關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

奎菊芳

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一種必然趨勢，在其不斷推進(jìn)的過程中檔案管理模式也在不斷的發(fā)展，但目前還存在許多問題，本文從檔案信息化建設(shè)和檔案管理內(nèi)容出發(fā)，針對當(dāng)前檔案管理中存在的主要問題，提出了當(dāng)下優(yōu)化檔案信息化建設(shè)和檔案管理的幾點措施，希望能夠在一定程度上促進(jìn)我國檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 建設(shè) 管理 改善措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展、計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了我國檔案信息化建設(shè)的腳步，也在很大程度上提高了檔案管理水平。對于任何單位而言，做好檔案管理工作都是非常必要的，雖然目前檔案信息化建設(shè)取得了很大的成績，但同時也存在著這樣或者那樣的問題，因此我們必須充分了解檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，明確內(nèi)容后進(jìn)一步有針對性地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案信息化管理。

一、檔案信息化建設(shè)和檔案管理內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)就是指運(yùn)用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，從而全方面提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，同時也要不斷建立新的檔案管理框架和檔案管理制度，逐漸實現(xiàn)檔案信息的共享以及社會化服務(wù)。其實質(zhì)上包括兩個方面的內(nèi)容即檔案自身的信息化及檔案管理的信息化。

（一）檔案的信息化

檔案的信息化就是指通過計算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案并存放于計算機(jī)中，為后期的檔案信息化建設(shè)工作奠定基礎(chǔ)。

（二）檔案管理的信息化

檔案管理信息化就是指通過將計算機(jī)內(nèi)的檔案分門別類整理，并運(yùn)用一定的程序?qū)n案進(jìn)行管理，實現(xiàn)檔案管理的信息化，從而使人們在查閱檔案時更加便利。

二、檔案信息化管理存在的問題

（一）對檔案信息化的建設(shè)認(rèn)識不足

當(dāng)前很多人對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不足，沒有掌握較完整的信息框架和信息處理模式，進(jìn)而造成工作效率低，因此要不斷轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷?，提高對信息化建設(shè)的認(rèn)識，進(jìn)而提高工作效率。

（二）電子文件保存的安全性低

在開展檔案信息化建設(shè)時，我們首先要做的就是將原始紙質(zhì)檔案電子化，這一轉(zhuǎn)化過程需要耗費(fèi)很長時間和精力，也正是基于此，才體現(xiàn)出檔案信息化的便利和實用。然而電子檔案的存放存在著相當(dāng)大的安全隱患，一旦有黑客入侵，很可能導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的丟失，難以保證檔案信息的安全性。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中充當(dāng)著重要的角色，如果檔案管理人員自身不具備一定的檔案信息化知識就無法完成此項工作，甚者可能會嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。如目前就存在著“重開發(fā)、輕利用”的現(xiàn)象，即耗費(fèi)大量的人力、物力完成了前期的檔案信息化工作，卻沒有真正運(yùn)用信息化手段來查閱檔案，造成了檔案信息資源的浪費(fèi)。

（四）檔案管理信息資源缺乏整合與長遠(yuǎn)規(guī)劃

目前很多單位對檔案資源的信息化管理缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，還停留在錄入層面，檔案保管也是簡單的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化形勢，經(jīng)過多年的發(fā)展仍然沒有實質(zhì)的進(jìn)展，更有甚者仍然在延續(xù)過去的檔案管理模式，導(dǎo)致已經(jīng)信息化的檔案資源無法實現(xiàn)互通和數(shù)據(jù)共享。

三、完善檔案信息化建設(shè)和檔案管理的措施

（一）提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識

加大對檔案信息化建設(shè)的宣傳，持續(xù)提高人們對于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，從而能夠在工作中更好地運(yùn)用檔案信息化知識，提高檔案管理水平。一方面可以通過組織培訓(xùn)的方式，加深對信息化知識的理解，另一方面可以通過組織競賽的模式，使人們在競賽中掌握相關(guān)信息化建設(shè)知識。

（二）加強(qiáng)電子文件的管理，確保電子檔案的安全

眾所周知，在檔案信息化建設(shè)工作中，最為關(guān)鍵的一項工作內(nèi)容就是要確保電子檔案的安全，保證檔案的完整性和可靠性。一方面我們要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化硬件設(shè)施的投入，提高檔案電子化速度，另一方面要重視電子文件的安全。首先我們要重視建立電子文件查閱制度，通過制度減少安全隱患；其次要提高檔案管理人員的安全意識，自覺擔(dān)負(fù)起維護(hù)檔案信息安全的責(zé)任；最后要在計算機(jī)內(nèi)裝入較為先進(jìn)的防火墻系統(tǒng)，防止電子數(shù)據(jù)的丟失。

（三）強(qiáng)化檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)中的重要角色，因此要想做好檔案信息化建設(shè)工作首先要提高檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識，使其緊跟時代步伐不斷更新自身的檔案管理理念，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，從而更好的指導(dǎo)日常檔案管理工作，在工作中不斷審視自己，全面提高自身的服務(wù)意識。

（四）加強(qiáng)檔案信息管理，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求

檔案信息化建設(shè)打破了過去傳統(tǒng)的信息收集模式，在很大程度上降低了收集難度，隨之也要求檔案管理要從傳統(tǒng)管理模式向新型管理信息化模式轉(zhuǎn)變，將更多的信息化技術(shù)引用到管理模式當(dāng)中，建立多層次、多渠道的管理模式，不斷提高檔案管理水平以適應(yīng)時代的需求。作為新時代的檔案管理工作人員，要不斷更新自身的知識儲備，全面學(xué)習(xí)計算機(jī)的管理信息知識，打破傳統(tǒng)的管理模式，盡可能地實現(xiàn)檔案資源利用的便利化。

（五）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的手段，實現(xiàn)檔案資源共享

在檔案信息化建設(shè)過程中要不斷提升檔案信息的遠(yuǎn)程查閱能力，特別是那些可以公開的信息，可以通過網(wǎng)站發(fā)布，使需要查看相關(guān)檔案的人員不論在何時何地都能查閱到檔案資源。此外，還可以建立單位內(nèi)部的信息查閱平臺，在平臺放置電子信息檔案系統(tǒng)，方便單位人員隨時隨地查看檔案，通過檔案信息服務(wù)手段的不斷創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)檔案資源的共享。

四、結(jié)語

綜上所述，我們知道檔案信息化建設(shè)與檔案管理信息化是必然趨勢，是社會發(fā)展的的必然要求，因此我們要充分重視檔案信息化建設(shè)和檔案管理信息化工作，針對當(dāng)前存在的幾點問題，積極采取應(yīng)對措施：一是提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，進(jìn)而更好地指導(dǎo)日常工作；二是加強(qiáng)電子文件的管理，確保電子檔案的安全；三是強(qiáng)化檔案信息管理人員的現(xiàn)代化意識，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；四是加強(qiáng)檔案信息管理，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需求；五是創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的手段，實現(xiàn)檔案資源共享。相信通過以上幾點措施的實施，能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息化管理水平。

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（作者單位：云南省大理州彌渡縣檔案館）