教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的地位和作用

朱鴻源

摘要：本文闡述了教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中所處的地位、作用、工作職能、工作任務(wù)及所面臨的困境，并提出了相應(yīng)的建議和對策。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；教學(xué)管理樞紐；加班加點(diǎn)超負(fù)荷運(yùn)作；合理定位

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）03-0086-03

教學(xué)工作是高等學(xué)校經(jīng)常性的中心工作，教學(xué)管理的水平和質(zhì)量直接影響著教學(xué)工作的好壞，處于教學(xué)管理與迎評促建教學(xué)改革最前沿的教學(xué)秘書隊(duì)伍作為教學(xué)管理隊(duì)伍的主力軍，肩負(fù)著維持高校正常教學(xué)秩序，穩(wěn)步提高教學(xué)管理水平和質(zhì)量的重要使命。教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作的重中之重，重視探討教學(xué)秘書工作的規(guī)律，充分發(fā)揮其職能，這是加強(qiáng)教學(xué)管理提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障[1]。

一、教學(xué)秘書工作的地位和作用

高校教學(xué)秘書處在學(xué)校教學(xué)主管部門（教務(wù)處）、教學(xué)院長、教師、學(xué)生和其他教學(xué)單位的交叉點(diǎn)也即基層教學(xué)管理樞紐的重要位置，是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，起著其他人不可替代和不容忽視的承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。

教學(xué)秘書工作受教務(wù)處和本單位教學(xué)院長雙重領(lǐng)導(dǎo)，要貫徹執(zhí)行校、院（系、部）的教學(xué)指導(dǎo)思想和具體指示，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的基層實(shí)踐者、管理者、服務(wù)者和信息反饋者，直接具體操作教學(xué)運(yùn)行過程中大量的日常教學(xué)事務(wù)，其素質(zhì)和工作能力直接影響學(xué)校的教學(xué)管理水平和管理效率。教學(xué)秘書工作政策性、業(yè)務(wù)性、服務(wù)性、時(shí)間性強(qiáng)，工作繁雜，責(zé)任重大。教學(xué)秘書高效、細(xì)致的工作是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用。

二、教學(xué)秘書的工作職能和工作任務(wù)

教學(xué)秘書工作貫穿于整個(gè)教學(xué)運(yùn)行過程。

1.開學(xué)前。（1）參與課程教學(xué)計(jì)劃的修訂編制，根據(jù)教學(xué)計(jì)劃的要求與院（系）教師的實(shí)際，科學(xué)、周密地編排課程表，下發(fā)授課任務(wù)書。（2）協(xié)助教材征訂。

2.學(xué)期初。（1）協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)檢查教師的備課、上課的到位情況。（2）協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)處理更改少部分教師課表和教室安排。（3）協(xié)助收集匯總教學(xué)日歷。（4）補(bǔ)考試卷整理、送印、發(fā)放、收集和歸檔等。（5）按教學(xué)院長要求，根據(jù)教師授課情況，編制本學(xué)期院（系）觀摩教學(xué)、診斷教學(xué)、教師集中聽課的相關(guān)表格。（6）核查匯總上報(bào)全院學(xué)生的上課情況。（7）協(xié)助發(fā)放教材、課程表等。（8）協(xié)助教務(wù)處安排完成上學(xué)期學(xué)生的補(bǔ)考工作。（9）協(xié)助統(tǒng)計(jì)新生名單、注冊、專業(yè)分流選課等。

3.學(xué)期中。每天要面對相關(guān)職能部門及全院師生，處理紛繁復(fù)雜的工作，任務(wù)量大，頭緒繁多。（1）教學(xué)秘書肩負(fù)著將教務(wù)處的有關(guān)通知（如：學(xué)生選課通知、英語四六級考試通知、補(bǔ)考通知、學(xué)校教學(xué)檢查通知、教研教改申報(bào)通知等）、要求傳達(dá)給教師和學(xué)生，執(zhí)行教務(wù)部門和院（系）領(lǐng)導(dǎo)的工作指令?？陀^上很多教師和學(xué)生對與教學(xué)有關(guān)的政策、文件、規(guī)定及操作流程不是很清楚，所以教學(xué)秘書要在師生詢問時(shí)反復(fù)耐心地予以正確解答和協(xié)助，并及時(shí)提供教學(xué)工作所需的部分資料和設(shè)備，為教師的授課和學(xué)生的學(xué)習(xí)提供支持與幫助，等等。與此同時(shí)，將學(xué)生、教師對于院（系）教學(xué)管理工作的意見和建議整理提交給院（系）領(lǐng)導(dǎo)，將院（系）師生對于教務(wù)工作的意見和建議整理上報(bào)給教務(wù)部門。教學(xué)秘書需按時(shí)出席一系列教學(xué)工作會(huì)議，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并落實(shí)到具體工作中。對有關(guān)上級教學(xué)文件及時(shí)收發(fā)和處理，屬于教學(xué)秘書參與辦理的，要按要求及時(shí)擬辦、承辦或摧辦。（2）就各項(xiàng)教學(xué)管理措施的出臺為院（系）領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)數(shù)據(jù)，參與專業(yè)設(shè)置與調(diào)整、課程結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、教學(xué)計(jì)劃擬訂（修訂）等一系列教育教學(xué)改革活動(dòng)；從宏觀的人才培養(yǎng)方案的修訂、課程教學(xué)大綱的編寫到具體的每一次調(diào)、補(bǔ)課等教學(xué)工作的協(xié)調(diào)都需要教學(xué)秘書的參與和執(zhí)行。（3）協(xié)助校、院（系）領(lǐng)導(dǎo)做好本學(xué)期院（系）觀摩教學(xué)、診斷教學(xué)、教師集中聽課，協(xié)助校、院（系）領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)、總結(jié)中期教學(xué)情況，組織召開學(xué)生座談會(huì)，按時(shí)向教務(wù)處匯報(bào)本院（系）期中教學(xué)情況。（4）要編制大量教學(xué)文書，其中一部分將立卷歸檔，成為重要的教學(xué)文件檔案，備日后查考。比如，教師工作量表，學(xué)生成績表，學(xué)生對教師教學(xué)工作評價(jià)調(diào)查表，教師聽課記錄，教學(xué)運(yùn)行狀況抽查記錄，學(xué)生、教師座談會(huì)記錄，教師教學(xué)成果、科研成果業(yè)績登記表，等等。（5）認(rèn)真編制、整理、分類歸檔、妥善保管有關(guān)教學(xué)文書，如不同時(shí)期的專業(yè)課程設(shè)置檔案，教學(xué)計(jì)劃檔案，教師工作量檔案，學(xué)生成績檔案，教學(xué)科研立項(xiàng)書匯總，反映教研室、實(shí)驗(yàn)室的工作情況檔案，本單位教學(xué)活動(dòng)的有關(guān)文件資料檔案，學(xué)生成績和學(xué)籍管理、日常各種學(xué)分制管理手續(xù)辦理，等等。（6）協(xié)助統(tǒng)計(jì)學(xué)籍異動(dòng)材料，學(xué)籍處理統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍檔案，學(xué)生獲獎(jiǎng)材料，學(xué)生處分材料，畢業(yè)生資格審查，畢業(yè)生電子學(xué)籍，畢業(yè)論文整理、歸檔；畢業(yè)生證書發(fā)放，畢業(yè)重修統(tǒng)計(jì)，畢業(yè)重修試卷的整理、送印、發(fā)放、收集和歸檔等；畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查；等等。（7）處理很多突擊性的工作。比如組織學(xué)生英語四六級、計(jì)算機(jī)等級等各種通級考試報(bào)名、各類競賽活動(dòng)報(bào)名等，往往要在1—2天的時(shí)間內(nèi)收齊報(bào)名費(fèi)，核準(zhǔn)有關(guān)學(xué)生的相關(guān)信息，打印報(bào)名表，時(shí)間緊，任務(wù)重，需要中隊(duì)長、學(xué)生班干部通力合作，才能完成任務(wù)。這些突擊性的工作要求在日常工作中積累資料，儲(chǔ)存信息，如中隊(duì)長、班干部的電話，學(xué)生的性別、年齡、身份證號碼，等等。

4.學(xué)期末。（1）協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)組織和協(xié)調(diào)落實(shí)畢業(yè)實(shí)習(xí)、專業(yè)實(shí)踐、畢業(yè)論文及其答辯工作的相關(guān)事宜。（2）協(xié)助收集、整理學(xué)生論文，歸檔實(shí)習(xí)材料，等等。（3）考試試卷整理、送印、發(fā)放、收集和歸檔等。

（4）協(xié)助教務(wù)處精心安排期末考試科目的時(shí)間、地點(diǎn)及監(jiān)考、巡視人員，并與其他教學(xué)單位和公共課教師做好聯(lián)絡(luò)工作，隨時(shí)處理時(shí)效性很強(qiáng)的監(jiān)考更改工作，確保考試順利進(jìn)行。（5）協(xié)助統(tǒng)計(jì)登錄學(xué)生成績，認(rèn)真核實(shí)、準(zhǔn)確填寫畢業(yè)生與獲得學(xué)位學(xué)生的名單，協(xié)助院（系）辦理證書。（6）協(xié)助教務(wù)處、院（系）領(lǐng)導(dǎo)做好教師工作量的統(tǒng)計(jì)及教師學(xué)年度考核工作。（7）協(xié)助統(tǒng)計(jì)補(bǔ)考、重修學(xué)生名單。endprint

三、教學(xué)秘書所面臨的困境

1.教學(xué)秘書工作量大，承擔(dān)的責(zé)任大，業(yè)務(wù)繁忙，事情瑣碎、繁雜，且經(jīng)常時(shí)間緊、任務(wù)重、頭緒多，輔助性大，服務(wù)性強(qiáng)，尤其在高校持續(xù)擴(kuò)招和普遍實(shí)行學(xué)分制的新形勢下，教學(xué)秘書崗位承擔(dān)的工作量更是顯著增加。作為教學(xué)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，面對相關(guān)職能部門及全院師生，要執(zhí)行匯集、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)等任務(wù)，每天上通下達(dá)，吞吐集散，安排協(xié)調(diào)工作，處理事務(wù)，忙忙碌碌，經(jīng)常性加班加點(diǎn)超負(fù)荷運(yùn)作，無償勞動(dòng)多。

2.教學(xué)秘書工作的輔助地位決定了它的被動(dòng)性。作為院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處的參謀和助手，教學(xué)秘書隨時(shí)按領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處的指示辦事，不能自行其是，僅僅被動(dòng)接受任務(wù)，來一個(gè)電話處理一件事情，接一個(gè)文件推動(dòng)一項(xiàng)工作，勢必頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳，手忙腳亂，窮于應(yīng)付，協(xié)調(diào)處理全局工作困難多。

3.教學(xué)秘書處在領(lǐng)導(dǎo)與師生之間、領(lǐng)導(dǎo)與主管部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間，工作稍有不慎，便會(huì)兩頭受氣，辛辛苦苦的工作還會(huì)遭到誤解和埋怨。

4.由于思想觀念陳舊，人們對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識和評價(jià)，對教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中所能發(fā)揮的重要作用沒有給予足夠重視，認(rèn)識不到基層優(yōu)質(zhì)的教學(xué)管理能出質(zhì)量、出效益，錯(cuò)誤認(rèn)為完全憑權(quán)威、直覺和經(jīng)驗(yàn)就能從事教學(xué)管理工作，不承認(rèn)具體的教學(xué)管理是一門科學(xué)，這就導(dǎo)致了在教學(xué)秘書人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)與工作待遇、職稱評定等方面都存在盲點(diǎn)，由于教學(xué)秘書在諸多方面與其他人員差距越拉越大[2]，而教學(xué)秘書工作的工作量又是繁重的，這就造成心理上的不平衡，導(dǎo)致他們認(rèn)為擔(dān)任教學(xué)秘書沒有前途沒有出路，嚴(yán)重挫傷了其工作積極性。

5.教學(xué)秘書對本職工作要做到得心應(yīng)手、游刃有余，除了教學(xué)秘書所學(xué)專業(yè)結(jié)構(gòu)最好與所在院系專業(yè)相同或相近外，平時(shí)要注重通過各種學(xué)習(xí)途徑獲取所在崗位所需要的知識與信息，如本院（系）各專業(yè)的基本概況，院系教師的基本情況（如教師的年齡、職稱、學(xué)歷、專業(yè)方向、所任課程、能擔(dān)課程、教學(xué)工作量、教學(xué)效果及性格、愛好等），學(xué)生的基本情況（如班干部的電話、學(xué)生的姓名、性別、所選課程、所得學(xué)分等），課程開設(shè)情況，學(xué)校的學(xué)籍管理規(guī)定，等等，還要學(xué)習(xí)和了解秘書工作常識，以便協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對各類教學(xué)相關(guān)的會(huì)議安排，對外交流與合作等做到場合適宜，程序正確，策劃周全。

四、合理定位，以人為本，提高教學(xué)秘書的工作積極性

1.隨著高校教學(xué)改革的進(jìn)一步深化，學(xué)校應(yīng)對教學(xué)秘書的工作予以正確定性和合理定位。在評定專業(yè)技術(shù)職稱時(shí)，應(yīng)將其定位在高校高等教育研究人員的崗位或根據(jù)所學(xué)專業(yè)也可掛靠其他專業(yè)技術(shù)系列，這樣不僅使其所從事的工作與所評職稱相符，而且有利于促進(jìn)教學(xué)秘書在從事教學(xué)管理工作的同時(shí)，充分利用自己處于教學(xué)管理第一線的優(yōu)勢，積極為教學(xué)改革提供信息，有效獲得教改的第一手資料，總結(jié)教改經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)教改中的新思路，進(jìn)行教改理論的總結(jié)與創(chuàng)新研究，為學(xué)校深化教學(xué)改革出謀劃策。堅(jiān)持以人為本的思想，使教學(xué)秘書能夠享受與其他工作人員、教師在工資、級別上的同等待遇[3]，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情，給他們提供一個(gè)合理的發(fā)展空間，以解決他們的后顧之憂。比如可以考慮給教學(xué)秘書類似于中隊(duì)長的發(fā)展空間（中隊(duì)長工作2年給予副科級待遇，4年給予正科級待遇，8—10年給予副處級待遇）等，以解決其個(gè)人的發(fā)展問題，保護(hù)他們的工作積極性，保證教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定，促進(jìn)隊(duì)伍的知識化和專業(yè)化。

2.二級學(xué)院應(yīng)對教學(xué)秘書在精神上給予關(guān)心、理解，在工作中給予支持、幫助。對于多樣繁雜的工作，教學(xué)秘書難免要出現(xiàn)某些效果不佳或差錯(cuò)的情況，二級學(xué)院應(yīng)給予理解和支持，幫助分析情況，找出原因，克服困難。如果教學(xué)秘書出于對工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，堅(jiān)持原則而造成誤會(huì)，二級學(xué)院應(yīng)主動(dòng)幫助做好群眾工作，支持教學(xué)秘書放下包袱，大膽工作。亦可根據(jù)二級學(xué)院的實(shí)情，將教學(xué)秘書的工作適當(dāng)量化，給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)貼，使教學(xué)秘書獲得的報(bào)酬和崗位貢獻(xiàn)相符。這有利于充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性，發(fā)揮其工作主動(dòng)性，激發(fā)其創(chuàng)造性，將工作干得更好，從而促使基層教學(xué)管理工作更加優(yōu)質(zhì)高效。

3.開學(xué)初和學(xué)期末是教學(xué)秘書繁重工作的高峰期，可以通過勤工助學(xué)等形式選派責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)較好的勤工助學(xué)學(xué)生協(xié)助教學(xué)秘書工作，以更好地適時(shí)地完成工作任務(wù)。

五、結(jié)語

教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理的一個(gè)不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，正是有了教學(xué)秘書的辛勤勞動(dòng)、加班加點(diǎn)超負(fù)荷運(yùn)作，學(xué)校的教學(xué)才那么生動(dòng)、有序，學(xué)校這趟高速行進(jìn)的列車才能在育人的大道上暢通無阻，學(xué)校應(yīng)采取相應(yīng)的措施加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，提高教學(xué)秘書地位，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和管理水平。同時(shí)，教學(xué)秘書自身也要抓緊學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高理論水平和管理能力。通過自己的特殊職能地位為學(xué)校教學(xué)管理科學(xué)決策提供信息和建議，更好地起到橋梁和紐帶作用，充分發(fā)揮參謀、助手、咨詢等作用，在保障正常教學(xué)工作秩序的同時(shí)，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高和教學(xué)方法的改革。

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