新形勢(shì)下人事檔案管理的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)方針

姜東興

【摘要】：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要輔助工作，檔案中的資料是企業(yè)寶貴的信息資源，在企業(yè)的人力資源管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。但是，在現(xiàn)實(shí)中人事檔案管理在人力資源管理中的應(yīng)用卻不盡如人意。本文從不同類型企業(yè)入手，以新的視角看待人事檔案管理，重點(diǎn)研究人事檔案管理在人力資源管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決策略，期望引起管理者對(duì)人事檔案的重視，從而對(duì)人事檔案管理的發(fā)展起到一些促進(jìn)作用。

【關(guān)鍵詞】：人事檔案管理；存在問(wèn)題；措施

【引言】：社會(huì)在不斷的發(fā)展，時(shí)代在不停的進(jìn)步，隨著各方面的提升，人事檔案的相關(guān)管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)無(wú)疑也要得到一定的提升；只有順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，跟隨社會(huì)進(jìn)步的步伐，對(duì)人事檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行更高一步的升級(jí)，這樣人事檔案才能促進(jìn)整個(gè)人力資源的管理水平，從而在企業(yè)的飛速發(fā)展中發(fā)揮其極致的作用。

1、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1人事檔案管理的利用率太低

綜合企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)象來(lái)看，企業(yè)人事檔案的利用率低之又低。第一，從大多數(shù)的人事檔案資料管理人員的觀念上，就表現(xiàn)出了收藏多于使用的現(xiàn)象。往往人事檔案資料管理人員在收集整理完資料以后，人事檔案被拿出來(lái)使用的可能就非常少了，沒(méi)有在人力資源各項(xiàng)管理工作中作為參考與借鑒，這就使得人事檔案的作用沒(méi)有得到一定的發(fā)揮。第二，部分企業(yè)對(duì)于人事檔案資料管理的重視程度也是非常不夠的。在設(shè)立人事部門的時(shí)候，安排的人事檔案管理人員，往往還兼職其他工作，這就使得對(duì)于人事檔案的收集、分類、統(tǒng)計(jì)等工作的重視度不夠，導(dǎo)致人事檔案的作用得不到應(yīng)有的發(fā)揮。

1.2管理水平低下，管理手段落后

我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理人員多是兼職，導(dǎo)致檔案管理人員流動(dòng)性大。檔案交接制度不完善，難以保證人事檔案的完整性。就檔案管理人員素質(zhì)來(lái)說(shuō)，專業(yè)知識(shí)水平低，企事業(yè)單位沒(méi)有進(jìn)行針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理人員工作熱情不高、精力投入少，檔案管理工作僅停留于檔案收集、整理、歸檔等工作上。此外，人事檔案管理手段相對(duì)落后，檔案借閱過(guò)程中反復(fù)調(diào)用原始材料，對(duì)檔案造成了不可避免的損毀。檔案室室內(nèi)溫度、濕度、采光等不符合標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致紙張發(fā)黃、字跡變暗，嚴(yán)重影響檔案的安全性和有效性。

1.3人事檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)

企事業(yè)單位人事檔案管理人員絕大多數(shù)是非檔案管理專業(yè)人員，人事檔案管理隊(duì)伍中具備干部人事檔案專業(yè)知識(shí)又掌握信息化專業(yè)知識(shí)的人員更少。新形勢(shì)下的人事檔案管理對(duì)管理人員的綜合能力提出了新的要求，過(guò)去把已有的人事檔案信息資料簡(jiǎn)單收集、裝訂整理的手工化模式與人事檔案信息管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展不相適應(yīng)，人事檔案管理人員迫切需要“充電”，以不斷提高他們的業(yè)務(wù)技能、職業(yè)道德素養(yǎng)和信息化知識(shí)水平。

2、加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)策

2.1強(qiáng)化人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，全面做好檔案管理基礎(chǔ)工作

規(guī)范檔案材料形成源頭，進(jìn)行檔案材料生成標(biāo)準(zhǔn)化管理。進(jìn)一步規(guī)范需入人事檔案材料模板，統(tǒng)一表格樣式，特別是規(guī)范各大院校需入檔案材料，進(jìn)行學(xué)生檔案材料清單管理，給學(xué)生期間人事檔案材料“減負(fù)”；嚴(yán)把檔案材料入口關(guān)，進(jìn)行檔案材料收集標(biāo)準(zhǔn)化管理。進(jìn)一步明確、細(xì)化歸檔范圍，審核檔案材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備，特別加強(qiáng)對(duì)檔案材料的鑒別，保證材料內(nèi)容的真實(shí)性和有效性；規(guī)范技術(shù)加工方法和設(shè)備，進(jìn)行檔案材料整理標(biāo)準(zhǔn)化管理。進(jìn)一步規(guī)定檔案裝訂設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)，固定規(guī)范裁剪A4、B5紙張以及孔距準(zhǔn)確的設(shè)備，保證檔案整卷整齊、平坦。

2.2建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

目前，很多單位人事檔案信息管理仍處在向信息化管理過(guò)渡的階段，要扎實(shí)穩(wěn)步推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，優(yōu)先將人事檔案基礎(chǔ)性信息建立數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，要對(duì)本單位各部門人員的基本信息，如編號(hào)、姓名、性別、出生年月、參加工作時(shí)間、民族、政治面貌、籍貫、專業(yè)技術(shù)資格、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)方向、職務(wù)等基礎(chǔ)信息根據(jù)檔案分類編目的要求分別錄入，形成檔案目錄庫(kù)。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是需要長(zhǎng)期積累的過(guò)程，應(yīng)該從低級(jí)到高級(jí)不斷完善。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該把檔案信息管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，將各相關(guān)部門人事檔案信息連接起來(lái)，如組織部門的職務(wù)任免、政審考核，職改辦的職稱評(píng)聘，工資管理部門的工資變動(dòng)，社保局的社保辦理等相關(guān)信息統(tǒng)一起來(lái)，把綜合數(shù)據(jù)與檔案目錄庫(kù)進(jìn)行有效的綜合，不斷完善形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式、分布式的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步提高人事檔案信息化水平。

2.3進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，包括思想道德建設(shè)、組織建設(shè)、專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)、管理制度建設(shè)諸多方面。在確定人事檔案管理人員時(shí)，要選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好、熱愛檔案工作的人員擔(dān)任。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從感情上、待遇上從優(yōu)照顧檔案管理人員。工作上既要放手，又要監(jiān)督檢查，既要注重實(shí)踐，又要加強(qiáng)培訓(xùn)，以提高人事檔案管理工作者的政策理論水平和業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)構(gòu)建和諧社會(huì)環(huán)境下人事管理工作發(fā)展的新要求。

2.4檔案采集系統(tǒng)的構(gòu)建

隨著人事制度的改革，干部制度的考核、考察、技能、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職稱的晉升、職務(wù)的任免等需要入檔的材料不斷增加，就提高了信息采集工作的難度。因此需要建立健全企業(yè)人事檔案的采集制度，嚴(yán)格規(guī)范檔案信息采集部門、采集范圍內(nèi)容和時(shí)間要求。構(gòu)建檔案管理平臺(tái)與其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)一體化采集接口，全面完整、及時(shí)高效地采集檔案相關(guān)信息。系統(tǒng)所采用的多級(jí)審批的檔案采集流程，可以保障檔案采集過(guò)程的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。一些企業(yè)利用局域網(wǎng)絡(luò)承擔(dān)起積累數(shù)字檔案信息資源的職能，為企業(yè)數(shù)字檔案室提供保存電子檔案的技術(shù)支持，使企業(yè)人事檔案的采集工作更加有據(jù)可循，有條不紊。

結(jié)束語(yǔ)

作為人力資源的基礎(chǔ)，人事檔案管理是一項(xiàng)常態(tài)化工作，強(qiáng)化這項(xiàng)工作是一個(gè)持之以恒的過(guò)程，人事檔案逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理更是十分必要的。通過(guò)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、工作人員學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)化、信息開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和深入開展，全面提高檔案的保管、利用和開發(fā)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化，最終達(dá)到檔案管理全面服務(wù)于人力資源開發(fā)和企事業(yè)改革發(fā)展的目標(biāo)。

【參考文獻(xiàn)】：

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