對(duì)工程機(jī)械企業(yè)檔案管理系統(tǒng)功能需求的思考

摘要：企業(yè)信息化建設(shè)的突飛猛進(jìn)，建立科學(xué)適用的檔案管理系統(tǒng)，以適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的要求勢(shì)在必行。通過(guò)對(duì)工程機(jī)械企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，分析系統(tǒng)性能，著重明確檔案管理系統(tǒng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的功能需求，比較了三種系統(tǒng)架構(gòu)模式，面向工程機(jī)械企業(yè)的特點(diǎn)和發(fā)展前景，提出采用C/S和B/S混合模式的建設(shè)思路。

關(guān)鍵詞：工程機(jī)械企業(yè)；檔案管理系統(tǒng)；功能需求

一、研究的作用與意義

目前，我國(guó)的工程機(jī)械企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展迎來(lái)新的發(fā)展時(shí)期，要求相應(yīng)的信息資源管理迅速跟上。檔案管理是工程機(jī)械企業(yè)日常管理的一個(gè)重要組成部分，檔案管理的手段和效率直接影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)，也是衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要尺度。但當(dāng)前許多企業(yè)特別是工程機(jī)械骨干企業(yè)檔案的管理方式停留在初級(jí)發(fā)展階段，在信息化管理方面還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更沒(méi)有專門(mén)針對(duì)工程機(jī)械企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的信息管理系統(tǒng)，因此無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對(duì)現(xiàn)代化管理的需要。本文特別針對(duì)工程機(jī)械企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，提出系統(tǒng)性能和功能需求，并建議采用C/S和B/S混合模式系統(tǒng)架構(gòu)，能滿足這些性能和功能需求的軟件可對(duì)各類檔案進(jìn)行高效管理。檔案管理系統(tǒng)作為企業(yè)統(tǒng)一的檔案資源中心，對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)順利開(kāi)展，輔助決策將起到重要的作用，并助推檔案管理水平上新臺(tái)階。

二、現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理發(fā)展停滯

經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，工程機(jī)械企業(yè)的檔案管理已初具規(guī)模，但由于受制于行業(yè)低迷的影響，企業(yè)檔案管理也停留在了“留守”層面，無(wú)論是管理手段、管理方式都處于停滯狀態(tài)，僅維持現(xiàn)有基本收集、保管、利用業(yè)務(wù)的運(yùn)行。尤其是檔案信息化方面的發(fā)展，沒(méi)有進(jìn)展。其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)都在迅猛發(fā)展投入使用，而檔案信息化方面未取得進(jìn)步。檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置采用的虛實(shí)結(jié)合的模式，沒(méi)有專門(mén)的科室機(jī)構(gòu)引領(lǐng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展和專業(yè)的檔案館，下設(shè)多數(shù)公司仍以庫(kù)房管理為基點(diǎn)，輻射其他檔案業(yè)務(wù)管理。檔案管理模式，設(shè)立公司檔案中心，各分公司下設(shè)檔案室，并根據(jù)各業(yè)務(wù)部門(mén)條線職能劃分檔案二級(jí)類目，分為文書(shū)類、科技類、財(cái)務(wù)類、人事類、經(jīng)營(yíng)管理類、法律事務(wù)類、基本建設(shè)類、特殊載體類。然而，下設(shè)的分公司并沒(méi)有設(shè)立檔案室，而是只設(shè)檔案庫(kù)，檔案二級(jí)類目的劃分也不完全與公司統(tǒng)一，雖然有利于工作開(kāi)展、檔案方便利用，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，檔案管理模式的不統(tǒng)一終將影響整個(gè)公司的檔案事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)范發(fā)展。檔案從業(yè)人員知識(shí)更新慢，停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段，鮮少有機(jī)會(huì)接觸新的發(fā)展動(dòng)態(tài)，能為檔案信息化發(fā)展提出建設(shè)性建議的更少。

（二）檔案安全方面仍有短板

由于行業(yè)去產(chǎn)能的要求，機(jī)構(gòu)大幅度調(diào)整，人員異動(dòng)頻繁，導(dǎo)致存留在部門(mén)文件柜及個(gè)人文件柜有用的文件資料流失，檔案信息保全差，存在檔案信息保密安全隱患。盡管檔案庫(kù)房已初具規(guī)模，但核心的數(shù)據(jù)、信息資料，仍因檔案管理安全手段的缺失，不能得到核心信息產(chǎn)生部門(mén)的信任，因此未能成為規(guī)范化的檔案資料。

（三）檔案管理意識(shí)止步

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性止步于初級(jí)發(fā)展階段，認(rèn)為守好庫(kù)便是做好了檔案管理，不重視檔案管理工作的進(jìn)一步提升發(fā)展，還有很多分子公司視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)檔案管理的要求不高，更舍不得花精力、人力投入檔案事業(yè)。仍有大部分檔案管理員是兼職人員，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不充分，忽視檔案的日常保管，當(dāng)有其它工作時(shí)，往往將檔案工作排在最后，材料不及時(shí)歸檔，歸檔后檔案堆積如山懶于整理，以致雜亂無(wú)章。公司員工檔案意識(shí)淡漠，主要表現(xiàn)在：不注意積累與保護(hù)檔案、按時(shí)提交歸檔文件。意識(shí)的淡漠和認(rèn)識(shí)上的不到位都會(huì)直接影響或者導(dǎo)致行動(dòng)上的不到位，這會(huì)在很大程度上制約檔案工作的發(fā)展。

（四）檔案信息化提升需要的資源短缺

目前，企業(yè)基本配備符合《檔案庫(kù)房建筑規(guī)范》的庫(kù)房。但隨著時(shí)間的推移，不同載體的長(zhǎng)久保存手段未跟上，光盤(pán)刻錄設(shè)備、大存貯電子信息管理系統(tǒng)及相應(yīng)的數(shù)字化設(shè)備缺乏，都直接影響檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、工程機(jī)械企業(yè)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能需求

（一）系統(tǒng)性能

為了保障系統(tǒng)的成功建設(shè)和快速投入使用，選擇或開(kāi)發(fā)工程機(jī)械企業(yè)檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)考慮系統(tǒng)具備良好的性能，滿足檔案業(yè)務(wù)工作和檔案事業(yè)發(fā)展的需求。其系統(tǒng)性能主要從：①功能兼容性；②格式開(kāi)放性；③運(yùn)行可靠性；④系統(tǒng)安全性；⑤系統(tǒng)擴(kuò)展性；⑥自主管理性等方面進(jìn)行考量。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術(shù)，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運(yùn)行。在保證用戶基本操作的前提下，給檔案館管理員有更多的自主管理功能。

（二）功能模塊劃分

國(guó)家檔案局2001年6月頒布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》。該規(guī)定明確了檔案管理軟件應(yīng)該具備數(shù)據(jù)管理功能、整理編目功能、檢索查詢功能、輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)的功能。就系統(tǒng)維護(hù)、檔案整理、檔案著錄、檔案利用、檔案鑒定與銷毀、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、安全保密等基本功能提出具體要求，并要求輔助實(shí)體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。

①系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)功能主要包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)裝載、系統(tǒng)登錄、系統(tǒng)幫助等一些支持系統(tǒng)運(yùn)行的基本功能。②檔案整理。功能需求：檔案管理信息系統(tǒng)模塊應(yīng)具備檔案整理、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并滿足下列主要要求：能為用戶自行設(shè)置實(shí)體分類方案預(yù)留空間，并能滿足自動(dòng)按照分類類目時(shí)宜行分類和排序；能自動(dòng)生成檔案管理所需的各種排列序號(hào)，并能由用戶自主修改和重排序，保存時(shí)有防重號(hào)檢驗(yàn)功能，能生成相應(yīng)報(bào)表；具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類目錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、備考表等。③檔案著錄。功能需求：包括手工著錄數(shù)據(jù)、導(dǎo)入數(shù)據(jù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接口傳入數(shù)據(jù)。系統(tǒng)提供符合國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)的著錄界面和用戶自定義著錄項(xiàng)目?jī)煞N方式，滿足用戶對(duì)不同類別檔案的數(shù)據(jù)著錄的要求。④檔案利用。檔案利用模塊分為檔案查詢、檔案檢索、檔案借閱管理三個(gè)功能模塊。⑤檔案鑒定與銷毀。為優(yōu)化館藏，要對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒定銷毀工作。檔案鑒定與銷毀都需具備流程審批功能。檔案銷毀時(shí)也需要由銷毀人發(fā)起相應(yīng)的申請(qǐng)，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才能進(jìn)行操作。⑥檔案編研。系統(tǒng)可以提供定制好的年鑒類目，如大事記、綜述、生產(chǎn)、管理、科學(xué)技術(shù)、項(xiàng)目管理、行政管理、教育培訓(xùn)、黨群、后勤保障、人物、附錄、表錄、圖錄、索引等。檔案人員在線編輯完成后可直接發(fā)布在檔案網(wǎng)站中供利用者查看。⑦檔案統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)功能模塊針對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果可自動(dòng)或手動(dòng)生成報(bào)表，滿足不同檔案類型不同的報(bào)表要求。⑧輔助實(shí)體管

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（上接第89頁(yè)）

理。輔助實(shí)體管理模塊還應(yīng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中直接采用圖示的方法查看檔案庫(kù)存情況的功能，直接在庫(kù)房圖表上查看庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的存量，并層層查看庫(kù)房?jī)?nèi)的具體檔案情況。⑨安全性需求。完善嚴(yán)密的授權(quán)保密體系，保證檔案的安全管理。

（三）系統(tǒng)架構(gòu)的選擇

檔案信息管理系統(tǒng)按構(gòu)架可分為客戶端/服務(wù)器（C/S）模式、瀏覽器/服務(wù)器（B/S）模式以及C/S和B/S混合模式。

1.C/S模式

C/S模式的優(yōu)點(diǎn)主要是具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)操縱和事務(wù)處理能力，以及數(shù)據(jù)的安全性和完整性約束，技術(shù)成熟，安全穩(wěn)定，速度快，交互性好，有利于文檔部門(mén)龐大復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息的管理，特別適于檔案部門(mén)使用。

2.B/S模式

基本Intranet的B/S模式分為客戶機(jī)、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器的三層結(jié)構(gòu)。它具有實(shí)質(zhì)性的優(yōu)勢(shì)：第一，它是有計(jì)算機(jī)技術(shù)以來(lái)最穩(wěn)定的技術(shù)平臺(tái)。第二，它本質(zhì)上是一種客戶機(jī)技術(shù)，這對(duì)大中型企事業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)分散的文檔管理工作特別合適。Intranet原則上取消了所有在客戶機(jī)側(cè)的維護(hù)工作。此外，它提供了異種機(jī)、異種網(wǎng)、異種應(yīng)用服務(wù)的聯(lián)機(jī)、聯(lián)網(wǎng)、統(tǒng)一服務(wù)的最現(xiàn)實(shí)的開(kāi)放性基礎(chǔ)。但此類模式仍存在：傳輸量大，影響數(shù)據(jù)的傳輸效率，不適合大中型數(shù)據(jù)的管理；交互性操作不便、對(duì)大容量數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次分析、匯總、批量輸入輸出、批量更改等處理上難以滿足實(shí)際業(yè)務(wù)的要求等問(wèn)題。

3.混合模式

目前已有企事業(yè)單位開(kāi)發(fā)出C/S和B/S混合模式，它可以充分發(fā)揮C/S和B/S相結(jié)合的混合模式的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的最佳性能，顯示出C/S模式事務(wù)處理能力強(qiáng)的特點(diǎn)和B/S模式網(wǎng)絡(luò)易擴(kuò)式和分布式的特點(diǎn)。這種混合模式有效提高內(nèi)部信息共享程度和獲取便利程序，同時(shí)滿足對(duì)保密和信息提取方式的多樣性要求，且便于企事業(yè)單位文檔信息的訪問(wèn)與互動(dòng)，具有傳輸效率高、安全性好和界面風(fēng)格統(tǒng)一等特點(diǎn)，特別適合具有分布式特點(diǎn)的文檔管理而得到應(yīng)用。

綜合以上三種檔案管理系統(tǒng)模式，結(jié)合工程機(jī)械企業(yè)呈多流程業(yè)務(wù)和分布式管理的實(shí)際情況，建議采用C/S和B/S混合模式，對(duì)內(nèi)發(fā)揮C/S模式的專用性、安全性和有效性優(yōu)勢(shì)，對(duì)外發(fā)揮B/S模式的開(kāi)放性、通用性、統(tǒng)一性優(yōu)勢(shì)。考慮到企業(yè)檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，檔案經(jīng)費(fèi)緊張，結(jié)合企業(yè)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和中長(zhǎng)期發(fā)展，在某些企業(yè)研發(fā)C/S和B/S混合模式具有不可實(shí)現(xiàn)性，引進(jìn)B/S的檔案管理信息系統(tǒng)是最優(yōu)選擇，因其適應(yīng)工程機(jī)械企業(yè)多地域分公司的情況，文檔管理呈分布式的特點(diǎn)，且具有開(kāi)放性、通用性，而有利于企業(yè)檔案信息資源整合和檔案事業(yè)的發(fā)展。

工程機(jī)械企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源，是寶貴的企業(yè)信息財(cái)富。通過(guò)系統(tǒng)功能需求分析能給檔案系統(tǒng)的構(gòu)建、檔案軟件的選擇帶來(lái)指導(dǎo)作用，并引導(dǎo)企業(yè)建立科學(xué)適用的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，相信企業(yè)的明天會(huì)發(fā)展的更好。

（作者單位：中聯(lián)重科股份有限公司）

作者簡(jiǎn)介：陳立香，女，職員。

本文系2015年度湖南省檔案局科技項(xiàng)目“企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)等級(jí)策略研究”（編號(hào)：2015-H-19）的階段性成果

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