如何做好EPC總承包項(xiàng)目中的采購管理

李靖

摘 要 本文介紹了影響EPC項(xiàng)目采購成本的主要因素，以及降低采購成本的主要方法。

關(guān)鍵詞 材料采購成本 EPC 重要方法

一、概述

一般來說，采購成本指的是狹義的采購成本。它是通過采購而引起的成本，其中不僅包括采購活動的成本費(fèi)用，還有因采購帶來的庫存維持成本及因采購不及時而帶來的缺料成本。EPC項(xiàng)目采購成本下降不僅僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在成本費(fèi)用的下降、利潤的增加，以及企業(yè)之間競爭力的增強(qiáng)。加強(qiáng)材料采購成本的管理和內(nèi)部控制，完善材料采購管理制度，將會給企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益。[1]

二、影響材料采購成本的主要因素

（一）采購計(jì)劃

制定采購計(jì)劃的目的是根據(jù)企業(yè)的需求、合同的要求和設(shè)計(jì)的請求等制定采購清單和采購進(jìn)度表。一般來講，EPC總承包企業(yè)的經(jīng)營有一部分是從采購過程中獲得利潤，然而如何獲得足夠的數(shù)量而又不浪費(fèi)資金是采購計(jì)劃的重點(diǎn)。目前，很多企業(yè)的采購計(jì)劃都是在企業(yè)與業(yè)主簽訂工程總承包合同后，采購經(jīng)理根據(jù)合同附件中的供貨設(shè)備及材料清單并參考合同中的合同工期和橫道圖來編制采購計(jì)劃，編制完畢后上報(bào)給項(xiàng)目經(jīng)理就完成了采購計(jì)劃。然而，筆者認(rèn)為這樣的采購計(jì)劃比較籠統(tǒng)，不夠完善，因此作為采購經(jīng)理，要及時編制新的采購計(jì)劃，以適應(yīng)項(xiàng)目的動態(tài)變化。也就是說，采購計(jì)劃要根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度調(diào)整，時刻修訂采購計(jì)劃的目的是控制采購成本。

（二）請購單的提交

采購經(jīng)理負(fù)責(zé)接收正式的采購請求，然后下發(fā)給各個采購工程師。采購請求的內(nèi)容包括所需物資的質(zhì)量與數(shù)量，交貨日期，設(shè)計(jì)編制人、審核人等。其中，采購請購單的接收時間也會影響采購成本。譬如，一個EPC總承包項(xiàng)目的合同工期是合同簽訂后18個月，若材料請購單的提交日期為合同簽訂后的16個月的話，即使采購工程師從采購經(jīng)理處接到請購單后，以最快的速度尋求合格供應(yīng)商開始招標(biāo)或詢比價(jià)采購，仍然無法保證材料及時供貨到現(xiàn)場，滿足現(xiàn)場施工的需求。原因是不銹鋼管的生產(chǎn)周期一般為2個月，要從市場上尋找現(xiàn)貨比較困難。而且為了滿足現(xiàn)場工期，送貨途徑只能采用空運(yùn)或鐵路運(yùn)輸，這些都無疑增加了采購成本。

（三）供應(yīng)商成本

相信很多采購員都知道影響采購價(jià)格最根本、最直接的因素是供應(yīng)商成本。采購價(jià)格與供應(yīng)商成本之差即供應(yīng)商的利潤。盡管經(jīng)過雙方談判后供應(yīng)商大幅度降價(jià)，供應(yīng)商的報(bào)價(jià)最終低于材料成本。然而，采購成本是降低了，可采購質(zhì)量卻無法保證。因此，身為一個采購工程師，應(yīng)切記要在保證供貨質(zhì)量的前提下與供應(yīng)商進(jìn)行談判，既要保證供貨質(zhì)量，又要以較低價(jià)格采購貨物。

（四）材料規(guī)格

作為一家總承包企業(yè)，會遇到大大小小不同的項(xiàng)目。有些項(xiàng)目的設(shè)計(jì)大同小異，采購產(chǎn)品的品種和規(guī)格要求較簡單；有些項(xiàng)目的設(shè)計(jì)要求很高，對采購產(chǎn)品的規(guī)格要求較復(fù)雜，采購價(jià)格就越高。因此，價(jià)格的高低與采購材料的品質(zhì)和規(guī)格有很大的關(guān)系。

（五）付款方式

如何付款也會間接地影響到材料的采購成本。若現(xiàn)金支付材料的合同價(jià)格，則會比用商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票支付材料的合同總價(jià)格低2%～4%。

（六）交貨條件

交貨條件是影響采購價(jià)格非常重要的因素。交貨條件主要包括貨物完成情況和運(yùn)輸方式構(gòu)成。如果工期緊張，現(xiàn)場急需貨物，則供應(yīng)商就會以最快的速度將貨物生產(chǎn)完成，如通過空運(yùn)到達(dá)現(xiàn)場，那樣的話采購成本自然會上漲；反之，則會節(jié)約成本，降低價(jià)格。

（七）采購時機(jī)

由于材料價(jià)格波動不定，采購工程師應(yīng)為所負(fù)責(zé)的采購項(xiàng)目制定相應(yīng)的采購計(jì)劃。當(dāng)采購方預(yù)計(jì)市場后期價(jià)格會上漲時，就會采取提前采購的措施，以避免漲價(jià)造成的損失。

（八）訂貨數(shù)量

由于不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員提交材料請購單的時間不統(tǒng)一，若在同一時間段將幾個專業(yè)的請購單中同種規(guī)格和材質(zhì)材料放到一起進(jìn)行采購，不僅供應(yīng)商會給予相應(yīng)的價(jià)格折扣，還節(jié)省了不少運(yùn)費(fèi)。

（九）產(chǎn)品信息

能否及時得到供應(yīng)市場的有關(guān)信息，采購工程師則發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。這些信息應(yīng)該用來制定供貨商評估的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)來源于公司對市場的價(jià)格定位，也就是公司的戰(zhàn)略基礎(chǔ)。這將指導(dǎo)我們思考如何要求供應(yīng)商，以便更好地滿足客戶的需求。這一切都是相互聯(lián)系的。[2]

以上的這些因素，或多或少都會直接或者間接地影響材料采購成本的價(jià)格。作為采購人員，其最終目的是以最低的價(jià)格及時采購到質(zhì)量合格的原材料，滿足企業(yè)的需求。因此，如何降低材料采購成本，成為在采購過程中必須思考的主要問題。

三、降低采購成本的主要方法

（一）實(shí)行戰(zhàn)略成本管理

以前的采購管理只是過多地強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解。只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主導(dǎo)地位。我們可以通過參觀供應(yīng)商的設(shè)施或參觀供應(yīng)商的公司規(guī)模，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多不同的數(shù)據(jù)。有時候?yàn)榱撕笃诘暮献?，可以要求供?yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估算供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可采取一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一同尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低材料的采購成本。這種談判要始終堅(jiān)持爭取雙贏的局面，要與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，就不能在競爭性談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步，以免造成后期合作不愉快。

（二）分析供應(yīng)商價(jià)格

一個EPC總包項(xiàng)目，所需的工程材料多達(dá)上千種甚至上萬種，要對每種材料做好供應(yīng)商價(jià)格組成分析是不可能的。經(jīng)濟(jì)學(xué)中有種ABC分析方法，指的是對數(shù)量上僅占10%，而其價(jià)值卻占總采購成本的70%的A類存貨進(jìn)行分析。采購工程師要想知道供應(yīng)商的實(shí)際成本結(jié)構(gòu)并不容易，通?？蓮墓?yīng)價(jià)格影響因素入手。譬如根據(jù)利潤表、盈虧平衡分析法、曲線法等來確定供應(yīng)商的價(jià)格組成。endprint

（三）運(yùn)用管理會計(jì)方法

產(chǎn)品的目標(biāo)成本確定后，與公司目前的相關(guān)產(chǎn)品成本比較，來確定成本差距。設(shè)計(jì)小組根據(jù)所得到的數(shù)據(jù)運(yùn)用價(jià)值工程、質(zhì)量功能分析等方法來尋求滿足要求的產(chǎn)品與工藝設(shè)計(jì)方案，把這一差距縮小。既能滿足顧客的要求，又能支持價(jià)值工程的設(shè)計(jì)過程，以此達(dá)到降低成本的目的。[3]

（四）邀請招標(biāo)

對于大宗材料采購，實(shí)行競爭招標(biāo)，往往能通過供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到最低價(jià)格。此外，對于同一種材料，應(yīng)多找?guī)准议L期合作的供應(yīng)商，通過對不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)來比較使其相互牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

（五）選擇供應(yīng)商

選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商并與其簽訂長期合同來降低采購成本。與誠實(shí)、守信的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量和及時供貨，最主要的是可以得到價(jià)格折扣，特別是簽訂長期合同后，會得到更大的優(yōu)惠。

（六）應(yīng)用采購技巧和戰(zhàn)略

靈活地運(yùn)用采購談判技巧來降低價(jià)格，是采購過程中常用的一種方法。首先要掌握好采購談判要領(lǐng)；做好采購談判計(jì)劃，主要從學(xué)習(xí)、了解、分析與策略等方面入手；注意談判的發(fā)問和傾聽技巧；巧妙地運(yùn)用談判的時機(jī)；充分利用成本分析法，以便在談判過程中取得合理的價(jià)格。

（七）利用資金的時間價(jià)值

對于經(jīng)常性、需求量大的材料，采用經(jīng)濟(jì)批量和經(jīng)濟(jì)訂貨點(diǎn)來確定。這樣有助于公司在采購時樹立成本效率觀念，重視資金的時間價(jià)值，合理安排采購計(jì)劃，減少不必要的資金占用。

四、結(jié)語

在采購過程中，任何可以節(jié)省費(fèi)用的方法都值得考慮，但其必須是合情、合理，更是合法的。所以，我們要與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，遵循及時付款、降低材料采購成本的原則，追求利潤最大化，以最小的成本獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位為中國昆侖工程有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 柴一兵.采購部成本控制與供應(yīng)商管理手冊[M].吉林科學(xué)技術(shù)出版社，2014.

[2] 劉寶紅.采購與供應(yīng)鏈管理：一個實(shí)踐者的角度[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2012.

[3] 項(xiàng)葉生，聶蕊，郭凡.采購管理的100種最實(shí)用方法[M].中國經(jīng)濟(jì)出版社，2014.

[4] 周云.采購成本控制與供應(yīng)商管理[M].機(jī)械工業(yè)出版社，2016.endprint