企業(yè)電子文件歸檔流程探析

劉月艷

[摘 要] 近年來，信息技術突飛猛進的發(fā)展加速了辦公自動化的更新?lián)Q代，電子文件數(shù)量激增，已成為檔案管理的主要資源。電子檔案管理工作的難點聚焦到及時、規(guī)范電子文件的收集歸檔之上。電子文件歸檔管理流程的合理性關系到檔案管理部門的工作效率，也為電子文件的提供利用奠定了基礎。本文結(jié)合工作實踐對電子文件的歸檔管理流程進行研究，以期為電子文件的歸檔管理提供借鑒和參考。

[關鍵詞] 電子文件；歸檔管理；研究

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 057

[中圖分類號] G276 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）01- 0140- 03

0 引 言

電子文件已成為現(xiàn)代企業(yè)對外從事社會活動對內(nèi)進行業(yè)務管理活動的主要管理方式，作為業(yè)務活動的真憑實據(jù)，電子文件必須得到積極的管理與可靠的維護，電子文件、檔案一體化管理的最佳實現(xiàn)方式是電子文件管理系統(tǒng)，其功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動。本文通過電子文件歸檔管理工作流程的優(yōu)化來提升電子文件的管理效用。

1 電子文件來源

企業(yè)電子文件是企業(yè)在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。根據(jù)國家檔案局2014年發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設指南》，電子文件的來源主要包括文書類電子文件、聲像類電子文件、科技與專業(yè)類電子文件。在滿足歸檔標準和要求的前提下，這些電子文件都將納入電子文件歸檔管理系統(tǒng)管理，都是《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）第7條“歸檔電子文件的整理要求”所適用的整理對象。因此，電子文件管理既包括對文書類電子文件的管理，也包括對業(yè)務專用類電子文件的管理，具有覆蓋全過程、全業(yè)務、全范圍管理和化載體控制為內(nèi)容控制的管理特點。

2 電子文件的收集歸檔流程

電子文件是電子檔案的源頭，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子文件生命周期更加強調(diào)文書工作與檔案工作之間渾然天成的緊密聯(lián)系，因此，在電子文件形成階段的起始點就應規(guī)范完善電子文件收集工作，經(jīng)過內(nèi)容鑒定、文件流轉(zhuǎn)、文件分類和技術鑒定等環(huán)節(jié)，再進行預歸檔，最后歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)（如圖1）。

3 電子文件歸檔流程解析

3.1 OA辦公系統(tǒng)中的預歸檔流程管理

3.1.1 內(nèi)容鑒定

計算機不僅是電子文件鑒定的最終執(zhí)行者，還是保存電子文件的實際場所。因此，電子文件的鑒定應由計算機自動進行，這就需要指導鑒定工作開展的依據(jù)，即明確文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱“范圍期限表”），嵌入OA辦公系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，文件由計算機生成，并且通過網(wǎng)絡流轉(zhuǎn)處理，為了保證電子文件的完整性和真實性，在電子文件生成之初就應該對文件進行價值鑒定，即內(nèi)容鑒定，實行前端控制。“范圍期限表”是開展電子文件內(nèi)容鑒定工作的依據(jù)和前提，應將其預置在OA系統(tǒng)中進行內(nèi)容鑒定。一是參照國家檔案局8號令、9號令及10號令，明確并制定企業(yè)電子文件歸檔范圍和保管期限；二是明確歸檔電子文件涵蓋的類型，企業(yè)經(jīng)營與管理活動中產(chǎn)生的電子文件類型多樣，凡是反映本企業(yè)主要職能和活動，記載了本企業(yè)主要工作，具有查考利用價值的電子文件，如文本文件、圖形圖像文件、音頻視頻文件、數(shù)據(jù)庫文件等應納入歸檔范圍；最后，單位在制定“范圍期限表”時，描述歸檔內(nèi)容應詳細具體，范圍清晰，盡量避免“本單位主管業(yè)務”“重要的”“一般的”等模糊性詞語。因此，電子文件在OA系統(tǒng)中一經(jīng)形成，系統(tǒng)應使用預置“范圍期限表”自動判定電子文件是否應歸檔保存及其保管期限。為了確保電子文件內(nèi)容鑒定的準確性，可以采用系統(tǒng)自動鑒定與人工輔助相結(jié)合的方式，避免出現(xiàn)電子文件歸檔不齊全情況。

3.1.2 元數(shù)據(jù)采集

按照電子檔案管理規(guī)范《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009）、黨政機關電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范（GB/T 33480-2016）等要求，將經(jīng)過內(nèi)容鑒定并具有歸檔保存價值的電子文件，進行元數(shù)據(jù)的采集工作，包括電子文件的的內(nèi)容、結(jié)構及背景信息以及電子文件自始至終流轉(zhuǎn)的全過程，為下一步預歸檔奠定基礎。

3.1.3 預歸檔

預歸檔是指電子文件在正式進入電子檔案管理系統(tǒng)之前進行的邏輯歸檔。應歸檔的電子文件在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完畢后應自動進行預歸檔操作，檔案部門從文件形成部門接收到歸檔電子文件存儲的邏輯地址，通過系統(tǒng)可以查閱和管理電子文件，再按照電子檔案管理相關要求收集、組織并管理此類電子文件的內(nèi)容和元數(shù)據(jù)，保證應歸檔電子文件的真實可靠和完整可用，并對其安全保管和合法存取進行有效監(jiān)控。預歸檔操作一般包括分類、格式轉(zhuǎn)換、技術鑒定和預歸檔四個步驟。

（1）分類。檔案分類具有企業(yè)信息資源整合與檔案實體管理的雙重作用，在OA系統(tǒng)中應對流轉(zhuǎn)完畢的應歸檔電子文件進行分類，采用預置的電子檔案分類方案。企業(yè)對電子檔案進行分類時，與紙質(zhì)文件分類相同，應分類明確，包括企業(yè)檔案的類系、類列及其屬類，體現(xiàn)出企業(yè)檔案的整體性、邏輯關系的嚴肅性、分類方法的客觀性和綜合性、分類體系的包容性和歷史性，也要考慮到其科學性和智能性，同時按照歸檔范圍、保管期限表和分類方案“三合一”形式制定，為OA系統(tǒng)在預歸檔階段對電子文件進行分類操作創(chuàng)造條件。因此，將文件材料歸檔范圍、保管期限表和電子檔案分類方案統(tǒng)一預置于OA系統(tǒng)中便于在內(nèi)容鑒定階段和預歸檔階段進行統(tǒng)一管理和調(diào)用。一份電子文件在形成之初具有其形成背景、目的和意義，必然與其背景信息的文件存在密切關系，在文件分類中應將各類歸檔材料之前的信息關聯(lián)性充分展示出來，形成一個具有有機聯(lián)系的資源整體。這就需要OA系統(tǒng)對職能性特點進行科學的識別與組配，通過文件之間相關聯(lián)的元數(shù)據(jù)予以確定，因此，OA系統(tǒng)應對這些關系予以識別、捕獲、記錄、維護或有計劃地處置。endprint

（2）格式轉(zhuǎn)換。為保證電子檔案內(nèi)容的長期可讀、可解析、可理解，通過格式轉(zhuǎn)換使電子文件符合長期保存的要求。按照該要求，電子文件進入電子檔案管理系統(tǒng)后不允許更改其內(nèi)容，以確保電子檔案的真實可靠。因此，電子文件格式轉(zhuǎn)換應在系統(tǒng)的預歸檔階段中自動進行格式轉(zhuǎn)換，也可以實行手工格式轉(zhuǎn)換，但必須在OA系統(tǒng)中進行，因為“體外循環(huán)”是電子檔案管理真實可靠的天敵，應將格式轉(zhuǎn)換前后的電子文件共同保存。

（3）技術鑒定。技術鑒定指對電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性（以下簡稱“四性”）進行鑒定，為其長期可讀提供了技術保障。該鑒定包括對電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應當與內(nèi)容信息的保管期限一致，歸檔前應由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件進行四性檢驗。特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊及檢測的特殊技術方法等是否完整，檢驗存在問題的電子文件，OA系統(tǒng)應提示相關授權用戶進行完善和補充，或由系統(tǒng)自動收集記錄。

（4）預歸檔。預歸檔就是實現(xiàn)邏輯歸檔，檢驗已經(jīng)辦理完畢的應歸檔電子文件的內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的齊全性和規(guī)范性，檢驗無誤后將電子文件的修改和刪除操作進行“固化”，電子文件由流轉(zhuǎn)狀態(tài)變?yōu)椤皽省睔w檔狀態(tài)。一般不需要改變電子文件內(nèi)容和元數(shù)據(jù)在OA系統(tǒng)中進行的固化操作，即邏輯歸檔的效果由相關操作權限的更改來實現(xiàn)。

3.2 電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔流程

電子文件需要通過接口從OA系統(tǒng)中實施預歸檔后“轉(zhuǎn)移”到電子檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)過收集整理歸檔等操作，最終才能完成電子文件的歸檔，轉(zhuǎn)化為電子檔案。電子檔案管理系統(tǒng)的操作流程包含收集、分類、編號、補充著錄、數(shù)字簽名、封裝、檢測和歸檔保存等步驟。

3.2.1 文件收集

應歸檔的電子文件從OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到電子檔案管理系統(tǒng)的過程就是電子文件的收集操作。收集操作可分為兩種方式進行，一種是以OA系統(tǒng)為主，將預歸檔的電子文件從OA系統(tǒng)推送到電子檔案管理系統(tǒng)；另一種是以電子檔案管理系統(tǒng)為主，將預歸檔的電子文件從OA系統(tǒng)歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)，兩系統(tǒng)之間通過接口方式相連接。在該項操作中，電子文件的管理權限實現(xiàn)由OA系統(tǒng)到電子檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。為保證電子文件的真實可靠，在OA系統(tǒng)中對應歸檔的電子文件進行數(shù)字簽名，進入電子檔案管理系統(tǒng)后，應立即驗證收集的電子文件并記錄驗證結(jié)果，作為兩系統(tǒng)的“交接手續(xù)”。

3.2.2 確定分類

該步驟在電子檔案管理系統(tǒng)進行，主要包括兩項功能，一是檢查計算機對電子文件的自動分類是否準確，由人工進行判定OA系統(tǒng)預歸檔時的自動分類結(jié)果；二是人工輔助與自動分類相結(jié)合，對手工錄入的電子文件與其他系統(tǒng)批量導入的電子文件進行分類，包括保管期限的鑒定和檔案的分類兩個功能，這兩個功能可以通過電子檔案管理系統(tǒng)中預置的分類方案、歸檔范圍與保管期限表進行自動價值鑒定和分類，再結(jié)合人工輔助檢查完成全部的分類和確認工作。

3.2.3 確定編號

在電子檔案管理系統(tǒng)中經(jīng)過收集、驗證、分類后，按照預定的排列順序賦予電子文件檔號的過程就是確定編號。檔號確立操作的完成，標志著電子文件成為具有真正意義上的一件電子檔案。

3.2.4 補充著錄

OA系統(tǒng)是電子檔案元數(shù)據(jù)的主要來源，但是仍缺少一些具有檔案屬性的元數(shù)據(jù)需要人工進行完善。首先補充完整檔案管理屬性的元數(shù)據(jù)，如電子檔案的分類號、頁數(shù)、權限管理信息等；其次檢查電子文件攜帶的元數(shù)據(jù)并進行完善，達到檔案管理的規(guī)范要求，如檢查文件題名反映電子檔案的主要內(nèi)容是否完整等。為了解放更多的勞動力，由電子檔案管理系統(tǒng)依據(jù)預置的著錄規(guī)則自動完成大部分元數(shù)據(jù)的補充著錄工作，人工只需要檢查完善，進行少部分操作工作。

3.2.5 數(shù)字簽名

在完成電子檔案的補充著錄后，將進入部門檔案員對整理完畢的電子檔案進行數(shù)字機簽名環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)的主要作用在于后續(xù)歸檔保存的環(huán)節(jié)對電子檔案的真實可靠性進行驗證。盡管數(shù)字簽名的上下環(huán)節(jié)都發(fā)生在檔案管理系統(tǒng)，但是在整個電子檔案管理流程中，為確保電子檔案始終處于安全可控的環(huán)境，需要對電子檔案管理的形成、接收、傳輸、保管和處置的每個重要環(huán)節(jié)進行元數(shù)據(jù)記錄，以形成電子檔案管理的完整“證據(jù)鏈”。 “整理方”將整理完畢的電子檔案向“管理方”轉(zhuǎn)移的過程屬于電子檔案管理鏈條中的重要環(huán)節(jié)，電子檔案管理過程一定要記錄“交接”驗證過程的元數(shù)據(jù)，因此，此處的數(shù)字簽名這一步驟至關重要。

3.2.6 封裝

根據(jù)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48—2009），對完成以上步驟的電子檔案進行封裝保存。對于需要集中保存的電子檔案、向其他電子檔案管理系統(tǒng)遷移的電子檔案或接收單位封裝要求的可以在系統(tǒng)中進行封裝。

3.2.7 檢測驗證

檢測驗證是指對電子檔案的真實性、可靠性、完整性、可用性（簡稱“電子檔案四性”）進行檢測驗證，驗證操作未通過的，應返回相應環(huán)節(jié)修改補充。確保在歸檔保存電子檔案之前各個管理環(huán)節(jié)的安全和規(guī)范。電子檔案檢測按照《信息與文獻文件管理第1部分：通則》（GB/T 26162.1—2010）中 “文件管理要求”設置電子檔案四性的檢測內(nèi)容。

3.2.8 歸檔保存

作為電子檔案管理系統(tǒng)中電子文件整理和電子檔案歸檔的最后一個環(huán)節(jié)，電子檔案的內(nèi)容和元數(shù)據(jù)均已整理完畢，按照管理要求進行組織和存儲電子檔案，檔案整理人員也將電子檔案的管理權完全轉(zhuǎn)移到檔案管理人員。該操作完成以后，反映電子檔案的元數(shù)據(jù)原則上應當處于“固化”狀態(tài)，如有需要，可以增加記錄和反映電子檔案管理過程的元數(shù)據(jù)，如檢查、封裝、鑒定、移交等。

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