高校人事檔案信息化建設的實現(xiàn)及其優(yōu)化

那朝霞+張琳

[摘 要] 本文在闡釋人事檔案信息化內涵的基礎上，基于個人的思考和觀察，從保持人事信息的動態(tài)性、優(yōu)質的信息化團隊建設、人事信息的共享及安全保障等幾個方面淺層論述了人事檔案信息化的實現(xiàn)和優(yōu)化的路徑。

[關鍵詞] 高校；人事檔案；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 049

[中圖分類號] G271；G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）01- 0124- 02

0 引 言

人事檔案之所以出現(xiàn)首先是因為人們需要一種方式來對人事信息進行外腦儲存，讓其發(fā)揮憑證和參考作用，從而更好地對“人”進行管理。即便是在人事制度改革不斷深入的今天，人事檔案依然是企事業(yè)單位接納人才的絕對憑證，高校也不例外。計算機技術、現(xiàn)代通信技術和網絡技術等信息技術的逐步發(fā)展給人事檔案的發(fā)展帶來了新方式、新方法的同時也使人事檔案進行信息化建設成為了必然。

1 高校人事檔案信息化的內涵

1963年，日本學者Tadao Umesao在《論信息產業(yè)》一文中提出：“信息化是指通訊現(xiàn)代化、計算機化和行為合理化的總稱?！边@是“信息化”這一術語的首次露面，隨著信息技術的飛速發(fā)展， “信息化”也成為了最常使用的高頻熱門詞匯。我國有學者這樣定義：“信息化是以信息技術廣泛應用為指導，信息資源為核心，信息網絡為基礎，信息產業(yè)為支撐，信息人才為依托，法規(guī)、政策、標準為保障的綜合體系。”更為具體地說就是在經濟、科技等社會領域里廣泛應用現(xiàn)代的信息技術，科學規(guī)劃信息資源，合理建設信息基礎設施，提供有效的信息服務，從而不斷提高各領域綜合實力的過程。

由于檔案信息化的推動，人事檔案管理信息化也提上日程，各個高校也需要順應這樣的潮流。高校進行人事檔案信息化建設就是在各高校的領導及有關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在人事檔案管理活動中充分應用計算機技術、現(xiàn)代通信技術和網絡技術等信息技術， 緊密結合本校實際，對潛在于高校人事檔案中的信息資源進行整合、管理和利用， 實現(xiàn)高校人事檔案信息資源的優(yōu)化配置，促進高層次人才的合理流動，同時也促使人才強校愿望的實現(xiàn)。

2 高校人事檔案信息化的實現(xiàn)及其優(yōu)化

近三十年的人事檔案信息化實踐表明，在不同時期人們對于人事檔案信息化具有不同的期待，不同行業(yè)對人事檔案信息化設有不同的目標。因此，各個高校人事檔案進行信息化建設過程，也會從本校的實際出發(fā)進行校本化的建設和目標設定。筆者基于自己的觀察和思考，認為高校人事檔案進行信息化建設還應該從以下幾方面來著手逐步實現(xiàn)和優(yōu)化。

2.1 及時更新內容，保持人事信息的動態(tài)性

人事檔案是人另一種形態(tài)的存在，一份好的人事檔案應能全面、生動、鮮活地反映一個人各方面的情況，做到“閱卷如見人”。而現(xiàn)實中許多的人事檔案內容“空洞的、形式的多，細致的、實質性的少；反映個人經歷、學歷、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業(yè)務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少?！边@使得人事檔案的價值未能充分地體現(xiàn)和發(fā)揮。

2.1.1 拓展個性內容，收集補充新內容，真正做到“檔若其人”

“高校人事檔案的個性化，是人事檔案的縱深面，體現(xiàn)了人事檔案的價值，它可以滿足對人事檔案主體的篩選和使用。人事檔案一旦失去個性，也就失去了一個重要的內容特質，其存在的價值大大削弱?！惫P者十分贊同這樣的說法， 隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和改革的繼續(xù)深入，高校師資隊伍的建設和結構優(yōu)化以及學科建設都對人事檔案工作提出了更高層次的要求，這也就意味著在人事檔案的收集和整理過程中需要更加注重對反映教師學術專長、個人特點的材料的收集。

人事檔案里應該增加反映教職工個性化，能突出重點、亮點的內容記錄，比如：個性特征、素質能力、心理和身體健康狀況、教學工作、論文專著、科研成就和個人專業(yè)特點、信用記錄等內容，這不僅能增加人事檔案的全面性和完整性，也能使得人事檔案多一些個人化的、生活化的、鮮活的、生動的氣息，也才能真正做到“檔若其人”。在保證人事檔案有個人特色的同時，也要保證檔案材料隨著時間的推移能夠及時更新、補充和完善。如果人事檔案里的信息是陳舊的、過時的，那么它就和一份過期的舊報紙沒有差別，價值寥寥。

2.1.2 有家庭成員參與的人事信息共建

人事檔案與個人關系密切，但是檔案主要由單位或機構保存、利用，個人鮮有機會了解，很多人根本不知道自己檔案里面究竟裝了些什么，也不知道檔案究竟有什么用，這與檔案和檔案工作遠離人們的日常生活有直接關系。高校在進行人事檔案信息化建設過程中可以嘗試指導教職工建立家庭檔案，再由家庭檔案逐漸發(fā)展到人事檔案，這對人事檔案內容的豐富、形式的多樣以及記錄的個性化十分有益。并且也能使“檔案”深入到教職工的學習生活中。

家庭檔案類型和內容可以豐富多樣。可以包括一些履歷材料，比如人學、人黨團時間，結婚紀念日，家庭成員的生日等；也可以包括一些證件材料，比如學生證、學位證、畢業(yè)證、工作證、職稱資格證書等等。這些豐富內容除了以紙質的形式保存以外，教職工將本人的講學、科研等活動的信息可以以照片、視頻、音頻的方式存儲，經過檔案人員的認真鑒定和篩選后，具有價值的也可以歸檔保存。

2.2 優(yōu)質的信息化團隊建設

實現(xiàn)人事檔案信息化，人才是關鍵。建立復合型多層次的專業(yè)人才隊伍，才能適應人事檔案信息化的切實需求。各高校要合理地配置人才，優(yōu)化人才結構，各高校要把不同專業(yè)、學歷、年齡的檔案人員進行科學、合理整合，充分發(fā)揮各類人才的優(yōu)勢，打造人事檔案信息化建設的優(yōu)質團隊。

2.2.1 管理型人才的吸收和培養(yǎng)

人事檔案的信息化過程中團隊建設是一個系統(tǒng)的工程，從管理人員到基層的具體操作人員的培養(yǎng)都要兼顧。因此，善于研究、掌握一定的檔案學理論、懂檔案的管理方法與技術的管理型人才就顯得十分重要。endprint

吸納既掌握檔案學方面知識，又善于研究的人才進入到人事檔案的管理隊伍，這就能夠保證各高校在信息化建設的理論、校本化的人事檔案管理研究和新技術、新方法的應用和實驗不會出現(xiàn)空缺；引進既懂得檔案知識又較熟練計算機等信息技術的人員進入檔案管理隊伍，就能保證在人事電子檔案科學保管和維護，研發(fā)經濟適用的檔案管理軟件等方面有強大的技術支撐和保障。

2.2.2 操作型人才的培訓和提升

在人事檔案信息化建設中電子文件的存儲、歸檔、保管和利用都需要一大批懂得計算機基本知識，了解網絡知識，熟練使用檔案管理軟件，勝任電子文檔編輯、檢索、利用等工作的實用型操作人才。

目前很多的高校檔案工作人員都是非信息技術專業(yè)人員，對于計算機程序、軟件應用、網絡維護等技術性工作并不十分不熟悉，這就需要現(xiàn)有的檔案人員進行知識更新和新技能的培訓。一是要重點培訓檔案人員學習信息處理、數(shù)據(jù)庫生產與維護、人事檔案信息的篩選、電子檔案的存貯等內容。二是學習人事檔案領域的最新研究動態(tài)、發(fā)展趨勢及最新信息技術和軟件在人事檔案工作中的運用。三是愛崗敬業(yè)、履行職責、堅持原則、嚴守秘密等職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，信息化之后的人事檔案信息具有易篡改、易復制、易攜帶等特點，這對檔案人員的職業(yè)道德操守提出了更高的要求，在實際工作中努力維護人事檔案信息的真實性、機密性、客觀性；不提供、抄錄、公布個人檔案信息，不篡改、偽造檔案等。只有制度化和定期化的業(yè)務和技能培訓，才能保證檔案人員的信息服務能力足夠勝任人事檔案工作。

2.3 人事信息的共享

能夠實現(xiàn)資源共享是信息化的極大優(yōu)勢，實現(xiàn)高校信息資源共享也是人事檔案信息化的一個重要目標，目前的高校人事檔案信息化建設還沒有形成一個統(tǒng)一的組織領導體系，并且標準化程度不高，并沒有實現(xiàn)真正的信息資源共享，導致人事檔案信息的重復建設。

各高職院校在進行人事檔案資源信息化建設的時候， 不但要在本校的組織、人事、檔案等部門形成一個統(tǒng)一的組織領導管理體系，實現(xiàn)資源共享， 還要與其他高校、人才交流中心等人事管理機構和部門加強聯(lián)系、溝通，互通有無，協(xié)力進行信息化建設， 真正實現(xiàn)資源共享。

設想如果高校和人才交流中心實現(xiàn)了基本數(shù)據(jù)庫的共享，高校學生畢業(yè)后將人事檔案轉到某人才交流中心時，人才交流中心可直接采用該畢業(yè)生所屬高校數(shù)據(jù)庫中的基本信息，這不僅減輕了人才交流中心的工作量，大大降低數(shù)據(jù)重新錄入過程中可能出現(xiàn)的差錯，也對畢業(yè)生的人事檔案信息數(shù)據(jù)保持一致性和準確性十分有益，高校和其他人事管理機構應該嘗試這樣的資源共享形式。

3 人事檔案信息安全的保障

人事檔案作為信息的載體，除具有一般信息安全的共性之外還有機密性和隱私性，信息化在促進人事檔案工作效率、給人們帶來方便的同時，數(shù)字信息的不穩(wěn)定和可修改性，在一定程度上也給信息保密、真實與完整造成了隱患。加之人事檔案信息在很大程度上受到環(huán)境、軟件、設備的影響，再加上計算機病毒等不利因素的干擾，使得人事檔案信息容易出現(xiàn)內容失真、損毀等問題。

因此， 強調人事檔案信息安全，樹立信息安全意識，積極防范，在人事檔案信息化開發(fā)和利用時，處理好共享與保密、開放與安全的關系。同時，在技術層面，采取可行有效的安全防范措施和手段， 比如采用信息加密、數(shù)據(jù)備份等，確保檔案不丟失、能保真、長期可讀、便于共享。

各高校在實現(xiàn)和優(yōu)化人事檔案信息化的過程中需要取得領導的重視和支撐、資金的保障、檔案管理理念的更新和科學、合理的人事檔案管理制度及規(guī)范的制定等諸多方面，因為這幾方面都是實現(xiàn)人事檔案信息化過程中顯見和必然的途徑，因此不多做論述。

人事檔案信息化的不斷升級和優(yōu)化，不僅能促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也為人事檔案的轉型、長期的良性發(fā)展和最終實現(xiàn)人事價值開拓了光明的道路。高校的人事檔案信息化建設追隨檔案的信息化進程已經努力進行了將近三十年，為高校的長期發(fā)展和改革建設提供了高效、準確的人才信息樣本，并由此輔助了高校各項事務的開展。諸多的高校和研究者都在進行積極的探索和研究，更多的思路，更多的探尋，才能為人事檔案信息化找出更優(yōu)化的路徑。

主要參考文獻

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[2]王法雄.人事檔案管理概論[M].武漢：湖北人民出版社，1984.

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