醫(yī)院科研檔案管理的問題與對策

姚春梅

諸暨市中醫(yī)醫(yī)院

醫(yī)院科研檔案作為醫(yī)學科學研究的重要依據(jù)和實踐記載，為開展科研奠定了良好的理論基礎。強化醫(yī)院科研檔案的管理水準，能夠有效提高醫(yī)院的科研實踐能力，也可以為臨床醫(yī)學發(fā)展提供重要的參考和有力的保障，是醫(yī)院科學技術儲備的重要形式。國內(nèi)相關行業(yè)管理人員應針對醫(yī)院科研檔案管理的關鍵點進行分析，為醫(yī)學科學研究的有效開展奠定堅實基礎。

1 醫(yī)院科研檔案的特點

醫(yī)院科研檔案在醫(yī)學研究過程中發(fā)揮著非常重要的作用，實現(xiàn)了對醫(yī)學科研成果的有效記載和傳承。醫(yī)院科研檔案管理，具有以下3個特點：

1.1 科研內(nèi)容專業(yè)性較強

醫(yī)院科學研究具有嚴格的流程和管理方式，需要專業(yè)的醫(yī)用術語和精準的科研數(shù)據(jù)。目前我國的醫(yī)院科研檔案種類和級別非常多，在各個醫(yī)學領域都有著不同的特色，并且根據(jù)實際情況發(fā)展出更加符合該細分領域特色的科研方式。當前醫(yī)院科研成果已經(jīng)具備了非常專業(yè)的水準，在發(fā)展體系中形成交叉性，使得醫(yī)療的各個領域特別是細分領域能夠以點帶面交叉縱深發(fā)展，從而形成更好的醫(yī)院科研環(huán)境。

1.2 科研檔案類型多樣化

醫(yī)院科研檔案在現(xiàn)代化發(fā)展過程中出現(xiàn)了多種多樣的記載形式，主要為電子檔案和紙質(zhì)檔案2種。

電子檔案的記錄形式更加多樣化，同時可以更快捷正確地歸納出其中的關鍵詞和核心組成。

書面文件、膠片等老式紙質(zhì)檔案，也將借助現(xiàn)代化技術發(fā)揮其應有的作用，讓科研人員更好地了解科研成果檔案在開展科學研究過程中的重要作用。

1.3 科研檔案歸檔期限長

科研成果與臨床實踐具有非常密切的關系，因而科研資料的整合和管理具有非常重要的地位。但由于科研成果研發(fā)時間較長，以及科研檔案歸檔所需時間較長，流程耗時，整理環(huán)節(jié)瑣碎繁雜。

2 醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

2.1 科研檔案管理制度不健全

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院使用傳統(tǒng)的檔案管理制度，并沒有完全結(jié)合社會發(fā)展的科學性和嚴謹性，這種機制缺乏科學依據(jù)支撐，導致醫(yī)學科研工作停滯不前。在醫(yī)學科研計劃的實施過程中，沒有在管理日程中納入醫(yī)學科研檔案管理工作，建檔同步性較差。在管理檔案過程中，沒有監(jiān)督管理機制，工作人員工作放松，產(chǎn)生取巧心理。因為管理制度不嚴謹，部分科研檔案兼職管理人員責任意識不強，缺乏主人翁意識，使醫(yī)學科研檔案分類錯誤、數(shù)據(jù)丟失，缺乏系統(tǒng)性和完整性，阻礙后續(xù)工作順利進行。我國許多科研基地在實際發(fā)展過程中遭受到來自政策面或是資金面等多方面因素的影響，無法應用和鞏固科研成果，不利于推動今后醫(yī)療行業(yè)優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展。

存在此種現(xiàn)象的主要原因是，檔案管理工作并沒有完全納入醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展過程中，并且由于其制度存在著缺陷，監(jiān)督管理方式也有所不足，導致了不規(guī)范現(xiàn)象的出現(xiàn)，不利于整個醫(yī)療科研檔案管理工作環(huán)境的形成。

2.2 科研人員對科研成果檔案管理的認識程度較低

科研成果檔案管理工作的發(fā)展，將直接影響到醫(yī)療機構(gòu)的科研成果質(zhì)量，但不同因素的影響導致其管理模式出現(xiàn)了一定的缺陷，不利于醫(yī)療科研的繼續(xù)發(fā)展。因科研成果檔案歸檔期限較長，專業(yè)性綜合能力較強，其發(fā)展受到了一定程度的阻礙。我國許多科研人員只注重其研究的課題和行業(yè)的發(fā)展，而對科研成果檔案的管理工作沒有一個較為充分的認識，對該環(huán)節(jié)并不重視，更無法為今后的發(fā)展帶來良性的發(fā)展空間。

2.3 科研檔案管理人員責任意識不強

現(xiàn)階段大部分醫(yī)院存在的普遍問題是領導十分重視科研結(jié)果，但不了解檔案管理專業(yè)知識，因此對自主研發(fā)工作提供全力支持，但對醫(yī)院科研檔案管理重視度不夠，導致醫(yī)院大部分工作人員對檔案管理認識不足。同時，醫(yī)學科研檔案管理人員在管理過程中責任意識不強，導致科研數(shù)據(jù)的客觀性和嚴謹性出現(xiàn)偏差。醫(yī)院領導沒有聘用專業(yè)的科研檔案管理人員，常常通過由其他崗位專業(yè)人員兼職來完成檔案管理，這種做法極大地削弱了員工的積極性，管理松散情況嚴重，導致科研檔案管理水平較低，阻礙了科研管理工作的有效開展。

2.4 缺乏科研成果檔案專業(yè)型管理人才

醫(yī)療行業(yè)和醫(yī)療人才是當今社會高速發(fā)展的重要基礎保障之一，醫(yī)院科研檔案管理人員應該具備較高的專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)，在醫(yī)療管理行業(yè)中發(fā)揮非常重要的作用。但我國科研成果檔案管理工作大多數(shù)是由醫(yī)療機構(gòu)的其他工作人員代為管理，并沒有設立專門的職務和管理崗位，導致相關科研數(shù)據(jù)記錄不夠精準，科研成果檔案管理的質(zhì)量也會遭到嚴重的破壞。

3 提高醫(yī)院科研檔案管理水準的具體措施

3.1 健全科研成果檔案管理制度

科研成果檔案管理制度的發(fā)展一直作為醫(yī)院科研有效發(fā)展的重要動力，為整個科研環(huán)境的發(fā)展奠定了良好的理論基礎和運行保障，從而更好地推進后期科研成果檔案管理工作的正常開展。科學有效的科研成果檔案管理制度，既可以提升檔案的基本質(zhì)量，也能夠為開展科研帶來更加穩(wěn)定的環(huán)境。因此，我國相關管理部門應健全檔案管理制度，確保其具有科學性和可行性。從科研檔案資料的跟蹤收集、立卷歸檔、保管利用以及重大科研項目的承接等全流程制定管理制度，將其作為長效機制來保障科研項目的運行、完善和實施。同時根據(jù)實際工作需求改良其制度當中的不足，可以根據(jù)科研項目的特殊性擬訂個性化制度，以更好地服務于后期的檔案管理工作。

3.2 強化科研人員檔案管理意識

相關意識的建立是一個較為長期的過程，需要對科研人員進行培訓和理論教學，使其從內(nèi)心中形成完善的整體意識。為了使科研人員形成檔案管理的基本意識，首先需要對科研人員進行針對性的檔案知識宣傳、檔案基本素養(yǎng)培訓，強調(diào)科研檔案管理的重要性和必要性，確保其擁有良好的理論知識；其次，應注重對科研人員責任心的培養(yǎng)，更好地發(fā)揮檔案管理的重要作用。

3.3 應用現(xiàn)代化管理技術

隨著科學技術的不斷完善，各個領域都開始注入先進的管理技術，科研成果檔案管理同樣如此。目前我國的科研成果檔案管理開始向電子化過渡，電子檔案將逐步替代老式的紙質(zhì)檔案。電子檔案的應用可以有效降低檔案記載的失誤率，更有效地加強管理方式的基本運行，與現(xiàn)代化的發(fā)展逐步相適應。同時要做好網(wǎng)絡安全保護工作，方便科研人員檢索、編制、統(tǒng)計信息，減輕科研檔案管理人員的工作負擔。并設立獎懲制度，嚴格要求檔案上交和歸檔的時間，懲罰逾期部門。針對兼職科研成果檔案管理工作人員，醫(yī)院要設立相應的人力資源管理制度，明確薪資制度，提升員工積極性。

綜上所述，科研成果檔案管理在醫(yī)院科研事業(yè)的發(fā)展過程中起著非常重要的作用，要想檔案管理的基本效率得到有效的提升，需要結(jié)合其現(xiàn)存的基本問題，提出更加適合現(xiàn)代化發(fā)展的措施和建議，從而為醫(yī)學科研管理的發(fā)展帶來更大的動力。