論合同審核在企業(yè)管理過程中的重要作用

趙真珍

（072750 中國煤炭地質總局第二勘探局 河北 涿州）

引言

合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的一項核心內容，合同管理的內容是合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓和終止；合同管理的手段是合同的審查、監(jiān)督和控制。合同管理應當是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。

合同審核是合同管理中的重要環(huán)節(jié)，因企業(yè)在經(jīng)濟活動中存在的諸多風險，合同內容、簽訂及履行中的作為或不作為，都有可能使企業(yè)因違反法律規(guī)定、違約、未充分行使法定權利，而使合法利益受到不利影響。為做好事前預防，合同審核管理工作顯得尤為重要。

一、企業(yè)合同審核的前提

（一）合同審核制度化

在合同報審中要先制定有規(guī)范的報審流程和報審文件，明確報審的合同范圍、報審需要提交的資料，審核的內容以及流程，并輔之以報審記錄表，形成一個合同審核的閉環(huán)，方能達到事半功倍的效果。

現(xiàn)實工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)各單位著急簽合同，必須立即審核等各種情況，導致法務工作人員陷于被動狀態(tài)。如何解決合同審核中遇到的特殊情況，這就需要制定合同審核方面的相關規(guī)章制度，將需要報審的資料以及可能出現(xiàn)的特殊情況制度化，為實際審核工作定好標準，相關人員培訓完畢后一起遵照執(zhí)行，解決工作中的出現(xiàn)的矛盾。

（二）合同審核會簽制度

合同審核除法律部門對合同進行法律審核外，其他各部門人員的配合是必不可少的，比如一個房屋租賃合同，可能會涉及到規(guī)劃部門對房屋所占用土地未來的規(guī)劃，也可能會涉及到財務部對租金的要求，所以合同審核前的會簽制度必不可少。

在實際工作中使用記錄表的形式，記錄相關部門對合同的意見，法律部門對各部門的意見進行匯總，并根據(jù)相關法律法規(guī)進行合同審核，這種各部門利用專業(yè)知識對合同會簽的制度對合同簽訂后的履行將起到積極的推動作用。

二、合同審核的內容

（一）合同主體審核

1.合同主體資格的有效性

合同主體是否具備簽訂及履行合同的合法資格是合同審核中的首要問題。作為合同審核部門，要對對方資信情況進行核查，還要利用國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)對信息變更、抵押出質、重大法律糾紛進行了解。

2.合同主體資質的審核

特殊行業(yè)簽訂的合同需要對方有相應的資質，比如建筑施工合同、裝飾裝修合同、測繪合同等，除要審核對方的營業(yè)執(zhí)照外，還應連同對方資質證明文件一并進行審核。所以在合同審核過程中要根據(jù)簽訂合同的目的，審核對方的資質。

對于國家限制經(jīng)營、特許經(jīng)營、禁止經(jīng)營的要求，要根據(jù)合同的具體內容確定當事人是否超越經(jīng)營范圍訂立合同。

（二）合同內容審核

審核合同的內容時，應當重點審查合同內容是否有導致合同無效的情形；是否有以合法形式掩蓋非法目的；是否損害社會公共利益；是否違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定等內容。另外還要特別注意合同的違約條款內容，合同糾紛的解決方式等內容。除合法性審核外，還要關注合規(guī)性的審核。

1.合同簽訂的背景

合同是企業(yè)交易活動的載體，在審核合同時，首先要了解合同簽訂的背景，要通過合同解決什么問題，我方是否有其他預期的結果或者其他特別的要求。

2.合同條款的審核

合同條款一般包括當事人的名稱或姓名和住所，標的，數(shù)量，質量，價款或報酬，履行期限、地點和方式，違約責任，解決爭議的方法等。

（1）在審核合同時先對條款進行確認，關注合同條款是否有缺失。同時根據(jù)合同約定的內容確認合同名稱是否和內容不一致。在合同中盡量使用規(guī)范性用語，表達是否清晰、合同邏輯是否前后一致，合同所涉專業(yè)技術條款是否符合行業(yè)技術規(guī)范和要求等。避免因用語不規(guī)范造成歧義。

（2）對合同標的進行審查時重點關注法律是否有特別規(guī)定，比如禁止流通物或者限制流通物。對于加工承攬合同，除了要保留樣本外，建議對樣本有詳細的文字說明，防止因樣品保管不善造成缺失。

（3）合同的價款和履行期限，根據(jù)合同的性質，以及有利于我方的原則，合同可以選擇分期支付，如果合同內容有質保期的要求，建議保留部分支付價款待質保期結束后再行支付。對于價款的支付方式，選擇匯款方式進行支付，以收到對方開具發(fā)票后幾日內再行付款。

（4）合同中關于違約責任的規(guī)定，避免使用類似于“對方違約的，由違約方賠償守約方所受的損失”等概括性說明，盡量細化，以金額或者合同標的額百分比的方式承擔違約責任。

（5）合同中約定的爭議解決方法，有些單位均要求使用訴訟的方式解決爭議，其實仲裁在有些案件處理中反而是更好的選擇。比如標的額較小，權利義務關系明確，選擇仲裁的方式相對于訴訟更有利于節(jié)約資源，節(jié)省時間，爭取最大限度維護企業(yè)自身的合法權益。同時合同條款不能既約定訴訟又約定仲裁，該條款視為無效條款。

（6）關注合同的生效條款約定，有的條款約定簽字并蓋章生效，有的條款約定生效條件或者期限。根據(jù)合同具體內容，充分考慮法律法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)，合同方能生效的情形，以及合同當事人約定必須辦理公證或主管部門批準同意等手續(xù)合同方能生效的情形。

（三）其他注意事項

1.簽章

合同對方如果是企業(yè)法人或者其他組織，除加蓋單位印章外還需要法定代表人的簽字，如果是授權委托人簽字，需要向對方索要授權委托書，同時關注授權委托書授權的內容。如果是公民個人簽字，則要求其本人簽名。對于兩頁以上的合同，還應當加蓋騎縫章，附件作為合同的一部分也在蓋騎縫章的范圍內。關注所有的印章和簽字均應當清晰、完整。

2.核查

為了方便合同的簽訂，各單位會有重復使用的合同模板，此時要關注所有空白格是否全部都填寫完畢。合同內容是否連續(xù)，不要出現(xiàn)空行。尤其是合同日期，在合同歸檔中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同日期欄全部都空白，對于時限性較強的合同，要特別關注日期的填寫。

3.合同附件

注意合同附件的內容和主合同的名稱要一致，不能因為是附件而忽略附件的內容，大多數(shù)合同的附件是非常重要的，要按照主合同同等對待。

4.急合同的審核

部分單位在上報需要審核的合同時要求特別急，對于法務工作人員來說是個挑戰(zhàn)，因為在短時間不可能對有關合同的狀況全部了解清楚，而且一旦合同審核出現(xiàn)紕漏，所有責任有可能歸咎到法務部門。在這種情況下，首先要盡可能的讓對方說明合同簽訂的背景和目的，通過批注的方式對合同條款進行審核，同時要求上報單位補充合同未能及時報審的書面說明。最后需要說明的是所有的工作都是需要各部門相互配合才能完成的，關于急合同的審理法務不能因為不符合報審要求不進行審理，關鍵是如何有效的去預防，讓各單位對報審合同流程有一個清晰的認識。

三、合同審核的發(fā)展方向

法務部門在企業(yè)的經(jīng)營管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，其中合同審核是法務部門參與企業(yè)經(jīng)驗管理的主要手段，從以前的合同審核流于形式到今天的百分百合同審核，體現(xiàn)了依法治企的觀念全面滲透到企業(yè)管理中的各個領域。

為不斷發(fā)揮法務部門合同審核的作用，保證及時、高效、規(guī)范的審核，利用互聯(lián)網(wǎng)技術，開發(fā)合同線上審核的管理平臺將是未來合同審核發(fā)展的趨勢。合同線上審核有哪些優(yōu)勢呢？

首先合同線上審核規(guī)范了操作流程，因線上審核的痕跡的可修改性，保證了合同審核從上報、審核、反饋、簽批等每一個環(huán)節(jié)的真實性。

其次合同線上審核提高了效率，一般合同審核完畢后需要層層報批，合同線上審核解決了報批等人、找人難的問題，一部手機既可以解決合同審批問題。

最后，合同線上審核能夠有效的利用網(wǎng)絡平臺的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能，將合同進行分類統(tǒng)計，為今后合同審核的真該提供更為有利的數(shù)據(jù)支撐。

隨著我國法律法規(guī)的不斷完善，依法治企是時代發(fā)展的必然選擇，合同管理是企業(yè)管理中循序漸進的過程，是循環(huán)往復，不斷提高的過程，直接關系到企業(yè)發(fā)展的命運。對于合同的管理決不能馬虎大意，做好合同管理的把關工作，提高企業(yè)風險防范能力，是切實保證企業(yè)的合法權益的重要保障。