建立采購過程的審核機制

王景嵐+陳喜軍+牛巖嶺+文剛

【摘要】：采購管理，一直是企業(yè)管理者和社會各監(jiān)督管理部門關(guān)注的對象，在采購過程中，不可避免的會產(chǎn)生一些“不陽光”、“不綠色”的行為，這就要求在日常采購過程管理中，從細微處入手，建立健全內(nèi)部審核機制，對經(jīng)營活動的符合性、有效性和適宜性進行檢查，通過發(fā)現(xiàn)不合格來促進管理持續(xù)改進，將各種不規(guī)范的行為實現(xiàn)事前或事中控制，以規(guī)范采購過程中的各項行為，強化采購過程控制，防止資金流失，使企業(yè)損失降到最低，實現(xiàn)企業(yè)自身價值的增值，實現(xiàn)真正的“陽光采購”。

【關(guān)鍵詞】：采購管理；審核機制；陽光采購

【引言】：在市場經(jīng)濟運作條件下，成本是企業(yè)的生存之要、發(fā)展之本。成本的高低關(guān)乎企業(yè)市場競爭力的強弱，也關(guān)系到企業(yè)長線發(fā)展遠景戰(zhàn)略。因此，低成本高效益無疑成為每一個企業(yè)追求的目標(biāo)。宣鋼采購倉儲配送公司做為集團僅有的供應(yīng)采購部門，負責(zé)全公司材料備件的采購供應(yīng)工作。始終立足市場，強化內(nèi)部監(jiān)管力度，積極發(fā)揮第三方物流作用。經(jīng)過可行性模擬論證和試運行，結(jié)合信息資源開發(fā)，遵循ERP系統(tǒng)流程管理組織網(wǎng)絡(luò)，完善采、收、發(fā)等物流鏈各環(huán)節(jié)間的制約機制，打破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)自行審核模式，創(chuàng)新管理，于2007年初成立專職機構(gòu)，專門審核進賬發(fā)票數(shù)量、價格是否與合同相符，合同數(shù)量、金額是否與定價依據(jù)相符，有意識形成一個環(huán)閉式事中事前行為控制模式，進一步推進精細化管理要目。

1、采購過程的審核機制的原則

一是立足一線，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為中心。審核工作不僅要使管理制度得到完善，更重要的是要提升系統(tǒng)的整體管理水平，維護公司的經(jīng)營秩序，為公司降本增效做出貢獻。二是與時俱進，不斷改進審核工作的方式方法。在工作方式上，要從“重申報審批、事后監(jiān)督”向“重培育引導(dǎo)、過程保證”轉(zhuǎn)變。在工作方法上，要從以我為主、孤軍奮戰(zhàn)，向抱團出擊、借力發(fā)揮轉(zhuǎn)變，充分調(diào)動整個系統(tǒng)的積極性。三是建立長效機制，完善審核制度。通過改進措施、完善制度、運用信息化手段來解決發(fā)現(xiàn)的問題，不斷實現(xiàn)審核工作的進一步發(fā)展。四是以人為本，創(chuàng)新思維，不斷提高審核人員的素質(zhì)和能力。如果沒有一支高素質(zhì)的審核人員，審核工作的發(fā)展就無從談起、無法實現(xiàn)。因此，審核人員應(yīng)在掌握相關(guān)政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識上下功夫，提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。

2、采購審核機制舊有的管理模式

2.1、管理模式

各業(yè)務(wù)科接到采購計劃后，組織招標(biāo)、比價，選擇供應(yīng)商，供應(yīng)商確定后，與供應(yīng)商簽訂購銷合同，組織進貨，辦理交庫，供應(yīng)商開具發(fā)票后，附交庫單辦理發(fā)票報賬。

2.2、問題分析：

沒有有效的審核機制，采購合同中的采購單價、采購數(shù)量是否和招標(biāo)、比價等定價依據(jù)相符無人把關(guān)，進賬發(fā)票中的采購單價、采購數(shù)量是否和合同一致無人把關(guān)，管理出現(xiàn)漏洞。

3、采購過程審核機制的審核模式

建立審核機制，由審核人員對每月進賬的發(fā)票、合同、定價依據(jù)的價格、數(shù)量是否相符進行審核。經(jīng)過四年的發(fā)展，審核制度日趨成熟，逐步形成了手工核對、訂單審批、信息記錄控制三種管理模式。

3.1、手工核對

業(yè)務(wù)科接到采購計劃后，通過招標(biāo)、比價、商談等確定供應(yīng)商后，與供應(yīng)商簽訂采購合同，組織進貨，貨到驗收合格后，辦理交庫，供應(yīng)商開具發(fā)票，附交庫單辦理進賬，同時將發(fā)票底聯(lián)復(fù)印件、合同、定價依據(jù)（中標(biāo)的標(biāo)書或洽談的結(jié)果）交審核進行核查，發(fā)現(xiàn)數(shù)量與價格錯誤時，次月從供應(yīng)商發(fā)票中扣減相應(yīng)的金額。

3.2、訂單審批

宣鋼ERP上線后，審核從審查采購合同變?yōu)閷徍瞬少徲唵?，在保證采購訂單數(shù)量與價格與原始定價依據(jù)一致后，運用信息化控制手段，使供應(yīng)商開具的發(fā)票在ERP中校驗時，必須與訂單一致，才能進行校驗，否則發(fā)票不能進帳。

3.3、信息記錄控制

采用招標(biāo)或商談確定采購物資的品種與價格，填寫采購物資信息記錄模板，審核員審核品種、價格與定價依據(jù)是否一致，審核無誤后，將采購物資的供應(yīng)商、品種、價格、價格有效期固化到ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)科每月按照需求創(chuàng)建采購訂單，收貨、發(fā)貨，系統(tǒng)中沒有該品種物資的信息記錄的，系統(tǒng)在創(chuàng)建采購訂單時會給出提示，且無法進行收貨。收貨時，系統(tǒng)自動提取本期有效價格計算結(jié)算金額。采用信息化手段監(jiān)控采購價格，要求有一定的基礎(chǔ)管理水平和信息技術(shù)手段，可以從不同的采購方式開始，逐步實施。我公司在選擇時，是從零庫存管理物資開始的。

4、 采購過程審核機制的優(yōu)點

建立了一個審核點，將合同、發(fā)票價格及數(shù)量管理從原來的無人管理變?yōu)橛袑Ｈ斯芾?。保護了公司利益不受損失，堵塞了管理漏洞。設(shè)兩個審核點，一個為人工審核，一個為ERP系統(tǒng)審核，管理為事中管理。在采購訂單審核階段，發(fā)現(xiàn)采購訂單中的數(shù)量和價格與定價依據(jù)不一致時，審核不予審批采購訂單，避免了后期合同及送貨數(shù)量出現(xiàn)錯誤。在發(fā)票校驗階段，采用信息化手段進行控制，保證了發(fā)票價格、數(shù)量與采購訂單數(shù)量、價格一致，否則發(fā)票不能入賬。徹底杜絕了亂開發(fā)票、亂簽合同現(xiàn)象。效率相對提高，發(fā)票審核由ERP系統(tǒng)完成，減輕了審核人員工作強度。從細節(jié)入手，規(guī)范了材料備件票據(jù)管理秩序，保證了發(fā)票數(shù)量、價格與合同數(shù)量、價格、與定價依據(jù)的數(shù)量、價格的一致性、準(zhǔn)確性，保護了公司利益，堵塞了管理漏洞。將合同價格及數(shù)量管理從原來的無人管理變?yōu)橛袑Ｈ斯芾恚⒘斯芾碇贫?，并逐步將管理從無人管理變?yōu)槭潞蟀殃P(guān)，又變?yōu)槭轮锌刂?，最后達到事前控制。

結(jié) 語

采購過程審核機制將合同價格及數(shù)量管理從原來的無人管理變?yōu)橛袑Ｈ斯芾?，為招、競?biāo)管理、供應(yīng)商管理提供有效依據(jù)。提高了審批速度，為實現(xiàn)及時收貨、發(fā)貨，實現(xiàn)日核算打下基礎(chǔ)。宣鋼采購倉儲配送公司審核機制地建立，只是為我們完善內(nèi)部控制開了個頭，我們希望在企業(yè)今后的發(fā)展過程中，能不斷地從細節(jié)入手，完善各項監(jiān)控機制，實現(xiàn)“綠色物流”和“陽光物流”。

【參考文獻】：

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