高職院校檔案的收集與信息化管理策略探究

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的教育事業(yè)也取得了很大的進步，不僅是普通高校出現(xiàn)了一定的改革，同時高職院校教學信息化管理也得到了發(fā)展，我國高職院校信息化管理的意識比較薄弱，缺乏先進的手段與技術，在人才方面也比較欠缺，高職院校管理者應該及時的發(fā)現(xiàn)這些問題，建立起優(yōu)秀的檔案管理人員隊伍，本文就對高職院校檔案的收集與信息化管理問題進行具體的分析。

關鍵詞：高職院校；檔案收集；信息化管理；策略

隨著我國高職院校辦學規(guī)模的不斷擴大，高職院校教學內(nèi)容也更加的豐富，應該讓教學檔案在具體的教學活動中發(fā)揮出作用，才能夠更好的服務于學生，目前在我國高職院校教學中還存在很多的問題，例如：1.教學檔案管理意識比較薄弱。高職院校在教學檔案方面的制度還不夠健全，且管理意識也不夠強，很多學校仍然按照傳統(tǒng)的制度進行安排，這對學校的改革與發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。2.缺乏先進的管理技術。很多高職院校都采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，從文件整理到最后的組卷，但是隨著電子技術的快速發(fā)展，檔案管理工作也變得更加的困難，消耗的成本也比較高。3.缺乏專業(yè)的管理人員。要想提高管理的整體水平就應該對管理人員提出高要求，加強管理人員的專業(yè)素質(zhì)與能力，是十分重要的部分。針對出現(xiàn)的這些問題，本文就對高職院校教學檔案管理策略進行具體的分析。

一、高職院校教學檔案的主要內(nèi)容

高職院校教學檔案是在進行教學管理的時候形成的，它對學校的發(fā)展來說起到了十分重要的作用，這些資料應該做到足夠完整、真實才能夠反映出教學的整個過程，作為教學工作的重要部分，檔案管理工作是重點也是難點，具體來說高職院校檔案主要包括以下幾個方面的材料：1.綜合材料。在教學管理中會出現(xiàn)一些綜合性的材料，它包括有上級下達的工作規(guī)劃、規(guī)定、辦法以及工作計劃、工作總結，或者有關于教學方面的獎懲制度、評估以及各種材料等。2.招生工作中的材料。這里面包括招生工作的文件，招生的規(guī)定與計劃以及新生錄取的名單等。3.教學運行中的材料。這主要包括有校歷表、運行表、課程表以及其他，還有就是質(zhì)量管理方面的文件，有教學的大綱、課程建設以及各種經(jīng)驗總結等，對于教師的基本情況以及教學記錄也都要進行一定的報告，還要進行適當?shù)脑嚲矸治觥?.在實驗教學中的材料。在教學實驗過程中也會有一些材料，包括對實驗室的規(guī)劃、建設材料、教學實習的材料、計劃、總結等等，在學科建設中形成的主要是有關于學科、專業(yè)方面的資料，或者簡報、總結等等。5.學生畢業(yè)工作中的材料。畢業(yè)生的檔案管理也是十分重要的環(huán)節(jié)，這主要有上級關于畢業(yè)生分配的材料，畢業(yè)生的工作計劃以及所在單位的信息，畢業(yè)證書的發(fā)放或者畢業(yè)生的合影等材料。由于現(xiàn)在電子技術與信息技術發(fā)展的較快，因此很多人也應用了教務管理系統(tǒng)形成的電子檔案，在該系統(tǒng)中會采用不同公司的軟件與產(chǎn)品，這其中包含的信息也越來越多，主要有：師生信息檔案、專業(yè)班級檔案、在校獎懲檔案等等，這些信息與內(nèi)容直接關系到教師與學生的以后發(fā)展。同時還有教學運行的檔案，包括人才培養(yǎng)方案，實踐環(huán)節(jié)以及教學日志等等，都是教師指導的具體過程。教師之間也可以利用這種方式來進行一定的教師互評、意見反饋、企業(yè)評教等。

二、高職院校教學檔案的收集工作

（一）掌握教學檔案的特點

高職院校教學檔案是檔案收集的關鍵部分，也是整個檔案管理的基礎，只有做好該方面的工作才能夠確保檔案的完整性，才能夠系統(tǒng)、完善的為教學而服務。高職院校的教學檔案與其他的檔案是一樣的，有著一定的利用價值同時也是自然形成的，它能夠準確的反映出教學的特點，其內(nèi)容與形式有不同于專業(yè)的檔案，這具體體現(xiàn)在記錄的成套性，對于教學檔案來說要有工作數(shù)量、工作質(zhì)量各個方面的內(nèi)容，還要有計劃、有組織的進行活動，對于每一屆的新生來說都應該擁有這些材料，從招生材料、教學準備材料、教師教學材料、學生成績材料到最后的畢業(yè)設計材料等，這些檔案材料之間是有聯(lián)系的，高職院校檔案還有一定的時間周期性，通過教學檔案不會采用公元年度的方式，而是利用學制年度、教學年度來進行銜接，從而構成完整的循環(huán)周期。教學檔案也是由教學文件轉(zhuǎn)化而來的，有的來源是教務系統(tǒng)、有的是管理機構，有的來源于教學單位，這些內(nèi)容又全部都分散于各個部門中，因此給教學檔案的管理也帶來了一定的難度。

（二）加強檔案法制建設

高職院校教學檔案收集工作最關鍵的就是依法治檔，要按照《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理法》的有關規(guī)定進行制度建立，高職院校的檔案管理應該體現(xiàn)在各個方面，讓這些工作與制度都有法律相關的規(guī)定，還要大力的宣傳與執(zhí)行檔案相關法律，從而提高全體師生的檔案管理意識與法律觀念，根據(jù)高職院校的教學特點來制定出相應的管理方法，從而加強教學工作的管理力度，讓教學檔案朝著更加規(guī)范化、科學化的角度發(fā)展，同時還要定期的開展高職院校教學檔案的活動，對這些工作要進行及時的發(fā)現(xiàn)與表彰，出現(xiàn)了問題要及時的更改，如果問題嚴重的話要批評并改正，這樣才能夠有效推進高職院校的執(zhí)法力度。

（三）掌握檔案收集的時間

掌握檔案收集的時間也是十分重要的環(huán)節(jié)，從高職院校教學檔案的特點來看，教學文件材料的形成是有一定的周期性的，作為檔案管理人員來說，應該合理的安排教學文件的歸檔與收集時間，并且將時間選在10月份前后比較適合，在每一個學年度結束幾個月之后基本的準備工作就可以開始了，特別是學生要開學或者期末考試這段時間都是比較緊張的時間，且時間更加的充足一些。

三、教學檔案信息化管理與發(fā)展是趨勢

（一）檔案管理工作難度加大

教學檔案是教學管理中較為重要的部分，也受到了高校領導的關注與重視，在教學過程中會保存很多有價值的文字、圖像以及各種材料，這些內(nèi)容涉及的范圍很廣，能夠幫助高職院校得到更大的發(fā)展，因此對這些材料進行合理化的管理也是很有必要的。近些年來，高職院校的資料管理比較困難，主要是由于信息量在不斷的加大，原來一位檔案管理人員就能夠完成的工作，現(xiàn)在需要多個管理人員才能夠完成，原來只需要四個文件柜就能夠?qū)⑦@些文件存放，現(xiàn)在需要多一倍才能夠容納，這樣的信息量增加直接導致高職院校人力財力的損失，同時如果出現(xiàn)了這方面的問題在短時間內(nèi)是無法得到解決的，因此就會影響到教學檔案管理的整體質(zhì)量，同時很多辦公軟件以及計算機技術的普及，讓很多資料都采用了電子檔案的方式進行存儲，這樣就比傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式更加的方便簡單，也讓一些管理方面的難題得到了及時的解決。

（二）檔案管理手段落后于發(fā)展

目前的教學檔案管理手段已經(jīng)受到了一定的限制，隨著高職院校評估的不斷深入，檔案的管理受到了人們的重視，很多信息與材料也都來自于檔案，因此要想確保檔案的完整性就應該整體提高教學質(zhì)量，可以通過檔案管理人員來找到相應的檔案資料，當然這樣可能會耗費一定的人力物力，還有可能損害原來的資料，因此這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適用了，不能夠再采用這種被動的管理方式，而是要滿足對檔案的整體需求，要求在最短的時間內(nèi)能夠獲得最全面的信息。

四、加強高職院校教學檔案管理的措施

（一）重視教學檔案開發(fā)的價值

檔案其實就是歷史的真實寫照，也是工作的新開始新起點，高職院校在建設檔案的時候也要注意對信息資源的進一步開發(fā)，只有不斷的深化教學改革，強化教學管理的質(zhì)量，才能夠獲得更大的進步，例如可以將教師的課件、電子教案等刻錄成光盤進行保存，等有新的教師入職的時候可以來進行參考，或者可以設置相應的精品課程來提供依據(jù)，學校的優(yōu)秀畢業(yè)生或者獲獎的人員也可以將他們的信息整理起來歸檔，可以供在校學生觀看或者應用在教學研究方面，高職院校要充分的借助網(wǎng)絡這個平臺進行信息的發(fā)布，實現(xiàn)優(yōu)秀資源的共享，讓更多的高職教職工以及學生能夠?qū)W到更多的知識，提高他們的工作效率。

（二）加強組織領導提供組織保障

高職院校檔案管理工作應該以高職院校的發(fā)展為主，高職院校領導也應該重視該方面的問題，充分認識到檔案管理的重點，多開發(fā)相關的信息資源，檔案信息資源對經(jīng)濟社會的發(fā)展有著十分重要的意義，也有著不可替代的重要性，對于整個的學校來說，這就像是一種反射點能夠反映出具體的情況，從客觀的角度來分析出現(xiàn)的問題，將教學過程中的每一個環(huán)節(jié)都進行詳細的分析與說明，因為這也是廣大師生共同的心愿與想法，把握好客觀規(guī)律才能夠?qū)⑦@些問題合理的解決，對于學校來說應該給予高度的重視，特別是要將現(xiàn)代化的管理放在首要位置，不斷地為檔案管理部門提供新的資料，作為一門涉及廣泛的工作，檔案管理工作是十分的嚴謹?shù)?，檔案管理人員也要有很高的素質(zhì)與水平，多充實自己的思想與能力，加強大家的檔案管理意識，讓每一個人都能夠從崗位上得到滿足，對于自己的崗位也都能夠盡心盡力的去工作，做好檔案管理的每一個環(huán)節(jié)。

（三）建立健全的檔案管理制度

高職院校領導應該對教學檔案管理問題提高重視，或者開展檔案意識的宣傳，不斷的統(tǒng)一職工的整體思想，讓這些教職工人員認識到檔案管理的重要性，及時的對教學進行評估、研究以及改革才能夠獲得更大的發(fā)展，為了保證教學的整體質(zhì)量可以制定出合理的檔案管理制度，在學習《高等學校檔案實體分類法》和《普通高等學校檔案管理辦法》的時候，可以制定出嚴格的責任制度，有學校的各個部門進行分配工作，還可以建立起明確的責任機制，對這些管理部門進行一定的監(jiān)督、檢查，確保問題能夠及時的解決，對一些工作做的不好的地方要及時的改正與提高。

（四）建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍

檔案管理人員的業(yè)務水平與綜合素質(zhì)是十分重要的部分，檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響著檔案管理工作的好壞，高職院校要做到有規(guī)律、有針對性的進行教學檔案培訓，學習更多的先進手段，不斷的提高管理能力，才能夠加強與其他院校之間的交流與溝通，多學習他們的成功經(jīng)驗，從而提高自己的管理水平。作為高職院校來說，應該擁有先進的教學管理軟硬件設施，例如打印機、投影儀、計算機等都是必備的，同時還要注意對檔案信息化管理方面軟件的開發(fā)，對電子文檔做好分類的管理，從而提高教學管理工作的效率。這種保密的方式要比紙質(zhì)保密方式更加的簡單，對收集的資料應該要有備份，讓這些文檔處于只讀的狀態(tài)中，還可以根據(jù)不同的職責來進行管理，對于管理者或者使用者來說都能夠自由的使用這些資料，或者下載下來使用，對一些比較重要的文件要進行加密管理，才能夠得到更好的利用。

（五）推進管理達標升級

信息化建設應該充分滿足高職院校工作需求，這也是高職院校未來工作的主要標志，推動高職院校檔案工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡化，就能夠讓高職院校朝著更好的方向發(fā)展，這也是未來發(fā)展的必然趨勢，學校還應該加強在該方面的資金投入，也可以與政府相關部門相結合，進行檔案信息化的重點管理，不斷地開發(fā)出更加創(chuàng)新型的網(wǎng)絡管理軟件，將數(shù)字化作為重點部分，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊墓芾砟Ｊ?，同時根據(jù)新形勢下的檔案管理工作提出具體的要求，才能夠進行信息的檢索與收集，從多個角度去分析出現(xiàn)的問題，并進行合理的解決，堅持將網(wǎng)絡計劃融入到現(xiàn)代檔案管理工作中，實現(xiàn)多方位的檔案管理目標。

五、結束語

綜上所述，主要對高職院校檔案的收集與信息化管理策略進行分析，可以看出，檔案管理工作是一項十分重要的工作，它能夠反映出科研、行政以及各個方面的內(nèi)容，是歷史發(fā)展的真實寫照，作為高校檔案工作來說應該不斷地實現(xiàn)信息化，加強高職院校檔案信息化建設，才能夠認清楚當前的形勢，不斷的創(chuàng)新得到新的進步與發(fā)展。在信息技術快速發(fā)展的今天，高校應該對各種資源都進行充分地利用，這樣更有利于學校教學質(zhì)量的提高，學生也能夠得到更好的教育與服務，對于廣大師生來說，應該本著互相學習的目的，加強信息化檔案管理的促進作用，為以后的高校檔案管理工作提供更多的幫助。

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作者簡介：

黃瑞潔（1987—），女，漢族，廣東臺山人，本科，辦事員，研究方向：檔案管理。