缺漏頁(yè)、頁(yè)數(shù)不符、破損等問(wèn)題，及時(shí)在案卷備考表中標(biāo)注，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理單。

3.2 減多增少

（1）應(yīng)對(duì)沒(méi)有頁(yè)號(hào)或頁(yè)碼不準(zhǔn)確的檔案頁(yè)重新編制頁(yè)號(hào)，如有多頁(yè)不能采用“.1”表示，也不能采用“-1”表示。

（2）根據(jù)我們的實(shí)踐辦法，如果要修改的頁(yè)號(hào)在整卷較前面的，有多頁(yè)的找其前后，檢查檔案頁(yè)內(nèi)的有機(jī)聯(lián)系，再采用A4紙合并為A3紙。

（3）如是少頁(yè)，可以采用增加件內(nèi)彩色封面等辦法。

（4）如果多頁(yè)少頁(yè)接近最后，可以選擇更改頁(yè)碼的辦法。

在修復(fù)中我們盡量不增加大面積的修改，保持原有的大部分檔案頁(yè)不變動(dòng)。重新編制過(guò)的頁(yè)號(hào)，應(yīng)在統(tǒng)一位置且不影響檔案內(nèi)容，書寫的筆和墨不應(yīng)破壞檔案原件。且要核對(duì)卷內(nèi)目錄是否有錯(cuò)。

4 拆除不符金屬裝訂，按規(guī)修補(bǔ)破損紙張

在檢查過(guò)程中用望、觸摸、翻看等辦法予以檢查，確認(rèn)是否有金屬物等裝訂物，如果有，應(yīng)在拆除金屬物后按原先的排序重新按規(guī)范裝訂，原裝訂有錯(cuò)誤的除外。

在逐頁(yè)檢查原案卷質(zhì)量過(guò)程中發(fā)現(xiàn)破損嚴(yán)重、褶皺不平的紙張等問(wèn)題，應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T 25—2000）的標(biāo)準(zhǔn)，采用粘補(bǔ)、壓平等技術(shù)手段予以修復(fù)，不得損害原件上的原始痕跡，不得造成文字、圖等信息失真，應(yīng)保持原貌。

我們按規(guī)范篩選過(guò)后，可以修正大部分的不規(guī)范，但難免還有部分不足之處。另外，在掃描過(guò)程中，也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，再次按規(guī)范補(bǔ)正和修補(bǔ)。這樣下來(lái)，檔案數(shù)字化中紙質(zhì)檔案的前處理就會(huì)矯正很多不足之處，滿足檔案的歷史真實(shí)記錄要求。

建立數(shù)字化檔案資源共享體系是檔案發(fā)展適應(yīng)時(shí)代的要求。我們作為涉及民生的國(guó)有企業(yè)，高質(zhì)量、高速、高效地給公司各部門和全市用戶提供快速、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是響應(yīng)“最多跑一次”改革的優(yōu)化措施。最終數(shù)字檔案室會(huì)更好地為部門和用戶服務(wù)。