新形勢下科技檔案信息化建設(shè)與思考

馬小雯

[摘要]目前，科技檔案管理中主要存在管理模式比較落后、管理手段不夠先進、管理人員水平較低、管理制度不夠完善等問題。在科技檔案管理信息化項目建設(shè)中，相關(guān)人員必須明確建設(shè)目標、制定建設(shè)原則、規(guī)劃建設(shè)內(nèi)容、總體框架構(gòu)建、功能結(jié)構(gòu)要求、注意主要問題等，促進科技檔案信息化建設(shè)取得良好的效果。

[關(guān)鍵詞]科技檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0169-02

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已成為各行各業(yè)建設(shè)與發(fā)展的重點，它在經(jīng)濟和社會發(fā)展中扮演著越來越重要的角色，科技檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)也開始向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，建設(shè)步伐直接影響了科技檔案事業(yè)的發(fā)展。相關(guān)人員只有充分認識到科技檔案信息化建設(shè)的重要性，才能更好地促進科技檔案的科學(xué)化、系統(tǒng)化、自動化管理，進一步提高科技檔案的服務(wù)效率、促進科技進步、推動科學(xué)社會發(fā)展。

1科技檔案管理中存在的主要問題

一是管理模式比較落后。由于受管理干部與工作人員對信息化建設(shè)認識不夠，管理理念落后，局限于傳統(tǒng)的管理模式的影響，科技檔案服務(wù)效能低下，無法滿足當(dāng)前社會對其的要求，不能更好地為科技創(chuàng)新做好服務(wù)工作。盡管有的單位或部門逐步增加了科技檔案信息化建設(shè)投入，但工作人員信息管理技能不足，導(dǎo)致部分信息化管理設(shè)施處于閑置狀態(tài)，沒有更好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二是管理手段不夠先進。科技檔案作為人類智力勞動的產(chǎn)物，是科研生產(chǎn)活動全過程的真實記錄，是重要的技術(shù)資源，它是一切重要的科技活動中產(chǎn)生和形成的技術(shù)圖紙、文字材料、計算機材料，以及聲像等形式的科技文件材料轉(zhuǎn)化而來的，具有現(xiàn)實性、專業(yè)性、成套性、多樣性的特點。傳統(tǒng)的管理手段嚴重影響了科技檔案作用的發(fā)揮，不利于科研工作的有效開展。

三是管理人員水平較低。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理人才隊伍的建設(shè)，缺乏人才隊伍建設(shè)總體規(guī)劃，安排管理人員較為隨意，許多管理人員還從事其他崗位的工作，人員流動性比較大。加之管理人員沒有經(jīng)常性的專業(yè)知識、專項技能培訓(xùn)，也沒有自我學(xué)習(xí)與教育的意識，很難提高科技檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，其專業(yè)管理水平以及業(yè)務(wù)能力參差不齊，整體管理水平較低。

四是管理制度不夠完善。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多單位沒有科學(xué)、合理及規(guī)范的科技檔案信息化的管理制度，有制度的也比較簡單，不夠細化，重要的信息化管理流程也不規(guī)范。尤其是一些單位檔案借閱利用制度不嚴，加之沒有科技檔案信息備份管理制度，安全防護措施不到位，科技檔案丟失嚴重。

2科技檔案管理信息化項目建設(shè)

如今，信息化、數(shù)字化產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，影響著科學(xué)管理與國民閱讀的方式。科技檔案管理信息化項目建設(shè)，能夠?qū)⒎稚⒌臋n案進行數(shù)字化加工、科學(xué)化管理、便捷化利用，滿足用戶的信息消費習(xí)慣和需求方式，對今后的科技研究具有參考、傳承和發(fā)展的作用，促使科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化，促進科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新、生產(chǎn)力的發(fā)展。

首先，明確建設(shè)目標。項目建設(shè)前期要做好調(diào)研和規(guī)劃，通過科技檔案管理信息化項目建設(shè)，實現(xiàn)科技檔案管理自動化，實現(xiàn)科技檔案紙質(zhì)資源的數(shù)字化建設(shè)與永久保存，實現(xiàn)集成于統(tǒng)一管理平臺，具有發(fā)布、檢索、全文瀏覽等功能，為用戶提供更加高效、便捷、多樣的數(shù)字化服務(wù)，提高資源利用效率，推動科技快速發(fā)展。

其次，制定建設(shè)原則。堅持不重復(fù)建設(shè)及盡量降低成本的原則，在信息化建設(shè)中，根據(jù)建設(shè)目標制定建設(shè)內(nèi)容，規(guī)劃建設(shè)流程，降低建設(shè)成本。堅持資源整合的原則，在具體項目中，盡可能與建設(shè)經(jīng)驗較豐富的數(shù)據(jù)加工商合作，并對已有的電子檔案進行整合。搭建的信息化平臺應(yīng)該便于檢索、使用和統(tǒng)計。堅持特色原則，在信息化項目建設(shè)中，緊緊圍繞本館的館藏特色，建設(shè)成人無我有、人有我優(yōu)的特色數(shù)據(jù)庫。堅持用戶需求為重的原則，時刻以滿足用戶需求為出發(fā)點，通過信息化建設(shè)，達到有效管理與利用的目的。

第三，規(guī)劃建設(shè)內(nèi)容。將檔案館館藏中的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片以及錄像帶等科技文件資料，通過數(shù)字化處理，運用自動化管理系統(tǒng)手段，把檔案信息、接收、傳遞、存儲、開發(fā)以及利用等環(huán)節(jié)通過網(wǎng)絡(luò)化，提供高度共享和有效利用，促進科研生產(chǎn)活動有力開展，從而創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，提高科技檔案的使用價值。其內(nèi)容可分為案卷級和文件級兩級，信息文件可采用TXT、XLS、DOC等文件格式。

第四，總體框架構(gòu)建?？萍紮n案信息化建設(shè)項目的過程復(fù)雜、性能要求高，相關(guān)人員必須全面考慮基礎(chǔ)支撐平臺、資源、系統(tǒng)功能與應(yīng)用平臺功能，做到統(tǒng)一設(shè)計、逐步細化、模塊化，保證項目能夠順利實施，達到預(yù)期目標。其一，系統(tǒng)支撐層：主要支撐系統(tǒng)平臺運行的基礎(chǔ)模塊，包括數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)挖掘等。其二，資源層：主要實現(xiàn)平臺運行所依賴的各種資源的整合與管理，同時對平臺運行過程中產(chǎn)生的資源進行組織與管理。其三，應(yīng)用平臺層：包括項目建設(shè)的三大功能，即網(wǎng)絡(luò)互動、資源共享、移動學(xué)習(xí)。其四，后臺管理和系統(tǒng)功能層：在后臺對資源平臺進行管理，實現(xiàn)對資源、用戶、權(quán)限、質(zhì)量等的管理。整體框架設(shè)計需要結(jié)合任務(wù)的特性，實現(xiàn)規(guī)模性、可分割性、多樣性、高價值性；整體框架需要依托網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，整體框架設(shè)計需要提升任務(wù)完成質(zhì)量，確保核心檔案資源的高質(zhì)量。相關(guān)人員需要考慮用戶特質(zhì)，吸引用戶參與，提升工作質(zhì)量。整體框架設(shè)計應(yīng)該強調(diào)內(nèi)部聯(lián)動性，各個部分環(huán)環(huán)相扣，相互影響，形成整體。

第五，功能結(jié)構(gòu)要求?？萍紮n案的信息化建設(shè)項目，所需要檔案數(shù)字化處理的核心任務(wù)及功能主要分為：紙質(zhì)科技檔案的數(shù)字化存儲，包括紙質(zhì)科技檔案的數(shù)字化和信息錄入；文獻文本化圖片識別，包括OCR識別和人工識別；有關(guān)紙質(zhì)文獻的關(guān)鍵詞標注；數(shù)字化后檔案存儲及管理，包括網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)、數(shù)字化資源庫建設(shè)、后臺管理系統(tǒng)建設(shè)；數(shù)字化資源整合與共享，做好資源的推薦與數(shù)字資源查閱。

第六，注意主要問題。一是數(shù)字化的標準問題?？萍紮n案進行數(shù)字化時，必須按照一定的文檔格式標準進行，即在開發(fā)建設(shè)中，必須遵守網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議、數(shù)據(jù)通訊格式、數(shù)據(jù)加工標準和有關(guān)文獻分類標引、著錄規(guī)則等標準化原則和要求，確保數(shù)字化產(chǎn)品的通用性和標準化，符合網(wǎng)上傳輸與資源共享的要求。二是注意分工協(xié)作的問題。為避免數(shù)字化檔案信息資源重復(fù)建設(shè)，相關(guān)人員必須統(tǒng)一規(guī)劃、分工協(xié)作、高度共享。三是數(shù)字化信息的安全性問題。數(shù)字化信息在網(wǎng)上傳播利用，必須采用信息加密、防火墻、訪問控制以及數(shù)據(jù)備份等技術(shù)，防泄密、防病毒攻擊或停電等意外事故，造成數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)破壞。

3對科技檔案數(shù)字化的思考

科技檔案管理的信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)的工程，新形勢下，科技檔案信息化建設(shè)，不僅直接影響檔案的館藏資源建設(shè)，還影響檔案作用的發(fā)揮。筆者結(jié)合多年從事檔案管理工作實踐，對如何做好科技檔案的信息化建設(shè)，進行以下思考。

一是增強檔案意識是項目實施的前提?？萍紮n案管理是一項系統(tǒng)的工程，不僅需要有一支業(yè)務(wù)技能過硬的檔案管理隊伍，還需要部門廣大職工，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視，只有他們具有強烈的檔案意識，才能促進科技檔案信息化建設(shè)。

二是組建組織機構(gòu)是項目實施的保證?？萍紮n案管理的信息化建設(shè)可由信息化管理部門牽頭，主要成員應(yīng)包括主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門主管、信息部門主管、檔案管理人員、信息管理人員以及檔案管理專家等；主要任務(wù)是負責(zé)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、重大問題的解決、決策、指揮等工作，為項目建設(shè)提供制度保障、技術(shù)支持、溝通協(xié)調(diào)等。

三是檔案收集工作是做好信息化的基礎(chǔ)。檔案的收集工作是檔案信息化管理的重要組成部分，相關(guān)人員一定要按照要求，做好檔案收集工作，確保收集檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。

四是制度建設(shè)是做好檔案信息化的保障。相關(guān)人員必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》，科學(xué)制定本單位相應(yīng)的《檔案管理辦法》《檔案人員崗位職責(zé)》等規(guī)章制度，形成制度約束機制，并做好制度的執(zhí)行與監(jiān)督。

五是隊伍建設(shè)是做好檔案信息化的關(guān)鍵。一支作風(fēng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)能力強的檔案隊伍，是科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。通過加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)與技能競賽，提高檔案管理人員素質(zhì)，能保證檔案收集質(zhì)量、數(shù)字化加工規(guī)范、檔案的科學(xué)化管理與二次開發(fā)，提高用戶服務(wù)質(zhì)量，促進科技進步。