檔案管理工作探討

【摘 要】立足于檔案管理工作現(xiàn)狀，從人員管理、制度建設(shè)等方面去闡述如何做好檔案管理基礎(chǔ)工作，規(guī)范檔案管理，開發(fā)和利用好檔案資源，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

【關(guān)鍵詞】檔案管理工作 檔案管理人員 檔案使用價值

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機的應(yīng)用和信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案管理的要求也越來越多，無疑給檔案管理工作帶來了許多新的挑戰(zhàn)。如何做好新形勢下的檔案管理工作，是擺在各級管理人員面前的一個重要課題，必須引起高度重視和認(rèn)真思考。

1.取得領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，為做好檔案管理工作奠定基礎(chǔ)

檔案管理是一項默默無聞的工作，因此，個別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作存在著一些認(rèn)識上的誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是簡單的收存材料，只要守好攤，不丟失，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，不需要領(lǐng)導(dǎo)親自抓。領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的高低決定著這個單位檔案工作的好與壞，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

因此，要提高檔案管理工作水平，就必須提高單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，要加強領(lǐng)導(dǎo)，健全組織。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，健全機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，為檔案工作提供組織保障。同時把檔案工作納入單位目標(biāo)管理，明確檔案管理責(zé)任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核，使檔案工作落到實處。各級領(lǐng)導(dǎo)不僅要在思想上重視檔案管理工作，而且要在人力、物力上保證檔案工作需要，對檔案工作要開綠燈，缺什么補什么，需要什么添置什么，堅持高點定位，投入一步到位的原則，優(yōu)先安排使用資金。

2.加強教育培訓(xùn)，努力提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案人員必須樹立終身教育的理念。要通過繼續(xù)教育，及時了解檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，不斷更新知識、強化現(xiàn)代化意識，提高創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平，增強熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的精神，成為檔案信息化的優(yōu)秀管理人才。隨著檔案數(shù)量的劇增，檔案種類的多樣化，使得傳統(tǒng)的工作方式已難以滿足人們對檔案的各種要求。因此，引進(jìn)技術(shù)，使用現(xiàn)代化的工作設(shè)備是必需的。具備了這些物質(zhì)條件，才能實施檔案工作的現(xiàn)代化管理。以計算機為核心的現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，將人人提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)代的服務(wù)手段，將進(jìn)一步拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，人力開發(fā)、利用檔案信息資源，用足、用活、用好檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，進(jìn)而使其真正發(fā)揮以史資政、服務(wù)人局的作用，使檔案工作更加有所作為。

3.建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理

沒有規(guī)矩，不成方圓。健全的管理制度，完善的管理機制，是提高檔案管理工作水平的保障。要結(jié)合本單位情況，制定出切實可行、符合實際，具有操作性的各項檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循，按制度辦事。對已有的檔案制度進(jìn)行修u、完善，實現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。如制定《檔案歸檔制度》、《檔案室工作人員職責(zé)》、《檔案工作保密制度》、《安全保管制度》、《檔案借閱制度》等一系列制度辦法，明確檔案管理范圍、管理原則和管理方法，補充完善與本單位檔案工作相適應(yīng)的收集、整理、借閱等各項管理制度，使檔案管理的責(zé)、歸、移、管、用、銷等環(huán)節(jié)都有章可循。同時加強檔案日常管理，將檔案管理工作列入各科室。標(biāo)管理責(zé)任制范圍，明確檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、移交等環(huán)接的具體要求，依托計算機等現(xiàn)代管理手段，實施“人工檢索’，與“計算機檢索’，相結(jié)合，提高查閱效率。鑒于檔案管理的復(fù)雜性和機密性，對各類檔案必須實行集中管理、統(tǒng)一存放的管理模式，所有的檔案均由專職檔案管理人員統(tǒng)一立卷、統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一保存，形成檔案管理“一條線”的管理體系及“統(tǒng)抓統(tǒng)管”的工作格局，努力做到組織上有保證，工作上重嚴(yán)密，責(zé)任上強落實。使檔案工作走上靠制度建設(shè)實現(xiàn)規(guī)范化管理的軌道，不斷完善管理機制，切實有效地保證檔案管理工作的正常開展。

4.加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，改善保管條件和管理手段

檔案是各單位日積月累民期形成的寶貴財富，妥善地保管好檔案對我們的事業(yè)發(fā)展尤為重要。檔案資料具有原始性、真實性和可利用性。檔案的這些特性，對檔案的規(guī)范化管理提出了很高的要求，因此要在加強硬件建設(shè)，改善檔案保管條件和管理手段方面下功夫。要根據(jù)檔案保管的要求，建設(shè)檔案庫房，同時盡力改善檔案保管條件，庫房面積不僅要滿足存放要求，而且要通風(fēng)良好，同時購置檔案工件所需的檔案柜、密級架，檔案盒等設(shè)施，還要購買切刀、打孔機、剪刀、錐子等物品，做到組卷編規(guī)范，排架合理整齊，基本檔案

收集整理規(guī)范。為適應(yīng)辦公自動化和檔案管理現(xiàn)代化的需要，及時配備計算機、掃描儀、打印機等相關(guān)設(shè)備，實現(xiàn)微機檢索，對原有管理軟件進(jìn)行升級，提高檔案管理的科技含量，改善檔案管理手段，提高檔案管理水平，為檔案的利用提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時落實檔案庫房安全防范措施，保持檔案室的清潔衛(wèi)生，做好防火、防潮等方面的工作，及時更換火火器材，添置防蟲、防霉藥劑，防比檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施，定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，只有設(shè)施齊全，才能適應(yīng)檔案安全保管的需要。

5.創(chuàng)新工作思維，充分發(fā)揮檔案的使用價值

檔案保管的目的是為了利用，俗話說：“檔案貴在活，而重在于用?！币虼?，檔案管理工作者在做好檔案收集、歸檔、保管的同時，在嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密政策，嚴(yán)防泄密，處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具，豐富檔案的應(yīng)用領(lǐng)域，使其在黨政管理、教學(xué)科研、基本建設(shè)及文化建設(shè)等方面發(fā)揮重要的無可替代的作用，為和諧社會建設(shè)提供及時、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

收集、歸檔是檔案工作的基礎(chǔ)，提供利用是檔案工作的目的，而保管則是鞏固收集、歸檔成果，便于提供利用的重要保證?？梢哉f，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重對收集到的資料進(jìn)行分類歸納，做好檔案的檢索、編研工作，編制適用的檢索工具，建立健全檔案檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，從而提高查找利用檔案的效率，使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練，為利用者及時、系統(tǒng)、完整地提供所急需的檔案，滿足檔案利用工作的需要，使檔案的潛在價值得到充分開發(fā)。

參考文獻(xiàn)：

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