精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析

文/朱曉偉

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式是把醫(yī)院檔案管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化分解，將精細(xì)化管理思想融入醫(yī)院檔案管理工作中，以達(dá)到檔案管理功能的最大化應(yīng)用，提高醫(yī)院病案的利用效率，促進(jìn)醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)水平提高

隨著我國(guó)醫(yī)療水平以及現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代管理需求。創(chuàng)新改革醫(yī)院檔案管理制度已經(jīng)慢慢成為提升醫(yī)院檔案管理水平以及工作效率的重要途徑。醫(yī)院檔案精細(xì)化管理模式是把醫(yī)院檔案管理工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化分解，將精細(xì)化管理思想融入到醫(yī)院檔案管理工作中，以達(dá)到檔案管理功能的最大化應(yīng)用。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理只重視管理模式和制度，不重視總體服務(wù)與人員分配管理，并且在精細(xì)化檔案管理的總體規(guī)劃和實(shí)施中存在著一些缺陷和不盡如人意的地方。本文通過(guò)分析檔案精細(xì)化管理工作現(xiàn)狀，對(duì)精細(xì)化管理模式、思想及制度進(jìn)行歸納總結(jié)，旨在將醫(yī)院檔案管理信息化、自動(dòng)化，將精細(xì)化管理應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，利用精細(xì)化管理模式幫助醫(yī)院檔案進(jìn)行細(xì)致化管理，提高醫(yī)院病案的利用效率，緩解醫(yī)患關(guān)系，促進(jìn)醫(yī)院整體運(yùn)營(yíng)水平提高。

一、精細(xì)化管理模式內(nèi)容和特點(diǎn)

精細(xì)化管理是企業(yè)管理中最常用的一種管理模式，根據(jù)企業(yè)日常管理與運(yùn)行中各個(gè)部門的管理內(nèi)容，對(duì)工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化分配，使企業(yè)整體管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化和專業(yè)化。精細(xì)化管理模式首先將管理規(guī)則進(jìn)行重新細(xì)致化制定，再通過(guò)收集數(shù)據(jù)的方法，完成精細(xì)化管理的準(zhǔn)確、高能、協(xié)作和連續(xù)運(yùn)行。精細(xì)化管理模式是由開放型管理和集約化管理相互融合發(fā)展而成的，是現(xiàn)代科學(xué)經(jīng)驗(yàn)管理累積過(guò)程中的產(chǎn)物，其目標(biāo)就是將日常管理變得精益求精，改變傳統(tǒng)管理中職責(zé)分工不明確的缺陷，完整規(guī)劃管理模式流程，有效提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作能力。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院傳遞信息的方式由傳統(tǒng)紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)形式?，F(xiàn)代信息管理形式的創(chuàng)新改革，要求醫(yī)院檔案管理模式也必須跟得上時(shí)代的腳步。我國(guó)醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理通常都是以管理人員的經(jīng)驗(yàn)為主，且得不到足夠的重視，很多醫(yī)院管理者思想落后，認(rèn)為醫(yī)院只需要將醫(yī)療工作做好就可以將檔案管理工作做好，忽視了檔案管理工作對(duì)整個(gè)醫(yī)療團(tuán)隊(duì)的促進(jìn)作用。主要表現(xiàn)：一是醫(yī)院檔案保管相對(duì)封閉。很長(zhǎng)一段時(shí)間，醫(yī)院檔案施行封閉式管理，檔案信息內(nèi)容只允許在本單位審閱，相關(guān)資料基本都是本單位人員可以使用，醫(yī)院只是負(fù)責(zé)收藏檔案，并沒(méi)有對(duì)檔案資料公開共享的意識(shí)，使醫(yī)院檔案發(fā)揮不了其應(yīng)有的價(jià)值。二是醫(yī)院檔案利用服務(wù)被動(dòng)單一。醫(yī)院檔案管理者只提供檔案原件借閱、檔案復(fù)印、檔案證明關(guān)系等服務(wù)，不能夠?qū)n案進(jìn)行全面的利用。三是檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案資源收集范圍受限，收集整理的方式與利用服務(wù)的設(shè)備落后，無(wú)法滿足醫(yī)務(wù)人員的檔案信息需求，嚴(yán)重影響檔案利用率。四是檔案管理人員能力不足。目前很多醫(yī)院的檔案管理人員都不是專門負(fù)責(zé)人，不能將全部精力放在日常檔案管理上，也沒(méi)有接受系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)水平和技能都不是很高。因此，需要大規(guī)模改革醫(yī)院檔案管理工作，實(shí)行精細(xì)化管理，通過(guò)崗位選拔、外聘等方式，大量引入精細(xì)化管理能力強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量多的醫(yī)學(xué)人才。

三、精細(xì)化管理模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用和推廣

一是醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)相對(duì)獨(dú)立。依照醫(yī)院的整體規(guī)模設(shè)置獨(dú)立的檔案管理辦公室，由醫(yī)院上級(jí)部門直接對(duì)檔案管理工作進(jìn)行垂直管理，這種精細(xì)化管理模式能最大限度地保證醫(yī)院檔案管理服務(wù)的推進(jìn)落實(shí)。二是檔案管理服務(wù)精細(xì)化對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)全方位規(guī)劃，嚴(yán)格遵照擬定的制度執(zhí)行以及調(diào)整，將精細(xì)化管理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，向管理人員灌輸精細(xì)化思想，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，對(duì)醫(yī)院所有檔案進(jìn)行大范圍收集和全方面整理，特別是種類不同的檔案需要采用特殊方法來(lái)進(jìn)行整理和收集，以保證檔案的類別條理清楚。三是有效避免檔案丟失、損壞以及解決檔案還原的問(wèn)題。確保檔案循環(huán)使用的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和專業(yè)性，使醫(yī)院檔案管理透明化，在補(bǔ)充傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式缺點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提升醫(yī)院管理的專業(yè)水平，為醫(yī)護(hù)人員實(shí)施醫(yī)療工作提供較方便條件。

現(xiàn)階段，創(chuàng)新改革醫(yī)院檔案管理制度已經(jīng)慢慢成為提升醫(yī)院檔案管理水平以及工作效率的重要途徑。一是將精細(xì)化管理應(yīng)用到檔案管理制度結(jié)構(gòu)中，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平以及工作效率，規(guī)范醫(yī)院管理制度，重新制定管理標(biāo)準(zhǔn)。二是督促醫(yī)院檔案管理人員利用科學(xué)合理的方法來(lái)規(guī)范檔案管理模式，最大程度地發(fā)揮檔案管理的有效性。三是醫(yī)院其他相關(guān)部門也要積極配合檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的精細(xì)規(guī)范及分配，同時(shí)實(shí)行嚴(yán)格的考核制度。四是根據(jù)精細(xì)化管理模式特點(diǎn)，把醫(yī)院檔案管理歸納為檔案實(shí)體管理階段、檔案信息傳輸管理階段和檔案知識(shí)再利用管理階段。五是利用現(xiàn)代檢索技術(shù)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，對(duì)檔案信息及時(shí)更新。六是醫(yī)護(hù)人員要遵守規(guī)章制度，將每天的管理工作內(nèi)容嚴(yán)格進(jìn)行量化處理，做到實(shí)事求是的記錄、檢查以及審核，確保精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的有效實(shí)施。精細(xì)化管理模式為檔案管理者創(chuàng)建了一個(gè)和諧的人際交往關(guān)系，使檔案管理中的復(fù)雜內(nèi)容變得簡(jiǎn)單化，提高了管理工作人員的工作效率以及團(tuán)隊(duì)的服務(wù)質(zhì)量。