淺議衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理

吳寧

摘 要：檔案管理，無(wú)以倫比。在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)，檔案管理占據(jù)至關(guān)重要的重要。檔案管理工作的有序和規(guī)范，直接關(guān)系到衛(wèi)生監(jiān)督管理工作的正常運(yùn)行和穩(wěn)定。在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)中，要做好檔案管理工作，除了要具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能，還要經(jīng)得起各種考驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督；檔案；規(guī)范有序

工作干得好，檔案少不了。檔案這項(xiàng)工作，是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事單位、社會(huì)團(tuán)體在正常運(yùn)營(yíng)中自然形成的、按照一定的規(guī)律保存、留檔的信息載體。檔案忠實(shí)記載、客觀(guān)公正的記錄了單位的史料，是總結(jié)單位成績(jī)的重要的、不可或缺的參考資料，更是檢查單位遵章執(zhí)行政策方案的最好證明。尤其是對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)而言，身為法制化極強(qiáng)的職能部門(mén)，做好日常的檔案管理工作顯得尤為重要。

一、衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的資料歸檔的專(zhuān)業(yè)性

當(dāng)前，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的蓋爾任務(wù)正在有條不紊的有序進(jìn)行。衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理工作，相比以前，有了很多壓力。很多資料需要重新建檔、歸檔，這在一定程度上加重了檔案管理人員的工作量。縱觀(guān)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案案例工作，繼續(xù)做得好，又要做出成績(jī)，檔案從業(yè)人員，應(yīng)該切實(shí)提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為保障和促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的健康有序發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

在衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)，所有的檔案資料都應(yīng)該合理的歸檔，這是做好檔案管理工作的最基礎(chǔ)的責(zé)任。歸檔應(yīng)該按照檔案的日期和順序、裝訂順序、排列順序規(guī)范操作執(zhí)行。檔案管理工作人員除了要熟練操作報(bào)表出力方法，還得按照月、季、年上報(bào)及歸檔。

除了歸檔，檔案的安全存儲(chǔ)和備份也顯得尤為重要。尤其是衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)，更要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的做好這項(xiàng)工作。無(wú)論是檔案劃分的種類(lèi)、保管的要求、保管的期限，都要運(yùn)用科學(xué)的方法，遵循科學(xué)的原則進(jìn)行存歸檔管理。與此同時(shí)，還要采取科技手段，進(jìn)行安全備份管理，這樣既有利于檔案的保存，又方便于檔案的查早，大大減少了檔案損壞或者丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

除了正常收錄的檔案，還有面臨銷(xiāo)毀的檔案。有些檔案期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀的時(shí)候，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，嚴(yán)格審查把關(guān)，編纂檔案銷(xiāo)毀的清冊(cè)和目錄，同時(shí)還要標(biāo)注檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起始年度和到期年度。單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人，還要在檔案的銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署具體的意見(jiàn)。在銷(xiāo)毀檔案的時(shí)候，檔案機(jī)構(gòu)和相關(guān)人員要委派專(zhuān)人監(jiān)督，銷(xiāo)毀前，認(rèn)真清查盤(pán)點(diǎn)；銷(xiāo)毀后，在銷(xiāo)毀清冊(cè)目錄上簽名蓋章，并將銷(xiāo)毀情況整理成書(shū)面文字，報(bào)告給本單位檔案管理的負(fù)責(zé)人，另一份則歸檔備查。[1]

二、衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理的安全性

無(wú)規(guī)矩，不成方圓。尤其是對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理工作者而言，更要樹(shù)立牢固的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，嚴(yán)格按照工作流程去開(kāi)展日常的檔案管理工作，不能有絲毫的粗心大意。

在日常管理檔案的時(shí)候，對(duì)于單位的含有保密信息的資料要進(jìn)行特別的管理，要注意嚴(yán)格的保密，就算有特殊的原因，也要遵守工作紀(jì)律，不能有絲毫的泄露。在檔案書(shū)寫(xiě)的時(shí)候，必須按照檔案有關(guān)規(guī)定班名，字跡工整清晰，不能涂抹，不能筆誤，從源頭上去減少安全隱患的存在。

衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理人員，還應(yīng)該樹(shù)立牢固的安全意識(shí)和堅(jiān)決的保密意識(shí)。在日常的工作中，確保檔案的完整和檔案的安全是檔案管理工作的重中之重。身為管理人員，一定要不忘初心，牢記責(zé)任，始終把檔案的安全工作和檔案的保密工作放在首位，切實(shí)做到防微杜漸，警鐘長(zhǎng)鳴。[2]

同時(shí)，在日常的檔案管理中，檔案工作人員還應(yīng)該經(jīng)常加強(qiáng)安全教育和安全技能培訓(xùn)，在加大檔案保管力度的同時(shí)，還要制定詳細(xì)的檔案安全管理預(yù)案和防范措施，理順彼此之間的工作關(guān)系，認(rèn)真落實(shí)檔案管理所要面對(duì)的“防火、放盜、防潮、防有害氣體、防蟲(chóng)、防塵、防霉、防光”等八防工作，切實(shí)提高自身的安全防范和應(yīng)急處理能力。

三、衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理的主觀(guān)性

身為衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理工作者，在日常的工作中，一定要不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)、法律意識(shí)和職業(yè)道德意識(shí)。作為檔案的管理者，必須要認(rèn)真維護(hù)檔案的真實(shí)性和歷史事實(shí)的本質(zhì)。不能利用職務(wù)之便隨意篡改和歪曲事實(shí)，也不能憑借個(gè)人喜好，主觀(guān)臆斷，肆意鑒別。要抵制來(lái)著各方面的誘惑和壓力，老老實(shí)實(shí)做人，規(guī)規(guī)矩矩做事。

對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理者而言，必須要具備的扎實(shí)的基本功和過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，在檔案管理這個(gè)工作室，具備專(zhuān)業(yè)的鑒別技能和處理辦公事務(wù)的能力，提升開(kāi)發(fā)研究檔案自愿的主觀(guān)意識(shí)，駕馭專(zhuān)業(yè)技能，能夠不斷滿(mǎn)足檔案信息日益增長(zhǎng)的需求。不拖后腿，不掉鏈子，讓檔案工作清晰明朗，有效運(yùn)行。

人不學(xué)要落后，刀不磨要生銹。信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展日新月異。身為檔案管理人員，更應(yīng)該充分利用高科技，提升專(zhuān)業(yè)能力，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，更好的做好本職工作。在日常的過(guò)程中，還呀加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)，不要在自我的圈子里沾沾自喜，閉門(mén)造車(chē)，應(yīng)該多走出去，去觀(guān)摩，去學(xué)習(xí)，去取經(jīng)，吸收先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，利于自己在今后的工作中能夠游刃有余。

除了要掌握信息，身為檔案的管理工作者，在日常的工作中，還需要主動(dòng)掌握一定的文史知識(shí)，畢竟，漢語(yǔ)言文學(xué)與檔案的管理密不可分。如果檔案管理工作者自身具備較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力和書(shū)寫(xiě)能力，對(duì)工作的順利開(kāi)展大有裨益。同時(shí)，還要認(rèn)真研讀現(xiàn)代管理學(xué)、圖書(shū)館學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提升綜合素質(zhì)，主動(dòng)適應(yīng)檔案發(fā)展的要求。[3]

四、當(dāng)前檔案管理工作面臨的困惑

任何工作都不是一帆風(fēng)順的，檔案管理也不例外。由于隔行如隔山的原因，很多時(shí)候，大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作抱有一定的偏見(jiàn)，總覺(jué)得檔案管理無(wú)非就是簡(jiǎn)單的記錄和日常是抄寫(xiě)，然后找個(gè)檔案盒做好標(biāo)記，認(rèn)真分類(lèi)就行了。正是有了這樣先入為主的概念，有些單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，隨便找個(gè)人就能應(yīng)付一下。這樣的偏見(jiàn)，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，甚至無(wú)從下手。

平心而論，任何檔案管理工作，并不只是單純的把資料放到指定的位置就行。很多人，對(duì)檔案管理抱有一定的偏見(jiàn)，在他們看來(lái)，檔案管理工作做的再好，也不會(huì)給單位創(chuàng)造效益，更別提實(shí)現(xiàn)任何社會(huì)效益。正是有了這種偏見(jiàn)，導(dǎo)致有些單位的檔案管理工作出現(xiàn)停滯不前、漏洞百出等問(wèn)題。

檔案管理工作，是單位工作有條不紊運(yùn)行的根基和保障。通過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，一個(gè)單位的檔案管理，詳細(xì)記錄了單位工作人員的基本情況和相關(guān)人員的詳細(xì)資料，還忠實(shí)的記載了單位的相關(guān)數(shù)據(jù)和重要信息。由于對(duì)交接環(huán)節(jié)的疏忽，很容易導(dǎo)致檔案的丟失和錯(cuò)亂，就算后期彌補(bǔ)，也是忙的手忙腳亂，無(wú)形之中加重了工作負(fù)擔(dān)。[4]

有些單位的檔案管理者，在檔案工作的宣傳管理上，顯得太過(guò)輕松隨意。他們很多并不是科班出身，缺少相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，之所以干這項(xiàng)工作，很多只是上面壓下來(lái)的人物，不得已而為之。由于管理者本人對(duì)檔案缺乏最起碼的重視，并沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)的打算，從而導(dǎo)致在工作中粗心大意，經(jīng)常湊活，這在無(wú)形之中埋下了隱患，不利于工作的順利進(jìn)行。

一直以來(lái)，紙質(zhì)是檔案管理的重要載體，除了電腦打印的之外，很多還是以手寫(xiě)的抄錄為主要方式。在檔案填寫(xiě)的時(shí)候，不但容易弄臟弄亂，而且容易丟失破損。這種陳舊的檔案管理模式，不但耗費(fèi)的很多人力、物力和精力，而且對(duì)于檔案的及時(shí)歸檔整理也很被動(dòng)，檔案管理的安全性更是沒(méi)有得到保障，這樣的隱患，也必須防微杜漸。

五、檔案管理工作的對(duì)策及思考

出現(xiàn)問(wèn)題，不能逃避，想法解決應(yīng)對(duì)才是上上策。對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督管理部門(mén)的檔案管理者而言，在日常的檔案管理過(guò)程中，要主動(dòng)強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，自覺(jué)履行檔案管理程序，主動(dòng)養(yǎng)成認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，辦事雷厲風(fēng)行，不虛以委蛇，不拖泥帶水，不陰奉陽(yáng)違，不危言聳聽(tīng)，無(wú)愧于初心，無(wú)愧于工作。

打鐵尚需自身硬，在檔案管理方面，相關(guān)的硬件設(shè)施也得想法完善起來(lái)。單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，并配備單獨(dú)隱蔽的檔案管理庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)不但要有空調(diào)、除濕器等設(shè)施，還要配備相應(yīng)的管理配件，做好日常檢查和維護(hù)，真正做好八防工作，而不是只是在嘴上說(shuō)說(shuō)，不但要腿勤，更要求心細(xì)，做好維護(hù)工作。[5]

在檔案交接的時(shí)候，一定要嚴(yán)格按照相關(guān)程序進(jìn)行。交接工作需要嚴(yán)密的手續(xù)，不能嘻嘻哈哈，不當(dāng)回事。因?yàn)榻唤庸ぷ魇玛P(guān)重大，稍有馬虎大意，就可能造成檔案的流失或損毀。在交接的時(shí)候，身為當(dāng)事人，一定要對(duì)個(gè)人所負(fù)責(zé)保管的檔案進(jìn)行全面整理，以高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，確保檔案交接工作滴水不漏，嚴(yán)絲合縫、規(guī)規(guī)矩矩。

同時(shí)，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督管理部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人，還應(yīng)該健全檔案管理制度，所有事情，都要有規(guī)范的流程，尤其是檔案管理的從業(yè)人員，更要具備較高的職業(yè)操守，確保日常的規(guī)范有序合理化操作，杜絕不該出現(xiàn)的瑕疵和漏洞。所制定的制度，必須具備可操作性，以便更好的 發(fā)揮規(guī)范指導(dǎo)作用，便于操作和實(shí)施，并收到事半功倍的效果。

六、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，身為衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督部門(mén)的檔案管理工作者，在日常的工作中，應(yīng)該自覺(jué)肩負(fù)起責(zé)任，在工作上一絲不茍，始終把單位的利益放在前面，不斷加強(qiáng)自身的文化水平和業(yè)務(wù)能力，努力完善檔案管理的安全性，加強(qiáng)信心，拼搏進(jìn)取，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)：

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[4]黃曉英. 建立“效益型”企業(yè)檔案工作機(jī)制的思考[J]. 廣東檔案，2001，（2）

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