食品藥品檢驗機構(gòu)中文書檔案管理存在的問題和對策

黃倩

摘要信息時代背景下，文書檔案在單位發(fā)展中的重要性日漸突出。文書檔案是信息記錄的一種載體，涉及到單位內(nèi)文件、物品存檔及書刊資料等。加強對各類資料的收集、整理和保存，能夠保證檔案資料質(zhì)量和完整性。但受到人為等因素的影響，單位對文書檔案的管理存在很多問題和不足，有待進一步完善。文章從問題與改進對策兩個角度探討藥檢機構(gòu)文書檔案管理工作。

關(guān)鍵詞食藥機構(gòu) 文書檔案 管理問題 對策

食藥機構(gòu)是國家食品、藥品質(zhì)量監(jiān)督重要部門，負責(zé)食品藥品在生產(chǎn)、流通及使用等多個環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)督。隨著檢驗工作不斷優(yōu)化和升級，監(jiān)督工作難度也隨之增加。文書檔案是食藥機構(gòu)各項工作開展的核心，其是否完整，甚至直接影響機構(gòu)各項工作的開展效果，因此加強對文書檔案的管理至關(guān)重要。

一、食藥機構(gòu)文書檔案管理問題

（一）重視度不夠

食藥機構(gòu)檢驗?zāi)芰εc人才綜合素質(zhì)密切相關(guān)。檔案管理是人才引進的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是建立靈活人才引進機制的關(guān)鍵。但由于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作重視度不夠，片面地認為檔案管理，就是簡單的材料整理和統(tǒng)計，尚未將其提升到戰(zhàn)略高度，沒有設(shè)置專門的檔案室，且很多食藥機構(gòu)的檔案室沒有通過資質(zhì)審查，導(dǎo)致檔案工作遲遲不得開展，在很大程度上影響優(yōu)秀人才的引進，抑制了檢驗?zāi)芰Φ奶嵘?/p>

（二）人員素質(zhì)參差不齊

藥檢機構(gòu)對于檔案管理尚處于初級階段，主要是現(xiàn)有管理人員的學(xué)歷層次、理論水平等參差不齊，管理人員現(xiàn)有知識結(jié)構(gòu)及管理技能無法滿足實踐需要，與社會發(fā)展新形勢存在一定差距，不利于檔案管理工作進一步深化和創(chuàng)新。不僅如此，檔案管理工作在機構(gòu)內(nèi)部處于邊緣地帶，很多具有裙帶關(guān)系的家屬被安排其中，嚴重影響了檔案管理水平。機構(gòu)對于人才的培養(yǎng)主要集中在技術(shù)團隊，忽視了對檔案管理人員培訓(xùn)。

（三）檔案界定不清晰

隨著社會不斷發(fā)展，人們對于食品、藥品安全、質(zhì)量等給予了足夠的關(guān)注。在此趨勢下，藥檢檔案內(nèi)涵與外延也隨之發(fā)生了變化，檔案范圍由最初的文化、人事等有關(guān)內(nèi)容，拓展到電子文件、實物、照片及聲像等多種類型。但現(xiàn)行制度并未對各類檔案進行明確的界定，導(dǎo)致檔案管理缺乏統(tǒng)一性，很多檔案沒有及時納入到管理體系當中，制定統(tǒng)一的標準至關(guān)重要。

二、藥檢機構(gòu)文書檔案管理問題改進策略

（一）轉(zhuǎn)變管理觀念，重視檔案管理

新時期下，藥檢機構(gòu)要盡快轉(zhuǎn)變自身管理理念，明確檔案管理重要性，并將其提升到重要工作行列，從根本上改變檔案管理被動地位，樹立“對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)”理念，明確認識到檔案管理重要性，根據(jù)當前單位檔案管理具體情況，對基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備配置及檔案保護等工作進行進一步完善，為檔案工作提供物質(zhì)層面的支持。值得注意的是，單位在任何情況下，都不允許占用檔案室設(shè)施和設(shè)備，保障檔案資料安全、可靠。

（二）重視人才培訓(xùn)，打造管理隊伍

人才是文書檔案管理的核心，其綜合素質(zhì)高低直接決定檔案管理有效性。因此重視人才培訓(xùn)至關(guān)重要。詳細來說，首先，要積極引進優(yōu)質(zhì)人才，藥檢機構(gòu)要面向高校、社會引進專業(yè)人才，優(yōu)先錄取檔案學(xué)、歷史學(xué)等專業(yè)畢業(yè)生，將一些高素質(zhì)、實踐能力強的人才安排到檔案管理崗位上，充實管理隊伍的同時，為檔案管理工作注入更多活力。同時，將優(yōu)質(zhì)人才納入到專項計劃中，注重對該部分人才的培訓(xùn)，使其能夠在檔案管理工作中充分發(fā)揮能動性。其次，提高管理人員業(yè)務(wù)能力、技術(shù)水平等，藥檢機構(gòu)要根據(jù)實際情況，制定切實可行、長效培訓(xùn)計劃，引導(dǎo)人員對《檔案法》等法律制度的學(xué)習(xí)，強化人員法律意識，在工作時能夠嚴格執(zhí)行各項制度，確保檔案管理更加規(guī)范和標準。同時還要加強對人員信息技術(shù)，如微縮技術(shù)、復(fù)印技術(shù)的學(xué)習(xí)，幫助檔案管理能夠更為高效地處理文書檔案。最后，針對新入職的人員，要對其進行崗前培訓(xùn)，使其具備檔案管理能力后再上崗，定期安排管理人員外出學(xué)習(xí)和進修，加強與其他業(yè)務(wù)機構(gòu)之間的溝通，在交流中學(xué)習(xí)和積累更多管理經(jīng)驗，從而提高管理有效性。

（三）明確界定檔案，充分利用檔案

隨著檔案管理范圍拓展，藥檢機構(gòu)對于檔案的管理不再局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)材料上，還會加強對電子版檔案資料的管理，無形中增加了管理復(fù)雜度。因此在實踐中為了提高管理效率，要明確各類檔案標準，為人員分類整理和篩選提供依據(jù)，通過統(tǒng)一管理，能夠加快檔案管理規(guī)范性、標準化水平，避免對現(xiàn)有檔案構(gòu)成不良影響，為藥檢機構(gòu)未來發(fā)展提供更多支持。檔案管理的終極目標是利用檔案指導(dǎo)實踐工作。從本質(zhì)上來看，檔案具有回溯性，工作人員通過對歷史工作的反思和總結(jié)，能夠領(lǐng)悟很多，從而促進未來工作發(fā)展。

三、結(jié)語

當代社會，檔案管理對于機構(gòu)未來發(fā)展重要性顯而易見。因此在實踐中，領(lǐng)導(dǎo)要樹立現(xiàn)代管理意識，明確劃分各類檔案之間的界限，重視管理隊伍建設(shè)，不斷提高管理有效性，從而促進藥檢工作持續(xù)發(fā)展。