國有施工企業(yè)工程項目檔案收集歸檔問題及對策探討

文/張秀國

項目檔案管理工作是項目企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動中的重要組成部分，作為企業(yè)領導，應務必對本單位的檔案工作給予足夠重視；作為企業(yè)檔案管理人員，要堅持執(zhí)行“四同步”制度，在項目建設的各個階段及時對檔案資料進行收集、整理和歸檔，為工程的建設、驗收、竣工、維修、運行提供有力依據(jù)

施工企業(yè)做好對自身項目檔案的收集與歸檔工作，對企業(yè)的發(fā)展有著無可替代的重要作用。作為企業(yè)領導，應務必對自身的檔案管理給予足夠重視，而身為企業(yè)檔案管理人員，要以身作則，按規(guī)章制度，確保檔案收集與歸檔工作的有序開展。

一、國有施工企業(yè)工程項目檔案收集歸檔中存在的問題

1.項目施工人員檔案意識淡薄

目前國有施工企業(yè)重生產(chǎn)，輕管理，從工程項目經(jīng)理、工程技術人員等均未對工程項目檔案給予足夠的重視，沒有固定的資料員，大多數(shù)為外聘資料員。工程完工后，人員解聘，只留項目結算的工經(jīng)人員，工經(jīng)人員只重視與甲方結算，不注重資料歸檔，導致項目收尾資料處于不受控狀態(tài)，往往對于企業(yè)維權來說，很重要的工程收尾結算資料缺失非常嚴重，以至于企業(yè)在項目清收清欠工作中處于無資料依據(jù)的被動的局面。再者，由于國有施工企業(yè)項目遍布全國各地，人員流動性大，頻繁調配，資料員外聘不固定，工程項目施工過程中產(chǎn)生的資料檔案不能統(tǒng)一集中管理，往往由項目部各部門各自負責等一系列問題，從而導致資料收集歸檔不完整、不規(guī)范，移交企業(yè)檔案室的項目檔案五花八門。

2.施工企業(yè)缺少專職資料員和對檔案人員的業(yè)務指導培訓

隨著企業(yè)子公司以及項目部門的增多，相應的資料檔案人員卻并未有所增長，資料檔案搜集工作職能依賴于工程項目的技術人員或項目辦公室職員來兼職完成。由于這些兼職人員畢竟此前并未接觸過專業(yè)培訓，以致其所開展的檔案管理工作，無論是在歸檔資料的質量、整理標準、歸檔規(guī)范以及搜集范圍等各方面均難以達到專業(yè)化要求。此外，企業(yè)改制要求崗位定編，好多企業(yè)只設綜合檔案室，管理企業(yè)各門類檔案，而且定編只有一人，甚至有些還兼職辦公室其他崗位，導致他們只忙于應付基本的檔案管理，而不能有效、及時地對項目檔案歸檔情況進行現(xiàn)場檢查、指導，項目檔案收集過程中的問題不能得到及時督導整改。上述諸多因素致使資料搜集不及時、不完整或是不規(guī)范現(xiàn)象極為常見，項目檔案的歸檔質量也就無法得到有效保障。

3.施工企業(yè)工程項目規(guī)章制度執(zhí)行不到位

許多國有施工企業(yè)因將目光過于集中到效益的追求與成本的節(jié)約方面，故而在資料檔案的歸檔整理上，大多僅是以滿足甲方要求為目標，管理制度形同虛設，執(zhí)行力不夠。為不影響項目管理人員績效考核兌現(xiàn)，交給企業(yè)檔案室的資料全部為復印件。如此管理檔案的態(tài)度，勢必導致項目檔案資料不完善，質量嚴重不合格，從而無法反映建筑項目實際情況，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、企業(yè)維權發(fā)揮不了應有的價值和作用，這不僅是對企業(yè)的不負責，甚至將嚴重影響企業(yè)的發(fā)展。

二、解決國有施工企業(yè)工程項目檔案收集歸檔問題的策略

1.企業(yè)各級領導重視是項目檔案收集歸檔有效開展的重要基礎

要想確保企業(yè)項目檔案歸檔與收集工作的有效落實，身為企業(yè)領導，無論任何時期，均應對企業(yè)的項目檔案管理工作給予足夠重視，繼而積極將檔案收集與管理的思想傳達至每一名員工，提高企業(yè)全員檔案管理意識。項目部應建立項目檔案工作人員網(wǎng)絡體系，項目總工程師為項目檔案管理第一負責人，并成立項目檔案工作領導小組，明確每個人的工作職責，各個部門指定一名檔案管理歸檔聯(lián)絡人，收集本部門在項目建設過程中形成的檔案資料，將檔案資料收集歸檔工作納入員工日常考核中。身為項目檔案管理工作負責人的項目總工程師，應積極參與到項目檔案管理工作中，確保項目檔案工作與項目進度同步進行。定期召開項目檔案歸檔進展工作會議，確保工程項目檔案工作從立項開始順利進行。

2.保證人員到位、穩(wěn)定，加強業(yè)務培訓

其一，嚴格實施資料員持證上崗制度。施工企業(yè)需結合實際情況，把資料員培訓歸納到“五大員”，即安全員、施工員、材料員、監(jiān)理員以及預算員的培訓行列當中。其二，確保工程項目資料員的穩(wěn)定，資料員不得隨意更換，避免出現(xiàn)工程部技術人員代簽代交資料的現(xiàn)象，以防因人為因素造成檔案資料丟失，確保項目檔案資料收集工作的連續(xù)性、完整。其三，加強項目部各部門之前的溝通，確保資料檔案收集渠道的通暢，對工程項目技術人員開展檔案業(yè)務知識、信息以及法律法規(guī)知識的培訓，以此促進其檔案意識的提升，掌握工程項目檔案的歸檔范圍、整理標準以及歸檔要求等等，積極主動配合資料員的檔案收集歸檔工作。同時企業(yè)應不定期組織檔案人員參加內、外部相關業(yè)務培訓，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識結構，提高業(yè)務水平。

3.建立健全項目檔案管理制度，堅持執(zhí)行“四同步”制度

首先，建立健全項目檔案管理制度。建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成的材料多，特別是重難點項目，涉及的部門和環(huán)節(jié)眾多，所以要想使項目檔案管理做到規(guī)范、標準，就要對檔案管理制度予以有效完善。相關管理者需結合工程建設的實際情況，根據(jù)法律法規(guī)要求建立切實有效的項目檔案管理制度。同時，企業(yè)檔案管理部門在企業(yè)已有檔案管理制度的基礎上，結合企業(yè)各部門管理職能范圍，編制針對項目的檔案歸檔指南，指南中應明確項目部各部門應歸檔、移交的資料范圍、時間期限，移交對應的企業(yè)各職能部門。這樣在很大程度上避免因項目工期長，甚至項目收尾過程后續(xù)資料歸檔不完善的情況，同時讓企業(yè)各職能門參與到項目檔案收集工作中，而不是單靠檔案部門與項目部對接。以此為基礎，構建監(jiān)管體制，增強管理制度的執(zhí)行力度，并定期對各個部門予以檢查，若發(fā)現(xiàn)存在問題應在第一時間進行處理與糾正，確保項目檔案收集與歸檔工作在一個健康的環(huán)境當中進行，做到有法可依有章可循。

其次，堅持執(zhí)行“四同步”制度，即項目前期策劃與提出項目文件材料歸檔要求同步，檢查項目進度與檢查項目文件材料積累同步，項目成果的驗收、鑒定與驗收項目檔案資料歸檔同步，項目總結與項目檔案資料完全歸檔同步。

總之，項目檔案管理收集工作是國有企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動中的重要組成部分，企業(yè)應對此給予足夠重視，積極對檔案管理工作中存在的問題進行分析和解決，不斷提高項目檔案質量，更好地為企業(yè)發(fā)展壯大發(fā)揮作用的同時確保工程質量，創(chuàng)造更高的社會效益。