淺談工程項目合同管理

戴鴻瀟

（100176 中鐵十九局集團(tuán)有限公司 北京）

一、工程項目合同特點

一個工程項目可能會涉及到建設(shè)工程施工總承包合同、勘察設(shè)計合同、監(jiān)理合同、專業(yè)（勞務(wù)）分包合同、征地拆遷合同、物資（設(shè)備）采購合同、物資（設(shè)備）租賃合同、運輸合同、技術(shù)服務(wù)合同、保險合同、房屋租賃合同、培訓(xùn)合同、勞動（勞務(wù)）合同、物業(yè)合同、用水用電合同等多個種類的合同。金額小到幾千，大到過億。當(dāng)事人會有政府、公司、企業(yè)、社會組織，也有個體工商戶和個人。履約期限有一天、一個月，也有幾十年的?？傊?，合同管理可能遇到的所有情形幾乎都有。

二、工程項目合同管理現(xiàn)狀

（一）資信審查不嚴(yán)格

在合同簽訂前，項目部對合同相對方資信審查不嚴(yán)。如分包商不具備相應(yīng)的資質(zhì)能力；經(jīng)辦人員的授權(quán)手續(xù)不完整；分包商和供應(yīng)商是不具備相應(yīng)的履約能力時有發(fā)生。

（二）合同評審不嚴(yán)肅

項目部合同評審流于形式，或者直接規(guī)避評審流程，甚至分包商進(jìn)場很長時間卻遲遲不簽合同等現(xiàn)象屢禁不止。

（三）履約管理不規(guī)范

溝通方式依賴于傳統(tǒng)的口頭形式，疏于書面表達(dá)，造成履約行為不能有效固化。部門間業(yè)務(wù)交叉多但溝通對接不及時。合同當(dāng)事人違約，合同管理人員缺乏積極主張違約責(zé)任的自覺。管理人員不專業(yè)且流動大，交接還脫節(jié)等。

三、工程項目合同管理面臨的主要風(fēng)險

（一）因缺乏合同管理經(jīng)驗，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失

合同條款本身存在漏洞，合同履行過程中部分權(quán)利不合理的放棄和未予及時主張，就有給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的風(fēng)險。

（二）因履約管理不善，導(dǎo)致訴訟案件或維穩(wěn)事件

合同履約管理失控，雙方爭議不可避免，協(xié)商不成，部分供應(yīng)商就會采用訴訟或仲裁手段，公司訴訟案件自然就會高發(fā)。部分分包商甚至?xí)苯咏M織農(nóng)民工圍堵項目部或者公司，引發(fā)維穩(wěn)事件，聚焦公眾注意力，進(jìn)而給公司造成不良影響。

（三）影響公司信用評比

公司只有擁有良好的合規(guī)管理文化才能在項目所在地或全國年度信用評比中取得好的成績。當(dāng)前，國家致力于建設(shè)全民信用體系。信用評價結(jié)果被運用于招投標(biāo)、投融資等方方面面。合同管理不好事兒太大了。

四、工程項目合同管理的建議

（一）配強(qiáng)管理人員

工程項目負(fù)責(zé)人對合同管理要予以高度重視，合同管理專員要高配，要確保除有工程管理經(jīng)驗外，還要有一定的法律專業(yè)知識，要有責(zé)任心和創(chuàng)新意識，要有一定的協(xié)調(diào)溝通能力，也要賦予一定實權(quán)。此外，公司也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理專員的培訓(xùn)與交流，不斷提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（二）健全規(guī)章制度

公司應(yīng)該制定符合自身實際情況的合同管理辦法，對合同管理全過程實行全流程閉合管理，細(xì)化各個層級業(yè)務(wù)部門相應(yīng)的管理職責(zé)，線上審批和線下督導(dǎo)相結(jié)合，獎勵與懲罰及時落實兌現(xiàn)等構(gòu)建一套完整的制度。

（三）制定合同范本

公司應(yīng)結(jié)合項目類別和施工實際情況擬定合同示范文本，推行合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，避免經(jīng)辦人員因?qū)I(yè)知識缺乏擬定錯漏的合同文本，給公司造成不必要的損失。

（四）開展宣貫宣講

公司應(yīng)在項目部成立之初，對全體員工開展內(nèi)部宣貫活動，宣講內(nèi)容包括公司規(guī)章制度、各類合同履約過程中的防控重點和特別注意事項以及基本的法律合規(guī)知識，讓每一名員工明白在項目管理活動中應(yīng)該怎么說、怎么做、怎么簽和怎么記。

同時，項目部還要選擇合適時間組織外部分包商和供應(yīng)商共同學(xué)習(xí)公司規(guī)章制度和項目業(yè)務(wù)管理流程，要簽到和保留影像資料，確保內(nèi)容固化。在依法合規(guī)的基礎(chǔ)之下，項目部要讓分包商和供應(yīng)商跟著項目管理的節(jié)奏運轉(zhuǎn)，從而確保合同履約管理在可控狀態(tài)。

（五）嚴(yán)格自查督導(dǎo)

項目部要定時對照公司規(guī)章制度和管理流程通過業(yè)務(wù)部門交叉的方式對合同管理開展自查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，對履約過程遇到的新問題要制定應(yīng)對方案，重點聚焦對違約的分包商和供應(yīng)商的應(yīng)對，對拿不準(zhǔn)的問題要及時向上級業(yè)務(wù)主管部門請示匯報。

同時，公司法律合規(guī)部門也應(yīng)定期牽頭涉及合同管理的業(yè)務(wù)部門對項目部開展合同專項督導(dǎo)，要特別關(guān)注新上場、投資大和收尾項目，要及時幫助項目部規(guī)范合同管理，要切實幫助解決履約過程遇到的新問題，要推動獎罰的兌現(xiàn)。

（六）重視檢查應(yīng)對

在項目施工期間，不可避免地會遇到建設(shè)單位和地方（或更高級別）行政監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，對檢查人員的詢問盤查，特別是對一些原本就尚存爭議的問題，管理人員的反饋是否依法合規(guī)尤顯重要。同時，因合同履約發(fā)生爭議，部分分包商和供應(yīng)商可能會借助媒體，項目部對媒體的應(yīng)對對之后訴訟仲裁等糾紛解決也是舉足輕重。所以，提前做好應(yīng)對方案也是項目合同管理的必修課。

（七）兌現(xiàn)績效考核

公司要制定出臺對子（分）公司和直管項目部主要負(fù)責(zé)人法治工作績效考核辦法，獎勵合同管理先進(jìn)單位和個人。通過獎罰兌現(xiàn)，切實提高工程項目領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵崗位人員的合規(guī)意識、法律意識和責(zé)任意識，從而進(jìn)一步推動項目合同管理工作上新臺階。