強化檔案意識完善檔案管理

楊占軍

摘 要：無論是在企業(yè)中還是在高校等，檔案都具有重要作用。為保障檔案的使用功能可有效發(fā)揮，應(yīng)對其進行合理有效的管理。強化檔案意識并對檔案管理進行完善，有利于提高檔案管理的質(zhì)量與效率，從而促進檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案意識；隊伍建設(shè)；強化措施

1 提升檔案意識的重要性

1.1 是社會公眾對檔案部門的要求

檔案是對已發(fā)生的事件進行相應(yīng)記錄的一種資料，除了具有記錄作用外，還可以為相關(guān)措施的制定等方面提供參考價值。因此隨著時代的進步和經(jīng)濟水平的不斷提升，人們對檔案逐漸提高了重視。這就使得人們對檔案部門提出了更多更高的要求，因此檔案部門應(yīng)突破以往的檔案管理的觀念，進行新型檔案管理思路的探索，從而為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。對自身所具有的潛力進行有效挖掘，從而實現(xiàn)檔案管理與社會發(fā)展的有機結(jié)合。

1.2 是檔案工作自身發(fā)展的需要

檔案部門在進行日常工作時，主要是為社會提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，如咨詢、檔案保管等方面，屬于服務(wù)性質(zhì)的工作。因此檔案行業(yè)的發(fā)展的基礎(chǔ)之一便是較好的服務(wù)質(zhì)量與效率，為保障檔案工作的使用價值可充分有效的發(fā)揮，在日常工作中應(yīng)提高對檔案服務(wù)的重視，并將其作為工作的核心貫穿于工作的各個環(huán)節(jié)。所以應(yīng)強化檔案意識，改善服務(wù)的質(zhì)量與效率，才哦哦那個人對服務(wù)的形式、內(nèi)容進行改變，并創(chuàng)新管理的理念、模式和方法等。使檔案可以充分發(fā)揮自身所具有的存憑功能、育人功能和資政功能等，實現(xiàn)自身的價值。

2 增強檔案意識，健全規(guī)章制度

在進行相關(guān)的檔案工作時，增強檔案意識是保障工作質(zhì)量的首要前提。因此在工作中應(yīng)將相關(guān)的領(lǐng)導人員、管理人員作為主要進行宣傳的對象，各個領(lǐng)導人員、管理人員在檔案的日常工作中具有重要作用，并且對檔案工作的質(zhì)量具有直接影響。因此舉辦相應(yīng)的法規(guī)講座和培訓等，提高這部分人員的檔案意識，從而為后續(xù)工作的進行和相關(guān)措施的落實提供保障。還應(yīng)對各個崗位的責任進行明確，使各個部門提高對收集檔案、整理檔案、和歸檔等的重視。制定具有健全性的檔案管理制度，并在日常工作中嚴格按照相關(guān)制度進行檔案的歸類、立卷和存放等，有利于收集檔案和借閱檔案等工作的規(guī)范性，并促進檔案資源的共享性。在進行檔案的查閱和借閱等工作時，按照相應(yīng)的制度辦理手續(xù)，從而做到有據(jù)可循。各個部門應(yīng)進行配合，從而保障檔案收集的有效性與及時性，還應(yīng)定期派工作人員進行外出學習等，從而對先進的理念、技術(shù)等充分學習與引進，并與自身的工作經(jīng)驗相融合，根據(jù)所在企業(yè)的實際情況，開展相關(guān)工作。檔案工作人員對企業(yè)的生產(chǎn)會議、竣工驗收等應(yīng)積極參加，從而進行把關(guān)工作，切實保障檔案工作正常有序的進行。

3 建立高效檔案管理人員隊伍

為提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，應(yīng)建設(shè)相應(yīng)的管理隊伍，并設(shè)置兼職性質(zhì)的檔案管理人員。對檔案管理人員工作的職責等要有效明確，并通過健全的管理機制和制度等對工作人員的日常工作行為進行有效制約，從而促進檔案管理工作的有序進行。檔案工作具有一定的積累性，可設(shè)置兼職性質(zhì)的檔案管理人員，并由這部分人員在日常的工作中收集檔案并進行合理的整理。這部分人員還應(yīng)與各個部分保持緊密的聯(lián)系，從而對企業(yè)自身所產(chǎn)生的檔案進行有效收集。進行管理規(guī)范的制定，結(jié)合國家的相應(yīng)標準、工作人員自身所具有的工作經(jīng)驗以及企業(yè)自身的實際情況等，從而保障該標準具有較好的實用性與針對性，可充分發(fā)揮自身的作用。將檔案利用信息及時提供給單位領(lǐng)導、各部門，使他們親身體驗到檔案的利用價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好各類檔案的收集、整理工作。從事利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是制度的直接執(zhí)行者，對檔案安全負有直接責任，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。涉密檔案管理人員要嚴格執(zhí)行保密制度，提高檔案保密安全意識。

4 強化措施，消除隱患

在日常管理工作中，檔案庫房實行專人保管、專人查閱，非本公司檔案人員，不得進入庫房。每天保持良好的衛(wèi)生環(huán)境，檢查庫房安全情況，每天下班前檢查庫房門窗及電源設(shè)備是否關(guān)好。檔案資料借閱實行專人負責，認證執(zhí)行檔案資料借閱制度，做好借閱登記，定期清點催還歸位。借閱者離去之前仔細檢查翻閱過的檔案和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處。

5 合理運用現(xiàn)代化科學技術(shù)促進檔案信息化管理

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。隨著社會科技的進步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向?，F(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，通過不斷地添置現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用計算機進行檢索，檔案的掃描技術(shù)、現(xiàn)代化的檔案保護技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是利用現(xiàn)代化管理手段推進檔案信息化的管理，通過計算機軟件對文件、檔案的全部信息進行統(tǒng)一管理，對檔案及文件信息的生成、轉(zhuǎn)化、提供利用實行計算機一體化管理，提升經(jīng)辦人員檔案管理水平。進行系統(tǒng)不斷升級，并全面啟用國家電網(wǎng)公司統(tǒng)一推廣的協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)，可以增強檔案資料的網(wǎng)上遠程查詢和借閱功能，并提高檔案的利用率，為檔案信息資源共享創(chuàng)造了條件。目前，部分企業(yè)文書、科技、實物、聲像檔案已全部實現(xiàn)信息數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化管理，通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息共享。檔案管理模式從以檔案實體保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化信息提供利用服務(wù)為重心，從管理部室到班組都可以通過局域網(wǎng)隨機查閱、檢索檔案信息，大大提高了工作效率。

檔案是一種原生的信息資源，檔案的生命和價值在于利用。在收集、整理的檔案，幾十年、幾百年后也同樣是珍貴的歷史資料，可供后人借鑒?！翱旖?、準確、真實”是檔案利用的原則，“競爭、效益、資源共享”是檔案利用的宗旨。因此，隨著社會的發(fā)展，隨著企業(yè)單位領(lǐng)導和廣大職工對檔案的重要性以及檔案資料的利用價值認識的逐步提高，人們將學會查閱檔案信息和利用回溯性信息，可以預(yù)測，對檔案利用的需求會不斷增加，檔案利用者會越來越多，檔案的利用量也會越多越大，這種趨勢將會全面和持續(xù)的發(fā)展下去。

6 結(jié)束語

檔案具有重要的作用，不僅可以對易發(fā)生的事情進行相應(yīng)的記載，還可以對未來的決策等方面提供參考。在實際工作中為保障檔案的使用功能可以有效發(fā)揮，應(yīng)提高對檔案管理工作的重視。強化檔案意識，對檔案管理工作的重要性正確認識，從而使相應(yīng)的措施有效落實避免流于形式。在此過程中還應(yīng)對檔案管理工作進行完善，保障相關(guān)的管理制度具有較好的健全性，建立相應(yīng)的管理人員隊伍，對其中人員進行嚴格篩選，確保管理人員具有較高的專業(yè)性和綜合素質(zhì)，并具有豐富的工作經(jīng)驗與較強的責任感。對現(xiàn)代化信息技術(shù)充分應(yīng)用，從而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，降低工作難度減少工作量，并減少因人為原因?qū)е碌氖д`，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，促進檔案事業(yè)的發(fā)展與進步。

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