檔案信息化在退耕還林工程中的應(yīng)用

退耕還林工程檔案是退耕還林工程建設(shè)中直接形成的歷史記錄，其內(nèi)容主要是一些歸檔保存以備查考的原始性的信息資料，為退耕還林工程建設(shè)提供了基礎(chǔ)性的資料和數(shù)據(jù)，是工程進(jìn)一步提高和發(fā)展的基礎(chǔ)和依據(jù)。因退耕還林工程涉及面廣、管理復(fù)雜、政策性強(qiáng)且兌現(xiàn)時(shí)限長(zhǎng)，所以必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、高效的檔案資料才能保證工程建設(shè)的質(zhì)量與成效。

一、傳統(tǒng)林業(yè)檔案的局限性

傳統(tǒng)的林業(yè)檔案是以“白紙黑字”為基礎(chǔ)的檔案處理及檔案載體的卷宗式管理方式，它曾在林業(yè)建設(shè)中曾經(jīng)發(fā)揮重要作用，但隨著林業(yè)六大工程建設(shè)的啟動(dòng)，林業(yè)檔案數(shù)量和規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案因其模式單一、管理方法滯后、資源分散，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代林業(yè)工作的需要。

（一）林業(yè)檔案的分散性

森林生長(zhǎng)的區(qū)域性及工程實(shí)施的分散性決定了作為真實(shí)記錄和客觀反映的林業(yè)檔案的分散性。一個(gè)生態(tài)工程項(xiàng)目的啟動(dòng)、運(yùn)作及驗(yàn)收涉及到很多地區(qū)，而檔案也相應(yīng)地分散在當(dāng)?shù)氐氖?、市、（縣）區(qū)林業(yè)部門。如工程的規(guī)劃、驗(yàn)收保管在各地林業(yè)主管部門，而諸如工程作業(yè)設(shè)計(jì)、工程承包說明書則保存在縣、鄉(xiāng)兩級(jí)林業(yè)部門。利用者要想?yún)⒖家粋€(gè)成套的系統(tǒng)的檔案材料，則需要在項(xiàng)目所涉的所有的主管林業(yè)部門和縣、鄉(xiāng)兩級(jí)林業(yè)部門查找，這樣既增加了檔案丟失的危險(xiǎn)性又降低了工作效率。

（二）沒有專門的管理機(jī)構(gòu)

林業(yè)部門中由于資金、人員缺乏，一般注重行政檔案和資金檔案的管理，林業(yè)檔案管理比較松散，許多情況下隨單位行政檔案一塊管理，這樣就導(dǎo)致一些使用率高、保存價(jià)值大、科技含量高的林業(yè)檔案如：工程作業(yè)設(shè)計(jì)、工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖表、數(shù)字、項(xiàng)目文書長(zhǎng)期散落在不同地域的科技人員手中。

二、現(xiàn)代林業(yè)檔案信息化的優(yōu)越性

（一）信息錄入方便，存貯量大，信息處理能力強(qiáng)

林業(yè)工程實(shí)施中不再依靠單一手工錄入方法，包括數(shù)碼像機(jī)、攝像機(jī)、錄音設(shè)備等多種錄入信息途徑，大大提高了工作效率，而且現(xiàn)代技術(shù)如微縮技術(shù)、光盤技術(shù)、計(jì)算機(jī)存諸能力的進(jìn)步，改變了過去檔案貯存量小、占據(jù)空間大且不宜貯存的方式，大大提高了林業(yè)檔案的信息貯存量。林業(yè)檔案信息化主要依靠電腦的應(yīng)用。電腦具有貯藏、計(jì)算、歸類、統(tǒng)計(jì)等高效的信息處理能力，大大提高了傳統(tǒng)的手工技術(shù)，減少人為差錯(cuò)，提高了工作效率。

（二）電腦實(shí)時(shí)系統(tǒng)的應(yīng)用，提高了信息的準(zhǔn)確性

在退耕還林工程實(shí)施過程中，政策變化、土地面積及人口等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的變化可隨時(shí)通過電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行修改，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及工程的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（三）突破了地域局限性，實(shí)現(xiàn)資源共享

林業(yè)科技檔案是一種具有極大林業(yè)經(jīng)濟(jì)價(jià)值的科技資源，只有使林業(yè)科技檔案與林業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐相結(jié)合，知識(shí)形態(tài)的林業(yè)檔案才會(huì)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。林業(yè)檔案信息化可以利用電腦進(jìn)行編目、檢索、查看，進(jìn)行網(wǎng)上借閱，突破了地域局限性，實(shí)現(xiàn)資源共享，使借閱者足不出戶便可以得到第一手的資料，大大提高了林業(yè)檔案的開發(fā)能力和利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的最佳效益。

三、檔案信息化在退耕還林工程中的應(yīng)用

退耕還林工程中檔案主要包括：各類文件：國家政策、制度、業(yè)務(wù)總結(jié)、責(zé)任書、林權(quán)證書；圖文音像資料：地形圖、設(shè)計(jì)圖、數(shù)碼照片、磁盤、光盤資料。為了實(shí)現(xiàn)資源共享和高效目的，林業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該包括：

（一）退耕還林基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng)

包括當(dāng)?shù)貧夂?、土壤類型、人口、地型、各類土地面積及分布情況，以及林業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施、工程建設(shè)進(jìn)展等具體情況。

（二）退耕還林文件查詢、匯總管理系統(tǒng)

包括綜合性材料：如國家有關(guān)退耕還林的方針、政策、地方性的法規(guī)、各種規(guī)章制度、當(dāng)?shù)卣掳l(fā)的相關(guān)文件；專業(yè)性材料：土地調(diào)查、工程實(shí)施規(guī)劃、方案及作業(yè)設(shè)計(jì)材料。

（三）退耕還林信息實(shí)時(shí)管理系統(tǒng)

主要涉及分戶退耕還林?jǐn)?shù)據(jù)查詢、面積計(jì)算、育苗、檢查驗(yàn)收、工程監(jiān)理、錢糧兌現(xiàn)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、上級(jí)核查等方面的歷史及現(xiàn)狀動(dòng)態(tài)資料。

四、林業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)抓的幾項(xiàng)工作

（一）加強(qiáng)硬件建設(shè)

充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在林業(yè)檔案中的應(yīng)用中方便、查詢快捷、一次輸入多次使用的特點(diǎn)。除了配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備外，還要配備相應(yīng)的輸入輸出設(shè)備如高速文本掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)等。

（二）開發(fā)或購買網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

林業(yè)檔案信息化除了要有必要的硬件設(shè)施外，還要有一套便利、實(shí)用、高效的應(yīng)用軟件，應(yīng)用人員要與編程人員配合，從實(shí)用的角度出發(fā)，開發(fā)出或購買最大限度滿足林業(yè)工作需要的應(yīng)用軟件及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

（三）培養(yǎng)專業(yè)人才

能否順利實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案信息化的關(guān)鍵是是否擁有一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，要根據(jù)新時(shí)期林業(yè)檔案工作的需要，培養(yǎng)一批熟練掌握林業(yè)生態(tài)工程網(wǎng)絡(luò)化管理的現(xiàn)代林業(yè)檔案工作人員。林業(yè)檔案信息化要求從事檔案工作人員除了要精通檔案管理還要有過硬的林業(yè)專業(yè)技術(shù)知識(shí)和熟練掌握計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用知識(shí)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上，現(xiàn)代化程度越高，就越需要標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)從硬件設(shè)備的型號(hào)和配置，到具體的數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化作了統(tǒng)一的規(guī)定，可以杜絕各地為政、不協(xié)調(diào)、不銜接、不配套的混亂局面，在檔案信息化建設(shè)上達(dá)到統(tǒng)一，有利于實(shí)現(xiàn)全省甚至全國的林業(yè)檔案資源共享。

（作者單位：甘肅省天水市秦州區(qū)林業(yè)局）

參考文獻(xiàn)

[1]茍繼菊，羅鏹.林業(yè)檔案信息化建設(shè)初探[J].甘肅林業(yè)科技，2003，28（2）：71-73.