事業(yè)單位電子檔案管理方法研究

趙玉清

【摘要】事業(yè)單位作為政府對接廣大人民的第一窗口，對其日常職能發(fā)揮一定要更加重視。而今事業(yè)單位的現(xiàn)有檔案管理模式，已經(jīng)由于電子技術(shù)的進(jìn)入得到了很大程度上的提升，在檔案存儲與查閱效率上實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，對于人員配置和工作時長的需求也大大壓縮，這都為事業(yè)單位更好地服務(wù)人民群眾提供了更為有效地保障。但隨著事業(yè)單位電子檔案管理的常態(tài)化，很多相應(yīng)的檔案管理新問題隨之呈現(xiàn)，因此本次研究將針對這些問題展開系統(tǒng)的研究，憑借已有文獻(xiàn)及自身工作經(jīng)驗來針對性的制定一些有效措施，以便為后期我國事業(yè)單位電子檔管理工作提供一定的實踐指導(dǎo)。

【關(guān)鍵詞】檔案 電子檔案 檔案管理 事業(yè)單位 管理方法

【中圖分類號】G27 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）50-0247-01

伴隨社會的進(jìn)步，信息智能化技術(shù)已經(jīng)運用到了社會的各個領(lǐng)域。現(xiàn)如今，中國事業(yè)單位大多數(shù)都已經(jīng)使用了電子檔案的檔案管理方式，這一模式和以往的檔案管理模式相比，在檔案收集、整理、保存和查閱上都有了很大進(jìn)步，但在保存方式和安全防護(hù)措施方面都和以往不同，這也促使檔案管理工作產(chǎn)生了一些新的問題。

一、事業(yè)單位電子檔案管理中的常見問題

運用數(shù)字化的手段進(jìn)行電子檔案管理雖然具備了很大的優(yōu)勢，但由于這一手段運用的時間較短，因此在檔案管理運用中也產(chǎn)生了一些安全性的問題。

1.網(wǎng)絡(luò)黑客問題

如今的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)覆蓋運用到各個領(lǐng)域，在這一便捷的平臺快速共享資源的同時檔案信息的數(shù)據(jù)也存在一定的安全隱患。因為加入網(wǎng)絡(luò)的便捷性，以及互聯(lián)網(wǎng)自身的開放性及共享性，導(dǎo)致很多非法黑客通過網(wǎng)絡(luò)盜取事業(yè)單位檔案資料的數(shù)據(jù)信息成為可能，不法分子可以憑借特定的木馬病毒或者偽裝IP進(jìn)入事業(yè)單位的電子檔案系統(tǒng)，對事業(yè)單位的電子檔案信息進(jìn)行竊取、篡改及破壞，從而給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來很大的困擾。

2.信息安全問題

電腦及網(wǎng)絡(luò)的安全漏洞是一個無法杜絕的現(xiàn)象，這就決定了網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險的存在，同時在數(shù)據(jù)憑借移動硬盤轉(zhuǎn)移存儲時檔案信息也存在一定的泄露風(fēng)險，而且電腦軟件和硬件也常常出現(xiàn)一些故障，這都是電子檔案管理中常見的安全性問題。并且現(xiàn)在黑客的數(shù)目和技術(shù)也日漸提升，很多常規(guī)性的防火墻及殺毒軟件在遇到黑客襲擊時抵抗力都較弱。

3.人員技術(shù)問題

再加上事業(yè)單位電子檔管理人員的技術(shù)水平有限，在日常檔案管理當(dāng)中并未及時對防火墻及系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，造成檔案信息面臨網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。

4.竊取泄露問題

就是電子檔案的復(fù)制十分快捷，這也給一些思想不堅定的管理人員在為個利益而竊取檔案信息上提供了很大便利。

以上的這些事業(yè)單位電子檔案管理中的安全性問題都不容忽視。

二、事業(yè)單位電子檔案管理措施

1.加強(qiáng)安全防護(hù)

事業(yè)單位要按時對電子檔案管理設(shè)備開展升級及維護(hù)，定期進(jìn)行漏洞的修補，及時的進(jìn)行病毒和木馬的查殺工作，設(shè)置完善防火墻系統(tǒng)，對網(wǎng)絡(luò)的安全加大監(jiān)測力度，及時引進(jìn)國外先進(jìn)軟件進(jìn)行系統(tǒng)的防護(hù)工作。并且，要對設(shè)備所處的環(huán)境進(jìn)行檢查，遠(yuǎn)離水源和易燃易爆物品，對含有有害氣體和較大磁場的環(huán)境應(yīng)及時進(jìn)行處理或更換設(shè)備安置地點。同時，要不斷提高相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)人員的安全責(zé)任意識，必要時可制定危機(jī)處理應(yīng)急方案以降低安全問題出現(xiàn)時所造成的損失。

2.完善保管機(jī)制

電子檔案的管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案有天壤之別，在以前的事業(yè)單位檔案管理中最需注意的是防火、防水、防潮、防蛀這四大基礎(chǔ)問題，而在如今的電子檔案管理當(dāng)中，雖然也要注意防火及防水問題，但對于數(shù)據(jù)木馬和病毒的防護(hù)才是檔案保管中的關(guān)鍵性問題。首先，在檔案歸檔前，一定要進(jìn)行木馬及病毒的排查，確保電子檔案本身的完整及安全性，同時還要根據(jù)事業(yè)單位的工作需要進(jìn)行電子檔案的加密；其次，要按時按期進(jìn)行電子檔案安全檢測，以確保檔案信息的完整及安全；最后，在電子檔案存儲設(shè)備上，一定要選擇質(zhì)量好的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，并且要注意磁場及設(shè)備保養(yǎng)等相關(guān)問題，才能確保電子檔案存儲的完整及安全。

3.規(guī)范統(tǒng)一格式

就事業(yè)單位而言，想要避免在進(jìn)行文件共享以及傳輸?shù)惹闆r下出現(xiàn)的不兼容問題的發(fā)生，只能憑借在各單位之間制定共同的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案格式推行統(tǒng)一政策，摒棄具有特殊格式的軟件，使文件類型等保持一致。通過建立電子檔案規(guī)范制度，對電子檔案的收集、整理、保存等方面的具體細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，從而大大方便事業(yè)單位的整體工作效率，提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)束語

本次研究針對事業(yè)單位的電子檔案管理展開了研究，對現(xiàn)有的事業(yè)單位電子檔案管理問題展開了梳理，憑借已有文獻(xiàn)及自身工作經(jīng)驗來針對性提出了一些有效措施，希望可以為事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)一步提升提供了一定幫助。

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