醫(yī)院檢驗試劑三級庫的管理探析

張麗穎+金小娟

[摘 要] 為加強檢驗科試劑的精細(xì)化管理，提高資源利用效率，降低患者就醫(yī)成本，解決檢驗試劑“以領(lǐng)代耗”問題，本文結(jié)合醫(yī)改形勢，分析目前檢驗科試劑管理的現(xiàn)狀并提出加強檢驗科試劑管理的應(yīng)對策略。本文提出的檢驗科三級庫的管理思路期望能對醫(yī)院今后加強檢驗科試劑的管理、減少檢驗試劑浪費，提供借鑒意義。

[關(guān)鍵詞] 試劑；三級庫；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 036

[中圖分類號] R954 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）01- 0090- 02

0 引 言

為進一步深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，貫徹落實國家衛(wèi)生計生委“進一步改善醫(yī)療服務(wù)行動計劃”活動，提高資源利用效率，簡化患者就醫(yī)環(huán)節(jié)，降低患者就醫(yī)成本，國家衛(wèi)計委近期發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)進一步改善醫(yī)療服務(wù)行動計劃的通知》（國衛(wèi)醫(yī)發(fā)〔2015〕2號），北京市醫(yī)院管理局制定的《關(guān)于實施2017年市屬醫(yī)院改善醫(yī)療服務(wù)行動計劃的通知》（京醫(yī)管醫(yī)護〔2017〕4號）將鼓勵設(shè)置獨立的檢驗、病理診斷、影像檢查機構(gòu)，利用遠(yuǎn)程醫(yī)療手段為基層醫(yī)療機構(gòu)和就診患者提供檢查檢驗服務(wù)。這個利好的政策進一步要求醫(yī)院要對檢驗科的試劑進行精細(xì)化管理，同時也為醫(yī)院的發(fā)展帶來了新的機遇。醫(yī)院可以通過檢驗科試劑的精細(xì)化管理，準(zhǔn)確核算檢驗試劑的成本，同時也為具備條件的醫(yī)院成立檢驗中心，提供檢驗項目的定價依據(jù)從而加速醫(yī)院的發(fā)展。

1 醫(yī)院檢驗試劑管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檢驗試劑也稱體外診斷試劑，它是一類比較特殊的醫(yī)療器械或藥品，在疾病的預(yù)測、預(yù)防、診斷、治療監(jiān)測、預(yù)后觀察和健康狀態(tài)評價的過程中，用于人體樣本體外監(jiān)測的試劑、試劑盒、校準(zhǔn)品、質(zhì)控品等產(chǎn)品，這類產(chǎn)品大部分需要在2 ℃～8 ℃環(huán)境下冷藏保存、運輸，不得冷凍，有效期也較短，以半年、一年居多。體外診斷試劑是臨床檢驗的物資基礎(chǔ)，如果對它的管理和使用不當(dāng)，將直接影響臨床檢驗報告的及時性和準(zhǔn)確性。體外診斷試劑由于其需要低溫冷藏保存的特點，醫(yī)院通常在一級庫房驗收合格后直接送至檢驗科，在醫(yī)院的實踐過程中，存在以下兩個管理方式：一是一部分醫(yī)院采用“以領(lǐng)代耗”的方式使用（即衛(wèi)生材料庫出庫給檢驗科，就記為檢驗科成本消耗，但實際并未使用），這就導(dǎo)致了檢驗科的試劑成本沒有據(jù)實歸集，造成化驗收入與檢驗試劑消耗不匹配，實際的消耗為醫(yī)院試劑的采購量；二是一部分醫(yī)院對檢驗科設(shè)置了二級庫，通常醫(yī)院檢驗科下設(shè)免疫、微生物、生化、分子生物、血液、病理等各個專業(yè)組，醫(yī)院雖然設(shè)置了二級庫，但是不重視二級庫的管理，體外診斷試劑一旦進入二級庫房既無法統(tǒng)一管理，試劑會分發(fā)到各個專業(yè)組，又不能追溯，也無法準(zhǔn)確掌握和控制實際用量和使用去向。造成了監(jiān)管職能的缺失，二級庫形同虛設(shè)，沒有真正地杜絕檢驗試劑的“以領(lǐng)代耗”現(xiàn)象。

2 加強檢驗試劑管理的應(yīng)對策略

針對目前大部分醫(yī)院檢驗科試劑管理的現(xiàn)狀，本文建議可以通過設(shè)計檢驗科三級庫的管理流程，真實反映醫(yī)院檢驗試劑的成本，有效地監(jiān)控檢驗試劑的流向和管理，為實現(xiàn)檢驗試劑的庫存基數(shù)的確立奠定基礎(chǔ)，同時滿足醫(yī)院在新醫(yī)改形勢下精細(xì)化管理的需求。下文以醫(yī)院已建立檢驗二級庫為例談如何建設(shè)檢驗三級庫。

2.1 醫(yī)院建設(shè)檢驗科三級庫的內(nèi)部管理策略

2.1.1 要做好三級庫的頂層設(shè)計工作

根據(jù)《中華人民共和國藥品管理法》《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》《一次性使用無菌醫(yī)療器械監(jiān)督管理辦法》《體外診斷試劑實施分類管理的公告》《醫(yī)院檢驗科管理規(guī)范》等國家相關(guān)法規(guī)的要求，設(shè)定符合相關(guān)政策及醫(yī)院管理頂層目標(biāo)。根據(jù)設(shè)定的頂層目標(biāo)，制定實施方案、計劃。按照實施方案、計劃將任務(wù)落實到具體的責(zé)任人，以確保該設(shè)計的管理目標(biāo)得以達成。同時修訂或建立相關(guān)檢驗試劑的管理流程，做到管理有章可循。

2.1.2 其次要解決如何建設(shè)檢驗科的三級庫，實現(xiàn)信息通路

一是對醫(yī)院試劑種類、品規(guī)進行詳盡的梳理。這其中包括統(tǒng)一試劑的標(biāo)準(zhǔn)名稱，即采用注冊證上名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠商、供應(yīng)商、資質(zhì)證件等基礎(chǔ)信息。以上試劑的基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確與否關(guān)乎三級庫建設(shè)的成敗?；A(chǔ)信息的梳理也是規(guī)范試劑相關(guān)信息的一個良機，這些內(nèi)容的采集涉及采購、試劑管理、財務(wù)等職能部門按照相應(yīng)的職責(zé)將信息采集準(zhǔn)確。

二是建設(shè)檢驗科三級庫。根據(jù)檢驗科管理需要以各個檢驗組來設(shè)立三級庫房，確定庫管員，根據(jù)不相容崗位相分離的內(nèi)部控制原則賦予相應(yīng)物流管理權(quán)限，并反復(fù)培訓(xùn)庫管員使用物流系統(tǒng)，并做好培訓(xùn)記錄及培訓(xùn)反饋。

三是改造物流軟件。目前醫(yī)院一般應(yīng)用的HERP物流系統(tǒng)只支持醫(yī)院二級庫的管理。針對檢驗科的特點需要改造現(xiàn)有系統(tǒng)程序，最終實現(xiàn)：一級庫（庫管員一般為非試劑專業(yè)人員）根據(jù)送貨單驗收數(shù)量，掃試劑條碼入庫后，移庫給檢驗科二級庫；檢驗科二級庫根據(jù)各班組的采購計劃移庫給檢驗科各三級庫；三級庫根據(jù)試劑實際使用情況掃試劑條碼完成試劑出庫。二級庫的管理職責(zé)是通過物流系統(tǒng)對試劑審驗，調(diào)劑分發(fā)給三級庫的各個檢驗組，根據(jù)各個檢驗的使用情況合理控制庫存并根據(jù)各個檢驗組的采購計劃合理上報整體檢驗科周或月采購計劃，來保證醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展。另外二級庫還需監(jiān)管試劑的存儲、使用以及盤點、報損等。物流軟件改造的最終目的：讓“互聯(lián)網(wǎng)+試劑管理”充分發(fā)揮作用，試劑采用條碼管理，這不僅能夠解析試劑產(chǎn)品的基本信息，還能做到對試劑產(chǎn)品可追蹤、可預(yù)警庫存、可提示有效期等，已達到簡化操作步驟方便各檢驗組使用的目的。

2.2 醫(yī)院建設(shè)檢驗科三級庫的外部管理策略

按照實施方案、計劃、物流系統(tǒng)改造的詳細(xì)需求，管理第三方軟件公司按時交付改造成果。如何管理第三方便成了檢驗科三級庫能否成功上線的關(guān)鍵。

（1）成立項目組。指定雙方負(fù)任人，以便物流系統(tǒng)改造過程中的協(xié)調(diào)與溝通最終達成該改造項目的有效落地。endprint

（2）合理拆解任務(wù)。即根據(jù)改造的需求及方案、計劃請第三方評估改造項目的工作量確定完成每項任務(wù)的時間節(jié)點。

（3）定期召開項目例會。便于改造系統(tǒng)過程中需求沒有偏差的推進，解決項目中遇到的問題，同時也為項目留下必要的技術(shù)資料。

（4）保證原有物流系統(tǒng)功能的使用。由于系統(tǒng)的再造，會有對原有物流系統(tǒng)功能的影響，這就要求雙方都要全方位的測試，避免程序升級造成現(xiàn)有系統(tǒng)使用的障礙與功能互斥。

（5）系統(tǒng)試運行。通過改造系統(tǒng)上線，使用班組及管理科室一定要經(jīng)過試運行發(fā)現(xiàn)需求的不完善，在試運行過程中查漏補缺使得系統(tǒng)能夠為醫(yī)院業(yè)務(wù)和管理所用。

（6）驗收項目。對于物流系統(tǒng)的改造，一定要有始有終，并對項目進行總結(jié)，為未來系統(tǒng)的改造升級提供寶貴的經(jīng)驗。

2.3 建立檢驗科三級庫后的監(jiān)控與管理分析

在醫(yī)院完成建設(shè)檢驗科三級庫的內(nèi)部及外部管理策略后，還需要持續(xù)加強對建立檢驗科三級庫后相關(guān)數(shù)據(jù)和管理流程的監(jiān)控、分析，以及實現(xiàn)閉環(huán)管理，發(fā)揮三級庫的真正作用。

（1）管理科室切實按照相關(guān)的管理流程對試劑的存儲、使用、庫存量進行監(jiān)控，杜絕檢驗科三級庫不按實際使用出庫的情況，徹底解決“以領(lǐng)代耗”的情況繼續(xù)存在。如果三級庫房沒有按照醫(yī)院的管理流程操作，管理部門可采用績效干預(yù)、科室內(nèi)部通報、醫(yī)院內(nèi)部通報等方法使得檢驗科管理人員重視，并能夠按照新的管理流程對檢驗科試劑進行常態(tài)化的、符合醫(yī)院精細(xì)化的管理工作。

（2）管理科室可采用抽盤、月末定期盤點的方式對重點試劑產(chǎn)品進行盤點。對賬實不符的試劑進行及時處理，并說明原因。以便管理科室對試劑的使用制定出合理的損耗比率。

（3）管理科室可采用數(shù)據(jù)分析的方式，經(jīng)過半年左右的數(shù)據(jù)積累，逐步地制定出各個檢驗科三級庫的合理庫存量?？梢詤⒖际褂?，結(jié)存數(shù)/耗用比這個比率來進行分析。提高試劑成本管理，可以用“化驗收入”與試劑使用數(shù)計算收入材料比來與行業(yè)對標(biāo)，找到檢驗試劑成本盈虧平衡點。精細(xì)化管理檢驗試劑成本，可根據(jù)HIS系統(tǒng)的檢驗醫(yī)囑與LIS系統(tǒng)的執(zhí)行情況，來判斷試劑的實際使用情況而實現(xiàn)。

通過建設(shè)醫(yī)院檢驗試劑三級庫，使得醫(yī)院庫房管理層級分明，職責(zé)清晰，管理數(shù)據(jù)領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中即時查詢。有效避免了試劑使用的“以領(lǐng)代耗”的情況，同時達成檢驗試劑成本收支平衡，降低檢驗試劑庫存量、避免因有效期過期的浪費從而也降低醫(yī)院的資金占用量，更加有效地監(jiān)管檢驗科試劑的流向與管理。檢驗試劑三級庫的建立，對醫(yī)院規(guī)范試劑的管理，提高資金使用效率，進而促進醫(yī)院經(jīng)營管理和廉政建設(shè)，提高整體經(jīng)濟效益具有十分重要的現(xiàn)實意義，同時對推進醫(yī)院其他非收費醫(yī)用耗材的管理也有著極其重要的借鑒意義。

主要參考文獻

[1]湯國平，胡亮，谷華健，等.體外診斷試劑二級庫精細(xì)化管理和成本效益分析研究[J].中國醫(yī)療器械雜志，2016，40（4）：308-310.endprint