行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新初探

劉玲

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)公共服務(wù)不斷完善，而行政事業(yè)單位作為提供公共服務(wù)的主體，其在運(yùn)行中產(chǎn)生的檔案資料也日益多樣、復(fù)雜，尤其是在信息時(shí)代，數(shù)字化信息的出現(xiàn)逐漸沖擊著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，同時(shí)也為行政事業(yè)單位的檔案管理提供了新的思路，因此，如何根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求建立檔案管理制度則成為工作的主要內(nèi)容。目前在我國行政事業(yè)內(nèi)部管理中，如何根據(jù)信息時(shí)代的發(fā)展要求，優(yōu)化管理模式還沒有形成一個(gè)完整的方案，因此，行政事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合檔案管理的性質(zhì)，以及其中存在的問題探究創(chuàng)新管理辦法。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

黨的十九大報(bào)告提出要加快建設(shè)創(chuàng)新型國家。檔案建設(shè)管理作為國家創(chuàng)新體系的一個(gè)重要組成部分，也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。行政事業(yè)單位作為提供公共服務(wù)的主體，其在運(yùn)行中產(chǎn)生的檔案資料也日益多樣、復(fù)雜，尤其是在信息時(shí)代，數(shù)字化信息的出現(xiàn)逐漸沖擊著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，我們要及時(shí)貫徹十九大精神，對(duì)行政事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。

行政事業(yè)單位檔案管理的性質(zhì)

行政事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，行政事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展，對(duì)維持國家正常運(yùn)轉(zhuǎn)有著舉足輕重的作用。行政事業(yè)單位檔案是記載行政事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的重要信息資料，也是記載行政事業(yè)單位內(nèi)部人員的文檔信息資料，可以說行政事業(yè)單位檔案就是行政事業(yè)單位所有信息的匯聚地。

從性質(zhì)上講，檔案管理主要具有行政性，即行政事業(yè)單位作為政府實(shí)現(xiàn)公共服務(wù)的重要組成部分，其在信息類型上與檔案建設(shè)上都必須要依據(jù)相應(yīng)的法律規(guī)范，并且能夠滿足相應(yīng)的行政管理要求；管理性，檔案是一種信息資源，尤其是在信息時(shí)代，其信息價(jià)值逐漸凸顯，而通過有效的管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的優(yōu)化，剔除過時(shí)的、重復(fù)的、冗余的檔案內(nèi)容，保證檔案的使用效率；服務(wù)性，即檔案管理在行政事業(yè)單位內(nèi)部并不直接執(zhí)行相關(guān)決策，也不會(huì)直接產(chǎn)生社會(huì)效益，但是其卻是保證單位有序運(yùn)行的必要環(huán)節(jié)。因此可見，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理則是行政事業(yè)單位內(nèi)部有效運(yùn)行的關(guān)鍵。

行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

在信息化背景下，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新管理需要涉及多方面的影響因素，而這些因素中存在的問題則是影響其創(chuàng)新發(fā)展的重要阻力，具體表現(xiàn)為：其一，管理制度不夠完善。行政事業(yè)單位在自身發(fā)展之時(shí)，忽視了對(duì)檔案信息管理制度的建設(shè)的投入，使得檔案管理過程缺乏約束，存在的違規(guī)操作，嚴(yán)重影響了檔案信息質(zhì)量；其二，對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)不足。行政事業(yè)單位一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息的重要性認(rèn)識(shí)不到位，將檔案管理等同于信息記錄，減少了物質(zhì)投入，造成了檔案的損壞，不完整，甚至丟失。其三，管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，難以跟上現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，造成了檔案管理的混亂。

優(yōu)化行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1創(chuàng)新管理理念，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的科學(xué)指導(dǎo)

認(rèn)識(shí)是實(shí)踐的指導(dǎo)，在行政事業(yè)單位的檔案管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)管理模式的創(chuàng)新，首先就應(yīng)該從管理理念上進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能依據(jù)現(xiàn)代化管理需求，制定完善的管理措施，構(gòu)建系統(tǒng)化的管理模式。行政事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理理念的過程中，首先要正確認(rèn)識(shí)檔案管理在單位內(nèi)部管理的重要性，認(rèn)識(shí)到其在記錄單位發(fā)展歷程、記錄公共服務(wù)落實(shí)效果、體現(xiàn)國家政策效果、糾正運(yùn)行管理錯(cuò)誤等方面發(fā)揮的作用，進(jìn)而在內(nèi)部管理中，將檔案管理放在重要的位置上。

其次，樹立信息化管理理念，在信息化時(shí)代，檔案部門就是行政事業(yè)單位的信息集散地，它事無巨細(xì)地記錄著單位內(nèi)部各部門的運(yùn)行情況，而這在大數(shù)據(jù)分析時(shí)代為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了重要依據(jù)，因此，行政事業(yè)單位在內(nèi)部管理中，應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，建立信息化管理理念，并通過增加投入、完善制度、構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)等方式推動(dòng)信息化進(jìn)程；最后，提高制度管理意識(shí)。

3.2創(chuàng)新人才管理，提高檔案管理的專業(yè)水平

在信息時(shí)代，人才的重要性在管理中逐漸凸顯，行政事業(yè)單位的檔案管理也不例外，只有保證了工作人員的專業(yè)性才能夠順利地落實(shí)檔案管理措施，并在工作中發(fā)揮其創(chuàng)新潛力，推動(dòng)檔案管理辦法的不斷完善。行政事業(yè)單位在檔案管理中，首先要堅(jiān)持以人為本的管理理念，在紙質(zhì)檔案管理時(shí)代，由于領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案的忽視，使得檔案管理人員的價(jià)值得不到充分的發(fā)揮，在長時(shí)間僵化的工作環(huán)境中逐漸失去了創(chuàng)新的活力，而這種工作狀態(tài)在進(jìn)入到信息時(shí)代后必然會(huì)受到?jīng)_擊，基于此，行政事業(yè)單位應(yīng)該從人本的角度出發(fā)，不斷優(yōu)化檔案管理人員的工作環(huán)境，將其納入到單位內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，提高其對(duì)工作的熱情。

其次，注重對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)，信息時(shí)代對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求，計(jì)算機(jī)技能、信息素養(yǎng)等工作內(nèi)容使得工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)必須要做出調(diào)整，針對(duì)此，行政事業(yè)單位一方面要注重對(duì)一些不合格的檔案管理人員的淘汰；另一方面還應(yīng)該應(yīng)該注重人才培養(yǎng)，將檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)納入到工作計(jì)劃中來，在培訓(xùn)中不僅要增加信息化的管理的基本技能，更應(yīng)該從思想意識(shí)提高的角度，轉(zhuǎn)變工作人員的工作理念，進(jìn)而提高其對(duì)檔案管理的責(zé)任感，以及順應(yīng)信息化管理發(fā)展趨勢(shì)的自覺性。

3.3創(chuàng)新制度建設(shè)，提高檔案管理的規(guī)范化管理

前面已經(jīng)提到，在目前的檔案管理環(huán)境中，紙質(zhì)檔案時(shí)代的管理制度已經(jīng)難以適應(yīng)行政事業(yè)單位的檔案管理要求。“沒有規(guī)矩不成方圓”，因此，轉(zhuǎn)變管理模式，構(gòu)建新的管理制度已經(jīng)成為其創(chuàng)新管理的必然要求。在檔案管理中，行政事業(yè)單位首先應(yīng)該堅(jiān)持客觀性的原則，從單位內(nèi)部信息檔案的性質(zhì)以及實(shí)際運(yùn)用中存在的問題出發(fā)，建立切實(shí)符合發(fā)展實(shí)際的制度規(guī)范，以保證從整體上對(duì)檔案管理的指導(dǎo)。其次，堅(jiān)持可行性原則，制度只有在落實(shí)中才能夠發(fā)揮作用，在行政事業(yè)單位制定檔案管理制度的過程中，應(yīng)該結(jié)合制度的執(zhí)行情況對(duì)相關(guān)的規(guī)范進(jìn)行調(diào)整，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)制度的逐漸完善，為信息化的檔案管理提供一個(gè)良好的環(huán)境。再次，提高制度落實(shí)的權(quán)威性，制度之所以能夠發(fā)揮作用就在于其普遍應(yīng)用性，在行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理中，我們不僅要重視其對(duì)于管理人員的約束性，還應(yīng)該注重其對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的約束性，這樣才能保證檔案在一個(gè)公平的環(huán)境中得到有效的利用，避免檔案信息的失真。

3.4創(chuàng)新信息管理，建立并完善信息化管理平臺(tái)

信息化是行政事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。從某種程度上講，目前行政事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題多數(shù)都是由于信息技術(shù)的沖擊而產(chǎn)生的，因此利用信息技術(shù)、結(jié)合信息發(fā)展環(huán)境實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的優(yōu)化管理則成為行政事業(yè)單位創(chuàng)新管理的主要途徑。信息技術(shù)為檔案管理帶來的不僅是技術(shù)上的轉(zhuǎn)變，更是思想上的創(chuàng)新，因此行政事業(yè)單位的檔案管理部門在創(chuàng)新管理中，首先應(yīng)該調(diào)整管理理念，從大數(shù)據(jù)發(fā)展的角度，提高對(duì)檔案信息價(jià)值的重視，并結(jié)合單位的發(fā)展實(shí)際身深入數(shù)據(jù)分析，進(jìn)而不斷優(yōu)化公共服務(wù)內(nèi)容與形式；其次，加強(qiáng)對(duì)信息平臺(tái)建設(shè)的投入，信息化管理需要必要的軟硬件支持，如單位在預(yù)算管理中，應(yīng)該從更新檔案管理系統(tǒng)的角度實(shí)現(xiàn)購置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描設(shè)備等，同時(shí)還應(yīng)該與軟件開發(fā)企業(yè)合作，購買安裝符合單位內(nèi)部檔案管理需求的軟件，利用軟件的豐富功能實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)單位業(yè)務(wù)的覆蓋；最后，注重信息安全管理，信息安全是伴隨著信息技術(shù)產(chǎn)生的，在行政事業(yè)單位的檔案管理中，軟件系統(tǒng)一旦遭受到惡意攻擊就會(huì)出現(xiàn)信息泄露、篡改的危險(xiǎn)，因此，單位應(yīng)該從提高信息質(zhì)量的角度，建立專業(yè)的系統(tǒng)檢修部門，并實(shí)現(xiàn)軟硬件設(shè)備的定期檢查，做到防患于未然，為檔案信息的使用奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語

總之，隨著社會(huì)公共服務(wù)的不斷完善，以及信息化管理模式的逐漸形成，行政事業(yè)單位的檔案管理工作必須要做出一些創(chuàng)新調(diào)整。但是目前在行政事業(yè)單位的檔案管理中影響著檔案信息收集、使用效果的因素依然不容忽視，針對(duì)此，單位應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想，提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理人員的素質(zhì)，完善檔案管理的設(shè)備建設(shè)，創(chuàng)新檔案管理的方法，從而充分發(fā)揮檔案管理在單位內(nèi)部運(yùn)行中的作用。

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