企業(yè)人事檔案管理探討

文/喬軍玲

一、企業(yè)人事檔案管理基本現(xiàn)狀

我公司現(xiàn)行人事檔案管理模式是由集團(tuán)公司檔案處統(tǒng)一管理，人力資源管理部門具體操作執(zhí)行制度。既解決企業(yè)人事檔案管理的專業(yè)性問題，又保證人事部門發(fā)揮人事管理權(quán)力，檔案業(yè)務(wù)職能處室為人事管理部門提供專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

企業(yè)人事檔案維護(hù)企業(yè)職工合法權(quán)益，是企業(yè)對(duì)員工個(gè)人做出公正評(píng)價(jià)的重要憑證，企業(yè)依此給予員工相應(yīng)待遇。其中包含各項(xiàng)基本薪金、職工享受增量補(bǔ)貼、特殊津貼、企業(yè)改制領(lǐng)取安置補(bǔ)償金、職工辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職工退休辦理退休金等等。

人事檔案記錄著員工學(xué)習(xí)和工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的原始信息，是國(guó)家以及企事業(yè)單位錄用人才的憑據(jù)。針對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理中存在的人檔分離和斷檔、缺檔問題，應(yīng)從人事檔案的收集、整理、鑒定、轉(zhuǎn)遞、銷毀等各個(gè)方面加強(qiáng)規(guī)范管理，確保企業(yè)人事檔案的真實(shí)準(zhǔn)確和齊全完整

現(xiàn)代企業(yè)人事檔案，打破了傳統(tǒng)檔案管理方式，即干部身份與職工身份的完全區(qū)別對(duì)待。我集團(tuán)公司實(shí)行統(tǒng)一人事檔案管理方式，采取按姓氏筆畫排序，分為在職、離退休、辭職、死亡人員檔案。人事檔案在形成及使用過程中隨著記載信息和角色的變換而變換，管理部門也隨著人員變動(dòng)而變動(dòng)，但始終堅(jiān)持檔隨人走基本原則。檔案隨員工管理單位而變動(dòng)。例如，學(xué)生畢業(yè)分配或入伍后轉(zhuǎn)業(yè)參加工作時(shí)，分配至某單位，人事檔案隨之轉(zhuǎn)入工作單位，如勞資部門，人力資源管理部門，組織部門等，離退休后，歸單位離退休部門接管，其檔案也隨之轉(zhuǎn)入離退休部門，如果員工在工作中隨著職級(jí)的轉(zhuǎn)變，例如轉(zhuǎn)干，職位提拔、技術(shù)工人技術(shù)待遇提升等，達(dá)到一定級(jí)別，根據(jù)規(guī)章要求，則轉(zhuǎn)入上一級(jí)人事部門管理；如果職級(jí)變化為降低，則做調(diào)整轉(zhuǎn)入其相對(duì)應(yīng)人事部門管理。例如，地市級(jí)以上國(guó)家干部劃歸地方檔案部門管理，人員在本單位，檔案歸上一級(jí)人事部門檔案管理部門。本著管人的人事部門管理其檔案的原則，人事檔案隨人員變動(dòng)而變動(dòng)，隨級(jí)別提升管理部門也移交上一級(jí)檔案管理部門。人事檔案資料隨人移交，不得產(chǎn)生脫節(jié)。

二、存在的問題及原因

1.對(duì)企業(yè)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)人事檔案工作部門的財(cái)力、物力和人力支持不夠。

2.企業(yè)人事檔案存在嚴(yán)重的人檔分離和斷檔現(xiàn)象。國(guó)有企業(yè)人事檔案存在檔案斷檔缺檔現(xiàn)象：一是人才流動(dòng)，檔案并沒有隨之流動(dòng)，存在斷檔現(xiàn)象；二是企業(yè)招聘結(jié)束后，未查看錄用員工的檔案；三是大多數(shù)用人單位對(duì)檔案的要求低，甚至沒有。

3.人員配備不足，兼職人員過多，導(dǎo)致了人事檔案人員工作量過大，嚴(yán)重影響企業(yè)人事檔案管理水平。

4.信息化程度不高。電子化程度在人事檔案管理中尚未成熟，基本屬于紙質(zhì)檔案階段，不但影響企業(yè)人事檔案管理水平，而且造成一定的財(cái)力、物力和人力資源浪費(fèi)。

三、解決問題的對(duì)策

首先應(yīng)提高全員及社會(huì)對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，多與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)溝通，通過協(xié)調(diào)與宣傳，提高對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。其次是在具體工作中應(yīng)從以下方面著手改進(jìn)企業(yè)人事檔案存在的嚴(yán)重人檔分離和斷檔、缺檔現(xiàn)象。

1.企業(yè)人事檔案的收集

為了使企業(yè)人事檔案能夠真實(shí)地全面反映個(gè)人全貌，人事檔案材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備，具有保存價(jià)值。

2.企業(yè)人事檔案的整理

企業(yè)人事檔案管理人員結(jié)合本單位實(shí)際情況進(jìn)行分類整理，并按在職職工、離退休人員、辭職人員及其它需要進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、入柜。對(duì)員工檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立索引目錄。定期檢查核對(duì)，做到賬物相符，檔案條理清晰，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無誤，銷毀無用過期檔案填寫《處理人事檔案材料清單》，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，派專人監(jiān)銷。

3.企業(yè)人事檔案的轉(zhuǎn)遞移交

企業(yè)人事管理部門收到《人事檔案轉(zhuǎn)移檔案通知單》，確認(rèn)部門、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由集團(tuán)人事部門提取檔案。若外單位派專人提取，須按對(duì)方人事或組織部門出具的《提?。ú殚啠┞毠n案介紹信》及本人的工作證或介紹信給予辦理。嚴(yán)禁任何人私自保管本人及他人的人事檔案材料。企業(yè)人事檔案轉(zhuǎn)遞后，不再接收此人的任何人事檔案材料。職工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被解除合同、終止合同、除名、開除等，在未收到《人事檔案轉(zhuǎn)移檔案通知單》前，檔案仍由人事檔案管理部門保管或轉(zhuǎn)交所在地職業(yè)介紹中心。

4.企業(yè)人事檔案的鑒定與銷毀

集團(tuán)公司對(duì)檔案材料的鑒定銷毀做如下規(guī)定：凡是沒有保存價(jià)值和屬銷毀處理的材料，按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。失蹤及死亡人員檔案，檔案部門保管期限滿15年后，可報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核同意予以銷毀。企業(yè)對(duì)國(guó)家、省和市以上級(jí)別模范人物及有特殊貢獻(xiàn)人員，死亡后其檔案無特殊原因仍由檔案部門永久保管。檔案鑒定和銷毀工作不及時(shí)，會(huì)影響檔案管理效率。

5.提升企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

隨著技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，現(xiàn)代信息技術(shù)水平也在不斷提高，人事檔案數(shù)字化管理趨勢(shì)已成必然，是社會(huì)發(fā)展的需要。提高檔案管理人員素質(zhì)，還要選擇可靠、黨性強(qiáng)、責(zé)任心重的黨員從事人事檔案工作。企業(yè)選拔優(yōu)秀人事檔案工作者，從政治及業(yè)務(wù)技術(shù)等多方面著手，定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，掌握新業(yè)務(wù)知識(shí)和先進(jìn)的檔案技術(shù)，使人事檔案管理者開闊眼界、拓展思路，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展需要。

企業(yè)人事檔案管理是國(guó)家檔案管理的重要組成部分，是國(guó)家以及企事業(yè)單位錄用人才的憑據(jù)，是個(gè)人生平工作經(jīng)歷的全面記載，涵蓋幾乎人生的整個(gè)階段，承載著真實(shí)反映一個(gè)人生平的重任，責(zé)任重大。僅以此文與人事檔案管理者共同探討，為企業(yè)用人、選拔人才提供真實(shí)可靠信息，體現(xiàn)人事檔案重要社會(huì)價(jià)值，發(fā)揮人事檔案在企業(yè)生產(chǎn)生活以及各職能部門選人用人過程中的重要作用。