臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)研究

盧言娟

摘要：本文介紹了民生檔案和民生檔案資源服務(wù)體系的內(nèi)涵，分析了臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)的現(xiàn)狀，并對(duì)臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系存在問(wèn)題的原因進(jìn)行了分析，最后對(duì)市民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)提出對(duì)策。

關(guān)鍵詞：民生檔案 服務(wù)體系 對(duì)策研究

一、民生檔案資源服務(wù)體系的內(nèi)涵

民生檔案是各種與民生有關(guān)的檔案的總稱，是一個(gè)集合概念，它關(guān)系到人民群眾的切身利益。民生檔案包含各種與人民群眾生活息息相關(guān)的檔案種類資源體系，內(nèi)涵非常豐富。民生檔案是順應(yīng)“服務(wù)民生”的理念而產(chǎn)生的，其發(fā)展的核心是使檔案工作服務(wù)于老百姓的需求，服務(wù)于群眾。從另外一個(gè)角度考慮，與民生有關(guān)的檔案涉及群眾的住房、教育、社保、醫(yī)療等民生職能，是具有一定保存價(jià)值的各種原始記錄的專項(xiàng)檔案。

二、臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)情況

1.民生檔案資源的整合力度不斷加大

近幾年來(lái)，臨沂市、區(qū)兩級(jí)檔案館涉及民生檔案的范圍有婚姻檔案、知青檔案、拆遷檔案、職稱檔案、公證檔案、土地承包檔案等多個(gè)領(lǐng)域。2D05年以來(lái)，集中開(kāi)展了“民生檔案優(yōu)質(zhì)年”活動(dòng)，市政府印發(fā)了《臨沂市關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》，以市政府名義召開(kāi)了全市民生檔案工作會(huì)議，以臨沂市檔案局名義印發(fā)了《關(guān)于開(kāi)展“民生檔案優(yōu)質(zhì)年”活動(dòng)的實(shí)施方案》，制定了“民生檔案規(guī)范化建設(shè)”的六條標(biāo)準(zhǔn)，與有關(guān)涉民部門(mén)單位聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議、印發(fā)相關(guān)文件，舉辦培訓(xùn)班，編輯了《民生檔案服務(wù)指南》一書(shū)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，多次召開(kāi)建檔進(jìn)展情況匯報(bào)會(huì)，年底進(jìn)行了全面專和項(xiàng)檢查，此項(xiàng)做法獲省檔案局好評(píng)。在全市初步建立起民生檔案資源服務(wù)體系。

2.不斷加強(qiáng)民生檔案的基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

民生檔案的來(lái)源自各個(gè)涉民生單位所從事社會(huì)管理和內(nèi)部活動(dòng)，印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)民生檔案工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》、《關(guān)于建立民生檔案利用服務(wù)體系的指導(dǎo)意見(jiàn)》。臨沂市人力資源和社會(huì)保障局加大社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，抓好檔案信息化工程，目前正在大力推進(jìn)社保檔案的全文數(shù)字化檔案工作。同時(shí)，臨沂市的社區(qū)檔案也得到了進(jìn)一步的規(guī)范發(fā)展，全市涉及檔案建檔基本覆蓋，我們把社區(qū)檔案延伸到了計(jì)生檔案、居民健康檔案、殘疾人檔案等領(lǐng)域范圍，并且通過(guò)在各大社區(qū)廣場(chǎng)廣泛宣傳，舉辦講座，進(jìn)一步宣傳了家庭檔案管理規(guī)范，編制并派發(fā)了《家庭建檔指南》等操作手冊(cè)。

3.民生檔案資源利用體系的建設(shè)已初見(jiàn)成效

依托窗口服務(wù)民生作為檔案資源服務(wù)體系建設(shè)的抓手，臨沂市檔案館依托以下兩個(gè)工作窗口開(kāi)展民生檔案資源服務(wù)：一是市檔案局查檔窗口，注重加強(qiáng)查閱接待窗口的服務(wù)質(zhì)量，查檔窗口以周到熱情的服務(wù)，贏得了服務(wù)對(duì)象的一致好評(píng)，先后被命名為“振興沂蒙工作崗”。二是市行政服務(wù)中心檔案窗口，臨沂市檔案局駐市行政服務(wù)中心的工作人員把優(yōu)質(zhì)、親切的服務(wù)貫穿于查檔接待的全過(guò)程，使查檔者感受到強(qiáng)烈的親切感，努力架起政府與廣大群眾之間溝通的橋梁。

（二）臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系管理中存在的問(wèn)題

1.民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)尚未完善

臨沂市檔案館的關(guān)于民生檔案的館藏資源結(jié)構(gòu)不盡合理，檔案資源的完整度、及時(shí)性和集中度還有很大提升空間。信息公開(kāi)喚醒了越來(lái)越多的民眾知悉政府信息、了解民生狀況的權(quán)利，這種被喚醒的需求就要求我們的政府部門(mén)積極做好有關(guān)民生檔案信息的整理利用，即：建立好民生檔案資源服務(wù)體系。隨著檔案管理有關(guān)部門(mén)關(guān)于做好民生檔案工作指導(dǎo)性文件的相繼出臺(tái)，我市各涉民單位對(duì)民生檔案的重視程度逐步增強(qiáng)，但是還是存在部分涉民單位檔案意識(shí)薄弱，對(duì)民生檔案的收集不夠齊全完整、收集檔案的類型趨于單一等問(wèn)題，特別是館藏檔案中，知青檔案、公證檔案、職稱檔案占到了七成，說(shuō)明館藏資源的比例非常不協(xié)調(diào)，館藏資源不均衡，種類不夠豐富。而館藏資源的不足也導(dǎo)致了我們無(wú)法進(jìn)一步提供二次加工、深加工的檔案資源，為查檔者提供深層次的檔案信息服務(wù)。

2.民生檔案信息資源的共享度不高、難以提供真正的“一站式”服務(wù)

目前，我市檔案館還無(wú)法提供真正的“一站式”服務(wù)，除了現(xiàn)在已經(jīng)建立的民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之外的民生檔案信息，還無(wú)法提供查閱，如社會(huì)保險(xiǎn)檔案、學(xué)籍檔案等由其他涉民單位保管并提供利用的民生檔案。另外，臨沂市各區(qū)檔案館之間館藏的民生檔案，僅僅可以提供目錄級(jí)檢索，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，遠(yuǎn)程傳輸，遠(yuǎn)程出證等服務(wù)，服務(wù)效率還不高。不少服務(wù)對(duì)象來(lái)查閱民生檔案，發(fā)現(xiàn)某些需要的檔案在區(qū)檔案館，不少地區(qū)的市區(qū)級(jí)檔案館之間已經(jīng)形成了館際聯(lián)動(dòng)，只須在其中一個(gè)館辦理相關(guān)身份證明手續(xù)，便可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程出證，免去了讓老百姓在各處奔波的辛苦，而臨沂市目前還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)這樣的服務(wù)。

3.數(shù)字化未實(shí)現(xiàn)全覆蓋，影響服務(wù)效率

我市檔案館目前館藏檔案中民生檔案的數(shù)字化優(yōu)于其他檔案的數(shù)字化工作，館藏民生檔案以上的館藏完成了全文數(shù)字化掃描，然而，隨著民生檔案范圍的擴(kuò)展，不少尚未進(jìn)行數(shù)字化的檔案進(jìn)入了民生檔案的范疇，無(wú)法提供全文檢索和利用。

4.對(duì)民生檔案的設(shè)施設(shè)備投入不足

一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備、設(shè)施尚未配備完全，也同樣影響了服務(wù)效率的提高。對(duì)采用數(shù)字化等科技手段管理檔案的認(rèn)識(shí)還不夠，還滿足于基本的檔案管理要求，停留在傳統(tǒng)的查檔方式，有的部門(mén)甚至還未建立起電子目錄，無(wú)法依靠計(jì)算機(jī)檢索，距離建設(shè)提前實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)的目標(biāo)還很遠(yuǎn)，對(duì)民生檔案上人財(cái)物的投入明顯滯后于其他方面的工作。

5.民生檔案利用中檔案信息和個(gè)人信息的安全性的問(wèn)題

民生檔案資源服務(wù)體系的建設(shè)需要依靠數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸，在提供利用服務(wù)的過(guò)程中存在諸多風(fēng)險(xiǎn)因素。安全必須要配備相應(yīng)的設(shè)備，然而這些設(shè)備的配備還不到位。目前的使用的技術(shù)手段還沒(méi)有辦法在民生檔案資源整合和利用的過(guò)程中對(duì)個(gè)人信息實(shí)現(xiàn)完備的保護(hù)。endprint

三、臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系存在問(wèn)題的原因分析

（一）館藏資源結(jié)構(gòu)問(wèn)題的原因分析

1.資源總量不足，分布分散

據(jù)統(tǒng)計(jì)，臨沂市民生檔案館藏占市檔案館整體館藏的比例偏低，館藏的總量還是比較少的。而且民生檔案的分布于各個(gè)涉及民生的職能單位和部門(mén)，目前不少單位都是自行其是，只是根據(jù)本單位或者是行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和利用，并未與檔案部門(mén)聯(lián)合制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，致使出現(xiàn)民生檔案的歸檔不符合檔案規(guī)范，數(shù)字化格式不統(tǒng)一，難以在同一平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)最后的資源共享等情況。

2.接收進(jìn)館的范圍和時(shí)間與信息公開(kāi)的要求產(chǎn)生矛盾

各級(jí)國(guó)家檔案館在接收民生檔案時(shí)，要根據(jù)現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)，但是在這方面有一定的局限性，突出表現(xiàn)為接收范圍較為狹窄和接收時(shí)間相對(duì)滯后。

3.觀念陳舊，重視程度不夠

以往檔案部門(mén)的傳統(tǒng)工作思路都是重物輕人，對(duì)“人”的檔案不太重視，導(dǎo)致在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，忽視了對(duì)民生檔案的收集和管理，不少民生檔案有缺失、收集不齊全等現(xiàn)象。因而，不少查閱者所需的民生檔案無(wú)法查閱到。依然仍然存在一些涉民單位思想重視程度不夠，對(duì)民生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，自身檔案制度的建立不夠完善，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)也達(dá)不到要求，民生檔案并未實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

（二）民生檔案的利用服務(wù)相關(guān)問(wèn)題原因分析

1.民生檔案的開(kāi)放利用政策限制

檔案的開(kāi)放利用工作是與政府的相關(guān)政策密切相關(guān)。因?yàn)闄n案開(kāi)放機(jī)構(gòu)不夠明確、開(kāi)放期限以及鑒定等，使得民生檔案利用體系的完善面臨困境。

2.檔案開(kāi)放期限與信息公開(kāi)要求的矛盾

從法規(guī)制度的層面來(lái)說(shuō)，《檔案法》及其實(shí)施辦法對(duì)于檔案信息的開(kāi)放時(shí)間的規(guī)定不夠明確，在滿足年的條件下逐步開(kāi)放，具體是多長(zhǎng)時(shí)間并沒(méi)有明確規(guī)定，然而，《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》規(guī)定的公開(kāi)時(shí)間則非常明確和具體，強(qiáng)烈地顯示出對(duì)檔案信息的即時(shí)性的要求。

3.檔案開(kāi)放鑒定的政策導(dǎo)向性不夠明確

檔案的開(kāi)放到達(dá)國(guó)家規(guī)定的年期限，是否開(kāi)放利用或是保持保密狀態(tài)，需要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，它涉及到檔案信息安全。民生檔案涵蓋著社會(huì)大眾的不少私人信息，例如婚姻狀態(tài)、房產(chǎn)信息等，法律規(guī)定這些都屬于個(gè)人隱私的范疇。因而，需要鑒定這些檔案，鑒別開(kāi)放會(huì)不會(huì)對(duì)民生檔案中的個(gè)人信息造成泄漏。

4.缺乏人才力量支撐

建立一支高素質(zhì)人才隊(duì)伍是建設(shè)民生檔案資源服務(wù)體系的支撐力量。在民生檔案資源服務(wù)體系的建設(shè)過(guò)程中，不僅需要檔案方面的專業(yè)人次，需要的是懂檔案、懂法律、懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。然而，現(xiàn)在我市檔案部門(mén)大多集中的學(xué)歷史、學(xué)檔案專業(yè)的人才，在法律、計(jì)算機(jī)方面的人才還比較缺乏，而在進(jìn)行檔案數(shù)字化、搭建網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)、法律宣傳等方面恰恰是需要這樣的人才。另外，檔案部門(mén)并不屬于傳統(tǒng)意義上的一線部門(mén)，較難吸引碩士生、博士生這樣高層次的人才。

四、臨沂市民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)對(duì)策研究

（一）對(duì)民生檔案資源進(jìn)行整合

建立民生檔案資源服務(wù)體系的核心方式就是整合，整合就是通過(guò)對(duì)一些零散的物體用某種方式彼此銜接形成整體性更強(qiáng)的物體，其核心是將各個(gè)零散的因素組合在一起，通過(guò)科學(xué)的組合方式從而形成具有更高價(jià)值和效率的一個(gè)整體。通過(guò)整合，是的一個(gè)整體的各部分之間能彼此有機(jī)協(xié)調(diào)地發(fā)展，以發(fā)揮最優(yōu)效能，達(dá)到整體優(yōu)化的目標(biāo)。在檔案上的整合就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息的信息共享和利用，對(duì)民生檔案進(jìn)行資源進(jìn)行整合，就要把散落在各個(gè)單位和部門(mén)的民生檔案資源進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，優(yōu)化整體結(jié)構(gòu)，發(fā)揮最優(yōu)效能，從而有力促進(jìn)民生檔案資源利用體系的全覆蓋。

（二）注重提升全社會(huì)的檔案意識(shí)

利用檔案主的動(dòng)性、自發(fā)性反映了群眾的檔案意識(shí)的發(fā)展程度，而民生檔案的大眾利用率相對(duì)其他種類的檔案來(lái)說(shuō)更高，可見(jiàn)，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)與建設(shè)民生檔案資源服務(wù)體系是相得益彰的。隨著社會(huì)公眾檔案意識(shí)的提高，對(duì)民生檔案的了解也隨之深入，群眾會(huì)增強(qiáng)吸收民生檔案信息的愿望，甚至主動(dòng)投身與民生檔案資源服務(wù)體系的建設(shè)中。提高民生檔案利用率將使民生檔案資源服務(wù)體系建設(shè)的方向性和側(cè)重點(diǎn)更加明確。社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)離不開(kāi)宣傳工作與利用工作的促進(jìn)作用。

（三）因地制宜打造臨沂特色民生檔案

民生檔案屬于民眾，因而必須帶有地方色彩才能說(shuō)真正地為民建檔，才能建設(shè)好群眾需要的民生檔案資源服務(wù)體系。第一，我們必須根據(jù)臨沂的地方特色，關(guān)注研究老百姓利用的需求的重點(diǎn)，突出重點(diǎn)著力挖掘開(kāi)發(fā)該方面民生檔案的資源。根據(jù)對(duì)臨沂市市區(qū)居民的利用需要調(diào)研，我們可以看到群眾對(duì)房產(chǎn)、教育、工齡、工資政策等格外關(guān)注。市檔案局應(yīng)聯(lián)合其他部門(mén)專門(mén)編制了相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，為群眾查詢提供便利。第二，針對(duì)臨沂地域特色，注意將富有本地特色的檔案資源納入民生檔案資源體系，并且創(chuàng)造機(jī)會(huì)為公眾展示，提供利用服務(wù)。

（四）加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，首先要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍對(duì)于民生檔案資源體系建設(shè)的認(rèn)識(shí)，解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，切實(shí)認(rèn)識(shí)到民生檔案資源體系建設(shè)的重要性、緊迫性和務(wù)實(shí)性，改變不符合時(shí)代發(fā)展的檔案價(jià)值觀念和檔案利用服務(wù)觀念。其次，轉(zhuǎn)變檔案工作人員對(duì)“數(shù)字化”、“信息化”的淺薄的認(rèn)識(shí)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話等多種渠道實(shí)時(shí)為檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和解答疑惑。最后，還必須注重對(duì)后備力量的栽培。不斷為檔案人才隊(duì)伍注入新鮮血液，促進(jìn)不同專業(yè)人才的思想碰撞，共同為檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更強(qiáng)大的動(dòng)力。

（五）加大檔案工作設(shè)施設(shè)備投入

民生檔案資源服務(wù)體系的建設(shè)需要投入相關(guān)的硬件設(shè)施設(shè)備。硬件設(shè)備包括符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房、辦公用房和檔案保管、保護(hù)、利用所需的各種設(shè)備，同時(shí)，還要為檔案的科技信息化提供設(shè)備。特別是一些基層單位，還無(wú)法滿足檔案規(guī)范化所需要的人、財(cái)、物條件，需要加大設(shè)備投入，保證民生檔案工作的健康有序發(fā)展。另外，隨著群眾需求的變化，公共服務(wù)型檔案館的建設(shè)已經(jīng)刻不容緩。應(yīng)該考慮在檔案館提供民生檔案利用服務(wù)中，努力營(yíng)造文化、學(xué)術(shù)交流的氛圍，建設(shè)相關(guān)開(kāi)展文化交流的場(chǎng)所。另外還需要增設(shè)關(guān)注人性化服務(wù)的設(shè)施，建造出更具服務(wù)性、文化性、個(gè)性化的查詢服務(wù)場(chǎng)所。endprint