探究辦公自動(dòng)化與文秘工作有效銜接的措施

摘 要 隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)在企業(yè)文秘工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展中扮演著越來(lái)越重要的角色，將文秘工作人員從煩瑣的辦公室工作中解放出來(lái)，因而如何推動(dòng)辦公自動(dòng)化與文秘工作的有效銜接就成為進(jìn)一步提升文秘工作效率與效果的關(guān)鍵。在這種背景下，本研究首先概述了辦公自動(dòng)化的主要功能，進(jìn)而探討了辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的影響，最后提出了辦公自動(dòng)化與文秘工作有效銜接的措施。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化 文秘工作 影響 有效銜接 措施

一、辦公自動(dòng)化的功能

辦公自動(dòng)化是信息技術(shù)在辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中有效應(yīng)用的重要方式，它的主要功能包括進(jìn)行日常事務(wù)性工作處理、企業(yè)資源管理規(guī)劃、協(xié)助企業(yè)決策等內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，以下三項(xiàng)功能是其最主要功能。

第一項(xiàng)功能是對(duì)企業(yè)日常的各項(xiàng)事務(wù)性工作加以快速有效處理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能快速地處理各類(lèi)文書(shū)、檔案，也包括輸入、編輯、排版、修改、翻譯、打印、儲(chǔ)存等文字信息處理功能；能快速地收集數(shù)據(jù)、生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、賬目計(jì)算等數(shù)據(jù)信息處理功能；能高效和大量地記錄、分類(lèi)、儲(chǔ)存、檢索各種信息資料的信息查詢(xún)功能；能便捷地上傳和下載資料、發(fā)布信息，運(yùn)用E-mail進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信等處理功能。實(shí)現(xiàn)公文、檔案、秘書(shū)、信息宣傳、辦公等日常工作全過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、無(wú)紙化。

第二項(xiàng)功能是對(duì)于企業(yè)的各項(xiàng)資源加以系統(tǒng)管理。借助辦公自動(dòng)化軟件，企業(yè)可以開(kāi)發(fā)出多項(xiàng)實(shí)用的資源管理軟件。這些軟件以企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，可以應(yīng)用到研發(fā)、戰(zhàn)略決策、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等各項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)這些業(yè)務(wù)活動(dòng)中所涉及的資源加以有效的管控。另外，借助統(tǒng)一的局域網(wǎng)系統(tǒng)，不同業(yè)務(wù)的資源管理軟件能夠?qū)崿F(xiàn)便捷互聯(lián)，這有利于公司從總體層面上來(lái)統(tǒng)籌規(guī)劃資源。

第三項(xiàng)功能是協(xié)助企業(yè)開(kāi)展決策活動(dòng)的功能。決策支持建立在信息管理的基礎(chǔ)上，利用大型數(shù)據(jù)庫(kù)提供的相關(guān)聯(lián)信息，針對(duì)各種需要作出決策，利用經(jīng)驗(yàn)構(gòu)成的或理論的決策模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的信息，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出決策。隨著4G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的部署，辦公自動(dòng)化已經(jīng)進(jìn)入了移動(dòng)時(shí)代和智能時(shí)代，它可以將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機(jī)，工作人員和領(lǐng)導(dǎo)們可以隨時(shí)隨地進(jìn)行掌上辦公，成為管理者、市場(chǎng)人員等貼心的移動(dòng)辦公系統(tǒng)。

二、辦公自動(dòng)化對(duì)文秘工作的影響

文秘工作是最為重要的辦公室工作之一，通過(guò)將辦公自動(dòng)化引入文秘工作之中，將極大地提升文秘工作人員的工作效率。具體來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化對(duì)于文秘工作有以下三點(diǎn)影響。

第一，辦公自動(dòng)化可以提升文秘工作的效率。辦公自動(dòng)化以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，最大的特色在于快速精準(zhǔn)地完成各項(xiàng)指令型的工作。計(jì)算機(jī)具有十分強(qiáng)大的數(shù)據(jù)運(yùn)算功能，通過(guò)電子信息的錄入，將文秘工作人員從傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作環(huán)境中解放出來(lái)，保證了各項(xiàng)數(shù)據(jù)錄入與核查工作的準(zhǔn)確性，并且也不需要借助手工來(lái)輸入及修正各項(xiàng)數(shù)據(jù)，完全可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行快速處理。另一方面，計(jì)算機(jī)本身并不需要休息，這能夠極大地提升文秘工作的工作效率，而且這些工作僅需要文秘工作人員簡(jiǎn)單地進(jìn)行監(jiān)控即可，并不會(huì)因此而增加文秘工作人員的工作量。最終，隨著工作效率的提升，文秘工作人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ诺教嵘ぷ鏖_(kāi)展質(zhì)量上。

第二，辦公自動(dòng)化有助于推動(dòng)文秘工作的辦公一體化進(jìn)程。在文字管理方面，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以高效率地完成對(duì)各類(lèi)文件、檔案及其他文字材料的綜合管理工作。采用辦公自動(dòng)化軟件所繪制的圖表、數(shù)據(jù)的運(yùn)算、結(jié)果的輸出等都可以更為詳細(xì)、生動(dòng)與清楚。另外，采用辦公自動(dòng)化也能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)事務(wù)安排更為有序，更好地確保領(lǐng)導(dǎo)對(duì)不同事務(wù)加以協(xié)調(diào)處理，避免因安排沖突而耽誤事務(wù)處理進(jìn)度。

第三，辦公自動(dòng)化也能夠極大地增強(qiáng)文秘工作人員的服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)是確保文秘工作人員高質(zhì)量完成自身工作的基礎(chǔ)，這種意識(shí)往往是一種潛意識(shí)，有時(shí)文秘工作人員并不容易發(fā)覺(jué)。采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，文秘工作人員能夠較為清晰地認(rèn)識(shí)到自身工作的不足，有針對(duì)性地提升這方面的知識(shí)儲(chǔ)備與工作技能，極大地發(fā)掘出自身的潛力。除此之外，隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推行，文秘工作人員也會(huì)意識(shí)到創(chuàng)新自身工作方式的重要性，會(huì)致力于將更高質(zhì)量的服務(wù)內(nèi)容融入自身的日常工作當(dāng)中，自覺(jué)探索辦公自動(dòng)化在文秘工作當(dāng)中的新用途與新方式，以避免因辦公自動(dòng)化的逐步推行而嚴(yán)重影響自身的工作穩(wěn)定性。

三、辦公自動(dòng)化與文秘工作有效銜接的措施

鑒于辦公自動(dòng)化對(duì)于文秘工作產(chǎn)生的重要影響，企業(yè)有必要采取有力的措施來(lái)確保辦公自動(dòng)化能夠與文秘工作有效銜接到一起?？傮w來(lái)說(shuō)，企業(yè)可從以下幾個(gè)方面來(lái)開(kāi)展相應(yīng)的措施。

第一，建立并完善相應(yīng)的規(guī)章制度，明確辦公自動(dòng)化影響下的文秘工作的具體職責(zé)。辦公自動(dòng)化對(duì)傳統(tǒng)文秘工作產(chǎn)生了巨大的沖擊，為此企業(yè)首先有必要從制度層面來(lái)確立起辦公自動(dòng)化在文秘工作當(dāng)中的重要地位，制定詳細(xì)且規(guī)范的新文秘工作崗位職責(zé)，進(jìn)一步豐富文秘工作人員的工作內(nèi)容與工作開(kāi)展的步驟，確立相應(yīng)的崗位權(quán)利與義務(wù)。尤其需要注意的是，企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)文秘工作的不同內(nèi)容，制定不同的工作規(guī)章體系。對(duì)于檔案管理、公文處理等流程性較強(qiáng)的工作，應(yīng)當(dāng)特別重視利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的精確核查功能，并設(shè)置更為嚴(yán)格的審批與處理規(guī)定，而對(duì)于文字工作、決策支持等隨機(jī)性更強(qiáng)的工作，則應(yīng)重點(diǎn)利用辦公自動(dòng)化的快速處理功能。

第二，努力提升文秘工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)快速推行及創(chuàng)新的當(dāng)今時(shí)代，文秘工作人員除了要嫻熟掌握以往文秘工作技能外，還應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注各類(lèi)信息技術(shù)及信息技術(shù)工具的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，這包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等硬件工具，以及辦公自動(dòng)化軟件、數(shù)據(jù)處理軟件等軟件類(lèi)工具。另外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所帶來(lái)的并不僅僅是工具上的創(chuàng)新，更多的是帶給文秘工作人員以信息上的創(chuàng)新，因而培養(yǎng)文秘工作人員的信息挖掘能力更為重要。為了增強(qiáng)這些能力，企業(yè)必須有針對(duì)性地為文秘工作人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)。一方面，從思想上為他們樹(shù)立起重視信息化發(fā)展的意識(shí)；另一方面，也從知識(shí)層面為他們提供全面且便捷的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。

第三，企業(yè)應(yīng)樹(shù)立起一種合作的企業(yè)價(jià)值觀。為了更好地推進(jìn)辦公自動(dòng)化在文秘工作中的應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)文秘工作人員之間進(jìn)行資源分享，這是促進(jìn)辦公自動(dòng)化順利推行及發(fā)展的重要手段，該手段的實(shí)現(xiàn)又需要進(jìn)一步借助科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章制度來(lái)保障。為此，企業(yè)有必要綜合評(píng)價(jià)自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，以及現(xiàn)有的文秘工作資源儲(chǔ)備情況，對(duì)于當(dāng)前所實(shí)行的不利于共享文化形成的規(guī)章制度加以修正，從根本上為辦公自動(dòng)化的推行提供支持。鼓勵(lì)分享不僅僅需要在制度層面給予支持，更應(yīng)當(dāng)采用有效的工作加以落實(shí)，因而在推行過(guò)程中，要超出文秘工作本身，積極借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)、不同層級(jí)的員工之間的快速交流。

（作者單位為甘肅送變電工程有限公司）

[作者簡(jiǎn)介：李?lèi)?ài)棟（1969—），男，甘肅白銀人，本科，助理政工師，主要從事文秘工作。]

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