采購與付款循環(huán)的內部控制探析

【摘 要】在企業(yè)的生產經營活動中，采購與付款業(yè)務密切關聯著企業(yè)資金，是企業(yè)正常經營中非常重要的環(huán)節(jié)，是企業(yè)運行的基礎，對此企業(yè)應擬定采購與付款交易的內部控制制度，健全業(yè)務記載的控制系統，增強其業(yè)務流程關鍵點的控制，及時進行制約和監(jiān)督。

【關鍵詞】內部控制；采購與付款循環(huán)；改進措施

一、采購與付款循環(huán)的內部控制概述

（一）采購與付款循環(huán)內部控制的相關概念

內部控制，是指一個單位為了實現其經營目標，保護資產的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保經營方針的貫徹執(zhí)行，保證經營活動的經濟性、效率性和效果性而在單位內部采取的自我調整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。

采購與付款循環(huán)的內部控制指為了規(guī)范企業(yè)采購與付款活動，防范采購與付款過程當中的差錯與舞弊，保證采購在滿足生產和銷售的前提下，最大限度地降低采購成本而選擇的一系列控制措施。企業(yè)采購和付款業(yè)務是指在物資交易過程當中，由于會出現各種特殊情況，繼而導致采購的最終結果跟預期目的不太吻合的程度。采購和付款將受到許多因素的影響，它是在采購的各個方面存在。那么毫無疑問也會在很大程度上影響采購活動的進行。

（二）采購與付款循環(huán)內部控制的一般流程

1、采購業(yè)務流程

（1）市場部根據需求分析和市場調研制定年度銷售計劃。

（2）倉儲部門根據庫存情況（使用部門根據自身需要）提出采購申請。

（3）采購部門根據收到的采購申請進行物資采購活動，對一些大額、重要的采購項目采取招標方式確定供應商。

（4）獨立的驗收部門根據訂購單對數量、質量等進行驗收核對。

（5）采購部門將請購單、訂購單、驗收單、入庫單和其他相關憑證送交財務部門，驗收部門將驗收單、入庫單送交財務部門，會計人員核對后交財務經理復核和審核，之后進行賬務處理并登記相關賬簿。

（6）每月月底由會計人員進行對賬，核對數量金額。

2、付款業(yè)務流程

（1）采購部門根據合同約定的付款時間提出付款申請，并填制付款憑單，并且后附訂購單、驗收單和供應商發(fā)票等支持性憑證；

（2）付款憑單需經相關人員復核，并經采購主管審核；

（3）將付款憑單交至財務部門，由財務經理復核；

（4）財務部門對供應商提供的發(fā)票及相關憑證進行核對，確認無誤后，交予財務總監(jiān)復核，再由總經理批準支付款項；出納人員在與付款信息表核對后付款，編制銀行付款憑證，在憑證后附請款單；會計人員按照出納人員付款情況編制轉賬記賬憑證，在付款憑證后附請款單采購合同、驗收單、入庫單、供應商發(fā)票；未開發(fā)票的付款計入“暫估戶”。

二、采購與付款循環(huán)內部控制存在的問題

根據本地幾家中小制造企業(yè)的采購與付款循環(huán)的內部控制情況的了解，發(fā)現存在如下問題：

（一）采購計劃不合理

實際的生產情況受到多方面因素的影響，但這些企業(yè)一般都按季度統計上報一次的集中采購計劃，并且不能做到合理地安排整個季度的生產活動。同時，集中采購計劃安排的不合理又滋生了計劃外物資的采購比例，不僅導致閑置物資的浪費，而且計劃外物資的增長也降低了公司整體的資金利用率和集中采購業(yè)務的效率。

針對采購計劃的問題，涉及到生產、采購、物流、供應商質量管理、財務、控制等多個部門，這就需要公司對此有一個科學合理的計劃和安排，否則項目一旦上馬，前期沒有做到位的工作將會在后期一一暴露，后患無窮。建立及完善采購與付款循環(huán)的內部控制制度，是控制業(yè)務過程的第一步。

（二）授權制度不完善

交易授權是指任何業(yè)務活動的進行都要由相關負責人在規(guī)定的責任范圍內授權。授權制度的不完善容易發(fā)生當相關負責人不在或不能合理處理事務時，在采購過程中出現越權審批的情況，甚至對重要的和技術性較強的物資采購部沒有實行集體決策和審批，招標行為不規(guī)范，有些部門和人員甚至擅自處理采購和付款業(yè)務。

（三）不重視采購合同

有些中小企業(yè)企業(yè)管理制度不完善，缺乏對采購合同管理的明確規(guī)定。企業(yè)經常由于資金短缺，為防止到期不能支付款項影響商業(yè)信用或被供應商起訴，往往不與供應商簽訂采購合同。根據某些"應付賬款"憑證追蹤采購合同時，有查不到采購合同的情況，且發(fā)現有些采購合同沒有存檔的情況。這就說明公司在合同控制制度上的不嚴謹。

（四）沒有定期與供應商對賬

通過對財務經理及會計的詢問，發(fā)現企業(yè)沒有定期與供應商對賬，究其原因主要是因為公司供應商數量多、業(yè)務多，對賬工作量大，而工作人員人手不足，沒有形成定期核對的流程和要求。有些企業(yè)不僅沒有定期與供應商對賬，甚至不了解供應商的情況。作為內控制度的一部分，要在企業(yè)中要建立起科學的供應商評估和準入的制度，對所有的供應商的信譽進行合理的審查，保證供應商名單的合理性，逐步完善對供應商選擇機制。

（五）預付賬款的后續(xù)監(jiān)督管理不到位

采購一些比較特殊的生產設備或者材料時，供應商往往要求預付賬款。預付賬款流程是由采購員提交付款申請，經由采購經理批準，財務審核，工廠財務總監(jiān)和總經理審批之后將款項預付給供應商。實際操作中，經辦預付款的財務人員和應付會計往往并非是同一個，稍有疏忽，便會造成重復支付款項，給公司帶來極大損失。

三、針對采購與付款循環(huán)內部控制的改進措施

（一）重視采購活動

提高企業(yè)的競爭能力，首先要提高采購效率，保證采購物品的質量，降低采購成本，制定科學的采購計劃。隨著市場經濟高速發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益加劇，市場主體為了提高競爭能力和擴大市場占有率，賒購作為信用手段和營銷策略在市場活動中得到重視和廣泛運用，通過這種方式最大程度地爭取資金的時間價值。然而，賒購也會給企業(yè)帶來較大的風險，某些行業(yè)，上游供應商較為強勢，若在付款過程中稍有不慎，付款不及時，供應商很有可能會馬上停止供貨，從而導致生產線停產，不能按時交付訂單，還會遭到客戶的巨額索賠。因此，企業(yè)應當建立采購申請制度，依據購置物資或勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。凡是使用部門有采購要求的，必須填寫請購單，送本部門主管、采購部口及相關其他部口負責人審批簽字后才能進行采購。endprint

（二）明確職權劃分

必須堅持以購貨業(yè)務合理的職責劃分，做到不相容崗位的職責分離，以確保采購和支付的真正有效，應在業(yè)務職責的有關方面明確分工，加強內部監(jiān)督檢查，以此防止錯誤和杜絕舞弊行為。采購與付款的不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確實供應商；采購合同的訂立與審核；采購、驗收與相關會計記錄；付款的申請、審批與執(zhí)行。只有嚴格按照不相容崗位分離的要求來合理設計崗位，明確職責權限，才能形成有效的內部制衡機制，達到內部控制的目的。

（三）合理的供應商制度

供應商資格審核需要采購部門與綜合管理部門對供應商資格預審。首先要對供應商提供的資料進行齊全性審核，包括其工商營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、經營資質等情況，對缺少的資料要求補齊。其次，要對供應商提供資料的真實性進行審核。最好是對供應商進行現場評估，查看供應商的運作是否正常，各類文件是否真實有效。經過采購部門責任人審核后的供應商，應及時納入供應商檔案進行集中管理。在編制采購計劃時，供應商的選擇應優(yōu)先考慮公司的供應商清單。

（四）交付購貨款的清查

在合同規(guī)定的期限內，出納應根據付款憑單核對支付金額、準確核實收款單位的各種信息后支付貨款。財務部門還應檢查企業(yè)的信用核定期、供應商“應付賬款”金額，以確保雙方賬面金額的一致。交付貨款過程中應主要控制如下內容：（1）財務部門應該在核對齊備的原始單據后才能進行賬務處理；（2）會計需核對總賬、明細賬是否相符；（3）會計與出納需核對總賬與現金日記賬是否相符：（4）會計需定期與供貨商核對“應付賬款”“預付賬款”的金額；（5）嚴格審核相關支持性憑證，包括發(fā)票、訂購單、驗收單、入庫單等等。

（五）采購合同的管理制度

合同管理與采購活動是密切相關的，兩種活動形成伙伴關系。合同管理就是對合同各方以及采購訂單進行管理，從而保證執(zhí)行者能夠按照合同的要求來提供合格的產品和服務。首先應確保采購部門和供應商都能履行合同中規(guī)定的內容，明確在合同執(zhí)行過程中哪些增加成本應由供應商承擔，最后在合同中對主要行為進行說明。

作為企業(yè)經營活動的重要組成部分，采購和支付循環(huán)的內部控制直接影響著企業(yè)內部控制的整體水平。通過上面針對采購與付款控制的分析，可以看出企業(yè)應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定程序辦理采購與付款業(yè)務，并在采購與付款各環(huán)節(jié)設置相關的記錄，填制相應的憑證，建立健全的采購與付款業(yè)務的內部控制制度，只有這樣才能夠降低采購成本，預防不法行為的產生，控制經營的風險。

（無錫城市職業(yè)技術學院，江蘇 無錫214153）

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作者簡介：余曉丹（1970—），女，浙江天臺人，副教授，研究方向：會計學教育。endprint