內(nèi)控角度下的高校合同審簽探討

祁麟

摘 要：近年來高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)種類逐漸增多，由此產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)合同種類與數(shù)量也呈不斷上升和增加的趨勢。為了防范學(xué)校經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范學(xué)校的經(jīng)濟(jì)合同管理，經(jīng)濟(jì)合同審簽成為高校內(nèi)部審計(jì)一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也是高校內(nèi)控管理的重要環(huán)節(jié)。通過高校經(jīng)濟(jì)合同審簽的含義展開論述，分析了經(jīng)濟(jì)合同審簽的現(xiàn)狀、問題，審簽過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，最后對如何加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同審簽工作做出闡述。

關(guān)鍵詞： 高等學(xué)校；合同審簽；內(nèi)部控制

中圖分類號：D9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.03.081

1 引言

隨著國家對高等學(xué)校事業(yè)的重視，高校辦學(xué)規(guī)模不斷發(fā)展、擴(kuò)大，學(xué)校辦學(xué)、發(fā)展科研事業(yè)籌措資金的途徑越來越多樣化，高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)種類逐漸增多，由此產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)合同種類與數(shù)量也呈不斷上升和增加的趨勢。

為了防范學(xué)校經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范學(xué)校的經(jīng)濟(jì)合同管理，經(jīng)濟(jì)合同審簽成為高校內(nèi)部審計(jì)一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也是高校內(nèi)控管理的重要環(huán)節(jié)。本文通過高校經(jīng)濟(jì)合同審簽的含義展開論述，分析了經(jīng)濟(jì)合同審簽的現(xiàn)狀、問題，審簽過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，最后對如何加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同審簽工作做出闡述。

2 經(jīng)濟(jì)合同審簽的含義及必要性

高校經(jīng)濟(jì)合同是指學(xué)校作為獨(dú)立的民事主體在參與社會經(jīng)濟(jì)和民事活動(dòng)中與其他平等主體的法人、其他組織之間就明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書面協(xié)議。按照開展的業(yè)務(wù)不同，高校對外主要簽訂的合同種類包括以下幾種：（1）基本建設(shè)和修繕工程項(xiàng)目合同以及與其相關(guān)的材料、設(shè)備采購及安裝等合同；（2）物資采購合同；（3）房屋租賃合同、資產(chǎn)處置合同；（4）對外合作辦班培訓(xùn)合同；（5）科技服務(wù)合同；（6）資產(chǎn)租賃合同；（7）委托管理合同以及其他合同。

高校合同審簽是指高校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)及人員按照國家、學(xué)校相關(guān)規(guī)定，通過一定的審計(jì)程序及方法，對上述經(jīng)濟(jì)合同在簽訂之前，進(jìn)行的審查、復(fù)核和簽批工作。

高校合同管理是內(nèi)部控制管理的重要組成部分，而合同審簽工作的開展能夠有效促進(jìn)高校合同管理工作，加強(qiáng)對經(jīng)濟(jì)合同所涉及的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)督，防范學(xué)校經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，提高辦學(xué)效益。

3 經(jīng)濟(jì)合同審簽現(xiàn)狀及存在的問題

3.1 經(jīng)濟(jì)合同審簽權(quán)責(zé)落實(shí)不到位，審計(jì)的監(jiān)督職能不能得到充分發(fā)揮

隨著高校對經(jīng)濟(jì)合同管理的重視，大部分高校已經(jīng)建立了合同管理方面的制度，對于合同的文本起草、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同審簽、合同印章管理的部門做出了權(quán)責(zé)劃分。然而在實(shí)際的審簽過程中發(fā)現(xiàn)如下問題：

一是部分職能部門并沒有認(rèn)清責(zé)任，沒有認(rèn)識到合同審簽是合同簽訂的最后一關(guān)，而是把合同審簽作為一道屏障和保護(hù)傘，在合同文本起草、合同的初審工作中敷衍了事，把本部門應(yīng)該完成的工作推向了審計(jì)部門，使得審計(jì)部門既承擔(dān)了管理部門的初審工作，也是終審部門，原本文件規(guī)定的多個(gè)部門把關(guān)變成了不作為，最后使得審計(jì)人員往往疲于奔命，審計(jì)效果也會大打折扣。

二是有的管理部門以時(shí)間緊等為理由在合同已經(jīng)執(zhí)行后報(bào)審合同，這樣形式主義的合同審簽基本已經(jīng)沒有意義，審計(jì)監(jiān)督職能難以得到發(fā)揮。

上述問題產(chǎn)生的原因在于管理部門責(zé)任意識不強(qiáng)，合同管理制度執(zhí)行不到位、缺乏追責(zé)機(jī)制。

3.2 合同管理的信息化建設(shè)亟待加強(qiáng)，需建立合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行有效管理

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高校涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)增加，每年簽訂的合同呈幾何數(shù)量增長，伴隨著合同簽訂前審簽的結(jié)束，合同后續(xù)簽訂、付款、執(zhí)行的一系列環(huán)節(jié)均需要加以把控，合同結(jié)束后的專項(xiàng)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)可能也要對以前的相關(guān)合同進(jìn)行調(diào)用。建立合同管理信息系統(tǒng)，對合同的審簽的全過程進(jìn)行管理和把控顯得尤為重要，這也可以使相關(guān)部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解合同執(zhí)行的進(jìn)度，加強(qiáng)對合同的管理。

3.3 審計(jì)部門由于自身原因造成審計(jì)職能及獨(dú)立性不能充分發(fā)揮

高校合同種類廣、數(shù)量多，涉及業(yè)務(wù)豐富，合同審簽人員既要具有法律、財(cái)經(jīng)、工程多方面的知識，又要做到主動(dòng)溝通，具有一定的專業(yè)技術(shù)知識。目前高校審計(jì)部門一般分為財(cái)務(wù)審計(jì)、工程審計(jì)兩個(gè)科室，對于合同審簽需要的法律方面的知識有所欠缺，從知識結(jié)構(gòu)及人員配備上不能滿足合同審簽的需要，使得審計(jì)的監(jiān)督職能不能得到有效發(fā)揮。另外由于內(nèi)審部門與招標(biāo)辦、后勤處等報(bào)送合同的部門存在長期合作關(guān)系，對于發(fā)現(xiàn)的問題可能會存在“多一事不如少一事”的心理，損害審計(jì)的獨(dú)立性。

4 經(jīng)濟(jì)合同審簽過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)

合同管理是高校內(nèi)部控制管理的重要組成部分，而合同審簽是合同管理的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，在合同審簽中，內(nèi)審部門應(yīng)注意把握以下關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確控制措施，通過合同審簽提高內(nèi)部控制的針對性和有效性。

4.1 審查合同內(nèi)容的完整性、合法性、合規(guī)性

學(xué)校對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式或按規(guī)定可不簽訂合同外，均應(yīng)當(dāng)訂立書面合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。根據(jù)我國《合同法》第二章第十二條規(guī)定，合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，一般包括以下條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所；標(biāo)的；數(shù)量；質(zhì)量；價(jià)款或者報(bào)酬；履行期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任；解決爭議的方法。

在對合同進(jìn)行審查時(shí)，應(yīng)按照《合同法》及學(xué)校相關(guān)管理規(guī)定，重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：合同內(nèi)容及條款是否完整；合同內(nèi)容及條款的合法性、合規(guī)性：合同內(nèi)容及條款、技術(shù)指標(biāo)與招標(biāo)文件、投標(biāo)單位投標(biāo)文件是否相符：合同內(nèi)容及條款在重大問題上有無做出不當(dāng)讓步，導(dǎo)致學(xué)校合法利益受損或承擔(dān)額外的法律責(zé)任。

在對合同的文本進(jìn)行審核時(shí)，對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。合同文本須報(bào)經(jīng)有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當(dāng)履行相應(yīng)程序。

4.2 審查合同簽訂主體的資質(zhì)，降低合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)

在合同訂立前的審核工作中，應(yīng)調(diào)取合同對方材料，充分了解合同對方的主體資格、資質(zhì)證明、信用狀況、生產(chǎn)能力等有關(guān)內(nèi)容，評估對方當(dāng)事人是否具備履約能力。

采購合同是學(xué)校合同的主要組成部門，對于采購合同，應(yīng)重點(diǎn)對簽訂合同供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行審查，尤其是采取預(yù)付款方式的，應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校規(guī)定權(quán)限和流程簽署采購合同，防止學(xué)校利益受損。

4.3 審查合同文本簽字雙方是否是法人或授權(quán)代理人

正式對外訂立的合同，應(yīng)當(dāng)由甲乙雙方法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋規(guī)定印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書，未經(jīng)授權(quán)的人員不得簽署合同。

學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對合同印章的管理，合同經(jīng)審簽后，通過管理部門審批及法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同印章，降低學(xué)校不當(dāng)損失的風(fēng)險(xiǎn)。

4.4 對于高校的技術(shù)合同及其他涉密合同

在審查過程中還應(yīng)注意合同的保管及簽訂保密協(xié)議，防止因合同保管不當(dāng)或未簽訂保密協(xié)議，泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密，導(dǎo)致學(xué)校乃至國家利益受損。

5 做好高校審簽工作的建議

5.1 完善合同管理、審簽制度，做到權(quán)責(zé)分明并建立追責(zé)機(jī)制

針對還未建立合同管理規(guī)定、合同審簽規(guī)定的高校，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合國家、省市對合同管理方面的規(guī)定建立適合本校的合同管理、審簽的相關(guān)制度，對于合同的起草、審核、審批、簽訂、執(zhí)行、核算、保管和歸檔，明確部門責(zé)任，使得合同管理工作步入正軌，職能部門在開展工作時(shí)有制度保障。

針對已經(jīng)建立合同管理相關(guān)規(guī)定的學(xué)校，應(yīng)完善制度，對于合同各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，各會簽部門應(yīng)明確責(zé)任，并建立崗位責(zé)任制及追責(zé)機(jī)制，使管理部門合同責(zé)任人不再有“干多干少一個(gè)樣”的思想，如相關(guān)部門對合同把關(guān)不嚴(yán)，未盡到自身責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)肅追究，起到防范學(xué)校風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制管理的作用

5.2 建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)，注重溝通，營造良好審計(jì)環(huán)境

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，做好審計(jì)監(jiān)督工作，信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要保證。高校應(yīng)建立適合自身的合同管理信息系統(tǒng)，對合同從簽訂、履行、保管等方面進(jìn)行線上審批、控制，全面提高審計(jì)的質(zhì)量和水平。

合同管理、審簽工作是多部門協(xié)調(diào)才能做好的工作，不是一個(gè)部門的“獨(dú)奏曲”，而是多個(gè)部門通力合作的“交響樂”。在對合同審簽過程中，審計(jì)部門既不能有做“老好人”的思想，遇到問題應(yīng)從學(xué)校角度考慮，從制度角度、學(xué)校利益出發(fā)審核，做到維護(hù)學(xué)校權(quán)益，防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)審計(jì)部門也不能以審計(jì)監(jiān)督者自居，高高在上，在發(fā)現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)做到與職能部門認(rèn)真溝通，態(tài)度良好，提出合理化建議，為學(xué)校的合同管理共同做出貢獻(xiàn)。

5.3 加強(qiáng)高校審計(jì)隊(duì)伍建設(shè)，做好合同審簽工作

合同審簽涉及的合同種類廣，數(shù)量多，并且隨著學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的拓展，新的經(jīng)濟(jì)合同類型也會隨之產(chǎn)生，這要求審計(jì)人員在埋頭工作的同時(shí)，要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)合同審簽相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、法律、工程方面的知識，以及國家、省、市出臺的相關(guān)規(guī)定。同時(shí)高校應(yīng)定期組織對審計(jì)人員的培訓(xùn)，與其他高校的同事的交流、溝通、學(xué)習(xí)，這有助于更好地做好合同審簽工作。對于專業(yè)技術(shù)合同，應(yīng)充分與職能部門溝通，借助其專業(yè)優(yōu)勢進(jìn)行審核。從多角度，多方面提高合同審核質(zhì)量，為學(xué)校防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，提高學(xué)校的合同管理水平。

參考文獻(xiàn)

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