科研院所會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理淺析

黃曉云?肖劍欽?譚荔

摘要：科研院所會(huì)計(jì)檔案連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄和反映了科研院所的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是科研院所開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料。文章從科研院所會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀、科研院所會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的重要性以及加強(qiáng)科研院所會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的措施三方面進(jìn)行了闡述，指出會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化管理的內(nèi)容之一，科研院所規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案可以有力地促進(jìn)科研院所財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：科研院所；會(huì)計(jì)檔案；規(guī)范；管理

會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位檔案管理的重要組成部分?！稌?huì)計(jì)法》規(guī)定單位應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)建檔并妥善保管。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理也需要規(guī)范化，做到有章可循、有據(jù)可依，防止會(huì)計(jì)檔案管理工作走樣變型。科研院所會(huì)計(jì)檔案作為檔案管理的重要組成部分，其規(guī)范化的管理可以有力地促進(jìn)科研院所檔案管理工作、財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的提高。

一、科研院所會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的重要性

科研院所會(huì)計(jì)檔案連續(xù)、系統(tǒng)、真實(shí)、完整地記錄和反映了科研院所的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是科研院所開(kāi)展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究、審計(jì)檢查的重要依據(jù)和參考資料。作為科研院所檔案管理的重要組成部分，其會(huì)計(jì)檔案通過(guò)規(guī)范化管理可以有力地促進(jìn)科研院所檔案管理、財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量的提高。

會(huì)計(jì)檔案規(guī)范完整不但可以幫助財(cái)務(wù)審計(jì)人員有效地核查科研院所經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史，還可以為科研院所現(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)決策服務(wù)?？蒲性核鶗?huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，能夠有效提高會(huì)計(jì)檔案管理崗位人員素質(zhì)，同時(shí)能夠更好地為科研院所的經(jīng)濟(jì)決策服務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)科研院所經(jīng)濟(jì)管理工作效率的提高。

二、科研院所會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

科研院所會(huì)計(jì)檔案管理普遍存在不夠重視、制度不健全、不夠規(guī)范的現(xiàn)象，主要有以下幾點(diǎn)：

（一）科研院所對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度較低

大部分科研院所對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度較低，往往更關(guān)注財(cái)務(wù)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)決策分析和其他財(cái)務(wù)管理工作，會(huì)計(jì)檔案管理工作已成為財(cái)務(wù)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)。大部分科研院所會(huì)計(jì)資料的收集、整理、保管、移交與借閱等均不夠規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案管理工作薄弱，未把會(huì)計(jì)檔案建設(shè)納入業(yè)務(wù)建設(shè)范圍，在會(huì)計(jì)檔案建設(shè)工作中缺乏有效的管理機(jī)制。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不夠，存在會(huì)計(jì)資料散落、遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）科研院所會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

科研院所的會(huì)計(jì)資料除了會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)表等統(tǒng)一歸檔外，部分需要?dú)w檔的其他會(huì)計(jì)資料會(huì)散落在相關(guān)工作人員手里保管，沒(méi)有對(duì)其他需要?dú)w檔的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行界定。大部分科研院所會(huì)計(jì)檔案交接內(nèi)容、交接時(shí)間等無(wú)相關(guān)規(guī)定或規(guī)定不規(guī)范，缺乏制約協(xié)調(diào)機(jī)制，往往導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任不清，會(huì)計(jì)資料容易未歸檔而出現(xiàn)遺失、脫節(jié)的現(xiàn)象。

（三）科研院所會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容不完整、整理不規(guī)范

目前，大部分科研院所檔案管理內(nèi)容不完整，部分課題審計(jì)報(bào)告、基建決算報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案移交清單等散落在各會(huì)計(jì)人員手里，未能規(guī)范、統(tǒng)一納入會(huì)計(jì)檔案管理工作。部分科研院所整理會(huì)計(jì)資料的規(guī)范性不統(tǒng)一，對(duì)會(huì)計(jì)資料的整理、立卷等各環(huán)節(jié)的管理都不夠規(guī)范，如存在立卷厚薄沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，封皮上項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫(xiě)不全，對(duì)于未了債權(quán)債務(wù)和重大事項(xiàng)未在備注中標(biāo)明等現(xiàn)象。

（四）科研院所會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案的知識(shí)

大部分科研院所會(huì)計(jì)檔案管理人員欠缺會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的知識(shí)，規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案的能力不足，存在會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍不夠清晰、會(huì)計(jì)資料的整理、借閱、清理工作不夠規(guī)范、對(duì)于尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證未在立卷備注中標(biāo)明等現(xiàn)象。如有的檔案已無(wú)保管、使用的價(jià)值，超過(guò)保管期限，卻沒(méi)有及時(shí)清理登記。許多科研院所覺(jué)得會(huì)計(jì)資料責(zé)任重大，對(duì)一些已過(guò)保管期限、已無(wú)保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案不能主動(dòng)鑒證、銷(xiāo)毀。

三、科研院所會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理措施

鑒于大部分科研院所會(huì)計(jì)檔案管理中均存在不夠規(guī)范的現(xiàn)象，科研院所會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理措施應(yīng)從以下幾方面入手：

（一）提高科研院所對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度

科研院所會(huì)計(jì)檔案管理工作需要科研院所財(cái)務(wù)、檔案人員在思想上重視。會(huì)計(jì)檔案管理工作作為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)管理工作的最后環(huán)節(jié)，規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案能夠加強(qiáng)科研院所財(cái)務(wù)管理工作。科研院所需要明確專(zhuān)人管理會(huì)計(jì)檔案工作，做好科研院所會(huì)計(jì)檔案防火、防盜等必備的設(shè)施建設(shè)，把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入年度目標(biāo)考核之中，明確獎(jiǎng)懲，提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度。

（二）建立健全科研院所會(huì)計(jì)檔案管理制度

科研院所應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研院所會(huì)計(jì)資料實(shí)際情況，制定相應(yīng)的科研院所會(huì)計(jì)檔案管理制度?？蒲性核鶗?huì)計(jì)檔案管理制度應(yīng)明確規(guī)定科研院所會(huì)計(jì)檔案范圍、管理部門(mén)、歸檔、移交、查閱、保管期限及會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等內(nèi)容，明確會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案。

（三）規(guī)范細(xì)化科研院所會(huì)計(jì)檔案管理

1.規(guī)范細(xì)化科研院所會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

科研院所會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容分為會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)及其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)。其中其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)內(nèi)容包括銀行對(duì)賬單，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表，存貨盤(pán)點(diǎn)表、固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表、應(yīng)收票據(jù)登記簿、發(fā)票存根聯(lián)、納稅申報(bào)表、詢(xún)證函、會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

2.規(guī)范細(xì)化科研院所會(huì)計(jì)檔案的裝訂

科研院所會(huì)計(jì)檔案裝訂時(shí)，要剔除金屬物和空白頁(yè)，要求不倒置、不串頁(yè)、不掉頁(yè)、牢固、美觀、整齊，便于查閱。會(huì)計(jì)檔案裝訂厚度均衡，小于等于統(tǒng)一印制的檔案盒厚度。會(huì)計(jì)檔案封面內(nèi)容完整，注明會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)，所屬會(huì)計(jì)期間，會(huì)計(jì)檔案張數(shù)，會(huì)計(jì)檔案保管期限，會(huì)計(jì)檔案所屬單位名稱(chēng)，裝訂人姓名等?？蒲性核傎~、明細(xì)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬應(yīng)單獨(dú)打印裝訂成冊(cè)，賬簿每年至少打印一次，并在次年4月30日前打印裝訂完畢?？蒲性核鶗?huì)計(jì)報(bào)表、部門(mén)預(yù)算、部門(mén)決算等財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按年度、類(lèi)別裝訂成冊(cè)，按順序編號(hào)。

3.規(guī)范細(xì)化科研院所會(huì)計(jì)檔案的移交

科研院所當(dāng)年形成的其他會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后半年內(nèi)，應(yīng)由相關(guān)工作人員及時(shí)移交到公共會(huì)計(jì)檔案管理?？蒲性核?dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管1年，之后應(yīng)當(dāng)移交檔案部門(mén)統(tǒng)一保管?？蒲性核鶗?huì)計(jì)檔案的移交手續(xù)，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人監(jiān)交，移交雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)留存1份納入科研院所會(huì)計(jì)檔案中歸檔。

4.規(guī)范細(xì)化科研院所會(huì)計(jì)檔案的保管期限

根據(jù)2016年新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和科研院所會(huì)計(jì)檔案保管價(jià)值的不同，科研院所固定資產(chǎn)卡片應(yīng)為固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年，銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，納稅申報(bào)表等最低保管年限為10年，原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)賬簿最低保管年限為30年，部門(mén)預(yù)算決算等年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管、銷(xiāo)毀、鑒定意見(jiàn)書(shū)為永久保管。

5.規(guī)范細(xì)化科研院所會(huì)計(jì)檔案的借閱管理

科研院所在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)印、借出時(shí)應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要建立會(huì)計(jì)檔案查、借、閱登記簿，嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)法的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查借?？蒲性核毠ひ蚬ぷ餍枰殚啎?huì)計(jì)檔案時(shí)，須經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案向外單位提供利用檔案原件時(shí)須報(bào)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.規(guī)范細(xì)化科研院所會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀

科院院所應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)人員定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)保管期已滿(mǎn)，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，形成鑒定意見(jiàn)書(shū)，可以銷(xiāo)毀。

（四）加強(qiáng)科研院所會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

科研院所應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量?？蒲性核鶗?huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐中積極開(kāi)動(dòng)腦筋想辦法，努力提高規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案的能力。科研院所會(huì)計(jì)檔案管理人員要樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，不斷適應(yīng)新環(huán)境、新形勢(shì)，積極主動(dòng)地做好科研院所會(huì)計(jì)檔案管理工作。

會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化管理的內(nèi)容之一。通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理，科研院所可以有效提高會(huì)計(jì)檔案管理崗位人員素質(zhì)，有力地促進(jìn)科研院所經(jīng)濟(jì)管理工作效率的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì).中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法[S].1999-10-31.

[2]財(cái)政部.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范[S]. 1996-6-17.

[3]財(cái)政部檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法，2015-12-11.

（作者單位：中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所計(jì)財(cái)處）