分析電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升策略

王靖

摘 要：在電力企業(yè)辦公室工作的開展過程中，需要文秘人員不斷提高自己的工作效能，在電力企業(yè)的營銷和經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息量大，并且數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系非常密切。本文主要介紹文秘工作在電力企業(yè)辦公室中的重要性以及提高工作質(zhì)量的策略。

關鍵詞：電力企業(yè)；文秘工作；工作效率

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，為了更好地開展各項業(yè)務活動和數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，需要一支高效率的文秘工作隊伍。在電力企業(yè)的經(jīng)營過程中，通過不斷提高文秘工作的質(zhì)量和效率，可以有效幫助電力企業(yè)提高經(jīng)營的效益。

文秘工作的重要性

在電力企業(yè)領導的活動安排中，需要一個周密的計劃，而制定該計劃的人員就是電力企業(yè)辦公室的文秘工作者。在日常的工作開展的過程中，文秘人員需要對電力企業(yè)不同部門的季度報表和業(yè)務開展情況進行整理，之后呈報給企業(yè)的管理人員，因為這樣可以提高企業(yè)管理人員對電力企業(yè)運營的了解情況。在電力企業(yè)經(jīng)營的過程中，由于服務的區(qū)域比較多，因此不同區(qū)域在工作開展的過程中遇到的問題也不一樣，對于某些問題，部門的主管可以進行簡單的處理，但是某些問題涉及的部門比較多，這時就需要上報給企業(yè)的管理層，綜合所有的問題之后，企業(yè)管理人員在開展工作的時候就不會顯得手忙腳亂[1]。因此，在辦公室文秘工作人員整理資源之后，企業(yè)領導處理問題的質(zhì)量和效率可以提高很多。除此之外，文秘工作人員需要記錄電力企業(yè)開展的每一次會議、會議參與的人數(shù)、會議的主要內(nèi)容、領導的主要講話內(nèi)容、會議開展的時間和地點等，這樣一來，在進行季度總結(jié)或者是年會總結(jié)的時候就會有一定的資料，通過對平常會議和工作的總結(jié)來研究分析上一階段的工作開展情況，及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，提高電力企業(yè)的運營經(jīng)濟效益。

目前辦公室文秘工作的開展情況

沒有創(chuàng)新思想

在電力企業(yè)的辦公室文秘工作開展的過程中，很多的工作人員沒有很好的創(chuàng)新意識，很多的工作模式都是按部就班，沒有很好地提高文秘工作的質(zhì)量和效率。并且，在新時期的電力企業(yè)經(jīng)營的過程中，隨著數(shù)據(jù)信息的不斷增多，企業(yè)領導之間的活動會議開展得更加密切，給文秘工作帶來了很大的壓力。文秘工作人員依靠著傳統(tǒng)的工作方式，不但沒有提高當下的工作效率，反而出現(xiàn)了一定程度的下降，出現(xiàn)這種情況的原因有很多。如，文秘工作由于工作的特殊性，需要在辦公室內(nèi)整理各項的資源信息，因此絕大多數(shù)的文秘工作人員都是女性。并且，由于電力企業(yè)是國營單位，很多文秘工作人員延續(xù)著上一輩工作人員的思想，即進入國營企業(yè)就是拿到了一個“鐵飯碗”，今后一輩子的工作都不用愁了。因此，很多文秘工作人員在參加了一段時間的工作之后出現(xiàn)了懶散、積極性不高的工作態(tài)度，嚴重影響了電力企業(yè)的各項工作開展[2]。

文秘工作人員的人數(shù)不足

隨著我國電力行業(yè)的不斷發(fā)展，其已經(jīng)進入了一個新的時期，即通過利用先進的智能自動化設備來有效提高電網(wǎng)運行的工作效率。引進了智能化的設備系統(tǒng)后，雖然電網(wǎng)運行的工作效率有了很大提高，但是電力企業(yè)的業(yè)務增加了很多，每天的數(shù)據(jù)報告也增加了不少。因此，電力企業(yè)辦公室內(nèi)文秘工作人員的工作任務不斷增加。目前，我國很多電力企業(yè)的文秘工作人員嚴重不足，主要是由于我國的電力企業(yè)分布較廣，很多電力企業(yè)位于經(jīng)濟不發(fā)展的三四線城市或者是鄉(xiāng)鎮(zhèn)。因此，很多的從業(yè)者在應聘考慮時首先會選擇一線城市或者是離家比較近的工作單位，這也就造成了文秘資源分配不均勻的情況。人們?yōu)榱诉M入某些電力單位的文秘工作崗位想盡了各種辦法，而有的電力企業(yè)的文秘工作崗位卻無人問津[3]。

提高文秘工作水平的策略

提高文秘工作人員的整體素質(zhì)

在電力企業(yè)文秘工作的開展過程中，為了更好地促進工作質(zhì)量的提高，企業(yè)的領導就要開展文秘工作學習會議，該會議主要針對文秘工作人員在一段時間內(nèi)開展工作的過程中遇到的一些問題，并進行深入的研究分析，如果是文秘工作人員自身的原因，就要提高工作人員的職業(yè)技能。如果是文秘工作的管理制度和工作環(huán)境存在的問題，就要根據(jù)該電力企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀，對文秘工作的管理制度進行科學的優(yōu)化調(diào)整。對于文秘工作人員提出的工作環(huán)境的問題，由于很多的電力企業(yè)還使用著過去的辦公設備，沒有引進一些高效的資料處理設備。因此，企業(yè)領導可以向上級財務管理部門提出申請，為文秘工作的高效開展適當?shù)匾M一些先進的資源管理設備，從而更好地幫助文秘工作人員工作效率的提高。

核心文化的建設

在提高文秘工作人員整體素質(zhì)的過程中，還要加強文秘工作團隊核心文化的建設。辦公室的文秘工作需要好幾名工作人員共同完成，為了有效提高文秘工作人員之間的業(yè)務交接和工作匯報能力，就需要不斷加強文秘工作團隊文化的文化建設，讓所有的文秘工作人員可以融洽地成為“一家人”，為了一個共同目標而努力，不斷提高電力企業(yè)文秘工作的質(zhì)量和效率。

結(jié)語

在我國電力企業(yè)的運營過程中，離不開文秘工作人員對數(shù)據(jù)資料的處理。通過文秘工作的開展，電力企業(yè)的各項工作業(yè)務可以高效有序地進行，并且電力企業(yè)之間的溝通交流也將變得更加高效便捷。

（作者單位：國網(wǎng)青海省電力公司海西供電公司）

【參考文獻】

[1]龔愛華.有效提高電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略[J].中外企業(yè)家，2017（08）.

[2]張慧晶.淺議提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的途徑[J].中國高新區(qū)，2017（15）.

[3]龔亞南.如何做好電力企業(yè)辦公室文秘工作[J].企業(yè)改革與管理，2015（16）.