財務(wù)視角下的校園一卡通管理研究

周明亮

摘 要：目前，多數(shù)高校已建立了自己的一卡通系統(tǒng)。功能涵蓋食堂就餐、浴室洗浴、圖書借閱、機(jī)房上機(jī)等，部分高校在此基礎(chǔ)上推進(jìn)了數(shù)字化校園的建設(shè)。在數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)平臺建立了教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等校園信息的收集、處理、整合、傳輸和應(yīng)用。實現(xiàn)了環(huán)境、資源到應(yīng)用的數(shù)字化，提升校園的運行效率，拓展學(xué)校的業(yè)務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：校園一卡通；財務(wù)；管理

一、校園一卡通建設(shè)管理中的問題

校園一卡通管理一般由學(xué)校信息化部門負(fù)責(zé)，然而通過參加全國高校一卡通會議，發(fā)現(xiàn)約有20%高校由財務(wù)部門負(fù)責(zé)校園一卡通的建設(shè)管理。站在財務(wù)的視角下，結(jié)合行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行），校園一卡通建設(shè)管理中存在以下問題：

1.日常業(yè)務(wù)人工投入大

校園一卡通日常業(yè)務(wù)包括充值、補卡、新開、問題卡處理等，其中充值和補卡是主要業(yè)務(wù)。充值方式，以某省為例，現(xiàn)金為主要形式，由于校園卡管理部門的不同，管理方式也多種多樣。后勤集團(tuán)管理的，習(xí)慣在各食堂內(nèi)設(shè)置工作人員，接受就餐高峰時期的現(xiàn)金存入。財務(wù)處管理的，充值地點多設(shè)置在財務(wù)處辦公地點，充值時間比工作時間略短，有的高校只在每周的固定日期接受現(xiàn)金充值。網(wǎng)絡(luò)信息部門管理的，多聘用臨時人員或?qū)W生接受現(xiàn)金充值。校園卡的補辦工作量也很大，某高校在校生不倒2萬人，年均校園卡補辦量在5000張至6000張。校園卡中心工作人員一般為5人至15人，人工投入巨大。

2.崗位職責(zé)設(shè)置不科學(xué)

站在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制角度，校園一卡通管理崗位權(quán)限設(shè)置不夠科學(xué)合理。崗位一般包括充值補卡、資產(chǎn)材料管理、財務(wù)記賬、銀行對賬、后臺數(shù)據(jù)維護(hù)等。崗位設(shè)置邊界模糊，前臺對外服務(wù)人員權(quán)限過大，充值、補卡、記賬、對賬、數(shù)據(jù)管理都能夠處理，這是存在隱患的。比如銀行轉(zhuǎn)賬充值不成功的處理上，需要先登錄銀行系統(tǒng)查詢該筆充值是否存在，如果存在則要為校園卡補寫入該筆金額，而某高校整個過程由一人獨立完成，這不符合內(nèi)控規(guī)范。還有，校園卡審批和制作職權(quán)分開，現(xiàn)金收入和支付權(quán)限分開，現(xiàn)金業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)管理權(quán)限分開，也值得校園卡管理部門注意。

3.維修維護(hù)滯后

一卡通系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)復(fù)雜，設(shè)備種類繁多。以某高校為例，一卡通系統(tǒng)建有專用網(wǎng)絡(luò)，很多節(jié)點與校園網(wǎng)連接，局部還設(shè)有三層網(wǎng)絡(luò)。有服務(wù)器10臺，消費POS設(shè)備500多臺，浴室節(jié)水控制器200臺，門禁設(shè)備近50套。軟件系統(tǒng)，包括消費系統(tǒng)、流水系統(tǒng)、補助發(fā)放系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、銀行接入轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)、三方同步系統(tǒng)等等。與校內(nèi)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了系統(tǒng)對接，包括圖書館自助借還書、通道機(jī)、自助選座、自助上機(jī)系統(tǒng)；體育場館收費系統(tǒng)；學(xué)校機(jī)房上課、上機(jī)管理系統(tǒng)；校園網(wǎng)網(wǎng)費收繳系統(tǒng)。一卡通系統(tǒng)的正常有序運行，需要上述設(shè)備和系統(tǒng)協(xié)同有序工作，一個節(jié)點出現(xiàn)問題，一批功能就要受到影響。而某高校維修和維護(hù)人員只有一人。要面對校內(nèi)眾多商戶和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，無法保證故障處理的及時性，工作疲于應(yīng)付，也無法對系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)行理性思考和合理規(guī)劃。

4.重管理輕服務(wù)

多數(shù)高校一卡通系統(tǒng)重管理輕服務(wù)，從管理機(jī)構(gòu)名稱設(shè)置上來說，“管理中心”等字眼帶有明顯的行政色彩，制定的辦法也多冠以“校園一卡通管理辦法”等字樣。從根本上將，一卡通是為全校持卡人服務(wù)的機(jī)構(gòu)，管理在前，服務(wù)在后。從持卡人角度，管理多于服務(wù)，強調(diào)持卡人需遵守哪些規(guī)定，忽視持卡人權(quán)利；一卡通的另一服務(wù)對象是商戶，包括學(xué)校食堂，后勤供水、供電，校內(nèi)超市、浴室、理發(fā)店等商業(yè)實體，在面對商戶時，也強調(diào)對方該如何遵守制度，沒有換位思考一卡通應(yīng)如何提供服務(wù)，面對其提出的一些要求，常常以制度規(guī)定予以回絕。一個好的大學(xué)，必須有優(yōu)秀的教學(xué)質(zhì)量、良好的教學(xué)團(tuán)隊、科學(xué)的管理思想，當(dāng)然也離不開優(yōu)秀的服務(wù)意識。

二、從財務(wù)管理視角看，提高校園一卡通管理服務(wù)水平的措施

從財務(wù)管理視角下，參照行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范，堅持不相容崗位分離，內(nèi)部授權(quán)審批控制。運用信息化技術(shù)手段，采購自助化設(shè)備，組建一支權(quán)限職責(zé)劃分清晰的校園一卡通管理團(tuán)隊。有助于提高一卡通管理服務(wù)水平，更好為服務(wù)于學(xué)校信息化進(jìn)程和發(fā)展。具體措施包括：

1.自助設(shè)備取代人工

網(wǎng)絡(luò)信息時代，一卡通日常業(yè)務(wù)應(yīng)該充分交給設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，使用自助設(shè)備取代人工，節(jié)省人力。

（1）多種充值方式

在充值方面，銀行轉(zhuǎn)賬是主流，各一卡通廠商都有完備的設(shè)備和程序，通過一卡通網(wǎng)絡(luò)接入指定銀行，將銀行卡內(nèi)金額轉(zhuǎn)入校園卡。優(yōu)點是技術(shù)成熟，運行穩(wěn)定。缺點是校內(nèi)需要翻蓋大批自助設(shè)備，而且一般只能接入1家-2家銀行，限制較多。第三方支付技術(shù)近年發(fā)展迅速，技術(shù)成熟度很高，以微信支付、支付寶為代表的支付方式逐漸深入人心，經(jīng)常有學(xué)生詢問是否可以使用微信為校園卡充值。第三方支付充值優(yōu)點很多，不受銀行卡種類限制，方便快捷；缺點是一卡通投資銀行會設(shè)置障礙，阻止第三方支付公司介入，部門持卡人擔(dān)心電子支付安全性不愿使用。另一方面，無論銀行卡轉(zhuǎn)賬還是電子支付如何方便，部門持卡人尤其是年齡較大者，仍愿意持現(xiàn)金充值，可購置現(xiàn)金充值機(jī)，類似銀行ATM存入設(shè)備，解決這部分需求。通過銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付、現(xiàn)金充值設(shè)備，可以解決95%以上的充值需求，大量節(jié)省人力，也為校園卡使用者提供便利。

（2）卡片自助補辦

校園卡丟失經(jīng)常發(fā)生，補制校園卡分打印和寫信息兩。近年來很多高校使用手機(jī)和銀行卡代替校園卡，筆者認(rèn)為，手機(jī)和銀行卡可以作為校園卡的補充和擴(kuò)展，但不能替代校園卡本身。使用手機(jī)卡和銀行卡，學(xué)校無法獨立發(fā)放，師生丟失后需要先到電信營業(yè)廳和銀行補辦，再到校園卡管理部門寫信息，手機(jī)卡無法在浴室等地點使用，銀行卡丟失后需要一周后才能拿到新卡，這都為持卡人帶來不便。目前一卡通廠商都開發(fā)了校園卡自助打印和發(fā)放系統(tǒng)，通過自助設(shè)備，校園卡打印和信息寫入一步完成，方便快捷。

2.強化隊伍建設(shè)，權(quán)限劃分清晰

將人力從充值、補卡等日常工作中釋放出來后，需要對校園卡管理服務(wù)團(tuán)隊結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。從內(nèi)部控制角度，堅持不相容崗位和授權(quán)審批制度，現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、系統(tǒng)維護(hù)、安全保障、信息化建設(shè)、商戶服務(wù)等業(yè)務(wù)職權(quán)劃分清晰。具體來說，現(xiàn)金收支人員不能辦理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、銀行對賬、資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)。資產(chǎn)管理方面，一卡通項目運行需要百萬級的設(shè)備、軟件、材料，設(shè)備種類繁多，比一般處室資產(chǎn)龐大繁多。資產(chǎn)明細(xì)管理、材料出入庫、備件更換等日常管理，需要加大人力投入。系統(tǒng)維護(hù)方面，一卡通系統(tǒng)一般是邊建邊用，根據(jù)業(yè)務(wù)需要增加功能模塊，除保障服務(wù)器運行穩(wěn)定，系統(tǒng)運行穩(wěn)定性也靠人力保障。安全保障方面，系統(tǒng)記載多項經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，涉及學(xué)校敏感信息，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境復(fù)雜，應(yīng)加大技術(shù)力量，使用防火墻、網(wǎng)閘等設(shè)備，保障數(shù)據(jù)安全。信息化建設(shè)方面，一卡通是學(xué)校信息化的重要組成部分，推進(jìn)高校建立基礎(chǔ)信息交換平臺，促進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息共享，能夠提升整個學(xué)校的信息化建設(shè)進(jìn)程。一卡通服務(wù)信息化，利用網(wǎng)絡(luò)、微信等平臺加強信息溝通、對外政策宣傳。商戶服務(wù)方面，一卡通要面對校內(nèi)多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)和商家，應(yīng)設(shè)專人辦理對外結(jié)算、協(xié)調(diào)等事項，才能及時有效做好對外服務(wù)工作。

3.購買售后服務(wù)

校園一卡通維護(hù)和維修指系統(tǒng)運行的維護(hù)和設(shè)備配件的維修。具體來說，一卡通系統(tǒng)包括基本軟件和與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接的接口，購買價值在百萬元以上，軟件運行需要廠家提供技術(shù)支持和第三方軟件的配合，涉及內(nèi)容非常廣泛。一卡通有消費POS、節(jié)水控制器、門禁控制、網(wǎng)絡(luò)交換等種類復(fù)雜的設(shè)備，僅學(xué)生宿舍就有自助熱水、洗衣機(jī)、浴室水控、門禁控制等設(shè)備，設(shè)備維護(hù)和維修工作量巨大，需要大量人力投入。某西北高校校區(qū)很大，學(xué)校為一卡通中心配備了轎車來促進(jìn)其維護(hù)。作者認(rèn)為，一卡通系統(tǒng)涉及大量計算機(jī)專、網(wǎng)絡(luò)、機(jī)電設(shè)備知識，與其投入巨大人力和物力維護(hù)和維修，不如購買服務(wù)。向一卡通廠商購買系統(tǒng)維護(hù)和設(shè)備維修服務(wù)，向中介機(jī)構(gòu)購買服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，向系統(tǒng)安全廠商購買安全設(shè)備和技術(shù)支持。

4.校內(nèi)統(tǒng)一收費管理

通過一卡通平臺與校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)校內(nèi)收費統(tǒng)一管理。將后勤管理的水費、電費、洗衣、熱水、浴室、自助售貨等，將校內(nèi)向?qū)W生收取的考試報名費、打印復(fù)印費，將對外服務(wù)的培訓(xùn)班、體育場館、校內(nèi)停車等收費納入一卡通平臺管理。首先，方便了師生，校內(nèi)繳費、消費一卡完成，真正實現(xiàn)“一卡在手、走遍校園”。其次，提升了學(xué)校管理服務(wù)的水平。比如原有后勤使用人工收費，水費、電費、熱水人工收取后上交財務(wù)，票據(jù)多、加總難、對賬不及時現(xiàn)象都存在，要耗費大量人力物力。第三，統(tǒng)一集中收費杜絕“小金庫”現(xiàn)象發(fā)生，避免工作人員接觸大量現(xiàn)金，工作違紀(jì)。某二級學(xué)院對外提供培訓(xùn)，收費人員周轉(zhuǎn)資金在幾十萬以上，思想松動極易犯錯誤。北京某高校位于四環(huán)內(nèi)，停車收費由公安處負(fù)責(zé)，每月收費上交財務(wù)萬元左右，后安裝停車收費系統(tǒng)，納入一卡通統(tǒng)一管理。識別車輛號牌，計時收費，每月收費金額在10萬以上。收費統(tǒng)一管理會觸及一些部門的利益，但從長期來看，學(xué)校收費規(guī)范高效，信息化水平提升。