檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析

孫克

（伊通滿族自治縣檔案局，吉林四平 130700）

在目前的檔案管理工作中經(jīng)常的出現(xiàn)檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案這三個(gè)概念，而且在現(xiàn)代研究檔案管理領(lǐng)域的相關(guān)文章中，這三個(gè)概念也頻繁的出現(xiàn)，而且在近年來這三個(gè)詞匯的使用頻率還在不斷的增加。檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案這三個(gè)概念在字面上十分接近，造成了人們在理解和使用時(shí)的混淆。因此我們應(yīng)該對(duì)他們進(jìn)行詳細(xì)的分析的區(qū)別，從而正確的理解和恰當(dāng)?shù)氖褂萌齻€(gè)概念。

1 在文獻(xiàn)中涉及到這三個(gè)概念的具體情況

近年來在檔案管理工作中和相關(guān)的研究領(lǐng)域中頻繁出現(xiàn)和使用數(shù)字檔案、數(shù)字化檔案及檔案數(shù)字化這三個(gè)概念，有時(shí)候在研究文章中還會(huì)同時(shí)出現(xiàn)這三個(gè)詞匯。經(jīng)過統(tǒng)計(jì)近十幾年來在檔案領(lǐng)域的文獻(xiàn)期刊等文章中出現(xiàn)這三個(gè)詞匯的頻率在逐步提高，而且在同一篇文章中同時(shí)出現(xiàn)兩個(gè)或三個(gè)概念的現(xiàn)象也很普遍，在這其中也出現(xiàn)了一些使用中的混淆情況，造成這種問題的主要原因還是使用者對(duì)于三個(gè)概念的理解和認(rèn)識(shí)不夠準(zhǔn)確深入，因此需要進(jìn)行研究和辨析，見表1。

2 檔案數(shù)字化

我國的研究學(xué)者最初對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行的定義是認(rèn)為將計(jì)算機(jī)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案信息這一領(lǐng)域就是檔案數(shù)字化。檔案的數(shù)字化包括了兩部分內(nèi)容，一方面是將檔案的傳統(tǒng)信息形式，比如文字、數(shù)據(jù)和聲音圖像等數(shù)字化，另一方面是將數(shù)字化信息還原為文字?jǐn)?shù)據(jù)以及聲音圖像等傳統(tǒng)檔案信息。從而實(shí)現(xiàn)既能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，又能夠?qū)?shù)字化檔案信息從計(jì)算機(jī)中輸出給使用者。

之后隨著研究的擴(kuò)大的深入，又有研究人提出在對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選后，將原本儲(chǔ)存在傳統(tǒng)載體中的信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為數(shù)字化形式，并通過計(jì)算機(jī)等相關(guān)技術(shù)手段進(jìn)行存儲(chǔ)、利用和保護(hù)的系統(tǒng)性工程就是檔案數(shù)字化。

通過分析對(duì)比可以發(fā)現(xiàn)，對(duì)此概念進(jìn)行的不同定義中存在兩點(diǎn)共性，即都與計(jì)算機(jī)的相關(guān)技術(shù)有關(guān)，也都是將檔案信息由傳統(tǒng)載體形式向數(shù)字化形式轉(zhuǎn)換。其主要的不同之處在于一個(gè)是數(shù)字化的過程是否是可逆的；另外就是簡單轉(zhuǎn)換和綜合利用方面的區(qū)別。

3 數(shù)字化檔案

我國的研究人員在定義數(shù)字化檔案這一概念時(shí)存在較多的不同看法，既有認(rèn)為是指傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行數(shù)字化后形成了數(shù)字化形式檔案，就是數(shù)字化檔案；還有的認(rèn)為電子文件在歸檔以后形成了電子檔案，這也就是數(shù)字化檔案。

數(shù)字化檔案在不同定義中的差別較為明顯，有些人認(rèn)為其屬于對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔后形成的產(chǎn)物；有些人則認(rèn)為統(tǒng)檔案在進(jìn)行數(shù)字化后形成了數(shù)字化形式檔案就是數(shù)字化檔案；也有人認(rèn)為此二者都屬于數(shù)字化檔案。

4 數(shù)字檔案

對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行定義時(shí)，我國的研究人員也有不同的看法，且差異比較明顯。有將其定義為歸檔的電子文件，還有將其定義為檔案文件的數(shù)字化的信息。也有人認(rèn)為此二者都屬于數(shù)字檔案，也就是說將數(shù)字檔案和數(shù)字化檔案看成統(tǒng)一概念。

表1 出現(xiàn)三個(gè)概念的期刊文獻(xiàn)的數(shù)量

5 對(duì)三個(gè)概念進(jìn)行辨析

5.1 檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案的區(qū)別

檔案數(shù)字化就是對(duì)傳統(tǒng)形式檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換，使其成為數(shù)字化的信息的轉(zhuǎn)化過程。而數(shù)字化檔案是利用各種數(shù)字信息技術(shù)對(duì)非數(shù)字形式的檔案進(jìn)行復(fù)制所得到的數(shù)字形式的復(fù)制品。檔案數(shù)字化的過程是利用數(shù)字信息技術(shù)和手段，以及相應(yīng)的數(shù)字設(shè)備，根據(jù)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)從而產(chǎn)生數(shù)字化的檔案的轉(zhuǎn)化過程。數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化間具有緊密的關(guān)系。檔案數(shù)字化是數(shù)字化檔案形成的過程，而數(shù)字化檔案則是這一過程的結(jié)果。

5.2 數(shù)字檔案和數(shù)字化檔案的區(qū)別

數(shù)字檔案是企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體以及其他的個(gè)人或組織在其社會(huì)活動(dòng)的過程中，利用計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備所形成的通過數(shù)字代碼形式記錄的圖像聲音以及圖表文字等形式的資料信息，是一種在現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段下所出現(xiàn)的新型檔案，但它依然具有檔案的典型特征和檔案的本質(zhì)屬性，因此數(shù)字檔案就是真實(shí)的檔案。而數(shù)字化檔案并不具有檔案的本質(zhì)屬性和特征，它是檔案信息以數(shù)字形式進(jìn)行的復(fù)制，是檔案的復(fù)制品，并不是真正檔案。

5.3 三個(gè)概念的區(qū)別

數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化雖然在其字面上都有檔案和數(shù)字，但實(shí)質(zhì)上他們和數(shù)字檔案間并無關(guān)系。數(shù)字化檔案是檔案在數(shù)字化后的產(chǎn)物。檔案數(shù)字化的過程是檔案的管理部門對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的加工，而在數(shù)字化的過程中沒有新的檔案產(chǎn)生。數(shù)字化檔案是檔案資料以數(shù)字形式進(jìn)行復(fù)制而得到的復(fù)制品，由檔案的管理部門掌控和產(chǎn)生。而產(chǎn)生數(shù)字檔案則是由相關(guān)的企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體以及其他的個(gè)人或組織在其社會(huì)活動(dòng)的過程中所直接產(chǎn)生的，這是檔案的真實(shí)形成過程，并非檔案的管理部門所加工產(chǎn)生的。

6 結(jié)語

檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案是近年來在檔案管理工作和相關(guān)的研究領(lǐng)域中出現(xiàn)比較頻繁的詞匯，由于三個(gè)概念在文字上的接近，使得人們在理解和使用中會(huì)產(chǎn)生一定的混淆。通過檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案這三個(gè)概念的差異性進(jìn)行分析，有助于幫助人們正確理解三個(gè)概念的不同涵義，明確三者的區(qū)別，從而能夠恰當(dāng)?shù)氖褂?，促進(jìn)檔案信息利用率的提高，更好的體現(xiàn)檔案價(jià)值，使檔案領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)更大的發(fā)展。

[1]萬云.探討數(shù)字化檔案 檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案概念的差異性[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(3):48.

[2]梁惠卿.檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析[J].檔案管理,2013(1):38-40.

[3]張秋菊.檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用[J].電子制作,2015(2z):70-71.

[4]劉瑜.檔案數(shù)字化與電子檔案的區(qū)別[J].商情,2017(46):193.