住房保障檔案收集工作存在的問題及對策

毛曉晨

金華市住房保障服務中心

住房保障檔案是住房保障管理機構在業(yè)務工作中形成的、有保存價值的文件材料。這些檔案不僅使保障房和保障對象有全面、準確的“身份”信息，而且為保障房的申請審核、分配、監(jiān)管、維修、退出等管理工作提供了服務和依據(jù)。加強住房保障檔案收集工作是規(guī)范管理住房保障檔案，發(fā)揮住房保障檔案憑據(jù)性和支撐性作用的基本前提。

1 住房保障檔案收集工作中存在的問題

1.1 收集制度執(zhí)行不到位

以筆者所在的金華市住房保障服務中心為例，在2014年中心業(yè)務檔案室成立前，由于工作人員流動性大，檔案意識薄弱，中心制定的業(yè)務檔案管理制度不完善且執(zhí)行不夠到位，一部分住房保障檔案，如申請人及家庭成員的身份戶籍有效信息復印件、申請審批表、租賃合同等出現(xiàn)缺失，給后續(xù)的工作帶來了一定的不便。

1.2 歸檔范圍已顯陳舊

隨著住房保障制度的不斷完善，住房保障對象審查管理日趨規(guī)范，違規(guī)違約戶數(shù)量增多，同時產(chǎn)生了大量的訴訟、行政復議等材料。但住建部2012年出臺的《住房保障檔案管理辦法》并未對此類材料做出規(guī)定，難以用于指導現(xiàn)有住房保障檔案的收集范圍，無法滿足目前住房保障管理工作的具體需求，在一定程度上影響了住房保障檔案收集工作。

1.3 檔案信息化建設滯后

“最多跑一次”“無證明城市”改革政策的實施，簡化了住房保障業(yè)務流程，給用戶帶來了極大的便利。但隨之而來的是對住房保障檔案收集工作要求的提高，中心不僅需要做好傳統(tǒng)載體住房保障檔案材料的收集，也要及時收集通過政務服務系統(tǒng)提交的相關材料和證照的數(shù)字檔案，但這部分數(shù)字檔案卻難以有效歸檔，往往造成住房保障對象檔案不齊，無法及時更新其變化信息。

2 做好住房保障檔案收集管理工作的對策

2.1 明確檔案收集范圍

結合當前住房保障工作的需求和特點，對中心現(xiàn)行的檔案管理辦法進行修訂，進一步明確住房保障檔案的收集范圍。如按照住房保障對象檔案、日常動態(tài)監(jiān)督管理材料、房屋及配套設施設備維護維修材料等3種類型，將申請人申請審批表、審核材料、實施保障材料、身份戶籍證明、授權書、租賃合同、房屋移交查驗表、日常動態(tài)巡查監(jiān)管材料、年度審核材料、房屋維修材料等應歸檔的文件材料格式化、清單化。同時，還應參照《人民法院訴訟檔案管理辦法》等相關規(guī)定，新增法院訴訟、行政復議等檔案的收集范圍。

2.2 強化歸檔制度的執(zhí)行

中心檔案室工作人員要全面掌握各科室的業(yè)務工作流程和文件材料的形成規(guī)律，向各科室工作人員進行檔案管理業(yè)務交底，使其了解哪些文件材料應該移交、怎么移交，確保收集的業(yè)務文件材料符合規(guī)范要求。各科室在工作完畢后3個月內(nèi)對形成的文件材料及時收集、分類，以戶（一戶一檔）為單位，經(jīng)初步整理移交給檔案室，檔案室對所有歸檔文件材料進行清點、核對，并履行交接手續(xù)，對不符合要求的，應當責成相關科室補充完善。

2.3 加強電子歸檔文件的收集

中心檔案室應結合最新的住房保障業(yè)務網(wǎng)上辦理流程要求，梳理在網(wǎng)絡系統(tǒng)上提交、流轉和辦理的住房保障業(yè)務相關電子文件種類，通過統(tǒng)建系統(tǒng)或自建系統(tǒng)的歸檔模塊，及時將住房保障業(yè)務電子文件加以歸檔，并與現(xiàn)有用戶的傳統(tǒng)檔案數(shù)字復制件進行關聯(lián)，以保障住房保障檔案的完整齊全。

3 結語

作為一項民生工程，政府對保障性住房的建設力度不斷加大，住房保障檔案管理既要滿足保障人民群眾住房需求供給的要求，也要適應政府提升住房保障監(jiān)管水平的需要。在數(shù)字化改革的背景下，認真做好住房保障檔案的收集工作，推進住房保障檔案管理高質量高水平發(fā)展。