事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

摘要：現(xiàn)代事業(yè)單位檔案采用信息化管理的模式，相對于傳統(tǒng)的檔案信息管理來說，雖然為檔案管理工作人員提供了很多的方便，但是在實際的管理應用當中還是存在著很多的問題。隨著檔案信息數(shù)量的不斷增多，對事業(yè)單位的管理形式與管理模式提出了更高的要求。問了更好的管理事業(yè)單位的檔案信息，提高檔案信息的利用率，本文就來討論事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理建設；信息化管理；問題；解決措施

事業(yè)單位的檔案管理是一件非常繁瑣的事情，而計算機信息技術的發(fā)展為檔案管理提供了好的平臺，為了提高檔案信息管理的有序性，各事業(yè)單位都在利用信息技術網(wǎng)絡管理平臺加強檔案信息的管理。從管理的形式上看，電子信息檔案的管理有利于檔案的分類、整理和調(diào)用，為事業(yè)單位提供了很多管理上的方便，還有效的預防了檔案的遺落和流失，成為當前事業(yè)單位檔案管理的重要手段。萬事的發(fā)展皆有兩面性，檔案管理信息化縱然有這么多的好處，但免不了仍然存在很多的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)信息化的重要性

檔案管理是事業(yè)單位用人管理的基礎保障，是事業(yè)單位公共服務的載體，同時也是保證事業(yè)單位人力資源合理管理的基礎資料。事業(yè)單位檔案管理信息化的建設為事業(yè)單位的人力資源服務，更主要的是為建設事業(yè)單位的繁榮發(fā)展法服務。檔案信息化管理不僅提高了信息管理的安全性，同時改善了檔案的利用效率，作為國家檔案信息管理的一部分，對于事業(yè)單位的工作和生產(chǎn)效率的提高有著重要的作用。此外。傳統(tǒng)的檔案管理由于管理工作繁雜，所需要的管理人員就比較多，而信息化檔案管理更加需要的是技術，這對于企業(yè)創(chuàng)新管理與節(jié)省管理成本有著重要的作用。

二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設的問題

（一）沒有合理開發(fā)檔案信息資源

事業(yè)單位檔案的檔案包括很多有效信息，而檔案信息才是企業(yè)單位管理應用的主力。檔案信息化建設為檔案管理利用提供了方便的渠道，能夠有效的避免檔案信息的重復性與遺漏性。但是在實際實際檔案管理信息化的建設中，由于資源管理水平的限制與檔案信管理平臺功能的限制，使得檔案信息化在建設過程中還是不可避免的出現(xiàn)了信息的重復，占據(jù)了大量的管理空間。截至目前為止，我國各級綜合性檔案資料館的檔案數(shù)量已經(jīng)超過8000萬卷，并且之占檔案總數(shù)的30%左右，而真正能夠被事業(yè)單位利用到的檔案只占其中的一小部分。由此可見，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設中還沒有充分的開發(fā)利用檔案信息。

（二）缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

信息技術與網(wǎng)絡技術的發(fā)展為檔案管理信息化建設提供了很好的平臺，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設，但同時也存在著網(wǎng)絡管理的安全性。利用計算機建立數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中的檔案信息資料有可能因為網(wǎng)絡平臺被攻陷造成信息被盜，或者是因為系統(tǒng)的崩潰給信息管理和信息應用造成很大的困難。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)低下

當前社會普遍存在的一個問題就是工作崗位與工作人員的專業(yè)不符的問題。由于檔案管理工作屬于比較枯燥的一類，但這種工作相對來說福利待遇還可以，工作任務也不是很重，因此成為很多大學生職業(yè)選擇的過渡性工作。從不同區(qū)域和不同級別的檔案信息管理工作人員的現(xiàn)狀來看，崗位與專業(yè)對口并且能夠長期從事于該工作的工作人員相比檔案管理人員的總數(shù)量講少之又少。由于管理人員并沒有把該工作當作終身服務的事業(yè)，因此欠缺良好的服務意識和責任意識。這種檔案管理人員的不穩(wěn)定性很大程度上降低了檔案管理的效率與質(zhì)量，成為阻礙檔案信息化建設的管理另一因素。

三、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設的途徑

（一）完善規(guī)范的檔案管理工作的制度

事業(yè)單位檔案信息化管理與建設是建立在新的電子科技的基礎之上的，因此管理與建設牽扯到很多檔案管理之外的問題。為了加強事業(yè)單位檔案管理信息化的建設工作，檔案管理的制度應該不斷完善與電子信息相關的問題。比如網(wǎng)絡管理的法律及相關制度，這樣才能夠保證我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設有法可依、有章可循。此外，還有關于檔案管理工作人員的行為約束與應該遵守的規(guī)章制度，有效的提高檔案信息管理工作人員的綜合素質(zhì)，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設人力資源的選擇與管理提供依據(jù)。

（二）合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

各事業(yè)單位的檔案信息管理與應用的要求存在不同程度的差異，因此要解決當前事業(yè)單位管理信息化建設的問題，就要分析不同使用單位的檔案管理的需求，結(jié)合自身經(jīng)濟發(fā)展的目標制定合理的檔案管理信息化庫。在檔案管理信息化建設之前，事業(yè)單位與該根據(jù)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)合理規(guī)劃建設的戰(zhàn)略性目標，分階段、分批次科學有序的推進檔案管理信息化建設。

（三）建設實用的檔案管理信息化網(wǎng)站

電子檔案建設的目的是為了提高檔案的利用率，事業(yè)單位檔案管理信息化建設的時候應該對電子檔案信息管理平臺進行模塊化，分出不同的區(qū)域，建立起集編輯、管理與應用等功能為一體的檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案編輯有利于調(diào)整錯誤的檔案信息，而不同的管理功能能夠提高檔案信息傳遞與分類管理的效率，為實際事業(yè)單位檔案信息的應用提供更多安全的保障，使得事業(yè)單位檔案管理信息化網(wǎng)站成為具有強大功能的綜合性電子檔案管理信息庫。

四、結(jié)語

總而言之，事業(yè)安慰檔案信息化建設的主要問題是當前管理制度與管理需要之間存在的矛盾，要提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設的效率，就要分析問題解決檔案管理與檔案管理需求之間的矛盾，才能按照實際需要與發(fā)展之間的差異調(diào)節(jié)管理現(xiàn)狀，提高檔案管理信息建設的效率，促進事業(yè)單位更好的發(fā)展。（作者單位：公主嶺市急救中心）

作者簡介：范爽，1983年生，男，?？疲跫壜毞Q，研究方向：檔案管理。

參考文獻

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