淺談高職院校OA系統(tǒng)的建設(shè)

齊曉娟 劉斌

摘要：隨著社會對應(yīng)用型人才的需要不斷增加，高職院校的發(fā)展速度和規(guī)模大幅增長，這對高職院校的內(nèi)部管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的信息化管理模式已經(jīng)無法滿足院校發(fā)展的需要，OA系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用迫在眉睫。針對高職院校信息化管理的實際需求，詳細(xì)分析了OA系統(tǒng)開發(fā)的可行性，探討了高職院校的OA系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計的策略和關(guān)鍵問題，實際運行表明，該OA系統(tǒng)實際使用效果良好，適合在高職院校信息管理中應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：高職;OA系統(tǒng);辦公;信息管理;系統(tǒng)設(shè)計

中圖分類號：TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? 文章編號：1009-3044（2018）31-0076-02

時代的發(fā)展給高職院校的信息管理提出了更高的要求。很多高職院校根據(jù)自身的特點和應(yīng)用的實際需要，通過利用三層B/S結(jié)構(gòu)、各種先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫、面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計思想，成功打造了自己的OA系統(tǒng)。該系統(tǒng)的成功運用，為教職工提供了方便的查詢和互通信息的平臺，給學(xué)院辦公提供了更加統(tǒng)一、高效率、低成本的業(yè)務(wù)操作模式，為學(xué)院有效實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化辦公，打下了一個非常好的基礎(chǔ)[1]。

1 系統(tǒng)分析

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，其在高職院校辦公管理領(lǐng)域的應(yīng)用越來越多，很多高職院校也打造了自己專屬的信息管理系統(tǒng)，建立了豐富的資源數(shù)據(jù)庫。但是，由于很多高職院校的資金投入不夠和重視程度不夠，信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)了很多不完善之處，很多院校還只是簡單利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行辦公，沒有打造專屬的網(wǎng)絡(luò)同步辦公系統(tǒng)。當(dāng)前高職院校辦公自動化的現(xiàn)狀主要為：一、隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，高職院校的辦公計算機(jī)大部分都實現(xiàn)了上網(wǎng)的功能。二、教學(xué)異地辦公的需求越來越多。三、目前很多高職院校雖然在網(wǎng)上開展了一些辦公業(yè)務(wù)，但總體數(shù)量還是偏少[2]。四、在實際的高職院校部門管理之中，各個部門之間缺乏有效的聯(lián)動，經(jīng)常各自為戰(zhàn)，容易形成各種信息孤島。五、相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)辦公管理制度沒有形成，容易造成各種網(wǎng)絡(luò)安全問題的發(fā)生。

高職院校OA系統(tǒng)功能性的要求。雖然高職院校對OA系統(tǒng)規(guī)模的要求并不是很高，但對系統(tǒng)的功能完善度卻有著較高的要求。一、院校各部門之間應(yīng)該能夠通過該系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的有效互通，順利完成部門人員之間的信息交流，學(xué)院也可以通過該系統(tǒng)，面向大眾發(fā)布一些信息。二、該系統(tǒng)應(yīng)該可以有效實現(xiàn)一些院校網(wǎng)絡(luò)辦公業(yè)務(wù)，增加院校辦公的效率，既方便了教職工，也方便了學(xué)院管理人員。其應(yīng)該首先以下的幾種功能：一、電子郵件功能。電子郵件是該系統(tǒng)最基本的功能，學(xué)院各個部門人員之間，應(yīng)該非常容易通過該系統(tǒng)，實現(xiàn)對郵件的收發(fā)，實現(xiàn)內(nèi)部信息的有效溝通。二、由于職業(yè)院校辦公管理的特殊性，在辦公的過程中，需要使用到大量的辦公文件，這些文件類型往往是不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)的，因此在數(shù)據(jù)庫的選擇上，應(yīng)該盡量選擇關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，滿足對數(shù)據(jù)處理及時性和數(shù)據(jù)量的要求[3]。三、工作流的應(yīng)用。在實際職業(yè)院校的辦公管理過程中，很多辦公工作是以流程化的形式出現(xiàn)的，其首先由起草人員發(fā)起，然后經(jīng)過相關(guān)人員的辦理，最后匯入到文件管理數(shù)據(jù)庫中。四、隨著時代的不斷發(fā)展，對辦公的同步性要求非常高，需要打破時間和地域的限制，隨時參與到辦公中，這對辦公系統(tǒng)的協(xié)同處理能力，提出了較高的要求。五、安全管理功能。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和推廣，我們已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時代，我們在享受網(wǎng)絡(luò)文明時，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題也引起了我們強(qiáng)烈的重視。由于職業(yè)院校工作的特殊性，如果在網(wǎng)絡(luò)信息傳輸時遭遇到了網(wǎng)絡(luò)安全問題，就會對學(xué)院的管理造成非常大的問題，容易造成管理上的混亂，如果是關(guān)鍵信息被篡改和丟失，將會在教學(xué)過程中，造成無法彌補的損失。

2 系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)主要包含傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)管理思想，其使用客戶Web服務(wù)器-數(shù)據(jù)庫服務(wù)器來建設(shè)高校的OA系統(tǒng)?？蛻舳耸切枰褂猛ㄓ玫木W(wǎng)絡(luò)瀏覽器，就可以參與到辦公管理當(dāng)中，必須要使用專業(yè)的辦公軟件，既降低了成本，又提高了實用性。對資源的管理，是通過數(shù)據(jù)庫管理來實現(xiàn)的，其可以有效實現(xiàn)對各種資源的集中管理，并通過采用專業(yè)的安全管理方案，來提高對數(shù)據(jù)資源使用的安全性，對數(shù)據(jù)的處理非常高效，能夠有效對外部數(shù)據(jù)需求進(jìn)行響應(yīng)。

高職院校的OA系統(tǒng)是一個綜合的、高效的信息處理網(wǎng)絡(luò)平臺，其可以將學(xué)校內(nèi)部的各種文件資源有效管理起來。其采用的是軟件界面管理模式，通過對軟件的操作，來實現(xiàn)對信息的管理，使用起來非常方便，對各種資源的管理也非常安全。其主要包含四個主要的部分：個人事務(wù)管理、公共事務(wù)管理、信息交流和系統(tǒng)管理。個人事務(wù)管理，主要是針對每個教職工的，系統(tǒng)會對每個教職工打造電子檔案，對他們的信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理。公共事務(wù)管理，主要包括各種業(yè)務(wù)辦理模塊，也可以自定義各種工作流程。主要包括工作流、人事管理、固定資產(chǎn)管理和工資上報等模塊。信息交流模塊主要實現(xiàn)企業(yè)各部門人員的信息通信，可以通過該模塊，來有效實現(xiàn)對各種簡單信息的發(fā)送，還能傳送各種類型的數(shù)據(jù)文件。系統(tǒng)管理，主要是為了設(shè)定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)內(nèi)容。根據(jù)高職院校部門功能的需要，各相關(guān)部門和管理人員以一定的系統(tǒng)適用權(quán)限，實現(xiàn)對各種管理的分類，提高信息管理的安全性[4]。

為了給系統(tǒng)的良好運行，打下一個良好的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，采用的是MySQL關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，其具有網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)的功能，可以非常方便在網(wǎng)絡(luò)上開展各種數(shù)據(jù)管理工作，其對數(shù)據(jù)的處理效率比較高，可以滿足OA系統(tǒng)對信息處理及時性的要求。對該數(shù)據(jù)庫的操作也非常方便，該數(shù)據(jù)庫提供了高效的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)處理函數(shù)，通過這些函數(shù)，可以非常方便實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的連接、斷開和查詢功能。

該系統(tǒng)的運行需要建立專門的服務(wù)器，系統(tǒng)是由PHP程序語言進(jìn)行設(shè)計的，其開發(fā)能力非常強(qiáng)，編程的難度也不高，后期的維護(hù)工作也非常方便，只需要簡單對程序進(jìn)行修改，就可以完成系統(tǒng)的升級。整個系統(tǒng)的開發(fā)難度也不是非常高，目前市場上已經(jīng)有非常多成熟的產(chǎn)品，只需要拿過來稍加改動即可。

利用數(shù)據(jù)監(jiān)控技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的安全。該技術(shù)是利用軟件或者硬件對數(shù)據(jù)進(jìn)行實時檢查，將其和特征數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，及時發(fā)現(xiàn)異常，及時進(jìn)行反應(yīng)。網(wǎng)絡(luò)信息安全監(jiān)控系統(tǒng)，必須及時對各種異常進(jìn)行及時、準(zhǔn)確反應(yīng)，并及時對安全事件進(jìn)行處理，因此網(wǎng)絡(luò)信息安全監(jiān)控系統(tǒng)可以分為五大部分，分別是被監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)、探測器、節(jié)點管理器和數(shù)據(jù)控制中心、系統(tǒng)查詢終端。探測器是網(wǎng)絡(luò)信息監(jiān)控系統(tǒng)的技術(shù)核心，其用來接收網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)男畔ⅲ饕凶グ桶治龉δ?。其先對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)包進(jìn)行接收，然后對數(shù)據(jù)包進(jìn)行分析，如果發(fā)現(xiàn)是可疑的數(shù)據(jù)包，就會立即報警。探測器主要用于節(jié)點的維護(hù)，其還具有通信的功能，其在網(wǎng)絡(luò)中的位置非常重要。檔期在管理探測器的過程中，需要接收探測器對數(shù)據(jù)的分析結(jié)果，通過將這些結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和統(tǒng)計，讓進(jìn)行相關(guān)格式的轉(zhuǎn)換，然后將其發(fā)送到數(shù)據(jù)控制中心，同時還將所管理網(wǎng)絡(luò)的情況發(fā)送到數(shù)據(jù)控制中心。數(shù)據(jù)控制中心主要用于對各種數(shù)據(jù)存儲和控制，還負(fù)責(zé)對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計。查詢管理終端主要用于對整個監(jiān)控系統(tǒng)的管理，還包括對數(shù)據(jù)庫的查詢、刪除、修改和備份等功能。管理終端還負(fù)責(zé)對報警信息的處理，及時有異常行為的網(wǎng)絡(luò)操作，避免網(wǎng)絡(luò)安全事故的發(fā)生。此外，為了提高網(wǎng)絡(luò)信息安全監(jiān)控系統(tǒng)的效率，系統(tǒng)還會定期進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)殺毒，避免病毒給系統(tǒng)的工作造成不良的影響。

3 系統(tǒng)使用效果

該系統(tǒng)非常簡單易用，其采用的網(wǎng)絡(luò)界面管理模式，各辦公人員只需要使用瀏覽器，便可以非常容易登錄到該系統(tǒng)中，通過界面式的操作，內(nèi)容非常直觀，降低了對辦公人員的要求。由于采用了數(shù)據(jù)庫資源管理的模式，對各種資源的管理非常高效，可以對各種海量的資源進(jìn)行管理。如果需要對各種資源信息進(jìn)行查詢時，只需要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞，就可以很輕松查到對應(yīng)的內(nèi)容，使用起來非常方便。該系統(tǒng)的升級和維護(hù)工作也非常方便，對相關(guān)維護(hù)人員的要求也不高，只需要根據(jù)系統(tǒng)的使用要求，對系統(tǒng)程序代碼進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)即可，使用起來比較方便。

4 結(jié)束語

隨著時代的不斷發(fā)展，給高職院校的管理提出了更高的要求，為了有效提高管理的效率，可以將OA系統(tǒng)用于辦公管理中，有效實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，簡化辦公的流程，實現(xiàn)對各種資源的高效利用和集中利用，為高職院校新時期的發(fā)展打下一個堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王常華，關(guān)若飛.高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)方案淺談[J].信息與電腦：理論版，2014（10）：11-12.

[2] 占娜.淺析企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2013（8）：33-34.

[3] 陶玲.企業(yè)辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展策略探討[J].電子制作，2013（6）：55-56.

[4] 彭越.辦公自動化的現(xiàn)狀與發(fā)展方向[J].信息與電腦：理論版，2013（1）：25-26.