深化“最多跑一次”事項電子化歸檔工作推進檔案館數(shù)字轉(zhuǎn)型

鄭金月/浙江省檔案局

2018年6月14日，全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作暨數(shù)字檔案館建設(shè)推進會在新昌召開。這次會議的主要任務是：認真貫徹落實省委、省政府深化“最多跑一次”改革總體部署和全省檔案局（館）長會議精神，深化推進全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，推動檔案工作全面服務我省改革發(fā)展大局和全面融入政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、聚焦服務改革重點，加快推進全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作的“拓面提升”

自去年以來，全省各級檔案部門主動擔當、積極作為，全力推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作，取得了階段性成果。

（一）不斷完善頂層設(shè)計，推動檔案工作深度融入“最多跑一次”改革總體格局。省委、省政府重視發(fā)揮檔案工作在助推“最多跑一次”改革中的基礎(chǔ)性保障作用，把電子化歸檔工作納入“最多跑一次”改革工作部署和督查考核內(nèi)容。同時，省政府和省檔案局陸續(xù)出臺配套法規(guī)政策和標準規(guī)范，頂層設(shè)計不斷完善。

（二）做好前期業(yè)務技術(shù)準備，全面開展政務服務網(wǎng)行政許可事項的預歸檔工作。截至今年5月底，全省已在統(tǒng)建平臺在線預歸檔“最多跑一次”事項電子檔案108萬余件，其中省本級歸檔65萬余件，各市、縣（市、區(qū)）歸檔43萬余件。杭州市、縉云縣等地開展了自建權(quán)力運行系統(tǒng)電子文件歸檔試點。

（三）強化項目和技術(shù)支撐，加快推進電子文件歸檔和電子檔案管理統(tǒng)一平臺建設(shè)。省市縣三級權(quán)力運行系統(tǒng)的行政許可在線歸檔模塊實現(xiàn)全面部署。省本級電子文件歸檔和接收系統(tǒng)、電子檔案長久保存基地、浙江檔案服務網(wǎng)3個配套項目均已投入運行；全省電子檔案數(shù)據(jù)交換平臺項目正在部署試運行。全省范圍內(nèi)，杭州市等13個市縣區(qū)已完成電子文件歸檔和接收系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)。“檔案數(shù)據(jù)管理和開放共享工程建設(shè)”項目穩(wěn)步推進。

我省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作取得了較好成效，但也存在一些問題，比如：對這項工作的認識不夠到位，對電子化歸檔工作的重要性、緊迫性認識還不夠；電子化歸檔覆蓋范圍有限，整體進展不平衡；歸檔數(shù)量和質(zhì)量還有待提高；等等。以上問題，有的是發(fā)展過程中的共性和客觀現(xiàn)象，有的是個別現(xiàn)象或主觀原因造成的問題，都影響了全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作的推進，需要我們高度重視，切實加以研究解決。

下一步我們要圍繞深化“最多跑一次”改革和推動政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標，全面推進“最多跑一次”事項電子化歸檔的“拓面提升”工作，加快建成電子文件歸檔和電子檔案管理統(tǒng)一平臺，基本實現(xiàn)政務服務網(wǎng)各類電子文件應歸盡歸、安全保管、有效利用，為深化“最多跑一次”改革提供可靠的基礎(chǔ)支撐。重點做好以下五個方面的工作：

（一）做好文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定、審核工作。一是把握這次制定和審核工作的范圍。這次開展“最多跑一次”事項歸檔范圍制定和審核的范圍是各單位的全部權(quán)力事項。這主要基于：一方面，“最多跑一次”事項清單將逐步覆蓋大部分面向企業(yè)和個人的權(quán)力事項；另一方面，《浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》對九大類權(quán)力事項電子文件都有應歸盡歸的要求。二是確保制定和審核工作的規(guī)范性和可操作性。各地在開展編制和審核工作時，要確保編制內(nèi)容科學性、規(guī)范性和可操作性，即歸檔范圍要細化、載體形式要明確、材料歸檔范圍要符合窗口實際辦理情況，并由單位法制部門和窗口人員進行核查確認。

（二）做好電子文件歸檔和電子檔案管理統(tǒng)一平臺的開發(fā)、部署和配置工作。一是做好九大類權(quán)力事項預歸檔模塊的更新和配置工作。在線歸檔模塊的更新由電子政務管理部門負責，各地檔案部門也要主動介入，加強溝通和協(xié)商，做好需求指導工作，并開設(shè)監(jiān)管賬號。在線歸檔模塊配置的責任主體是各個行政機關(guān)，各級檔案部門要做好指導和監(jiān)管工作。在線歸檔模塊參數(shù)配置時，要確保配置符合實際的辦件情況。二是加快電子檔案管理統(tǒng)一平臺的開發(fā)建設(shè)。電子檔案管理統(tǒng)一平臺包括電子文件歸檔與接收系統(tǒng)、統(tǒng)一虛擬檔案室和電子檔案長久保存系統(tǒng)等。各地可根據(jù)自身情況選擇全部新建、在原有系統(tǒng)上改建或部分系統(tǒng)新建。三是做好交換平臺（模塊）的部署和對接。交換平臺采取省局統(tǒng)一開發(fā)、省市縣分級部署和應用的模式。各市縣區(qū)要抓緊做好交換平臺的部署應用工作，根據(jù)實際確定本地部署方式，并實現(xiàn)與本級政務辦事系統(tǒng)、歸檔接收系統(tǒng)的技術(shù)對接。為便于推廣和維護，建議有條件的設(shè)區(qū)市統(tǒng)一申請云資源，部署本級及所屬縣（市、區(qū)）的交換平臺。

（三）實現(xiàn)“最多跑一次”事項電子文件應歸盡歸。當前的重點是實現(xiàn)政務服務網(wǎng)統(tǒng)建平臺的“最多跑一次”事項電子文件應歸盡歸。各地要注意：一是不要太過理想化。當前政務辦事辦理還處于從線下向線上轉(zhuǎn)型的過渡期，紙質(zhì)材料和電子文件材料并存的現(xiàn)象比較普遍，對于這種情況，檔案部門在歸檔的時候要把握“單套制，雙軌制”原則。對于辦件量大、紙質(zhì)和電子材料并存的網(wǎng)辦事項，在辦理階段可采取紙質(zhì)和電子材料分別單套歸檔的方式；確有數(shù)字化利用需求的，在數(shù)字檔案室階段再將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果補充到電子檔案中。對于辦件量不大的網(wǎng)辦事項，可將紙質(zhì)材料掃描后與其他電子材料一起歸檔。歸檔方式應以不影響窗口業(yè)務的及時辦理為原則。二是歷史數(shù)據(jù)的處理問題。政務服務網(wǎng)已運行多年，在平臺中積累了歷年的辦件信息和材料，這些歷史數(shù)據(jù)量大、質(zhì)量良莠不齊，很難按照最新的標準規(guī)范要求進行檢測歸檔，但又必須要做好歸檔工作。對于歷史數(shù)據(jù)，各地要以確保安全為原則，加快制定歷史數(shù)據(jù)處理方案，抓緊將這些歷史數(shù)據(jù)進行批量歸檔或者備份。

（四）做好“最多跑一次”事項電子檔案移交進館工作。各單位對屬于進館范圍的電子檔案，按規(guī)定在5年內(nèi)通過本級電子檔案管理統(tǒng)一平臺，向國家綜合檔案館移交，并辦理移交進館手續(xù)。經(jīng)國家綜合檔案館同意，各單位可在向本單位檔案部門歸檔的同時，同步開展移交進館工作。根據(jù)今年的進度安排，9月底前各市、縣（市、區(qū)）要完成6家以上單位的行政許可事項電子檔案移交進館任務。

（五）加快推進專業(yè)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化和數(shù)據(jù)歸集共享。各級國家綜合檔案館要以服務“最多跑一次”改革、打破“信息孤島”為契機，加大投入，加快做好館藏專業(yè)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。同時，也要督促各級機關(guān)單位加快專業(yè)檔案的數(shù)字化、數(shù)據(jù)化，將其作為數(shù)字檔案室建設(shè)的重要內(nèi)容。各級檔案部門要加快做好檔案數(shù)據(jù)的信息公開、開放鑒定等工作，明確電子檔案共享利用范圍和條件，將館藏專業(yè)檔案的數(shù)字化成果提供給檔案形成部門及其政務辦理窗口進行共享利用、補錄比對和完善電子證照庫。對于已接收進館的“最多跑一次”事項電子檔案，各地要及時通過浙江檔案服務網(wǎng)、浙江政務服務網(wǎng)等渠道提供共享利用。

今年“最多跑一次”事項電子化歸檔工作時間緊、任務重，請各地緊扣時間節(jié)點，把握工作進度，按時保質(zhì)保量地完成今年工作任務。這項工作今年將繼續(xù)列入省委、省政府相關(guān)考核要求，我們也將會同省政府辦公廳和省跑改辦加強對各地的監(jiān)督和指導，定期通報各地進展情況。

二、強化服務改革支撐，加快推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)

數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是檔案部門服務“最多跑一次”改革的重要技術(shù)支撐，也是推進檔案工作自身數(shù)字轉(zhuǎn)型的必由之路?！笆濉币詠恚?0%以上市縣區(qū)已建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館二期項目，全省一半以上檔案館的館藏數(shù)字化率已超過80%。其中已有3家檔案館通過全國示范數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試，16家檔案館通過國家級數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試，總量全國最多。今年計劃申報全國示范和國家級數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試的有24家，申報省級數(shù)字檔案館系統(tǒng)評估的有6家。

我省數(shù)字檔案館建設(shè)在取得成績的同時，也存在著一些問題：一是個別地方?jīng)]有把數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)納入到政府信息化發(fā)展規(guī)劃和要求；二是地區(qū)間發(fā)展不平衡，仍有部分地區(qū)還沒有一家數(shù)字檔案館通過國家級測試；三是實際應用管理還需加強；四是數(shù)字檔案資源開放度有待提高。

去年，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入我省基本公共服務的評價指標。根據(jù)“十三五”規(guī)劃提出的“到2020年全省各級各類國家檔案館全部建成數(shù)字檔案館，11個設(shè)區(qū)市的國家綜合檔案館全部通過國家級數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試”及數(shù)字檔案室全覆蓋的總體目標，我省下一步的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)任務仍比較艱巨，還需要各級檔案部門以數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試、評估和數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作為抓手，對照標桿、加快步伐，重點做好以下工作。

（一）以電子化歸檔技術(shù)平臺建設(shè)為契機，統(tǒng)籌推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。各地要牢牢抓住全省推進“最多跑一次”事項電子化歸檔工作這個機遇，主動服務改革，將數(shù)字檔案館系統(tǒng)、統(tǒng)一虛擬檔案室系統(tǒng)等納入到電子檔案管理統(tǒng)一平臺項目進行統(tǒng)一開發(fā)建設(shè)，不斷完善數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的軟硬件條件。

（二）以“爭一流、全覆蓋、全達標”目標為導向，做好數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試和評估工作。一是11個市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試工作要加快進度。今明兩年非常關(guān)鍵，各市要倒排計劃、落實責任，確保如期完成測試任務。二是不打算開展國家級測試的檔案館，也要求全部通過省級評估。去年省檔案局已經(jīng)出臺數(shù)字檔案館評估辦法，將通過國家級測試或省級評估作為是否已建成數(shù)字檔案館的衡量指標。

（三）以服務績效為目標，加大數(shù)字檔案資源的鑒定開放力度。各地、各單位在完成館藏檔案數(shù)字化率指標的同時，也要積極做好數(shù)字檔案資源的開放鑒定工作，有條件的檔案館可以探索運用人工智能輔助鑒定等新技術(shù)。要依托浙江檔案服務網(wǎng)和浙江政務服務網(wǎng)等服務平臺，促進館藏數(shù)字檔案資源向部門和社會提供共享利用。