淺談醫(yī)院檔案管理中如何有效應用OA系統(tǒng)

劉曉雪

摘 要：OA系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡信息化技術(shù)研發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)，從數(shù)據(jù)處理與存儲角度來看，此類系統(tǒng)能夠為企業(yè)單位提供更穩(wěn)定的數(shù)據(jù)處理平臺，使數(shù)據(jù)信息管理質(zhì)量得以保障，同時借助無紙化辦公模式與信息渠道的構(gòu)建，更可以降低部分資源的損耗，使辦公系統(tǒng)運行效率得到極大提升，甚至借助信息平臺，更可以增強醫(yī)院檔案管理工作的可控性，以便為后續(xù)信息管理工作奠定堅實基礎。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院建設；檔案管理；有效利用；OA系統(tǒng)

1 OA系統(tǒng)特點分析

1.1 系統(tǒng)操作便利

根據(jù)傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作方式可知，紙質(zhì)檔案體系的構(gòu)建通常需要根據(jù)檔案用途、地區(qū)環(huán)境、用戶病情等多方面要求進行劃分，并分別儲備至對應的檔案管理室內(nèi)，才能確保檔案管理工作的質(zhì)量得以保障。從實際狀況來看，傳統(tǒng)檔案管理模式效率較低，并且對管理者的技能與素質(zhì)要求較高，若出現(xiàn)檔案管理偏差，則極難對檔案系統(tǒng)進行更改。

OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的有效利用，能夠通過網(wǎng)絡信息平臺重新構(gòu)建科學化的管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型成為數(shù)字信息，以便統(tǒng)一存儲至計算機系統(tǒng)內(nèi)，如此通過檔案管理系統(tǒng)，便能夠在短時間內(nèi)將檔案信息進行存儲與調(diào)用，自然降低了醫(yī)院檔案管理對素質(zhì)水準的要求，同時也降低了檔案管理偏差的概率。

1.2 運行成本低廉

OA系統(tǒng)的有效落實，有效簡化了傳統(tǒng)檔案管理的審核與校對流程，如此不但極大提升了檔案管理的辦事效率，而且也節(jié)約了極大的人力損耗。其次，OA系統(tǒng)的構(gòu)建有效將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型成為數(shù)字資料，既降低了紙質(zhì)檔案材料的損耗，同時基于資料管理模式的轉(zhuǎn)型，更縮減了資料檔案存儲的空間占用率，如此無疑使OA系統(tǒng)檔案管理成本更加低廉，并能夠為醫(yī)院提供更豐厚的經(jīng)濟回報。

1.3 辦公效率提升

借助網(wǎng)絡信息平臺，OA系統(tǒng)有效構(gòu)建了部門之間的數(shù)據(jù)傳輸渠道，比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式而言，數(shù)字化檔案信息的傳導避免了人工查詢與遞送的流程，轉(zhuǎn)而直接通過索引系統(tǒng)將數(shù)字信息傳遞至相關(guān)部門，如此極大縮減了檔案管理與調(diào)用的耗時，同樣也為醫(yī)院檔案管理平臺提供了數(shù)據(jù)監(jiān)控渠道。另外，從OA系統(tǒng)檔案信息錄入角度來看，該系統(tǒng)簡化了傳統(tǒng)檔案管理流程，并且借助檔案文件備份等措施，更能夠降低文件丟失的可能性，使檔案管理質(zhì)量得到極大的提升。

1.4 責任系統(tǒng)鮮明

OA辦公系統(tǒng)的有效落實，能夠借助網(wǎng)絡協(xié)議判定檔案管理權(quán)責，以此為工作內(nèi)容提供更詳細的索引，讓管理者能夠更細致的完成任務。期間，OA系統(tǒng)能夠根據(jù)工作目標實時監(jiān)控檔案管理流程，以此判定潛在的風險，同時更可以為醫(yī)院管理人員提供監(jiān)督渠道，以便提升醫(yī)院功能體系的可控性。

2 OA系統(tǒng)作用分析

基于醫(yī)院檔案管理工作具有復雜繁瑣的特點，OA系統(tǒng)又集多功能于一身，因此OA系統(tǒng)被廣泛應用在醫(yī)院的檔案管理之中，有效提高了工作效率與質(zhì)量，現(xiàn)已成為處理檔案管理工作事務的重要方式。它所發(fā)揮的作用不僅僅是提升工作效率，重要的是規(guī)范化、制度化的檔案行政管理的促成，改變了過去查看與傳統(tǒng)方式，提升了處理效率，引導管理理念發(fā)生轉(zhuǎn)變。

對于該系統(tǒng)在檔案管理上的應用，它滲透到各個環(huán)節(jié)，使每個環(huán)節(jié)都得到有序銜接，為管理工作節(jié)約時間，提供了很大的方便，滿足了辦公需求，系統(tǒng)各部分與醫(yī)院各檔案管理相關(guān)部門之間相互協(xié)作，使辦公業(yè)務更具規(guī)范化與自動化，大大降低了管理所需成本，實現(xiàn)了信息共享，運用OA系統(tǒng)進行檔案管理精確度高，避免錯誤的產(chǎn)生，為醫(yī)院正常事務的開展做出了重要作用。

3 OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用

醫(yī)院的檔案管理工作針對的是病患者的個人健康檔案等文書資料，還有醫(yī)師的日常的臨床中，發(fā)現(xiàn)了對臨床治療具有參考價值的醫(yī)療資料，并且把這些資料記錄下來，保存起來，以便在日后可供參考，實行分門別類形式的有效管理。它包括醫(yī)院事務的方方面面，記錄了日常業(yè)務管理工作的各種內(nèi)容，因此所以對于醫(yī)院來說檔案管理工作是不容忽視的一項重要的基本工作內(nèi)容。其中，OA辦公自動化系統(tǒng)聯(lián)合了計算機網(wǎng)絡技術(shù)與移動通信技術(shù)，將不同有使用借鑒價值的信息數(shù)據(jù)記錄到檔案中，工作人員通過簡單的操作，檔案中的內(nèi)容就會以數(shù)字信息化的方式進行整合，形成一個規(guī)范有序的管理平臺，再加上網(wǎng)絡傳輸，使檔案信息實現(xiàn)共享，提高了醫(yī)院檔案管理的科學化水平。

3.1 信息數(shù)據(jù)采集應用

A系統(tǒng)還具有自動掃描的功能，它與掃描設備連接在一起，它能夠?qū)π畔?shù)據(jù)進行掃描識別，將數(shù)字化的檔案文件，并以規(guī)范統(tǒng)一的格式輸入到計算機設備當中，為接下來的管理工作作出鋪墊。

3.2 信息錄入應用

之所以OA系統(tǒng)能夠在醫(yī)院檔案管理中廣泛應用，是由于建立了數(shù)字化形式得到輸入存儲機制與方式，提高了管理的實效性，保證了數(shù)據(jù)庫的更新速度。辦公自動化使檔案管理具有信息化，即運用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的共享，并建立可以集中處理的系統(tǒng)，集中進行分類，歸檔存儲保存。

3.3 信息檢索應用

OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效利用，不但能夠為檔案管理工作提供更廣泛的數(shù)據(jù)統(tǒng)籌平臺，確保檔案數(shù)據(jù)管理、采集、存儲、調(diào)用效率得到極大提升，使檔案管理工作質(zhì)量得到保障，同時借助網(wǎng)絡信息化平臺，更能夠?qū)⑺饕到y(tǒng)導入檔案管理流程內(nèi)，由此構(gòu)建具備檔案索引功能的數(shù)據(jù)庫，以便為患者及科室提供效率化的檔案傳輸渠道，確保醫(yī)院診療等工作開展具備高效化的數(shù)據(jù)管理平臺。另外，信息檢索系統(tǒng)更能夠與外界互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境連接，將檔案以數(shù)據(jù)化形式展現(xiàn)，以便為用戶提供病情檔案下載渠道，使用戶能夠更深入的了解自身健康狀況。但在此期間，醫(yī)院檔案管理部門必須做好檔案保護措施，以避免用戶健康資料被外界非法分子盜取，使用戶生命財產(chǎn)安全受到損害。

3.4 管理流程應用

根據(jù)OA系統(tǒng)使用狀況可知，此類系統(tǒng)的使用能夠為大量數(shù)據(jù)檔案處理提供更高效的分類篩選平臺，以便整體檔案數(shù)據(jù)處理與分析效率得到有效提升，并增強醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。同時OA系統(tǒng)的有效構(gòu)建，也能夠為檔案系統(tǒng)提供保護，由此避免網(wǎng)絡環(huán)境可能帶來的損害，使檔案體系的構(gòu)建具備全方位的保障。

4 結(jié)束語

OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效落實，不但能夠結(jié)合網(wǎng)絡信息化技術(shù)，提升醫(yī)療檔案管理的效率與質(zhì)量，以避免數(shù)據(jù)檔案遺失的情況出現(xiàn)，同時傳統(tǒng)檔案管理形式向OA系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型，更可以縮減紙質(zhì)檔案資源消耗與空間占用率，降低醫(yī)院檔案管理工作的耗資。故而，在論述醫(yī)院檔案管理中如何有效應用OA系統(tǒng)期間，必須明確OA系統(tǒng)在檔案管理工作中落實必要性與難點，而后選擇適宜的操作系統(tǒng)使檔案管理質(zhì)量得到提升，才能為后續(xù)醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建提供更全面的保障。

參考文獻

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