OA系統(tǒng)建設(shè)的難點(diǎn)及對(duì)策

董笑龍

摘 要

隨著科學(xué)技術(shù)不斷向前進(jìn)步，辦公系統(tǒng)也逐漸向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，在當(dāng)今社會(huì)更加健全實(shí)用的數(shù)字化辦公系統(tǒng)無(wú)疑更受人們的青睞，因此OA系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)成為了實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要環(huán)節(jié)。本文將從實(shí)際出發(fā)，探索OA系統(tǒng)建設(shè)的意義、缺陷以及相應(yīng)改進(jìn)的措施。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng) 研發(fā) 對(duì)策分析

1 OA的內(nèi)涵及其意義

0A，即OfficeAutomation，也就是辦公自動(dòng)化，其是將電腦技術(shù)與辦公設(shè)備融合在一起的全新辦公模式，能夠縮短辦公時(shí)間，提高辦公質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)辦公效率的最大化，其已經(jīng)成為體現(xiàn)政府與企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要指標(biāo)，逐漸成為了現(xiàn)代化辦公不可缺少的重要部分，并對(duì)當(dāng)今科技進(jìn)步起到了一定的推動(dòng)作用。

2 OA系統(tǒng)建設(shè)的難點(diǎn)

當(dāng)前的OA系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)一些簡(jiǎn)單的流程傳遞，對(duì)于此類流程，OA辦公系統(tǒng)可以通過(guò)一定設(shè)定好的流程來(lái)實(shí)現(xiàn)，但是對(duì)于一些復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，例如對(duì)于業(yè)務(wù)功能級(jí)別的銷售過(guò)程控制、服務(wù)過(guò)程控制等方面的控制流就難以實(shí)現(xiàn)。因此，當(dāng)前的OA系統(tǒng)在深入到政府、企業(yè)、高校內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，都存在著或多或少的不足。

2.1 上線率較低

從傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化產(chǎn)品過(guò)渡到現(xiàn)在功能豐富的現(xiàn)代化產(chǎn)品，OA的發(fā)展是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。在OA系統(tǒng)上線初期，用戶對(duì)其的了解有限，導(dǎo)致了OA系統(tǒng)上線率很低，甚至相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間無(wú)人問(wèn)津。使用率低下直接導(dǎo)致了OA系統(tǒng)的生產(chǎn)研發(fā)公司一直處于虧損狀態(tài)。原本進(jìn)行OA系統(tǒng)研發(fā)的一系列廠商紛紛加入了其他陣營(yíng)，即使堅(jiān)持研發(fā)的廠商也由于入不敷出逐漸被市場(chǎng)淘汰了。

2.2 技術(shù)層面的弊端

對(duì)于處于信息化起步階段的用戶來(lái)講，單系統(tǒng)應(yīng)用就可以較好地滿足需求了，但是對(duì)于已經(jīng)有相當(dāng)信息化基礎(chǔ)的OA用戶來(lái)講，如何做好人事管理、日程管理、文檔管理、消息管理、系統(tǒng)管理、考勤管理，成為他們的實(shí)際需求，例如當(dāng)前一些科研院所管理模式存在著技術(shù)不熟練，信息發(fā)送存在各種延遲和失誤，還有發(fā)錯(cuò)對(duì)象的情況，致使文件無(wú)法及時(shí)被接收，導(dǎo)致工作出現(xiàn)斷層，影響工作效率。如何將這些環(huán)節(jié)串聯(lián)在一起，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，就是OA系統(tǒng)需要解決的主要問(wèn)題。

2.3 信息資源的浪費(fèi)

網(wǎng)絡(luò)信息在現(xiàn)代化社會(huì)是很重要的資源，具有廣泛、海量等優(yōu)勢(shì)，在OA系統(tǒng)研發(fā)完成之后如果不能充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源，就會(huì)導(dǎo)致大部分信息資源的浪費(fèi)；一方面在于OA系統(tǒng)各部門、各系統(tǒng)之間相互割裂，不能緊密聯(lián)系在一起，高效分享信息資源，難以發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)；另一方面在于沒(méi)有利用信息資源進(jìn)行很好的宣傳，導(dǎo)致外界對(duì)其認(rèn)知度太低，并且一直處在相對(duì)較封閉的范圍之內(nèi)，人們對(duì)OA系統(tǒng)的很多用途并沒(méi)有完全了解，阻礙了OA系統(tǒng)行走在時(shí)代的前列。

3 加強(qiáng)OA系統(tǒng)建設(shè)的可行性策略

3.1 充分利用資源，加強(qiáng)信息一體化

隨著OA系統(tǒng)逐漸被人們所熟知，人們對(duì)其的需求也在不斷增加，目前人們除了把OA用于普通辦公以外，還有電子郵件，網(wǎng)絡(luò)論壇，網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航，信息搜索等用途。網(wǎng)絡(luò)擁有著海量的信息以及無(wú)限的可能，OA系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)合理充分地利用好這些信息來(lái)增強(qiáng)自身的功能，也有助于使用者自身的方便快捷。一旦能充分利用好這些信息資源，將會(huì)打破各種阻礙，使OA系統(tǒng)自身以及管理都變得更加方便高效。數(shù)字化的基本架構(gòu)是利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，因此信息系統(tǒng)并非是孤立存在的，而是一體化、整體化的，按照數(shù)據(jù)信息管理各部門，使各個(gè)部門的工作都能得到共享。因此OA系統(tǒng)建設(shè)的首要目標(biāo)就是合理利用信息資源，將各個(gè)部門，各行各業(yè)都緊密聯(lián)系起來(lái)，提高自身的管理能力，使管理更加合理高效。

3.2 確保網(wǎng)絡(luò)信息的安全

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)得到廣泛使用，也會(huì)出現(xiàn)一些系統(tǒng)被破壞或被竊取的情況，這就要求最大程度地保證網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。所以O(shè)A系統(tǒng)需要盡量采用成熟并且應(yīng)用廣泛的技術(shù)平臺(tái)，并支持身份認(rèn)證技術(shù)、安全加密技術(shù)，例如指紋解鎖，刷臉識(shí)別解鎖等；OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)既要考慮信息資源的充分共享，更要注重信息系統(tǒng)的安全性，及時(shí)排除安全隱患，因此應(yīng)分別針對(duì)不同的應(yīng)用、不同的網(wǎng)絡(luò)通信環(huán)境以及不同的存儲(chǔ)設(shè)備，采取不同的措施，運(yùn)用不同的安全機(jī)制來(lái)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。由于有些安全機(jī)制可能會(huì)對(duì)使用者造成不便，所以O(shè)A系統(tǒng)需要具備一定的靈活性、方便性和針對(duì)性。

3.3 做好宣傳工作，取得工作人員的積極配合

針對(duì)整個(gè)科研院所的工作和學(xué)習(xí)人員進(jìn)行推廣，并以線下、線上相結(jié)合的形式進(jìn)行全面宣傳。線下可在科研院內(nèi)舉辦有關(guān)OA辦公系統(tǒng)的宣傳講座，普及其使用優(yōu)勢(shì)等，線上則可在科研院官方網(wǎng)站，辦公交流群等渠道進(jìn)行宣傳，目的在于讓OA辦公系統(tǒng)深入影響到科研院所的每個(gè)人，充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，使得人員間配合默契，更加積極地配合宣傳活動(dòng)。

3.4 詳細(xì)設(shè)計(jì)，多方協(xié)作開(kāi)發(fā)

健全的管理模式會(huì)對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展產(chǎn)生積極的影響，但同時(shí)，任何產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)及發(fā)行都是存在一定的風(fēng)險(xiǎn)的，因此需要注意軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備、開(kāi)發(fā)工具、軟件產(chǎn)品是否成熟，從四方面找到最終平衡點(diǎn)，就能更好地控制技術(shù)的研發(fā)。OA產(chǎn)品具有的自身的特性，就是技術(shù)的快速更新和伴隨企業(yè)發(fā)展而需要不斷擴(kuò)展和升級(jí)。OA系統(tǒng)技術(shù)員自身要妥善應(yīng)對(duì)各類情況發(fā)生，同時(shí)要對(duì)本部門的員工按時(shí)進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，重視對(duì)技術(shù)人員的培訓(xùn)，及時(shí)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)各類信息，獲取最新有效資訊，并結(jié)合自身實(shí)際情況，及時(shí)改進(jìn)自身缺陷。企業(yè)在選型過(guò)程中就要考慮到研發(fā)公司的技術(shù)是否具有足夠的先進(jìn)性、優(yōu)越性，從而保證在一定的時(shí)期內(nèi)自身的穩(wěn)定性，在未來(lái)需要升級(jí)時(shí)能夠做到順利升級(jí)，不影響企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展需求。

4 OA系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策——以科研院所OA系統(tǒng)應(yīng)用為例

4.1 領(lǐng)導(dǎo)重視和政策支持

為了加強(qiáng)OA系統(tǒng)在科研院所中的使用力度，首先需要科研院所領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA系統(tǒng)的重視和支持?？蒲性核I(lǐng)導(dǎo)需要做好表率，首先將OA系統(tǒng)應(yīng)用于日常的辦公以及出差時(shí)異地的文件簽發(fā)，不斷將OA辦公自動(dòng)化在科研院所中進(jìn)行普及，只有這樣OA系統(tǒng)得到支持越多，才能更好地發(fā)展和推廣。endprint

4.2 各部門的支持與配合

在科研院所領(lǐng)導(dǎo)的重視和政策的支持下，科研院所各部門同時(shí)也需要切實(shí)地進(jìn)行配合與執(zhí)行，這是對(duì)OA辦公系統(tǒng)最有力的保障。OA系統(tǒng)在internet技術(shù)的支持下，可以為科研院所內(nèi)部工作人員提供十分便捷的文件、信息等的共享，在很大程度上提高了科研院所各部門之間合作辦公的效率。OA自動(dòng)辦公系統(tǒng)在科研院所的初期推廣過(guò)程中難免會(huì)存在阻礙，因?yàn)榭蒲性核鞑块T人員對(duì)OA系統(tǒng)概念的理解模糊，不夠熟悉，導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)中的很多快捷的優(yōu)勢(shì)功能未能被挖掘，或者部門間互相的配合還不夠完美。但在科研院所領(lǐng)導(dǎo)的大力推行與支持之下，各部門間的配合將逐漸密切起來(lái)，OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)用也將更加流暢，信息的交互變得愈加靈活，從而使科研院所整體的辦公水平得到進(jìn)一步提升。因此OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用是離不開(kāi)科研院所各部門的積極配合與高度支持。

4.3 加強(qiáng)OA信息員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

OA辦公系統(tǒng)的流暢使用離不開(kāi)一系列技術(shù)的支撐，因此，在科研院所的使用中，有必要建立一支專門負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)技術(shù)工作的高素質(zhì)信息員隊(duì)伍。信息員主要從事OA系統(tǒng)的技術(shù)顧問(wèn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)員等工作，因此，為了能讓OA辦公系統(tǒng)在各底層部門運(yùn)用得更好，就必須要求OA信息員對(duì)OA辦公系統(tǒng)更加精通，只有在他們強(qiáng)大的觀念和意識(shí)下，才能具備更多的辦公自動(dòng)化知識(shí)和技能，從而隨時(shí)能為科研院所各部門的工作提供支持和幫助。由此可以看出，科研院所的OA信息員是不可或缺的堅(jiān)實(shí)后盾，為了科研院所OA辦公系統(tǒng)更好地發(fā)展，他們的責(zé)任極其重大。

4.4 切實(shí)維護(hù)軟硬件系統(tǒng)安全

科研院所在OA系統(tǒng)軟硬件的經(jīng)費(fèi)投入中，應(yīng)該盡可能做到均衡，即OA系統(tǒng)軟件和硬件投入各占50%，且對(duì)這兩方面的投入順序最好是同時(shí)進(jìn)行的，因?yàn)檫@是科研院所OA辦公系統(tǒng)發(fā)展的基礎(chǔ)。

另外，對(duì)OA辦公系統(tǒng)的安全維護(hù)也應(yīng)當(dāng)十分注意，OA辦公系統(tǒng)的安全性可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行提高，首先可采用MD5碼對(duì)用戶的注冊(cè)資料進(jìn)行加密保存，以防止泄密，其次是對(duì)動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)腳本的安全維護(hù)，以防止惡意腳本的攻擊，解決方案主要包括對(duì)服務(wù)器FSO權(quán)限的配置以及對(duì)cookie的管理，需要禁用JAVA程序和ActiveX控件，同時(shí)啟動(dòng)防火墻以及安裝360安全衛(wèi)士等殺毒軟件。切實(shí)維護(hù)OA辦公系統(tǒng)的安全。最后是對(duì)網(wǎng)上下載的網(wǎng)站程序得默認(rèn)數(shù)據(jù)庫(kù)程序路徑進(jìn)行更改，以防止OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)被非法下載，這個(gè)工作一般由系統(tǒng)管理員來(lái)完成即可。

5 結(jié)論

綜上所述，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不再能很好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)了，隨著科學(xué)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，OA系統(tǒng)也將走上歷史的舞臺(tái)，而OA系統(tǒng)自身也需要克服自己的種種不足，結(jié)合自身的技術(shù)發(fā)展以及供應(yīng)商的合理協(xié)調(diào)與配合，使自身的系統(tǒng)更加快捷、開(kāi)放、靈活、安全，對(duì)此，OA系統(tǒng)的全體研發(fā)人員需要共同努力，使其更加規(guī)范化，真正被人們廣泛地應(yīng)用到辦公領(lǐng)域和日常應(yīng)用當(dāng)中。

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作者單位

國(guó)家新聞出版廣電總局廣播科學(xué)研究院 北京市 100866endprint