高校一卡通系統(tǒng)整體核算報表的優(yōu)化設(shè)計

李興良

摘要：一卡通系統(tǒng)是高校重要的信息化系統(tǒng)之一。作為一個具有財務(wù)特征的系統(tǒng)，其自帶的報表并不能滿足財務(wù)管理者從宏觀角度把握系統(tǒng)整體財務(wù)狀況的需求。通過分析一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)，結(jié)合一卡通系統(tǒng)資金的核算特性，探討一卡通系統(tǒng)整體核算報表的優(yōu)化設(shè)計，以期為建立一卡通系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化核算報表提供借鑒，為財務(wù)管理人員整體把握一卡通系統(tǒng)的財務(wù)狀況提供參考。

關(guān)鍵詞：校園一卡通；財務(wù)；核算報表

中圖分類號：F2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.30.023

1研究背景與研究意義

高校一卡通系統(tǒng)經(jīng)過多年的發(fā)展，已成為高校校園生活不可或缺的重要系統(tǒng)。雖然隨著掃碼支付、生物識別等技術(shù)的興起，一卡通的某些功能被替代或弱化，但是在傳統(tǒng)的食堂售飯、淋浴計費領(lǐng)域，一卡通系統(tǒng)因其具有脫網(wǎng)消費能力、結(jié)算速度快、適應(yīng)高溫高濕環(huán)境，仍是高校后勤結(jié)算的主力。

一卡通系統(tǒng)的消費結(jié)算和身份認(rèn)證是目前業(yè)界公認(rèn)的兩大功能特性。消費結(jié)算是對系統(tǒng)內(nèi)的資金運動進(jìn)行記載，從這方面看，一卡通系統(tǒng)本質(zhì)上屬于財務(wù)性質(zhì)的系統(tǒng)。作為一個財務(wù)性質(zhì)的系統(tǒng)，財務(wù)管理人員的關(guān)注點不僅是每日的貨幣資金收支情況，更需關(guān)注系統(tǒng)整體的資金狀況，例如系統(tǒng)記錄的資金是否與實際資金流轉(zhuǎn)相匹配，系統(tǒng)內(nèi)沉淀資金的構(gòu)成和變化如何等等。

在國內(nèi)學(xué)者以財務(wù)角度對一卡通系統(tǒng)研究的文獻(xiàn)中，大多數(shù)研究方向聚集在一卡通系統(tǒng)對財務(wù)管理的積極影響方面；少數(shù)文獻(xiàn)研究了一卡通系統(tǒng)內(nèi)資金的財務(wù)核算問題，主要聚焦在一卡通系統(tǒng)資金的核對與賬務(wù)處理方面；但鮮有學(xué)者對一卡通系統(tǒng)報表的優(yōu)化進(jìn)行研究。本文旨在通過探討一卡通系統(tǒng)整體核算報表的優(yōu)化設(shè)計，以期為建立一卡通系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化核算報表提供借鑒，為財務(wù)管理人員整體把握一卡通系統(tǒng)的財務(wù)狀況提供參考。

2一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)

一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)是整體核算報表的數(shù)據(jù)來源和依據(jù)。一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)分為兩條路徑，一條是電子資金流，由一卡通系統(tǒng)的電子賬進(jìn)行記載，另一條是實際資金流，由財務(wù)核算系統(tǒng)的財務(wù)賬進(jìn)行記載。兩條路徑分別由兩個獨立的系統(tǒng)進(jìn)行記賬。

如圖1所示，首先，持卡人通過個人資金充值或獲得補(bǔ)助類充值向一卡通電子賬戶增值，此時一卡通系統(tǒng)的資金記錄相應(yīng)增加；財務(wù)核算系統(tǒng)根據(jù)充值的銀行回單或內(nèi)部資金轉(zhuǎn)入憑證記錄校園卡專戶實際資金的增加。持卡人在一卡通系統(tǒng)的機(jī)具上消費，個人電子賬戶的資金劃轉(zhuǎn)至商戶電子賬戶，在未結(jié)算之前，一卡通系統(tǒng)內(nèi)的資金保持不變；此過程不產(chǎn)生實際的資金流動，財務(wù)核算系統(tǒng)不做賬務(wù)記錄。在結(jié)算日，通過對商戶電子賬戶進(jìn)行解款，一卡通系統(tǒng)按結(jié)算金額相應(yīng)減少系統(tǒng)內(nèi)記載的資金；財務(wù)核算系統(tǒng)根據(jù)向商戶實際支付的結(jié)算款記錄結(jié)算賬務(wù)，至此完成了一個資金流轉(zhuǎn)的過程。

從上述資金流轉(zhuǎn)過程可以看出，財務(wù)賬與一卡通電子賬記錄的是一卡通資金流轉(zhuǎn)的實與虛兩個方面。如果每一個日結(jié)財務(wù)核算系統(tǒng)均進(jìn)行賬務(wù)處理，且不存在未達(dá)賬項，那么財務(wù)賬記錄的資金總額與一卡通電子賬記錄的資金總額是一致的。但是，在高校財務(wù)核算制度下，財務(wù)賬并不能反映一卡通系統(tǒng)內(nèi)資金的構(gòu)成情況。因為一卡通資金以項目賬的形式在財務(wù)賬下通過“代管款項”科目核算，“代管款項”科目包含全校所有代管項目的核算，不可能單獨為一卡通項目賬設(shè)置明細(xì)科目；而將一卡通項目賬拆分成多個子項目核算不利于一卡通資金的整體統(tǒng)計，且浪費項目庫資源，不符合成本效益原則。在這種情況下，一卡通系統(tǒng)整體資金的構(gòu)成和流轉(zhuǎn)情況只能通過系統(tǒng)內(nèi)的報表反映。因此，一卡通系統(tǒng)自動生成的資金整體核算報表對財務(wù)管理人員來說是十分重要的。

3整體核算報表的概念

筆者認(rèn)為，一卡通系統(tǒng)整體核算報表是能夠全面反映一卡通系統(tǒng)特定時點財務(wù)狀況和特定期間資金流轉(zhuǎn)情況的報表。整體核算報表以一卡通系統(tǒng)記錄的資金構(gòu)成和資金流轉(zhuǎn)為對象，包括兩套報表：一是資金平衡表，它反映特定時點一卡通系統(tǒng)的財務(wù)狀況，采用類似資產(chǎn)負(fù)債表的結(jié)構(gòu)；二是資金收支表，它反映特定期間一卡通系統(tǒng)的資金流轉(zhuǎn)情況，采用類似利潤表的結(jié)構(gòu)。

整體核算報表的設(shè)計具有其特殊的適用性，需要結(jié)合一卡通系統(tǒng)資金的特點，說明以下問題：

（1）整體核算報表以借貸記賬法為基礎(chǔ)，如果一卡通系統(tǒng)電子賬的記錄不是采用借貸記賬法進(jìn)行電子記錄的，那么本文所述的報表不適用于該一卡通系統(tǒng)。

（2）整體核算報表只以一卡通系統(tǒng)內(nèi)有電子記錄的資金流轉(zhuǎn)為對象，不包括系統(tǒng)中未記載的一卡通系統(tǒng)建設(shè)投入與運行成本。因此，以資產(chǎn)負(fù)債表為基礎(chǔ)編制的資金平衡表不反映學(xué)校為建設(shè)一卡通系統(tǒng)投入而形成的資產(chǎn)和權(quán)益，只反映特定時點資金的占用與來源；以利潤表為基礎(chǔ)編制的資金收支表不反映一卡通系統(tǒng)本身的經(jīng)營成果，只反映特定期間的資金流入與流出。

（3）整體核算報表不等同于一卡通系統(tǒng)的業(yè)務(wù)報表，它基于業(yè)務(wù)報表產(chǎn)生，反映的內(nèi)容比業(yè)務(wù)報表更全面。一卡通系統(tǒng)一般都有比較完備的業(yè)務(wù)報表，如操作員現(xiàn)金報表、銀行圈存明細(xì)表、商戶收入?yún)R總表等，一卡通的卡務(wù)人員可以根據(jù)這些報表清晰地進(jìn)行賬目核對。但業(yè)務(wù)報表只是反映一卡通系統(tǒng)資金的某一方面，不具有全面性。

4系統(tǒng)現(xiàn)行核算報表存在的問題

高校目前在用的一卡通系統(tǒng)均是由專業(yè)的一卡通廠商進(jìn)行商業(yè)開發(fā)的。在涉及財務(wù)方面，一卡通廠商都比較重視個人卡戶的資金平衡，對每一個卡戶的賬戶資金變動都可清晰地查詢與核對。不同廠商的一卡通系統(tǒng)均設(shè)有“財務(wù)中心”或“結(jié)算中心”模塊，能準(zhǔn)確匯總統(tǒng)計日常充值資金的情況和商戶收入結(jié)算情況，一些廠商的系統(tǒng)也自帶有反映整體財務(wù)狀況的報表。筆者考察了主流一卡通廠商系統(tǒng)自帶的報表，從總體上看，尚不能滿足財務(wù)管理者對一卡通系統(tǒng)整體財務(wù)狀況的把握，存在以下問題：

（1）核算科目使用沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，具有隨意性。雖然《高等學(xué)校會計制度》明確了高校會計核算的會計科目，但是部分一卡通系統(tǒng)交易賬務(wù)不適用這些科目。例如，持卡人和商戶賬戶中的資金屬于《高等學(xué)校會計制度》中的負(fù)債科目，但是如果直接在一卡通系統(tǒng)中使用代管款項或應(yīng)付賬款科目，并不能有效區(qū)分系統(tǒng)中負(fù)債資金的組成和變動情況，所以，一卡通廠商在持卡人賬戶的名稱上，有的使用“持卡人錢包”，有的使用“卡戶存款”，有的使用“存款賬戶”，各有不同。endprint

（2）報表普遍注重業(yè)務(wù)，財務(wù)可讀性較差。從不同一卡通廠商系統(tǒng)中“財務(wù)中心”或“結(jié)算中心”模塊自帶的報表來看，這些報表主要由現(xiàn)金報表、銀行圈存報表、商戶營業(yè)報表組成。從業(yè)務(wù)角度看，這些報表是日常交易業(yè)務(wù)的匯總統(tǒng)計，可以方便卡務(wù)操作人員進(jìn)行對賬，并據(jù)以向商戶結(jié)賬，但這些業(yè)務(wù)報表對整體了解一卡通財務(wù)狀況的意義不大。

（3）報表注重資金收支，反映整體財務(wù)狀況的資金報表缺失。部分一卡通系統(tǒng)自帶資金收支報表，記錄資金的流入情況和流出情況。但是少有系統(tǒng)自帶的報表反映某一時點系統(tǒng)內(nèi)資金構(gòu)成情況，例如反映整個系統(tǒng)中可動用的貨幣資金情況、系統(tǒng)中歸屬于持卡人或商戶的資金情況等。

5整體核算報表的優(yōu)化設(shè)計

為使一卡通系統(tǒng)的整體核算報表滿足財務(wù)管理的需要，筆者根據(jù)實際使用體會，在S公司的一卡通系統(tǒng)中對整體核算報表進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計。優(yōu)化后的報表除某些未達(dá)賬項需要調(diào)整外，能較好地滿足了使用需求。

5.1優(yōu)化原理

整體核算報表的優(yōu)化以資產(chǎn)負(fù)債表和損益表為原理，使用資金平衡表反映某一時點一卡通系統(tǒng)資金的靜態(tài)存量，使用資金收支表反映一卡通系統(tǒng)資金的動態(tài)流量。

資金平衡表反映的資金來源于系統(tǒng)的交易結(jié)果。無論是個人存入的貨幣資金還是學(xué)校轉(zhuǎn)入的資金，在消費發(fā)生前均歸屬于持卡人；經(jīng)過消費交易后轉(zhuǎn)為商戶資金或卡中心特定收入；部分未決交易形成待處理的負(fù)債，經(jīng)過處理后分配給相應(yīng)的賬戶。資金收支表的資產(chǎn)部類反映資金的存在形式，負(fù)債部類反映資金的歸屬。資金平衡表的總額即為一卡通系統(tǒng)的沉淀資金總量。

資金收支表反映的資金來源于系統(tǒng)的交易過程。資金流入反映以各種形式存入持卡人賬戶的資金，資金流出反映系統(tǒng)向商戶結(jié)算支出的資金。由于應(yīng)收賬款并不能形成可直接支付的資金，因此在報表設(shè)計時區(qū)分可動用資金和不可動用資金。不可動用資金指應(yīng)收賬款中不能隨時收回的資金，主要是校內(nèi)單位的應(yīng)收賬款，例如利用一卡通沉淀資金先充值、在約定時間屆滿后根據(jù)實際消費額結(jié)算的資金；銀行等結(jié)算機(jī)構(gòu)的應(yīng)收賬款不包括在內(nèi)，因為其款項延期收回的時限特別短，可以歸為可動用資金。資金收支表最終反映一卡通系統(tǒng)沉淀資金在某一特定期間的凈增加額。

5.2報表的結(jié)構(gòu)樣式

5.2.1資金平衡表的結(jié)構(gòu)

資金平衡表分為資產(chǎn)部類和負(fù)債部類，其結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)來源與含義說明如表1、表2所示。

需要說明的是，資金平衡表以資產(chǎn)負(fù)債表為基礎(chǔ)，按照其平衡關(guān)系應(yīng)為“資產(chǎn)=負(fù)債+權(quán)益”；而從資金平衡表中按科目類屬可看出，其關(guān)系為“資產(chǎn)=負(fù)債+收入”。這是因為報表的設(shè)計以一卡通系統(tǒng)記錄的資金流轉(zhuǎn)為對象，不包括建設(shè)期的投入成本和運行期的維護(hù)成本，系統(tǒng)內(nèi)的資金不形成權(quán)益，也不記錄運行支出?？捎袃煞N思路分析理解：一是參照原行政事業(yè)單位資產(chǎn)負(fù)債表等式“資產(chǎn)+支出=負(fù)債+凈資產(chǎn)+收入”，由于系統(tǒng)不記錄權(quán)益和支出，故“資產(chǎn)=負(fù)債+收入”。二是從一卡通系統(tǒng)運行機(jī)構(gòu)的地位理解，如果把系統(tǒng)運行機(jī)構(gòu)視為所有者，由于不記錄支出，所有歸運行機(jī)構(gòu)支配的收入均可視為權(quán)益；或者將運行機(jī)構(gòu)視為一個商戶，其收入屬于特定用途資金需要清算，系統(tǒng)中所有資金均屬負(fù)債，只是為方便閱讀而將運行機(jī)構(gòu)的收入單列。

5.2.2資金收支表的結(jié)構(gòu)

資金收支分的結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)來源與含義說明如表3所示。

5.2.3部分?jǐn)?shù)據(jù)的手工記賬處理

上述整體核算報表中的所有數(shù)據(jù)均由一卡通系統(tǒng)自動生成，在一卡通系統(tǒng)生成報表的數(shù)據(jù)來源中，包含一卡通系統(tǒng)自動賬務(wù)的數(shù)據(jù)，也包括手工記賬處理生成的數(shù)據(jù)。

在一卡通系統(tǒng)中，交易數(shù)據(jù)主要依據(jù)系統(tǒng)的交易流水自動記賬生成，但僅依賴系統(tǒng)自動記賬的數(shù)據(jù)并不足以全面反映一卡通系統(tǒng)的財務(wù)狀況。有些重要數(shù)據(jù)雖然對持卡人的賬戶和商戶收入的歸集不構(gòu)成影響，但對記錄系統(tǒng)資金的實際狀況影響巨大，這些數(shù)據(jù)主要是通過財務(wù)核算系統(tǒng)核算的數(shù)據(jù)，也即是一卡通系統(tǒng)資金流轉(zhuǎn)中實際資金流的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括：銀行實際入賬與支出數(shù)據(jù)、內(nèi)部結(jié)算數(shù)據(jù)、收回應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)。需要手工處理的原因是因為一卡通系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)是兩個獨立的系統(tǒng)，財務(wù)核算系統(tǒng)根據(jù)一卡通自動生成的數(shù)據(jù)記賬，但財務(wù)核算系統(tǒng)中某些一卡通系統(tǒng)不能自動記賬的數(shù)據(jù)沒有反饋到一卡通系統(tǒng)中，需要手工記賬添加。

為全面準(zhǔn)確地反映一卡通系統(tǒng)的資金狀況，需要一卡通系統(tǒng)具備手工記賬或手工調(diào)整機(jī)制，對以下數(shù)據(jù)進(jìn)行手工處理：現(xiàn)金送存、銀行或第三方支付平臺充值入賬、內(nèi)部充值款收回、商戶結(jié)算、通過銀行退回銷戶款。

5.2.4報表實例及運用

筆者以所在單位2016年底的資金平衡表和2016年度的資金收支表為實例，呈現(xiàn)優(yōu)化后的整體核算報表，并對其運用效果進(jìn)行說明。如表4、表5所示。

綜合兩個報表進(jìn)行分析可以看出，整體核算報表起碼具備以下幾個在一卡通業(yè)務(wù)報表中不能反映的財務(wù)意義：

一是反映了系統(tǒng)內(nèi)整體沉淀資金狀況。資金平衡表的總額即為一卡通系統(tǒng)的沉淀資金總量。由于該系統(tǒng)自2015年9月份投入運行，2015年末的沉淀資金全部來自于當(dāng)年的凈增加數(shù)。2016年末沉淀資金比2015年增加341.45萬元。在沉淀資金的歸屬方面，主要是商戶存款和卡戶存款，并且由于未到結(jié)算日，商戶存款大于卡戶存款。在資金的存在形式方面，銀行存款占比較大；2016年內(nèi)部結(jié)算款轉(zhuǎn)入增長較快，校內(nèi)應(yīng)收賬款回收加快，銀行性應(yīng)收款入賬存在拖延。在流入資金構(gòu)成上，銀行圈存與支付寶充值占比超過90%。

二是反映了系統(tǒng)整體清算支付能力。由于校內(nèi)應(yīng)收賬款不能隨時收回，因此整體沉淀資金不能全部用于結(jié)算支付。2015年末可動用資金611.36萬元，2016年末可動用資金1109.69萬元（1269.21-159.52），由于2016年應(yīng)收賬款回收加大，使可動用資金的增幅大于整體沉淀資金的增幅，系統(tǒng)整體的清算支付能力增強(qiáng)。

三是反映了系統(tǒng)資金的整體變動趨勢。由于報表由系統(tǒng)自動生成，可以按天、月、年為周期查看報表。如果按天為周期長期考察報表沉淀資金，可以看到沉淀資金以結(jié)算支付日為界點，呈現(xiàn)出鋸齒狀結(jié)構(gòu)，因為結(jié)算支付日沉淀資金降至最低點，結(jié)算支付日后至下一結(jié)算支付日前沉淀資金持續(xù)增加；如果按月為周期長期考察報表的沉淀資金，可以看到以寒暑假為時段的雙波谷結(jié)構(gòu)，因為寒暑假隨著在校人數(shù)的減少沉淀資金也相應(yīng)減少。如果按年為周期長期考察報表的沉淀資金，在未大幅增減在校人數(shù)、不增加新的重大消費類應(yīng)用的情況下，會呈現(xiàn)長期平穩(wěn)的趨勢。

6結(jié)束語

作為一個財務(wù)性質(zhì)的信息化系統(tǒng)，一卡通系統(tǒng)在財務(wù)核算方面還有許多可以優(yōu)化和挖掘之處。雖然本文可能在報表結(jié)構(gòu)、科目使用方面還存在值得商榷之處，但其主旨在于促進(jìn)高校財務(wù)管理人員及一卡通廠商從財務(wù)層面不斷完善一卡通系統(tǒng)的功能。此外，從行業(yè)角度考慮，教育行政主管部門可組織技術(shù)力量制定出可執(zhí)行的高校一卡通的財務(wù)規(guī)范，使其更好地適應(yīng)高校的需求，服務(wù)高教事業(yè)的發(fā)展。

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