淺談如何提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制

沈田曄+孫沿

摘 要：數(shù)字化檔案管理模式屬于新興管理方式，是信息時(shí)代發(fā)展的新產(chǎn)物。通過數(shù)字化管理，檔案管理工作能夠更加方便快捷，因此數(shù)字化管理的質(zhì)量和安全保密控制要求也必須隨之提升。本文分析了檔案數(shù)字化質(zhì)量和安全保密控制的意義，并分開介紹了如何提升檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和安全保密控制工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化管理；安全保密控制

我國(guó)目前的檔案數(shù)字化管理方案實(shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，在引進(jìn)了相關(guān)技術(shù)之后，工作人員的工作效率就得到了明顯提升，并且隨著檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，紙質(zhì)檔案被電子檔案所替代，有效保障了檔案的完整性，因此數(shù)字化檔案管理模式對(duì)于我國(guó)的檔案管理工作有很大的現(xiàn)實(shí)意義。信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)得到了大范圍的推廣和普及，檔案資料的使用效率也有所上升，因此檔案管理工作除了需要保證檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量之外，也要同時(shí)保證檔案的安全性，這就要求管理人員需要掌握一定的保密控制措施，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的安全共享。

1 檔案數(shù)字化管理含義

檔案數(shù)字化管理是新型檔案管理模式，主要是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，把檔案信息錄入到電腦中進(jìn)行管理的新型管理體制。檔案數(shù)字化管理是檔案管理工作的重要一部分，通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠有效的提升我國(guó)的檔案管理工作質(zhì)量。目前我國(guó)的檔案管理重分為多種工作形式，例如說(shuō)掃描紙質(zhì)檔案、數(shù)字化拍攝、激光技術(shù)三維立體掃描等形式。由于數(shù)字化檔案管理模式使用時(shí)間補(bǔ)償，因此還有很多技術(shù)和機(jī)制有待完善。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，檔案管理的安全性同樣十分重要，需要做好一定的安全保密控制工作，才能夠有效保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的正常工作。

質(zhì)量控制就是控制質(zhì)量的方法和活動(dòng)的總成，檔案數(shù)字化質(zhì)量控制工作的工作目標(biāo)，就是通過控制質(zhì)量，把其中質(zhì)量不合格或者是不滿意的地方及時(shí)進(jìn)行糾正，最終達(dá)到質(zhì)量達(dá)標(biāo)的目標(biāo)。檔案屬于十分重要的參考資料，因此檔案數(shù)字化質(zhì)量控制工作非常重要。檔案數(shù)字化安全保密控制工作同樣非常重要，能夠保證檔案的安全性，確保信息和數(shù)據(jù)的安全。想要提升檔案的使用效率，檔案的保密措施是重要工作前提。

2 檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的應(yīng)用策略

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

檔案數(shù)字化管理屬于新型科技產(chǎn)物，因此傳統(tǒng)的工作模式和工作觀念都需要改革和創(chuàng)新，對(duì)于相關(guān)工作人員的工作內(nèi)容培訓(xùn)更是是非必要。工作人員及時(shí)的接受新工作技術(shù)核心工作方法的培訓(xùn)，同時(shí)單位內(nèi)部需要建立選拔制度，只有通過科學(xué)合理的選擇才能夠讓單位人力資源合理化。由于檔案的特殊性，在選拔人員過程中需要格外嚴(yán)格，工作中要求必須要認(rèn)真細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)，同時(shí)定期在工作中進(jìn)行道德素養(yǎng)和工作技能培訓(xùn)，為數(shù)字化檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

2.2 制定合理的檔案管理方案

工作中最重要的就是需要合理的工作方案，數(shù)字化檔案管理工作也不例外，通過制定合理的管理方案，不僅能夠有效節(jié)約工作時(shí)間，同時(shí)還能夠確保數(shù)字化檔案管理工作能夠按部就班的順利進(jìn)行。需要重視的是方案的制定需要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，方案中要體現(xiàn)出工作的實(shí)用性，在考慮到檔案管理相關(guān)政策和基本工作原則的情況下，還需要考慮工作流程的調(diào)整以及工作中涉及到的技術(shù)，工作中的管理技術(shù)要保持隨時(shí)更新。

2.3 正確選擇數(shù)字化檔案管理軟件

檔案數(shù)字化管理需要軟件系統(tǒng)的支持，因此選擇合適的檔案數(shù)字化管理軟能夠讓工作更加專業(yè)化，幫助節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)還能夠更加方便的瀏覽和保存各種檔案信息，方便日后檔案信息的調(diào)閱和查詢，讓檔案管理工作變得更加迅速、有效。

2.4 正確的監(jiān)督、檢查和評(píng)估工作

檔案數(shù)字化管理工作在進(jìn)行中會(huì)遇到很多問題，由于關(guān)系到網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備，因此可能會(huì)比較復(fù)雜，因此有關(guān)部門必須要盡快確立工作制度和工作流程，同時(shí)在工作中設(shè)置嚴(yán)格的監(jiān)督管理部門，通過定期的檢查、評(píng)估，保證數(shù)字化管理能夠順利進(jìn)行，驗(yàn)收和檢查機(jī)制能夠有效幫助檔案數(shù)字化管理走向正規(guī)。工作中也需要建立一定的獎(jiǎng)懲制度，能夠幫助提升員工的工作積極性，同時(shí)也時(shí)刻提醒員工在工作中一定要端正姿態(tài)，確保工作能夠保質(zhì)保量的完成。

3 數(shù)字化檔案安全保密控制工作

3.1 加強(qiáng)技術(shù)保障手段

數(shù)字化檔案使用加密技術(shù)進(jìn)行加密處理，能夠有效保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。目前比較廣泛使用的加密技術(shù)主要有加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)等。加密技術(shù)通常是最直接最安全的方式，通過假設(shè)密碼來(lái)保障信息安全，能夠很大程度上保護(hù)檔案的安全。在信息進(jìn)行傳輸過程中，可以使用“非對(duì)稱密鑰”方式來(lái)進(jìn)行加密，這種加密方式的特點(diǎn)是一個(gè)可以公開、一個(gè)進(jìn)行保密，公開的密鑰能夠用來(lái)發(fā)送檔案，保密的密鑰能夠接受信息，保證在傳輸過程中不會(huì)被打開或者丟失。

3.2 完善檔案信息安全性的相關(guān)法律法規(guī)

法律制度屬于強(qiáng)制性的保障措施，能夠有效確保信息化檔案信息的安全和保密工作，同時(shí)檔案數(shù)字化管理信息工作通過法律制度的支持也變得更加嚴(yán)謹(jǐn)，能夠做到有法可依、有制度可循。建立法律法規(guī)制度主要是國(guó)家方面首先建立各種法律法規(guī)來(lái)保障檔案信息的安全，例如說(shuō)建立《檔案法》、《著作權(quán)法》等法律內(nèi)容，同時(shí)各個(gè)檔案管理部門也需要在內(nèi)部建立工作管理制度，工作制度中的內(nèi)容要設(shè)置的詳細(xì)和具體，需要涉及到工作中的保密方法、鑒定方法、銷毀方法還有檔案借閱管理辦法等內(nèi)容。工作制度中要嚴(yán)格要求每一個(gè)工作人員的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，保證出現(xiàn)問題能夠直接責(zé)任到人。

3.3 加強(qiáng)工作人員素質(zhì)培養(yǎng)

要在工作中重點(diǎn)培養(yǎng)出專業(yè)化、高質(zhì)量的工作團(tuán)隊(duì)，專業(yè)化人才能夠在很大程度上保證工作任務(wù)的完成質(zhì)量，因此檔案管理部門需要具備一支高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)針對(duì)檔案進(jìn)行加密工作處理，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)中工作人員加密機(jī)能的掌握，同時(shí)進(jìn)行加密安全教育，提高工作人員對(duì)于檔案加密工作的重視程度，形成一種管理理念和工作要求。其次檔案信息管理人員要具備一定的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，在工作中要及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的不足，自我探究更新相關(guān)的檔案信息安全和保密知識(shí)。

3.4 落實(shí)制度建設(shè)

安全保密制度需要在檔案數(shù)字化管理工作初建立時(shí)進(jìn)行，這樣能夠發(fā)現(xiàn)工作中存在很多影響工作效率的弊端，例如說(shuō)工作效率低、工作中麻痹大意等問題。在工作中一定要克服錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格監(jiān)督工作進(jìn)行，對(duì)于認(rèn)為造成的問題例如說(shuō)泄密等，需要按照相關(guān)的工作規(guī)章制度和法律法規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，這樣才能夠引起其他工作人員對(duì)于保密工作的重視。同事工作中要落實(shí)安全系統(tǒng)的建設(shè)，強(qiáng)化技術(shù)防范手段，工作進(jìn)行中配備安全防護(hù)設(shè)備，能夠有效確保史提檔案、數(shù)字化檔案的安全。

4 結(jié)語(yǔ)

目前我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)有了很大的進(jìn)展，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)和社會(huì)現(xiàn)代化技術(shù)的不斷提升，檔案數(shù)字化管理也在迅速發(fā)展，提升檔案管理工作者的質(zhì)量和安全管理水平是目前最重要的工作內(nèi)容，只有采取有效措施提升工作質(zhì)量，才能夠更好的發(fā)展我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作。

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