關(guān)于加強(qiáng)貿(mào)易企業(yè)存貨管理的思考

林香嬌

摘要：大部分貿(mào)易企業(yè)自身缺少倉儲條件，基本將存貨的倉儲業(yè)務(wù)委托第三方物流公司管理，因此產(chǎn)生的存貨管理風(fēng)險節(jié)點(diǎn)增多。如何加強(qiáng)存貨風(fēng)險管理，提高管理效果，成為企業(yè)不斷探討的話題。文章針對大中型貿(mào)易企業(yè)存貨管理中存在的問題進(jìn)行分析論述，提出完善存貨管理制度，加強(qiáng)存貨日常管理，完善存貨保險機(jī)制等有效建議。

關(guān)鍵詞：貿(mào)易企業(yè)；倉儲單位；存貨管理

一、存貨管理的概述

（一）存貨管理的含義

存貨管理是指企業(yè)為了維護(hù)日常貨物管理活動的正常秩序而實(shí)施的一些必要的管理程序、措施和手段，是一種內(nèi)部自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的控制過程。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)存貨業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，從而確保企業(yè)存貨管理活動過程中的記錄準(zhǔn)確性、信息真實(shí)性、存貨安全性以及存貨周轉(zhuǎn)效率性。

貿(mào)易企業(yè)存貨主要以商品為主，是流動資產(chǎn)重要組成部分，其管理特點(diǎn)為占用資金大，種類繁多，規(guī)格復(fù)雜，存放地點(diǎn)分散，異地監(jiān)管難度大等。

（二）加強(qiáng)貿(mào)易企業(yè)存貨管理的重要性

貿(mào)易企業(yè)的核心管理環(huán)節(jié)是存貨管理。加強(qiáng)存貨管理對貿(mào)易企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用，它是保證企業(yè)正常經(jīng)營的重要前提。健全的存貨管理可以降低企業(yè)從采購、存儲到銷售各階段的風(fēng)險。因此，加強(qiáng)貿(mào)易企業(yè)存貨管理對企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展具有重大意義。

1. 加強(qiáng)存貨管理有利于促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展

通過加強(qiáng)存貨管理，完善存貨管理制度，控制管理過程中各環(huán)節(jié)風(fēng)險，提高商品競爭能力，有效保證企業(yè)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行，確保企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康的發(fā)展。

2. 加強(qiáng)存貨管理有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤最大化目標(biāo)

存貨作為一項重要的流動資產(chǎn)，它的存在勢必占用企業(yè)的大量流動資金。通過實(shí)施正確的存貨管理方法，可降低企業(yè)平均資金占用水平，提高存貨流轉(zhuǎn)速度和資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、貿(mào)易企業(yè)存貨管理存在的問題及原因分析

大部分貿(mào)易企業(yè)自身沒有倉儲條件，基本將貨物的倉儲業(yè)務(wù)委托第三方物流公司管理，大部分民營物流公司沒有自有倉庫，靠租用他人場地進(jìn)行倉儲出租和物流管理，且存在管理不規(guī)范現(xiàn)象。若貿(mào)易企業(yè)將存貨委托該類物流公司管理，事先未對其進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查，很難把控貨物存儲期間的安全和完整。當(dāng)發(fā)生風(fēng)險時，貨物一旦損失，該類倉儲單位償債能力有限，企業(yè)將無法獲得賠償。

（一）存貨管理制度不健全

1. 部分企業(yè)在新增業(yè)務(wù)類型時未及時制定相關(guān)存貨管理流程和管理制度。未針對新增業(yè)務(wù)的特點(diǎn)制定規(guī)范的貨物進(jìn)、銷、存、查倉、盤點(diǎn)、品質(zhì)管理等制度。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作過程中無章可循，無據(jù)可依，存貨管理處在灰暗地帶。

2. 部分企業(yè)制度修訂不及時。有些企業(yè)雖制定了貨物管理流程及管理制度，但未根據(jù)業(yè)務(wù)的發(fā)展情況及業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行適時修訂，原有的管理制度早已不能滿足現(xiàn)階段業(yè)務(wù)發(fā)展管理需求，使存貨管理政策無法全面落實(shí)，上游環(huán)節(jié)的錯誤信息將給下游環(huán)節(jié)的管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

（二）存貨管理過程不完善

1. 部分企業(yè)對第三方倉儲單位資質(zhì)調(diào)查重視不夠。貿(mào)易企業(yè)未對第三方倉儲單位進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查，輕易將大批貨物寄存他處，僅為了方便、倉儲費(fèi)用合理能接受，卻忽視了其倉儲條件、管理能力以及倉儲單位的股東兼營業(yè)務(wù)、投資喜好等做出充分評估。

2. 大批貨物入庫環(huán)節(jié)管控不到位。企業(yè)在辦理大批量貨物進(jìn)倉時缺少必要的現(xiàn)場監(jiān)管，依據(jù)倉儲單位出具的貨權(quán)證明支付貨款，未實(shí)地根據(jù)合同要求進(jìn)行貨物相關(guān)信息的核實(shí)確認(rèn)，難以確保倉儲單位出具的貨權(quán)證明的真實(shí)性。

3. 貨物存儲期間管理不到位。貿(mào)易企業(yè)經(jīng)營種類繁多，根據(jù)不同的貨物特性選擇不同的倉庫，存放地點(diǎn)較為分散，異地查倉成本高，查倉時間間隔長。月末或季度通過電話或書面對賬，未對實(shí)物進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)；對于市場行情下滑且短期內(nèi)價格無法回升和流動性緩慢的商品，存在存儲期較長的現(xiàn)象，企業(yè)對異地存貨監(jiān)管弱化，可能存在資源被挪用的風(fēng)險。

4. 食品類存貨品質(zhì)監(jiān)管不到位。貿(mào)易企業(yè)對冷凍食品入庫時的品質(zhì)驗收手段比較有限，商品均有一定的保質(zhì)期，日常經(jīng)營管理難度較大，存在一定的管理風(fēng)險；當(dāng)商品出現(xiàn)滯銷時，企業(yè)往往忽略了該商品的保質(zhì)期，導(dǎo)致貨物臨?；蜻^期存在折價風(fēng)險，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

5. 實(shí)物信息與財務(wù)賬面庫存信息脫節(jié)。貨物已辦理進(jìn)出倉手續(xù)，相關(guān)單據(jù)等信息未能及時傳遞到位，嚴(yán)重影響財務(wù)入賬效率，造成實(shí)物信息與財務(wù)賬面存貨信息存在偏差，導(dǎo)致賬實(shí)不符，報表數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，難以為管理層及業(yè)務(wù)相關(guān)人員提供動態(tài)準(zhǔn)確的庫存信息。

（三）部分貿(mào)易企業(yè)對存貨保險不夠重視

1. 存貨管理需要增加企業(yè)成本。大中型貿(mào)易企業(yè)的存貨存量大，投保費(fèi)用將給企業(yè)增加管理成本，出險的概率具有不確定性，部分企業(yè)管理層覺得出險概率不高，故不重視對存貨的保險投入。

2. 倉儲單位不承擔(dān)不可抗力發(fā)生的損失。正常情況下倉儲協(xié)議會約定：在貨物存儲期間，如遇不可抗力（自然災(zāi)害和意外事故）發(fā)生的損失，倉儲單位不承擔(dān)責(zé)任。若一旦發(fā)生自然災(zāi)害和意外事故，企業(yè)將由此承擔(dān)巨大的損失。

三、加強(qiáng)貿(mào)易企業(yè)存貨管理的建議

風(fēng)險管理是手段，風(fēng)險控制是目標(biāo)。如何對貿(mào)易企業(yè)存貨管理風(fēng)險進(jìn)行有效管控？在適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)形勢，應(yīng)對市場變化的情況下，存貨管理是貿(mào)易企業(yè)面臨的重要課題。

（一）建立健全存貨管理制度

企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，認(rèn)真梳理存貨管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險點(diǎn)，形成完整的具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的存貨管理制度。首先，應(yīng)構(gòu)建崗位責(zé)任制，將崗位主要工作內(nèi)容、操作步驟以及獎懲措施等方面內(nèi)容納入管理制度中，明確存貨管理人員的權(quán)責(zé)范圍，做到分工合理、各司其職，確保相關(guān)風(fēng)險管控合理、有效。其次，應(yīng)制定貨物進(jìn)出倉管理制度。加大商品驗收、入倉和出倉管控力度，認(rèn)真核對貨物種類、規(guī)格、數(shù)量以及其他相關(guān)內(nèi)容。及時構(gòu)建庫存盤點(diǎn)制度，提升企業(yè)存貨管理有效運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)存貨日常管理機(jī)制

1. 重視第三方倉儲單位的選擇評估與資質(zhì)調(diào)查管理

貿(mào)易企業(yè)對倉儲單位的選擇：首選本企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的自有倉庫，其次選大中型國有倉儲單位，嚴(yán)格控制租用場地經(jīng)營的民營倉儲單位存放規(guī)模；因業(yè)務(wù)拓展需要須與新的倉儲單位合作，必須對其進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查。

首先，物流部門應(yīng)組織貿(mào)管部門通過實(shí)地考察倉儲單位的經(jīng)營場所、地理位置、人員配備及經(jīng)營機(jī)構(gòu)的設(shè)置等情況，分析其運(yùn)營環(huán)境及持續(xù)經(jīng)營能力等。

其次，充分了解倉儲單位是否兼營貿(mào)易業(yè)務(wù)、是否存在融通貨物先例、經(jīng)營模式是否守法合規(guī)、管理層是否存在賭博等投機(jī)行為、股東是否經(jīng)營高風(fēng)險業(yè)務(wù)等。綜合各方信息，以便對倉儲單位的選擇提供有用信息。

再次，必要時可聘請第三方評信機(jī)構(gòu)進(jìn)行資信調(diào)查，同時，貿(mào)管部門應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充完善相關(guān)倉儲單位信息資料，加強(qiáng)對后續(xù)資質(zhì)變化跟蹤。

2. 貿(mào)易企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)貨物入倉、存儲、出倉管理

（1）加強(qiáng)貨物入倉管理。大批貨物辦理入倉前，企業(yè)物流部門應(yīng)派專人前往倉儲單位進(jìn)行貨權(quán)交接，確保入倉貨物的品類、質(zhì)量符合采購要求、貨物數(shù)量準(zhǔn)確無誤、貨物是否包裝完好，入倉后貨物存放情況以及張貼貨權(quán)標(biāo)志等。

（2）加強(qiáng)存儲期間管理力度。企業(yè)監(jiān)管部門應(yīng)實(shí)施定期或不定期查倉和盤點(diǎn)管理，增加突擊查倉次數(shù)，及時跟蹤貨物進(jìn)出情況，發(fā)現(xiàn)異常情況，及時采取有效措施，控制存貨風(fēng)險；加強(qiáng)對相關(guān)貨物日常品質(zhì)變化的跟蹤管理，關(guān)注存儲期間食品類存貨的保質(zhì)期以及臨保情況，及時了解市場行情變化，為企業(yè)銷售決策提供有用的信息。

（3）加強(qiáng)貨物出倉管理。在貨物辦理分批出倉時，倉儲單位接到貿(mào)易企業(yè)的發(fā)貨指令《貨物出倉單》，認(rèn)真對照貿(mào)易企業(yè)在簽訂倉儲協(xié)議時預(yù)留的放貨指示《貨物出倉單》樣本印簽，核對無誤后并嚴(yán)格按《貨物出倉單》上具體的信息辦理出倉手續(xù)。

3. 加強(qiáng)企業(yè)存貨管理的信息化建設(shè)。利用現(xiàn)代化的先進(jìn)信息管理系統(tǒng)，避免存在實(shí)物信息與財務(wù)賬面存貨信息脫節(jié)的現(xiàn)象。企業(yè)應(yīng)全盤考慮將物流數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等集中到一個平臺上進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)一體化管理和無縫對接，減少內(nèi)部重復(fù)的單據(jù)傳遞、數(shù)據(jù)核對、統(tǒng)計等工作，從而讓物流人員、業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員更多關(guān)注于內(nèi)部流程的監(jiān)控和梳理上，提高管理效率。

（三）完善存貨保險機(jī)制

財產(chǎn)保險是一種社會經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償制度。企業(yè)對庫存貨物進(jìn)行保險管理，是對倉儲單位無法承擔(dān)的風(fēng)險做了事先安排，其主要目的是為了保護(hù)企業(yè)的財產(chǎn)安全，增強(qiáng)抵御自然災(zāi)害和意外事故的能力，把風(fēng)險轉(zhuǎn)移給保險公司，一旦風(fēng)險事故發(fā)生，企業(yè)可以從保險公司得到經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因此，對存貨投保可以降低或消除損失發(fā)生后的企業(yè)財務(wù)負(fù)擔(dān)。

1. 企業(yè)應(yīng)選擇合適的保險險種。目前，財產(chǎn)保險主要有財產(chǎn)基本險和綜合險兩大類，以及若干附加險。每種險種所對應(yīng)的費(fèi)率不同，企業(yè)應(yīng)根據(jù)合作的倉儲單位存儲設(shè)施條件、地理位置、周邊環(huán)境等做出綜合評估，選擇與之相適應(yīng)的保險險種。

2. 企業(yè)應(yīng)充分估算保險金額。根據(jù)每個合作倉儲單位歷年的存儲規(guī)模以及預(yù)計當(dāng)年度的計劃存放量來確定投保額度，合理控制投保費(fèi)用。

綜上所述，存貨管理是企業(yè)內(nèi)部控制、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。加強(qiáng)企業(yè)存貨管理建設(shè)勢在必行，能夠提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，提高企業(yè)行業(yè)競爭能力，壯大企業(yè)發(fā)展空間。因此，要加強(qiáng)存貨管理，采用先進(jìn)科學(xué)的管理方法，融入一定的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性目標(biāo)。

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（作者單位：廈門夏商集團(tuán)有限公司）