對(duì)做好新時(shí)代高校檔案信息化管理工作的思考

文/蔡 楊

加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，是提升高校工作管理水平的重要抓手。高校檔案管理者應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè),加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)投入,充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)信息化和精細(xì)化管理，更加方便存儲(chǔ)和查閱，提高檔案管理水平和高校管理工作效率

隨著第四次工業(yè)革命的到來，互聯(lián)網(wǎng)、信息化高速發(fā)展，獲取信息的渠道更加廣泛，內(nèi)容更加全面，更加方便、快捷，全面地影響著每個(gè)人的工作、學(xué)習(xí)和生活，這一變化對(duì)高校的管理和教學(xué)提出了更高的要求。檔案管理作為高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，如何加快信息化建設(shè)速度，提高工作效率，提升管理水平，已經(jīng)時(shí)不我待。本文對(duì)當(dāng)前高校檔案管理信息化的發(fā)展?fàn)顩r、困難和需要解決的問題進(jìn)行了調(diào)查分析,結(jié)合實(shí)際對(duì)提升高校檔案管理信息化水平，提出政策、理念和方法建議。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）思想理念滯后

部分高校的管理層決策仍然停留在以往工作經(jīng)驗(yàn)的層面，沒有利用互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化提供的大數(shù)據(jù)分析，應(yīng)用于科學(xué)決策和管理。簡單地認(rèn)為互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化高速發(fā)展，只是各類信息的大爆炸，只是更加容易獲取信息，對(duì)工作的指導(dǎo)性不強(qiáng)，不能將信息化技術(shù)融入到政策評(píng)估中，導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作不夠重視，查閱也僅停留在紙質(zhì)層面。有的甚至認(rèn)為檔案管理工作是高校整體工作的“冰山一角”，用幾個(gè)兼職人員就能夠干好。

(二)檔案管理方法落后

檔案管理仍停留在造表填表，分冊(cè)保存，調(diào)閱時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力查找。隨著檔案的持續(xù)增加，不但不能及時(shí)地查閱，而且對(duì)保管的場地、維護(hù)、安全都提出了更高的要求，這些落后的檔案管理方法，不能滿足師生日益增長的多樣化管理和教學(xué)需求，嚴(yán)重制約了高校穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理人才匱乏

一方面，部分高校檔案管理人員嚴(yán)重不足，人員老化現(xiàn)象嚴(yán)重，部分人員都是從其他專業(yè)轉(zhuǎn)入工作，不清楚檔案管理如何發(fā)展，如何提升效率。另一方面，部分高校在招聘人員時(shí)也未將檔案管理人才作為招錄對(duì)象，導(dǎo)致具有檔案管理新理念、新知識(shí)的人才參與不到檔案管理工作中來，各項(xiàng)工作仍然按照多年前的工作模式繼續(xù)運(yùn)行。

（四）資金投入不足

計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備和檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫等軟件設(shè)備嚴(yán)重老化。部分高校仍然使用多年前的設(shè)備和系統(tǒng)，經(jīng)常出現(xiàn)卡頓和“罷工”，維護(hù)和維修頻發(fā)，沒有及時(shí)進(jìn)行更換和更新。與傳統(tǒng)的教學(xué)、科研等工作相比,高校檔案管理投入存在前期投入多，后期效果顯現(xiàn)慢，投入和產(chǎn)出不成正比，導(dǎo)致檔案管理工作更加不受重視,檔案管理建設(shè)速度緩慢，管理能力嚴(yán)重滯后。

（五）相關(guān)制度與法律不健全

國家層面的檔案信息化建設(shè)相關(guān)制度與法律不健全，目前雖已出臺(tái)了《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》《電子文件歸檔及管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等法律法規(guī),但是僅停留在各類規(guī)范約束性層面，未能上升到制度層面，同時(shí)關(guān)于電子檔案真實(shí)性界定的法律等仍然不完善，這些都制約著高校檔案信息化建設(shè)。

二、檔案信息化管理的幾點(diǎn)建議

（一）增強(qiáng)提升高校檔案信息化管理水平的意識(shí)

通過請(qǐng)進(jìn)來、送出去的方式，將高校檔案管理融入校園文化，不斷增強(qiáng)提升檔案管理信息化水平的意識(shí)。邀請(qǐng)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、知識(shí)水平高的其他高校相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理專項(xiàng)講座，講清楚檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，檔案管理發(fā)展的最新進(jìn)展，做好這項(xiàng)工作對(duì)高校管理水平的重要意義和作用，如何提升高校檔案信息化水平，在實(shí)際工作中具有可操作性的方法，從管理者到教師，從教師到學(xué)生，牢固樹立高效使用檔案的意識(shí)，不斷提升管理、教學(xué)和學(xué)習(xí)效率。

（二）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

1.針對(duì)高校檔案管理人員年齡偏大和結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀,對(duì)現(xiàn)有人才送出去進(jìn)行專業(yè)化的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其他高校的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，充分考慮學(xué)校實(shí)際情況，有針對(duì)性地采取方法和措施。同時(shí)，將招聘檔案管理相關(guān)人才納入需要的招錄人才計(jì)劃，不僅限于招聘檔案專業(yè)畢業(yè)生,也要招聘計(jì)算機(jī)、信息工程和管理方面的人才，多層次、多角度地健全和發(fā)展檔案管理人才隊(duì)伍體系。

2.采取多種形式的培訓(xùn)，如座談會(huì)、沙龍、專家輔導(dǎo)、專家講座等，鼓勵(lì)檔案人員強(qiáng)化自主學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理工作的最新發(fā)展，熟練掌握操作流程和方法。在日常工作中,通過開展知識(shí)競賽、技能競賽等活動(dòng)營造良好學(xué)習(xí)和提升能力氛圍。定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識(shí)、新技術(shù)、安全防護(hù)措施，特別是計(jì)算機(jī)云技術(shù)、云計(jì)算、數(shù)據(jù)大平臺(tái)和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)等，使高校檔案管理水平滿足快速發(fā)展的需要。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)投入

1.加強(qiáng)硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)。將提升信息化建設(shè)納入高校的發(fā)展議程，制定工作規(guī)劃，明確工作任務(wù)，加大投入力度，確定專人負(fù)責(zé)，強(qiáng)力推動(dòng)建設(shè)工作。其中：硬件建設(shè)包括購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印、縮微設(shè)備等設(shè)備，并進(jìn)行定期運(yùn)行維護(hù)。積極建立高校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提升網(wǎng)絡(luò)速度，健全網(wǎng)絡(luò)一體化管理。

2.加強(qiáng)軟件投入力度。因地制宜，聯(lián)系專業(yè)性強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)公司，采取開發(fā)和推廣適應(yīng)本單位需要的檔案信息管理軟件，或者直接購買已經(jīng)成熟的軟件系統(tǒng)，創(chuàng)新開展工作，提高效率。配置高標(biāo)準(zhǔn)的磁介質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備，采取電子密鑰和移動(dòng)鎖等軟件，提高檔案信息的安全性，及時(shí)準(zhǔn)確地將電子文件進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，方便后續(xù)的科學(xué)管理,形成完整、準(zhǔn)確的信息化檔案資源，實(shí)現(xiàn)信息共享。

3.在信息化建設(shè)過程中，著重提升信息安全和防護(hù)等級(jí)，杜絕出現(xiàn)信息外泄情況。隨著大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展和普及，特別是在數(shù)字化信息的輸入、傳輸、存儲(chǔ)和應(yīng)用等方面，存在著信息干擾、失控、木馬病毒侵入、盜竊信息和人為破壞等隱患。高校在檔案管理信息化建設(shè)中，首先，要嚴(yán)格執(zhí)行國家確定的各項(xiàng)信息安全建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從源頭上提升安全等級(jí)。其次，要采取身份鎖定、提升文件加密層級(jí)、健全病毒防護(hù)庫、嚴(yán)格權(quán)限設(shè)置、多級(jí)備份等技術(shù)和方法，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確性、安全性和時(shí)效性。再次，在充分調(diào)研論證的基礎(chǔ)上，科學(xué)合理地確定建設(shè)規(guī)范方案，嚴(yán)格執(zhí)行建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，確定監(jiān)理方，保障建設(shè)質(zhì)量。最后，對(duì)已建成的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，要充分挖掘現(xiàn)有的成熟經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新工作，提升效率，樹立以人為本的理念，不斷提升經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。