信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案安全保密管理分析

摘 要：21世紀(jì)已經(jīng)全面進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，并且伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活當(dāng)中，成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)高效發(fā)展的基礎(chǔ)。尤其對于機(jī)關(guān)檔案管理工作來說，信息技術(shù)的應(yīng)用在數(shù)據(jù)整合、節(jié)省資源以及提高工作效率等方面發(fā)揮著不可替代的作用，為機(jī)關(guān)檔案的完整性、時(shí)效性提供了有力的保證。然而機(jī)關(guān)檔案管理工作在利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢的同時(shí)，也不能忽略其在信息化環(huán)境下自身發(fā)展過程中的安全問題也在逐步放大，安全保密工作已經(jīng)遭到威脅，機(jī)關(guān)檔案存在嚴(yán)重的安全缺陷與漏洞。為此，機(jī)關(guān)檔案安全保密管理的強(qiáng)化工作迫在眉睫。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;機(jī)關(guān)檔案;安全保密管理;策略分析

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的快速發(fā)展帶動(dòng)了整個(gè)時(shí)代背景的發(fā)展變化，在新的時(shí)代背景下，各行各業(yè)都在爭取利用信息技術(shù)的優(yōu)勢完成行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，國家政府部門也開始注意到計(jì)算機(jī)應(yīng)用的先進(jìn)性，在管理工作中推行電子政務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)辦公實(shí)現(xiàn)工作效率的全面提升。很多機(jī)關(guān)檔案管理工作者也由此看到了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在推動(dòng)工作效率提升方面的重要作用，在檔案管理工作中推行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，成功實(shí)現(xiàn)了檔案管理的完整高效。然而計(jì)算機(jī)是把雙刃劍的特點(diǎn)已經(jīng)廣泛體現(xiàn)在各個(gè)行業(yè)，在檔案管理工作過程中自然也不例外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在帶來諸多便利條件的同時(shí)，卻因?yàn)樾畔①Y源共享造成檔案泄密事件的發(fā)生。為此相關(guān)工作人員在信息化技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境下一定要懂得趨利避害，加強(qiáng)防范意識(shí)，爭取在機(jī)關(guān)檔案管理工作當(dāng)中發(fā)揮出信息技術(shù)的最大優(yōu)勢。

1 信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案安全保密管理存在的隱患

1.1 互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷進(jìn)步導(dǎo)致的隱患

伴隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，機(jī)關(guān)檔案的管理工作也在逐步引入最新的技術(shù)，成功突破了傳統(tǒng)檔案管理工作的復(fù)雜、低效，實(shí)現(xiàn)了電子檔案的簡單、高效，然而伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越高，其所帶來的諸多隱患也開始逐漸暴露。

例如在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)達(dá)的新形勢下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全也在逐步受到威脅，而計(jì)算機(jī)病毒就是危害網(wǎng)絡(luò)安全的主要因素。計(jì)算機(jī)病毒是具有很強(qiáng)攻擊性的，且傳播速度十分快，一旦出現(xiàn)計(jì)算機(jī)病毒，那么整個(gè)連接的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都會(huì)受到威脅。當(dāng)前有一種職業(yè)叫黑客，黑客的威力之大相信部分計(jì)算機(jī)專業(yè)人員都有親身體驗(yàn)過，簡言之，黑客就是可以根據(jù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣?、長度等各個(gè)方面對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行破壞。通過突破加密數(shù)據(jù)，直接進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，從而竊取到重要信息，進(jìn)行一系列不合法的交易，這些都對機(jī)關(guān)檔案的保密工作造成影響，機(jī)關(guān)單位檔案一旦遭遇以上問題，面臨著重要文件的丟失，其所產(chǎn)生的后果不堪設(shè)想。

1.2 機(jī)關(guān)檔案安全管理機(jī)制欠缺

機(jī)關(guān)檔案的信息十分龐雜，檔案管理工作需要將繁多的信息進(jìn)行整合，這為機(jī)關(guān)檔案的管理工作增加了很大的難度。并且相對于普通檔案來說，機(jī)關(guān)檔案的形式更加多樣，除了有文字檔案以外，還包括圖表、聲像等多種形式，無形中給機(jī)關(guān)檔案的安全管理增加了很大的壓力，為此，管理制度的提出就顯得尤為必要。然而從當(dāng)前我國機(jī)關(guān)單位的管理工作的現(xiàn)狀來看，我國還并未針對性地出臺(tái)相關(guān)的管理制度，管理制度的缺失很大程度上導(dǎo)致了機(jī)關(guān)檔案信息的無效性、片面性，嚴(yán)重影響了管理人員整體素質(zhì)的提升。尤其在信息化技術(shù)應(yīng)用如此廣泛的條件下，管理制度的缺乏必然會(huì)出現(xiàn)更多的安全漏洞，這給機(jī)關(guān)檔案的安全管理造成很大的威脅。

1.3 機(jī)關(guān)檔案管理人員缺乏保密意識(shí)帶來的隱患

機(jī)關(guān)檔案管理人員保密意識(shí)的強(qiáng)化要求管理人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)，只有在擁有超強(qiáng)專業(yè)水平的情況下，檔案管理人員才能認(rèn)識(shí)到檔案保密管理工作的重要性，并能充分發(fā)揮自身的專業(yè)素質(zhì)在管理工作中真正落實(shí)。然而從當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)來看，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

另外，在新的時(shí)代背景下，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。再加上檔案管理工作的性質(zhì)，如果一味堅(jiān)持傳統(tǒng)的管理理念，不僅會(huì)大大降低機(jī)關(guān)檔案的管理效率，而且在信息整合過程中很容易出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，作為一名合格的機(jī)關(guān)檔案管理人員，具備過硬的專業(yè)素質(zhì)以及信息技術(shù)水平是最基本的要求。但實(shí)際上，大部分的檔案管理人員不僅專業(yè)水平過低，而且傳統(tǒng)理念根深蒂固，不能在檔案管理過程中充分結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，從根本上降低了機(jī)關(guān)檔案的管理水平。

2 信息化環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案安全保密管理的策略分析

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需要，但是這并不意味著對傳統(tǒng)管理模式的徹底擯棄，而是在已有的管理模式基礎(chǔ)上，進(jìn)行有效的推陳出新。利用當(dāng)下新型的信息技術(shù)，同時(shí)根據(jù)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際情況，不斷升級(jí)優(yōu)化出一套適合本國發(fā)展的機(jī)關(guān)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理、信息技術(shù)的雙向發(fā)展。

2.1 遵循屬性，精細(xì)管理

因我國機(jī)關(guān)檔案的種類較多，如果采用傳統(tǒng)的管理模式，對于機(jī)關(guān)檔案采取永不開放的形式，那將十分不利于機(jī)關(guān)單位之間實(shí)現(xiàn)資源的共享，在這種情況下，機(jī)關(guān)單位的后續(xù)工作將很難實(shí)現(xiàn)高效完成，因此，機(jī)關(guān)檔案信息需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的開放。但是針對一些重要文件，一旦檔案管理施行開放，那么很容易會(huì)造成重要文件的丟失，這樣造成的后果將會(huì)是不可控的。因此，我國機(jī)關(guān)檔案管理的種類要求檔案管理要進(jìn)行精細(xì)化管理，利用兩種管理方式對檔案信息進(jìn)行分類。一種采用永不開放的形式，另一種則是在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)專門提供給相關(guān)人員查看，通過科學(xué)的分級(jí)管理方式，強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案的安全系數(shù)。

2.2 對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要價(jià)值，意味著國家對檔案管理人員有著更高的要求，由于機(jī)關(guān)檔案涉及的資料很多，如果因?yàn)閭€(gè)人原因造成信息泄露，給整個(gè)社會(huì)造成安全威脅，那將會(huì)是整個(gè)機(jī)關(guān)單位的災(zāi)難。為此，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)十分重要，機(jī)關(guān)單位不僅要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求管理人員，還要通過定期的專業(yè)培訓(xùn)提升在職管理人員的專業(yè)水平，利用真實(shí)案例提醒管理人員意識(shí)到安全管理的重要性。另外對于管理人員自身來講，提升職業(yè)認(rèn)知尤其重要，管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身的職業(yè)責(zé)任感，并在自己的日常工作中認(rèn)真落實(shí)，避免因?yàn)樽约旱氖韬鼋o社會(huì)完成不可控的危害。

2.3 完善管理制度

擁有完善的制度管理才是實(shí)現(xiàn)檔案信息安全可靠的基礎(chǔ)，也是檔案保密工作得以順利展開的主要因素。為此檔案部門應(yīng)該根據(jù)日常的檔案管理工作制定一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾項(xiàng)l文，為管理工作提供一個(gè)保障體系，確保檔案信息的安全儲(chǔ)藏，使得機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作得以有序展開。

3 結(jié)語

在新的時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)檔案為實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化管理，滿足更高水平的要求，必須要自上而下的進(jìn)行創(chuàng)新理念，樹立正確的機(jī)關(guān)檔案管理意識(shí)，并且要迎合信息技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)管理水平的不斷提升。以科學(xué)性、有效性為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)安全防范意識(shí)，努力推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理的良性發(fā)展，實(shí)現(xiàn)各級(jí)黨、政、軍機(jī)關(guān)等工作活動(dòng)的平穩(wěn)運(yùn)行。

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作者簡介

及秀青（1971-），女，漢族，河北，大學(xué)本科，檔案館員（中級(jí)），研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理。